試論電子檔案的利弊及電子檔案的管理

李春燕

摘 要：在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，信息技術(shù)逐漸地滲透到人們的日常工作、生活當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用促使固有的辦公模式發(fā)生了翻天覆地的變化，就檔案管理而言，信息技術(shù)發(fā)揮著巨大的作用。而電子檔案管理模式的出現(xiàn)如同一把雙刃劍，其不但為日常檔案管理工作提供了非常大的便利，同時(shí)也帶來了一些不安全的因素，這是對(duì)以往傳統(tǒng)檔案管理模式的一次巨大的挑戰(zhàn)。為此，該文對(duì)電子檔案的利弊進(jìn)行具體分析，同時(shí)指出如何開展高效、安全化的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案 利弊 管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）11（b）-0120-02

伴隨著最近幾年電子信息技術(shù)的日益進(jìn)步及迅速發(fā)展，辦公開始不斷地向標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的方向發(fā)展，在目前的辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、各類通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用隨處可見，在科學(xué)技術(shù)不斷提高的今天，在接下來較長一段時(shí)期中電子檔案將逐漸突出，但是不能完全丟掉傳統(tǒng)檔案，要知道，傳統(tǒng)檔案的社會(huì)作用是其他檔案管理模式無法取代的。電子檔案的特殊屬性及目前電子檔案管理工作中潛存的一系列問題，需要廣大檔案管理工作人員努力提升自身綜合素質(zhì)，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、電子檔案管理軟件運(yùn)用技能，樹立正確科學(xué)的檔案管理觀念，從而更好地投入到檔案的分類、整理、歸檔、儲(chǔ)存及運(yùn)用工作當(dāng)中，促使當(dāng)前的檔案管理水平得到進(jìn)一步的提升。

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差異性分析

1.1 歸檔方式不同

電子檔案中運(yùn)用了先進(jìn)的電子編碼技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯之后不會(huì)留有任何痕跡，一些鑒別檔案的原始憑證中的一些重要信息也能夠做出更改，促使電子檔案的原始憑證的主要信息進(jìn)行相應(yīng)的更改，從而使得電子檔案原始憑證變得更加復(fù)雜。為此，電子檔案形成的過程當(dāng)中進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、加密保護(hù)，從而確保檔案在傳輸及處理過程中準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案基本的法律憑證地位。

1.2 歸檔時(shí)間不同

電子檔案可在文件辦理結(jié)案之后在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行歸檔，亦可在特定周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。由文件形成部門通過互聯(lián)網(wǎng)將文件傳輸至相關(guān)檔案部門，同時(shí)使用電子數(shù)碼簽署名字進(jìn)行認(rèn)證，由檔案工作人員接收信息進(jìn)行記錄，按照既定原則進(jìn)行檔案的類別劃分，設(shè)置不同的訪問限制級(jí)別，便于接下來用戶的查閱和使用。電子檔案管理模式能夠有效地避免文件漏掉的情況出現(xiàn)，確保檔案的完整，以免檔案受到病毒的侵害。

1.3 保管方式不同

電子檔案的載體非常容易出現(xiàn)變質(zhì)現(xiàn)象，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，這在一定程度上促使電子檔案具備特定的長期可讀性。檔案管理部門將接收到的資料格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，在統(tǒng)一格式下進(jìn)行電子檔案的管理，這對(duì)于后期檔案的查閱與使用來說是非常方便的，并且能夠?qū)λ械臋n案信息進(jìn)行統(tǒng)一的查詢與修改。

1.4 檔案管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊屬性，可實(shí)現(xiàn)檔案的一級(jí)化管理，為此，檔案管理部門在接收到檔案的同一時(shí)間，及時(shí)將檔案進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)制定與其對(duì)應(yīng)的分類號(hào)、檔案號(hào)，按照上下行文間的聯(lián)系給出相應(yīng)的檔案號(hào)，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的同時(shí)便于相關(guān)信息資料的檢索和查詢。用戶僅僅需要給檔案進(jìn)行分類編號(hào)，便能夠方便地查出相關(guān)檔案資料及其相應(yīng)的上下級(jí)行文、附件，這樣能夠促使檔案管理工作人員的工作量得到大幅度降低。

1.5 檔案查詢利用方式不同

唯有達(dá)到一定的條件，充分利用檔案才能夠順利進(jìn)行注冊(cè)與登記，成為電子檔案管理部門的工作人員。作為電子檔案管理工作者，要通過遠(yuǎn)程的方式實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)的登記，在電子檔案中心進(jìn)行身份確認(rèn)之后，才能夠得到檔案查閱的權(quán)限，同時(shí)具有借閱登記及繳納查詢費(fèi)用的權(quán)利。

2 做好電子檔案管理措施

2.1 創(chuàng)建檔案利用制度，進(jìn)行檔案資源的整合

創(chuàng)建科學(xué)合理化的檔案利用審批制度，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案查詢及利用檔案的過程當(dāng)中，需得到檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，同時(shí)要根據(jù)管理制度來創(chuàng)建檔案，檔案部門要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好檔案的搜集與日常管理工作，做到檔案的及時(shí)性收集，確保電子檔案信息的及時(shí)更新，以滿足廣大電子檔案用戶不斷更新的各方面需求。除此之外，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)，通過進(jìn)行檔案資源的有效性整合，促使檔案管理模式不斷創(chuàng)新，從而使電子檔案需求得到本質(zhì)性的發(fā)展與轉(zhuǎn)變。

2.2 規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回的損失

電子檔案的利用并非是無任何原則可循的，要按照使用者的具體情況及電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次對(duì)電子檔案實(shí)施系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理。通常狀況下，電子檔案中的內(nèi)容并未全部開放，并不適合讓使用者進(jìn)行拷貝，針對(duì)這一性質(zhì)在閱讀文件的過程當(dāng)中一定要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)具有密級(jí)性質(zhì)的信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)針對(duì)使用的“密鑰”作出定期性的更改，防止因失誤性操作給整個(gè)企業(yè)帶來無法挽回的重大損失。

2.3 利用先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案保密系統(tǒng)

2.3.1 采用備份技術(shù)

電子文件備份工作的開展可從硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份、人工級(jí)備份3個(gè)層次著手，通過多層次的有效性運(yùn)用能夠達(dá)到非常良好的備份成效。

2.3.2 運(yùn)用“防火墻”技術(shù)

現(xiàn)代化的防火墻產(chǎn)品逐漸向數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證、防病毒、防黑客入侵等方向不斷地發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)及外部網(wǎng)絡(luò)連接的位置進(jìn)行防火墻設(shè)備的安裝，按照會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶等設(shè)置訪問控制規(guī)則，確保整個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)會(huì)話系統(tǒng)的安全有效。

2.3.3 網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)

當(dāng)發(fā)覺電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中出現(xiàn)入侵行為時(shí)，可通過阻斷、報(bào)警等措施做好電子檔案管理系統(tǒng)的保護(hù)工作。這主要是為了通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵者進(jìn)行檢測，補(bǔ)充防火墻等邊界安全軟件存在的不足，第一時(shí)間將電子系統(tǒng)中黑客的攻擊行為發(fā)現(xiàn)，預(yù)防有黑客、病毒侵入到電子網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部體統(tǒng)當(dāng)中。

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)地發(fā)展，各行業(yè)中都已經(jīng)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的滲透。電子檔案管理系統(tǒng)屬于信息管理系統(tǒng)的一種形式，其為檔案管理工作提供了自動(dòng)系統(tǒng)化的管理方式，行之有效的電子檔案管理促使人類社會(huì)從最初的原始記錄信息的時(shí)代發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，為廣大使用者提供真實(shí)可靠的檔案資料，及時(shí)滿足單位行使各項(xiàng)職能的信息需求。為此，我們要在檔案學(xué)、信息學(xué)與管理學(xué)相結(jié)合的基礎(chǔ)上，做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的成功轉(zhuǎn)換，以更好滿足信息知識(shí)時(shí)代下對(duì)電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。

3 結(jié)語

電子檔案管理模式與以往傳統(tǒng)的檔案管理形式對(duì)比來看，其在某種程度上促使電子檔案管理效果得到顯著提升，節(jié)省了更多的成本和時(shí)間投入，同時(shí)對(duì)于國家環(huán)境保護(hù)而言是非常有利的。從這一層面上來看，電子檔案管理模式的運(yùn)用在檔案管理工作中可發(fā)揮顯著優(yōu)勢。而以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式自身也具有一定的優(yōu)點(diǎn)，譬如：操作起來非常便捷。二者能夠在最短時(shí)期內(nèi)共同存在，不會(huì)因科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展立即將紙質(zhì)檔案管理模式取消。為此，檔案管理部門工作人員要汲取二者的優(yōu)勢，并且丟掉二者自身的缺點(diǎn)，唯有做到二者的綜合性運(yùn)用，才能夠促使目前的檔案管理技術(shù)及檔案管理工作效率得到大幅度的提高。

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