高職院校檔案管理的狀況及對策分析

余鈿霞

摘要：檔案管理是高職院校日常管理中非?；A(chǔ)性的工作，特別是隨著近年來高職院校的擴(kuò)招，在校人數(shù)一直在高速增長，這對學(xué)校的檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求。高職院校的檔案管理工作應(yīng)該遵循為教學(xué)、學(xué)校的日常運(yùn)營以及科研提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)的工作原則，對工作中出現(xiàn)的問題認(rèn)真分析原因，并且制定出有針對性的措施。下文從筆者實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析并且對其中的一些問題提出了自己的思考，希望對改善當(dāng)前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀有所幫助。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

檔案是指的高職院校在日常的管理以及教學(xué)研究中形成的文字資料，完善檔案的管理對高職院校的工作總結(jié)以及科研成果的推廣具有非常重要的意義。過去因?yàn)槎喾矫嬉蛩氐南拗?，這方面的工作中還存在很多困難，從某種程度上來說這制約了高職院校的發(fā)展。21世紀(jì)的今天，隨著國內(nèi)各項(xiàng)改革的推進(jìn)，高職院校在國內(nèi)教育體系中的地位也是在不斷提高，所以說我們更應(yīng)該從完善檔案管理工作入手，從管理層面為高職院校營造一個良好的發(fā)展環(huán)境。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、認(rèn)識程度不夠，管理方法落后

長久以來，國內(nèi)很多高職院校中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識存在一定的偏差，它們認(rèn)為只要做好檔案的記錄與保管工作，檔案管理工作就是成功的。故此長期以來高職院校的管理重點(diǎn)都是以行政管理為先，檔案管理方面缺失必要的硬件設(shè)施的投入，所以檔案管理僅僅能夠發(fā)揮基本的查閱功能，根本沒有起到為學(xué)校長遠(yuǎn)的決策提供有效參考的作用。此外一線的教職工對這部分工作也缺少正確的認(rèn)識，不知道該通過何種方式去完善。

2、硬件設(shè)施條件較差

因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的限制，所以高職院校只能夠?qū)⒂邢薜慕?jīng)費(fèi)投入到教學(xué)研發(fā)工作之中，相比較來說對于檔案管理工作的投入相對較少。因此當(dāng)前高職院校檔案管理工作方面的硬件設(shè)施條件比較落后，根本沒有辦法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。因?yàn)槿鄙賹I(yè)的庫房、必要的光盤刻錄機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，很多學(xué)校的檔案管理目前還停留在目錄級管理的階段，這無形之中增加了檔案篩選以及管理的難度。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，音頻以及視頻資料檔案在高職院校的檔案庫中也是在逐漸增多，但是硬件設(shè)施方面條件的缺失使得我們對于這部分資料卻根本沒有辦法做到有針對性的保存。

3、管理制度不完善，管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前很多高職院校的檔案管理工作尚未建立起完善的操作規(guī)范，檔案管理人員的工作隨意性較大，這也就增加了在工作中出現(xiàn)問題的概率。此外在很多高職院校之中從事檔案管理的工作人員絕大多數(shù)都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，專業(yè)人士較少，只是經(jīng)過了短期的培訓(xùn)就走上了崗位，不僅缺少相關(guān)的理論知識，更缺少實(shí)際解決問題的能力。更重要的是認(rèn)識不到這部分工作的重要意義，自然也就不知道該以何種態(tài)度來對待自己日常的工作。再者很多學(xué)校根本沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，實(shí)際的工作中依靠的是其他崗位上人員的‘兼職，因?yàn)槿笔I(yè)的管理方法以及對這個崗位相對應(yīng)的服務(wù)理念，所以這部分工作的質(zhì)量很難保證其實(shí)際效果。

二、高職院校完善檔案管理工作的具體對策

1、轉(zhuǎn)變認(rèn)識，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在高職院?？偨Y(jié)工作現(xiàn)狀以及評估未來發(fā)展的工作中具有非常重要的意義，因此今后應(yīng)該完善高職院校的檔案管理工作。要完善檔案管理工作，首先學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及各部門的負(fù)責(zé)人要轉(zhuǎn)變對于這部分工作的認(rèn)識，提高對檔案管理工作的重視程度，將這部分工作常態(tài)化，納入學(xué)校日常管理工作的體系之中。這樣才能夠推動檔案管理工在推動教學(xué)改革方面的重要作用，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及參與到檔案管理中的工作人員要有這方面的意識，要善于從檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)學(xué)校管理以及運(yùn)營方面的問題。在這里需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案應(yīng)該如實(shí)的反映出學(xué)校以及學(xué)生的實(shí)際狀況，對于學(xué)生的檔案管理，要杜絕出現(xiàn)‘人人都是班干部的現(xiàn)象，對于老師以及學(xué)校的檔案管理，要著重體現(xiàn)‘雙師型教師隊(duì)伍的建設(shè)等與學(xué)校主體的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)的內(nèi)容。

2、完善相關(guān)人才的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

對相關(guān)人員進(jìn)行必要的技術(shù)培養(yǎng)，也能夠改變當(dāng)前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，因?yàn)闄n案管理工作存在一定的涉密性，所以說一定要注意培養(yǎng)相關(guān)人員的職業(yè)道德。培養(yǎng)他們的事業(yè)心以及責(zé)任心，讓他們在工作中能夠堅(jiān)守底線、嚴(yán)守秘密。因此定期對他們組織思想政治教育是非常有必要的。此外還應(yīng)該讓高校的檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)、文字水平，要讓他們熟悉國內(nèi)相關(guān)的法律政策。這就少不了在日常工作中對他們進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，建立起完善的考核制度，將他們的表現(xiàn)與薪酬掛鉤，這樣也能夠激發(fā)他們的工作熱情。

從另一個方面來說，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案管理工作也呈現(xiàn)出了信息化的趨勢。如果我們的工作還僅僅只是停留在對紙質(zhì)檔案的管理上，那么真的很難滿足實(shí)際的工作需要。面對視頻以及音頻等形式的檔案逐漸增多的情況，對工作人員進(jìn)行必要的技術(shù)培訓(xùn)，也能夠從根本上完善高職院校檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高工作水平，保證工作效果。因?yàn)橛辛巳瞬抛鳛楸ＷC，后期借助于互聯(lián)網(wǎng)完善檔案的網(wǎng)上查閱功能，才能夠有效的推進(jìn)。

3、建立完善的管理制度

任何工作的完成都離不開制度的保證，對于高職院校檔案管理工作而言，制度的建立應(yīng)該從以下幾個方面來進(jìn)行。首先要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的原則，保證制度的合理性、科學(xué)性以及實(shí)用性，這是后期開展工作的基礎(chǔ)。其次在制度之中要對各級領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)員工的責(zé)任進(jìn)行一個準(zhǔn)確的界定，并且建立一定的約束機(jī)制，這樣才能夠讓相關(guān)人員真正將制度貫徹到日常的工作中。最后就是關(guān)于檔案的存放以及借閱這些細(xì)節(jié)方面制度的完善，正規(guī)的檔案室要有完善的消防設(shè)施，并且要有穩(wěn)定的空調(diào)設(shè)備保持其空氣的濕度，這樣才能夠延長檔案的存放時間。對于視頻、音頻等虛擬檔案，要保證硬件設(shè)備的安全性，通過技術(shù)手段提高對于風(fēng)險的防御等級。這部分內(nèi)容也應(yīng)該形成正式的文件。

總結(jié)：檔案管理是高職院校日常管理中非常重要的一部分工作，也能夠直接影響到學(xué)校的整體運(yùn)營。雖然說在高職院校整體不斷進(jìn)步的推動之下，檔案管理工作相比較過去有了很大的改觀，但是具體一些細(xì)節(jié)方面的工作還存在一定的問題。因此當(dāng)前我們需要繼續(xù)完善好這部分工作，進(jìn)而推動國內(nèi)的高職院校不斷發(fā)展。上文根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)對此進(jìn)行了總結(jié)，希望能夠?qū)Ω纳飘?dāng)前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀有所幫助。

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