電子檔案在檔案管理中的重要性淺談

錢程

摘 要：就檔案管理工作而言，電子管理的涌出逐漸將以往的管理模式取而代之，不管是對于歸檔、保存來說，還是對管理、輸出而言，電子檔案的存在都起到了重要的作用。因此，相關(guān)單位怎樣使電子管理在檔案工作中發(fā)揮出最大的價值，是目前相關(guān)人員值得思考的問題。對此，本文主要從電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)、加強(qiáng)電子檔案管理的策略幾方面進(jìn)行分析，筆者依據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了一些自己的想法，希望可以幫助相關(guān)人員，旨在推動我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出重要的貢獻(xiàn)，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：電子管理；檔案管理；重要性

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)單位在檔案的管理上以電子管理方式為主，此種情況下促進(jìn)了電子檔案的形成。電子檔案實(shí)際上就是將一些存在相應(yīng)價值的數(shù)據(jù)亦或是文件做好詳細(xì)的歸類，存儲而形成的電子文件。隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)水平也得到了突飛猛進(jìn)的效果，這種便捷、合理的管理形式在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認(rèn)可，在某種程度上將電子化水平加以提升，逐漸為檔案管理工作的開展帶來益處。對此，本文主要從以下幾方面對電子檔案在檔案管理中的重要性進(jìn)行研究，筆者結(jié)合自身積累的經(jīng)驗(yàn)論述了電子檔案所產(chǎn)生的作用，并提出了自己的一些觀點(diǎn)，希望提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

1 電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)

1.1 電子檔案方便快捷，能提高工作效率

相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點(diǎn)就是方便快捷，工作人員無需再進(jìn)行繁重的手工操作，只需用計算機(jī)處理檔案的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度。同時，電子檔案管理的準(zhǔn)確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應(yīng)加快，檔案管理者通過網(wǎng)絡(luò)傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。

1.2 電子檔案管理能夠防止文件丟失

傳統(tǒng)檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補(bǔ)救，繁重的工作給管理者增加了不小的負(fù)擔(dān)和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現(xiàn)，本來進(jìn)行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)以后，可以隨時補(bǔ)漏增缺，可以多復(fù)制幾份進(jìn)行存檔，就不會出現(xiàn)文件丟失等問題。

1.3 電子檔案管理形式多樣，易于保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現(xiàn)這樣的問題，它能夠?qū)n案長久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的策略

即使電子檔案在具體的使用情況下有著顯著的效果，然而在實(shí)際的管理工作中依然有著諸多的不足之處，例如在檔案管理工作中所存在的安全問題，沒有制定出完善的規(guī)章制度，某些員工的文化水平不高等不足之處。因此，筆者依據(jù)此類現(xiàn)象進(jìn)行分析，并提出合理化的解決方案，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

2.1 提高電子檔案存放空間的安全性

電子檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強(qiáng)電子檔案管理首先應(yīng)該強(qiáng)化對電子檔案存放環(huán)境的保護(hù)措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強(qiáng)管理，防止發(fā)生電擊、火災(zāi)等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環(huán)境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進(jìn)行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發(fā)生意外時及時予以補(bǔ)救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因?yàn)橛卸鄠€備份，就不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。

2.2 完善電子檔案管理制度

相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行管理的時候，為了文件亦或是相應(yīng)數(shù)據(jù)達(dá)到安全的目的提供重要的保障，一定要極大對管理制度設(shè)計工作的力度，建立一支積極進(jìn)取的隊(duì)伍，并培養(yǎng)所有員工的專業(yè)能力和文化素養(yǎng)，對電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編制作業(yè)，在實(shí)際編制的過程中還需要遵循文件真實(shí)的工作理念，并且相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)以檔案自身的等級當(dāng)作劃分的依據(jù)，在第一時間對檔案做好認(rèn)真的歸納、存儲等一系列工作，并且在保存檔案的前期階段一定遞交給相關(guān)人員檢查，從而確保存儲數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的目的。比如，依據(jù)某館藏的具體情況做好科學(xué)的整理，依據(jù)檔案的具體狀況來選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯π问剑障鄼C(jī)、光盤的應(yīng)用，進(jìn)而建立出相應(yīng)的管理制度。

2.3 加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)管理設(shè)計

相關(guān)單位處理要進(jìn)一步將儲存的安全性能加以提升以及不斷優(yōu)化檔案管理制度之外，還應(yīng)當(dāng)加大檔案系統(tǒng)管理設(shè)計工作的力度就顯得格外重要。然而，檔案管理體系倘若沒有完善的系統(tǒng)，那么就會對信息的安全性帶來直接的影響。因此，依據(jù)此類情況，就要求相關(guān)設(shè)計人員在對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計的時候采取加密的設(shè)計手段，并在特定的情況下更換相應(yīng)的密碼，而且還應(yīng)當(dāng)設(shè)置有效的訪問權(quán)限，這樣做的目的是為了避免某些黑客通過獲取信息，會對檔案信息造成破壞的情況出現(xiàn)。與此同時，在特定的時間段，相關(guān)人員還需要對管理系統(tǒng)做好相應(yīng)的維護(hù)工作，避免病毒進(jìn)入而出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而最大程度確保電子檔案體系實(shí)現(xiàn)安全的目的。

2.4 提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平

總的來說，隨著電子檔案管理的不斷發(fā)展中，會節(jié)省大量的人力，然而這不能表現(xiàn)所有的工作都不需要使用人力來促使系統(tǒng)的運(yùn)行，在實(shí)際的操作中，相關(guān)人員自身所具備的能力就會對系統(tǒng)是否順利運(yùn)作帶來不利影響。因此，為了確保具有一定的安全性，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)加大培養(yǎng)員工的力度，不斷的掌握專業(yè)技能，從而為我國的檔案事業(yè)奉獻(xiàn)出一份力量。

結(jié)束語

總而言之，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時代的不斷發(fā)展，無論是生產(chǎn)還是生活都會涉及到電子科學(xué)技術(shù)，而相關(guān)單位將電子檔案使用到相關(guān)領(lǐng)域中，采取智能化的設(shè)備將人工操作的方式取而代之是未來道路的發(fā)展趨勢。顯而易見的是，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要將相關(guān)硬件和軟件技術(shù)完美的結(jié)合起來，并將檔案管理制度加以完善，培養(yǎng)復(fù)合型人才，將電子文件制作效率加以提高，最終建立一套完善的管理體系，從而為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出一份貢獻(xiàn)。

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