淺談科技檔案的管理

李春燕

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)單位的制度不斷完善，檔案的管理也成為單位一項(xiàng)至關(guān)重要的工作?？墒牵壳霸S多企業(yè)、行政事業(yè)單位的科技檔案管理工作中存在著各種各樣的問題。譬如：科技檔案管理人員專業(yè)水平較低、科技檔案管理混亂、科技檔案管理技術(shù)落后等等，為此，加強(qiáng)科技檔案管理工作是目前各單位亟待需要重視的事情。

關(guān)鍵詞：科技檔案 管理 分析

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）12（b）-0162-02

科技檔案是企業(yè)發(fā)展的記錄，是企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營及管理活動(dòng)的過程中所形成的具有保存價(jià)值的科技文件資料，是企業(yè)未來擴(kuò)大再生產(chǎn)的主要決策根據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的生命源。伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，各類先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的普及應(yīng)用，人們對(duì)于能夠記錄科技成果及相關(guān)信息的科技檔案重視度不斷提高，為此，做好科技檔案的管理工作現(xiàn)已成為企業(yè)未來發(fā)展進(jìn)程中一項(xiàng)非常重要的組成內(nèi)容。

1 科技檔案的特征

1.1 專業(yè)性

專業(yè)性特征是科技檔案最為顯著的一方面特征，其與一般性質(zhì)的檔案存在非常顯著的差異性，為此，專業(yè)性是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的主要根據(jù)。譬如：科技檔案工作管理體制的確立、科技檔案類別的劃分等，皆是以科技檔案專業(yè)性特征為基本前提的。

1.2 類別的多樣性

各類檔案當(dāng)中，以科技檔案多而雜，具有顯著的多樣性特征。因科技生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中的多專業(yè)性，致使其伴隨著在類別上的多元化。從科技檔案的類別上來看，它所展現(xiàn)出的多樣性是最為顯著的。

1.3 成套性

與其他科技檔案對(duì)比來看，成套性是科技檔案最顯著的一方面特征，其可以某一科研項(xiàng)目為中心，逐漸形成一整套具有一定規(guī)律的科技資料。

1.4 現(xiàn)實(shí)性

科技檔案的現(xiàn)實(shí)性是非常明顯的，其記錄著企業(yè)在開展的生產(chǎn)、科技、建設(shè)等一切活動(dòng)，在將檔案全部歸檔整理后，其可利用價(jià)值也是非常高的。

2 科技檔案管理工作中的問題分析

2.1 科技檔案管理人員管理意識(shí)薄弱，欠缺專業(yè)化管理人才

在各企業(yè)間市場(chǎng)競爭愈演愈烈的大環(huán)境下，許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)將工作的重點(diǎn)放在了怎樣提升經(jīng)濟(jì)效益方面，完全忽略了對(duì)檔案的系統(tǒng)化管理，并無任何資料定期歸檔的理念，這無疑會(huì)造成科技檔案管理不規(guī)范、未形成系統(tǒng)化的管理工作程序等問題的發(fā)生。除此之外，在目前的很多企業(yè)當(dāng)中，檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，對(duì)于科技檔案的特征與特殊屬性并不了解，根本沒有獨(dú)立開展科技檔案管理的基本工作能力，更不要談及是否參加過專業(yè)的系統(tǒng)化培訓(xùn)，在科技檔案管理知識(shí)、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)上更是缺乏。

2.2 檔案管理方式方法嚴(yán)重滯后，未做好長期規(guī)劃

目前不少企業(yè)中采用的依然是非常滯后的管理方式，科技檔案管理工作人員缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新觀念，依然簡單地認(rèn)為檔案管理工作還只是將科技文件資料搜集-整理-裝訂-存儲(chǔ)，只要保證科技檔案資料的完整即可。只有在相關(guān)部門對(duì)企業(yè)科技檔案管理工作情況進(jìn)行檢查的時(shí)候發(fā)現(xiàn)出的問題，檔案管理人員才會(huì)進(jìn)行突擊性的整改，待檢查完畢，則又轉(zhuǎn)變成以往無任何秩序的管理狀態(tài)，并未確保檔案管理工作的持續(xù)性，屬于處在無規(guī)劃、無組織性的混亂狀態(tài)。

3 加強(qiáng)科技檔案管理的具體措施

科技檔案管理工作的開展要從本單位的當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r入手，創(chuàng)建完善化的科技檔案管理機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化科技檔案管理力度，將科技檔案管理工作融入到企業(yè)日常工作內(nèi)容當(dāng)中，并且要在資金、設(shè)備等方面給予大力的支持，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，這樣才能夠確保科技檔案管理工作的有效開展。

3.1 加強(qiáng)對(duì)科技文件資料的歸檔管理

將科技文件資料做好歸檔整理?？萍嘉募Y料的形成-積累-歸檔-使用要?dú)v經(jīng)一個(gè)非常漫長的時(shí)期，在檔案管理工作當(dāng)中指定檔案的負(fù)責(zé)部門則該部門就要負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的整理與歸檔。爭取能夠做到企業(yè)的每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目在完成后都能夠有一套較為完善化的科技文件檔案，同時(shí)能夠嚴(yán)格遵循專業(yè)文件分類來進(jìn)行歸檔保存，保證科技檔案資料的完整與精準(zhǔn)?？萍嘉募Y料的歸檔份數(shù)可遵循相關(guān)程序進(jìn)行劃分，將重要科技文件歸檔要?jiǎng)澐譃?份。次要文檔劃分為1～2份。

3.2 規(guī)范科技檔案管理程序

檔案管理部門要通過各種有效的方式進(jìn)行企業(yè)不同類別科技檔案的搜集，針對(duì)搜集來的文件資料要對(duì)其可用度進(jìn)行鑒定，明確所要?dú)w檔的文件，隨后，按照企業(yè)的發(fā)展屬性，遵循檔案歸檔要求的前提下進(jìn)行類別劃分與整理，在檔案的登記與編目上要按照科技檔案管理的客觀規(guī)律，確保文件間密切的關(guān)系，保持科技檔案的精準(zhǔn)、完整與統(tǒng)一。其中，檔案存放的房間要具備防盜、防腐蝕、防火、防污染等設(shè)備，除此之外，要嚴(yán)格按照企業(yè)科技檔案管理區(qū)域，制定明確的企業(yè)歸檔文件目錄，在總目錄下設(shè)置子目錄，便于后期的查閱。企業(yè)要平均每年進(jìn)行科技檔案的統(tǒng)計(jì)，通過統(tǒng)計(jì)分析，促使科技檔案的管理工作更為系統(tǒng)化。

3.3 做好科技檔案的解密工作

檔案管理工作具有一定保密性，而保密檔案有一定的等級(jí)劃分，其是按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定，通?？蓜澐纸^密、機(jī)密、秘密三級(jí)，在確定電子檔案密級(jí)之后，檔案管理人員要按照電子檔案密級(jí)的不同采取相對(duì)應(yīng)的管理措施，確保檔案實(shí)現(xiàn)最大的利用價(jià)值?？墒牵孛懿⒎鞘怯肋h(yuǎn)不變的，一旦達(dá)到了秘密的保管期限，其就喪失了自身固有的保密價(jià)值，為此則不需按照原有的保密文件進(jìn)行管理，則需要以一般文件資料進(jìn)行管理，這就是我們常說的電子檔案保密所具有的時(shí)效性。以往的不少企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理過程中，針對(duì)標(biāo)注出的密級(jí)類檔案，根本沒有做到定期解密，這會(huì)在一定程度上影響檔案資料的充分利用。企業(yè)針對(duì)那些標(biāo)注秘密的檔案進(jìn)行解密的過程當(dāng)中，要嚴(yán)格按照保密法中的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行“國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密?！薄吨腥A人民共和國保守國家秘密法》第16條規(guī)定，意思是，解密是由原確定電子檔案的密級(jí)部門或上級(jí)單位來承擔(dān)的。

3.4 利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行科技檔案管理

科技檔案管理部門要做到與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。有效地利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)施無紙化的科技檔案管理，創(chuàng)建一體化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，從而促使企業(yè)在科技檔案管理方面的工作效率得到顯著性的提高。與此同時(shí)，改革那些與企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀不吻合的管理模式，通過進(jìn)行檔案管理方法的不斷創(chuàng)新來更好地應(yīng)對(duì)電子檔案管理過程中遇到的新問題，將企業(yè)科技檔案管理工作推進(jìn)到一個(gè)更高的管理水平。

3.5 提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)

眾所周知，科技檔案管理人員綜合素質(zhì)對(duì)企業(yè)整體的科技檔案管理工作狀況有著直接性的影響，為此，企業(yè)要增加對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)。鼓舞管理人員在平時(shí)工作之余多學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，通過企業(yè)提供的培訓(xùn)機(jī)會(huì)多跟其他單位的管理人員進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)的交流，從而促使固有的管理理念、管理模式得到不斷地完善化。只有努力提高個(gè)人綜合素質(zhì)和專業(yè)管理技能，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效率管理。

4 結(jié)語

在信息化時(shí)代，各企業(yè)要不斷地加強(qiáng)科技檔案的管理工作，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升當(dāng)前的檔案管理水平，從而促使科技檔案得到充分地利用，為企業(yè)的未來發(fā)展提供更多的信息與依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)得到進(jìn)一步地迅速發(fā)展。

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