運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)企業(yè)合同管理

楊毅

摘 要：企業(yè)合同是每一個(gè)企業(yè)需要進(jìn)行管理的課題，在企業(yè)合同的管理中，如何才能對(duì)合同進(jìn)行有效的和快速的查詢、如何提高合同的審核效率、如何對(duì)合同的履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析一直以來困擾這企業(yè)的合同管理人員。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于信息化的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)展，將信息化運(yùn)用到企業(yè)的合同管理中，可以很好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的效率。該文主要從企業(yè)的合同管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析其存在的問題以及企業(yè)合同管理中對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用情況進(jìn)行分析，希望通過研究提升企業(yè)的合同管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化 企業(yè) 合同管理

中圖分類號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）12（b）-0164-02

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增多，企業(yè)之間，企業(yè)與用工人員之間會(huì)簽署相關(guān)的合同協(xié)議，因此，加強(qiáng)企業(yè)的合同管理對(duì)于企業(yè)而言有著重要的意義。目前，國(guó)內(nèi)的許多企業(yè)在合同管理存在很多的問題，例如，合同簽訂的不詳細(xì)、不規(guī)范或者甚至是不簽訂合同、對(duì)合同的授權(quán)不清以及隨意進(jìn)行合同變更的情況。以上種種可以看出企業(yè)在合同管理中存在很大的隱患，極有可能導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生，進(jìn)而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以，企業(yè)應(yīng)該做好企業(yè)合同管理工作，切實(shí)的維護(hù)好自身的利益。信息時(shí)代的到來，企業(yè)可以將信息化技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)合同管理中，提升企業(yè)合同管理的效率，對(duì)企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，更好的確保自身的經(jīng)濟(jì)利益。

1 企業(yè)合同管理存在的問題

1.1 合同審核效率偏低

一般情況下，企業(yè)在進(jìn)行合同的簽訂時(shí)，往往需要對(duì)可能合作的單位進(jìn)行比較，例如對(duì)合作方的資質(zhì)進(jìn)行審核、技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等都成為比較的指標(biāo)，選擇最佳的合作方，然后雙方共同進(jìn)行合同的擬定，合同經(jīng)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核后，經(jīng)過書面文字的形式進(jìn)行簽訂。整個(gè)合同的簽訂流程其中涉及過多的環(huán)節(jié)，合同的審核需要多人逐個(gè)完成，這就導(dǎo)致合同審核效率偏低。

1.2 合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)

企業(yè)合同簽訂后，對(duì)于企業(yè)雙方的合同履行情況，往往缺乏一定的監(jiān)管，一般情況下，對(duì)于那些分段執(zhí)行或者跨年執(zhí)行的合同，合同的履行情況往往十分復(fù)雜且很不樂觀，越是規(guī)模大、專業(yè)劃分細(xì)致、涉及較多的經(jīng)辦部門和人員的，對(duì)于企業(yè)合同的執(zhí)行就難以如期執(zhí)行。加上企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督，關(guān)于企業(yè)合同的履行情況缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致合同執(zhí)行的管控能力不強(qiáng)。

1.3 查詢合同信息困難

企業(yè)對(duì)于合同的管理工作往往要涉及到許多合同信息的查詢，例如，企業(yè)合同是否具有唯一性，是否具有明確的合同編號(hào)，只有確保合同的編號(hào)才能實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同信息的有效查詢。然而企業(yè)在進(jìn)行合同管理中，對(duì)于企業(yè)合同信息的查詢存在一定的難度，部門合同缺乏唯一的企業(yè)合同編碼，對(duì)于合同未進(jìn)行相應(yīng)的歸檔和排序工作，導(dǎo)致合同信息難以快速的查詢。

2 信息化技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用實(shí)踐

信息時(shí)代的到來，企業(yè)開始利用信息化技術(shù)提升企業(yè)的工作效率，目前國(guó)內(nèi)的企業(yè)對(duì)于信息化技術(shù)的運(yùn)用主要是采用ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)又稱之為企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)，通過對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的系統(tǒng)化管理，對(duì)于企業(yè)的合同信息在ERP系統(tǒng)中也進(jìn)行了相關(guān)信息的記錄和積累，筆者從事電力企業(yè)合同管理工作，看到了信息化技術(shù)對(duì)合同管理工作帶來的極大便利，隨著ERP系統(tǒng)的逐漸成熟和完善，可以將企業(yè)的合同管理單獨(dú)的設(shè)立模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同的快捷管理。

2.1 ERP合同管理模塊的開發(fā)前調(diào)研

首先需要進(jìn)行模塊開發(fā)前的調(diào)研工作，梳理企業(yè)合同的類型和流程，以資金流向進(jìn)行企業(yè)合同分類，可以分為資金流出型企業(yè)合同和資金流入型企業(yè)合同，通過不同的業(yè)務(wù)往來方式可以分為，工程采購(gòu)類、物資采購(gòu)類、服務(wù)采購(gòu)類等。其次，對(duì)涉及到的部門進(jìn)行調(diào)研，比如采購(gòu)部門，針對(duì)信息化處理流程中可能遇到的問題進(jìn)行研究。最后，需要各部門共同努力實(shí)現(xiàn)。例如，合同管理部門要對(duì)合同的合規(guī)和合法性進(jìn)行研究，業(yè)務(wù)部門要對(duì)實(shí)際的操作流程進(jìn)行研究，信息化的開發(fā)人員要對(duì)內(nèi)容的可實(shí)現(xiàn)性進(jìn)行研究。

2.2 ERP合同管理模塊的上線調(diào)試

ERP合同管理模塊的開發(fā)需要不斷的進(jìn)行調(diào)試，是一個(gè)不斷完善的過程，通過前期的準(zhǔn)備工作調(diào)研，實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP合同模塊的開發(fā)，主要目的就是實(shí)現(xiàn)合同管理流程的信息化管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目的。筆者所在企業(yè)是一家電力企業(yè)，由于電力企業(yè)在合同管理中涉及內(nèi)容較多，因此合同管理效率較低，通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行合同模塊的開發(fā)，經(jīng)過不斷的調(diào)試，現(xiàn)在已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)合同的信息化管理，極大的降低了合同的審核時(shí)間，提升了合同審核效率。ERP合同管理審核的流程大致如下：經(jīng)辦人發(fā)出審核申請(qǐng)——上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核——財(cái)務(wù)部門審核——法務(wù)部門審核——返回經(jīng)辦部門簽字蓋章。

2.3 系統(tǒng)上線后的持續(xù)優(yōu)化

ERP信息管理系統(tǒng)加入合同管理模塊，在系統(tǒng)上線后應(yīng)該根據(jù)具體的流程和使用情況來對(duì)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)進(jìn)行合理的建議和優(yōu)化，通過對(duì)建議進(jìn)行總結(jié)梳理，來對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行上線后的持續(xù)優(yōu)化。首先，在信息的共享上。信息化管理系統(tǒng)最大的特點(diǎn)就是擁有海量的數(shù)據(jù)，如何才是實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的有效共享，避免信息資源的浪費(fèi)，也就是說對(duì)于合同管理的ERP模塊如何實(shí)現(xiàn)同企業(yè)ERP其他模塊實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的對(duì)接成為需要進(jìn)一步優(yōu)化的內(nèi)容。其次，減少合同管理人員的工作量。合同管理的ERP模塊在初期需要管理人員進(jìn)行合同信息的錄入，這就存在了重復(fù)操作的情況，反而增加了管理人員的工作量，如何利用現(xiàn)有的ERP數(shù)據(jù)和信息，將信息有效的導(dǎo)入到合同管理模塊也是有待進(jìn)一步優(yōu)化的部分。最后，對(duì)合同的監(jiān)控。ERP合同管理模塊的上線就是為了實(shí)現(xiàn)辦公的無紙化，更好的利用信息化提升工作效率，同時(shí)通過信息化實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)控，例如通過合同編碼可以快速的搜索到合同的內(nèi)容，了解合同的基本信息和執(zhí)行情況等。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)利用信息化技術(shù)逐漸實(shí)現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息化管理，在企業(yè)管理信息系統(tǒng)上，更好的實(shí)現(xiàn)了辦公的無紙化。在企業(yè)合同管理中，由于傳統(tǒng)的合同管理，在合同的簽訂和審核都需要較多的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致合同審核效率低，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的有效管理。信息化系統(tǒng)則很好的彌補(bǔ)了這些不足，通過對(duì)合同進(jìn)行信息化的管理，提升了合同管理的效率。

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