新醫(yī)改形勢下醫(yī)院檔案管理問題的改進對策

張建華

摘 要：針對目前新醫(yī)改形勢下醫(yī)院檔案管理工作中所存在的實際問題，如，制度考核不完善、服務(wù)方式單一、專業(yè)人員缺乏、硬件建設(shè)滯后、服務(wù)能力薄弱等，探討如何進一步做好醫(yī)院檔案管理工作的改進措施，提出創(chuàng)新工作思路、主動適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展趨勢的檔案管理服務(wù)的新理念和措施，充分發(fā)揮檔案管理工作在服務(wù)醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級中的新作用。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改 醫(yī)院檔案管理 改進對策

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）12（b）-0102-02

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中形成的、反映醫(yī)院重要管理運行的真實歷史記錄， 它不僅可以為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供可靠完整的厚重資料，而且能為醫(yī)院科技文化建設(shè)積聚生動豐富的人文資產(chǎn)。因此，充分掌握當前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，認真分析存在的問題，采取積極對策，規(guī)范地做好檔案管理服務(wù)工作，對準確把握新醫(yī)改形勢下醫(yī)院發(fā)展的特點，提高醫(yī)院的運行質(zhì)量和工作效率，提升醫(yī)務(wù)人員的榮譽感和歸屬感有著積極作用。

1 存在問題

近年來，隨著醫(yī)改進程的加快，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到了長足發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模的擴大、功能的增強、服務(wù)能力的提高、管理水平和醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量的提升，醫(yī)院檔案管理工作也隨之得到了相應(yīng)加強。但由于各種原因，醫(yī)院的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的封閉或半封閉狀態(tài)，與新醫(yī)改形勢下日趨完善的醫(yī)院功能定位不相適應(yīng)，在一定程度上影響了醫(yī)院管理工作的提檔升級。目前，醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀、問題及隱憂主要表現(xiàn)在如下方面。

1.1 考核不完善，利用率不高

隨著醫(yī)改的不斷推進和等級醫(yī)院創(chuàng)建工作的深入，醫(yī)院內(nèi)外各類規(guī)范性文件越來越多，醫(yī)院內(nèi)部涉及醫(yī)療管理、護理服務(wù)、科研教學(xué)、管理運行、后勤保障和黨建行風(fēng)等管理制度日趨完善和健全，日常管理逐步規(guī)范，產(chǎn)生的大量管理文件和資料也逐漸納入檔案管理的收集范圍，豐富了檔案管理服務(wù)的內(nèi)容。但涉及檔案管理自身的制度建設(shè)卻十分滯后，管理內(nèi)容也沒有隨著醫(yī)院建設(shè)步伐的加快而與時俱進，沒有隨著醫(yī)院管理的提檔升級而充實和完善，還沒有形成一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、工作標準和考核辦法，缺乏系統(tǒng)性和完整性。由于大多數(shù)醫(yī)院沒有將檔案管理工作納入醫(yī)院綜合目標績效考核方案中，導(dǎo)致檔案收集的約束性小、強制性不夠，使許多應(yīng)該納入管理的檔案內(nèi)容沒有納入；檔案工作本身也只注重加強對面上的檔案載體的管理，沒有對蘊藏在檔案載體中的信息進行分類和深入分析，因而造成檔案的有效利用率低，難以與新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院管理工作相匹配。

1.2 服務(wù)手段單一，檔案的信息作用難以發(fā)揮

社會的發(fā)展進步促使檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生深刻變化。醫(yī)院作為社會事業(yè)發(fā)展的重要窗口，對檔案信息的需求有增無減，檔案管理在醫(yī)院管理中所發(fā)揮作用也越來越重要，尤其新醫(yī)改的一些重要內(nèi)涵和實施過程中的經(jīng)驗、工作內(nèi)容和要求，如果沒有進行及時總結(jié)和集成，反映醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的、連續(xù)性的歷史、文化、管理等內(nèi)容的載體資源的完整性就會缺失。當前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案服務(wù)手段還停留在傳統(tǒng)的單一模式上，服務(wù)方式還維持在你來我查的層次和較低的館內(nèi)閱覽的被動形式，檔案利用還未真正轉(zhuǎn)化為信息資源開發(fā)的高層次階段，尤其是新醫(yī)改的一些重要文件精神未能及時充分轉(zhuǎn)化為對實際工作的指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案工作在醫(yī)院管理實施過程中的引導(dǎo)作用未能真正發(fā)揮，領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的能力仍顯單薄。因此，加速醫(yī)院檔案信息由傳統(tǒng)、單一管理向現(xiàn)代化、集成管理轉(zhuǎn)變，主動適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展需要已是當務(wù)之急。

1.3 硬件建設(shè)落后，檔案信息化管理應(yīng)用后勁不足

加快檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、全面提升檔案管理水平、促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要體現(xiàn)。目前，此項工作明顯滯后于醫(yī)院管理的各項信息化建設(shè)步伐。雖然計算機技術(shù)在檔案管理中的運用已經(jīng)普及，但大多只能用于檔案單機管理檢索，文檔一體化建設(shè)的步伐比較緩慢，運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對全院檔案實行統(tǒng)一管理和應(yīng)用還未全面覆蓋，利用縮微復(fù)制設(shè)備、光盤存貯技術(shù)及先進的庫房設(shè)備等現(xiàn)代化手段實現(xiàn)檔案編目標引集約化和自動化的更是鳳毛麟角，有的醫(yī)院只是為了應(yīng)付檔案管理升級驗收的需要而擺擺樣子，使應(yīng)用計算機等先進技術(shù)管理檔案的現(xiàn)代化手段長期以來只停留在初級階段，距離全面實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)管理的真正目標還很遙遠。

1.4 專業(yè)人員缺乏，服務(wù)能力待提升

雖然在醫(yī)院從事檔案管理的人員按照專業(yè)技術(shù)人員管理，但大多是由其他崗位轉(zhuǎn)崗，具備檔案專業(yè)技術(shù)資格的專職檔案管理人員屈指可數(shù)。人員年齡結(jié)構(gòu)偏大、事業(yè)心不強、專業(yè)知識欠缺是當前檔案管理人員的一種普遍現(xiàn)狀，許多檔案管理人員積極性不高、主動服務(wù)意識淡薄、工作針對性不強，水平和能力仍停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理上，缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新和活力。另外，對檔案信息資源進行深層次開發(fā)和加工的能力欠缺，無法應(yīng)對檔案信息化建設(shè)帶來的新機遇和新挑戰(zhàn)。檔案管理人員的工作思路和工作方式與新醫(yī)改的發(fā)展形勢也明顯不相適應(yīng)，特別是圍繞推進新醫(yī)改和醫(yī)院中心工作，運用檔案管理手段，多維度地開發(fā)利用檔案信息資源，為臨床、醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)的觀念不強，因而實現(xiàn)檔案信息資源的共享、滿足醫(yī)教研防需求、提高檔案的利用率、在醫(yī)院管理中發(fā)揮其實效作用的功能沒有充分體現(xiàn)。

2 解決對策

隨著新醫(yī)改進程的不斷加速，醫(yī)院檔案管理部門和從事檔案管理的人員必須緊跟時代步伐，切實從改進管理思想、提升管理手段、探索管理方法和培養(yǎng)管理人才等多方面強化，以滿足醫(yī)院發(fā)展對檔案管理工作提出的更高要求。

2.1 建立考核體系，增強檔案意識

醫(yī)院在法律允許的范圍內(nèi)無論是開展管理活動、醫(yī)療行為、教學(xué)科研、科技交流，還是醫(yī)患溝通、應(yīng)急響應(yīng)、健康宣教、糾紛處置，檔案管理工作的作用越來越重要。因此，要進一步加強《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強政治敏銳性、工作預(yù)見性、研究前瞻性，不斷改進管理思想，創(chuàng)新工作思路，樹立和增強依法治檔、改革管檔、開放辦檔的思想觀念，要與時俱進地健全完善檔案管理制度，規(guī)范各個管理環(huán)節(jié)，促進依法管理和規(guī)范管理力度；要通過加強宣傳，建立人事考績檔案、科研檔案、醫(yī)德檔案等在實際工作中的考核運用，促進全員檔案意識的形成，尤其是要充分發(fā)揮檔案資源利用在醫(yī)務(wù)人員職稱晉升、評先評優(yōu)中的支撐優(yōu)勢；要通過結(jié)合醫(yī)院在日常管理工作中運用檔案管理的工作實際，制定規(guī)范的檔案考核指標，納入全院評價考核體系，提高全院職工依法依規(guī)歸檔的自覺性，使檔案管理與醫(yī)院日?；A(chǔ)管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展提升。

2.2 加快信息化建設(shè)，實現(xiàn)資源共享

隨著計算機技術(shù)的成熟運用和日益普及，大多數(shù)醫(yī)院基本實現(xiàn)了辦公自動化，標準化的數(shù)據(jù)庫管理也日趨完善，但隨之而來的以新載體形態(tài)方式出現(xiàn)的各類檔案大量涌現(xiàn)，如，機讀型、縮微型、視聽型等新型載體檔案已廣泛應(yīng)用，如果檔案管理人員不能主動適應(yīng)這些變化，不能熟練掌握計算機和各種應(yīng)用軟件的操作技能，就難以承擔現(xiàn)代化檔案管理工作的責任。因此，信息技術(shù)知識應(yīng)作為每一個檔案工作人員的必修課[1]，要不斷加強培訓(xùn)和再教育，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，積極跟上檔案信息化建設(shè)的步伐，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理現(xiàn)代化的探索與實踐，并要在認真研究探索醫(yī)院廣泛應(yīng)用的以電子病歷為主要內(nèi)容的電子辦公環(huán)境下的電子文件歸檔和電子檔案管理的基礎(chǔ)上，確保電子文檔的真實性、完整性、安全性及長期可讀性，加快實現(xiàn)檔案電子化、操作電腦化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，資源共享化的檔案信息化目標[2]，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供及時、可靠、準確的第一手資料。

2.3 實行綜合管理，提升管理效益

目前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理責任都分散在各部門，沒有一個對口部門對醫(yī)院內(nèi)形成的各種門類和載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理，尤其是沒有將檔案作為一個有機整體進行規(guī)范化的綜合管理，檔案在醫(yī)院管理，特別是在醫(yī)改中的作用就難以充分體現(xiàn)。經(jīng)過長期實踐，我們認為對現(xiàn)有檔案采取集中、規(guī)范的管理形式，有利于從宏觀規(guī)劃、制度設(shè)計、規(guī)范要求等多方面實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)；有利于最大限度地維護檔案的完整與安全；有利于對檔案實體進行統(tǒng)一管理，提升管理效益；有利于調(diào)動檔案管理人員積極性，集中精力開展編研活動，對資料、信息、檔案進行深層次的一體化開發(fā)和綜合加工，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿足新醫(yī)改形勢下醫(yī)教研防工作的新需求。

2.4 創(chuàng)新服務(wù)利用，發(fā)揮社會效益

實現(xiàn)為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)是檔案管理的最終目的，也是檔案管理工作在醫(yī)院管理中有所作為、樹立地位的重要途徑。做好服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點和生命線，檔案服務(wù)工作的好壞，不僅影響檔案工作效能的充分發(fā)揮，而且對提高全員檔案意識至關(guān)重要。檔案服務(wù)工作必須要從利用檔案和加強檔案業(yè)務(wù)工作兩個方面著手。一方面，要深入開發(fā)檔案信息資源，針對醫(yī)院提檔升級對檔案信息需求日益增長的現(xiàn)實，逐步使檔案資源的觸角由歷史向現(xiàn)實延伸、由職能科室向臨床一線延伸、由單一的紙質(zhì)文書檔案向多種類型、多種載體的檔案延伸，增加檔案的鮮活度。另一方面，要找準檔案服務(wù)的切入點，增強檔案服務(wù)工作的預(yù)見性、主動性和前瞻性、有效性，拓展檔案服務(wù)的深度和廣度，提升檔案服務(wù)的能力和水平，延伸服務(wù)內(nèi)容，推進服務(wù)落實，最大限度地滿足管理一線、臨床一線的工作需要，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益[3]。

3 結(jié)語

新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理工作，要求我們必須創(chuàng)新工作思路、轉(zhuǎn)變工作方法、提升服務(wù)能力，主動適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢，用優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)積極參與到醫(yī)院各項管理工作中來，充分發(fā)揮檔案管理工作在服務(wù)醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級中的作用，使檔案工作真正承擔起為醫(yī)院改革發(fā)展服務(wù)的責任，為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進步服務(wù)。

參考文獻

[1] 曾小魯.醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)和利用[J].福建醫(yī)藥雜志，2007（3）：34.

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[3] 郭登權(quán).檔案信息化建設(shè)及檔案服務(wù)工作問題概述[J].蘭臺世界，2013（17）：82.