檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化策略

董雪琴

摘 要：在國(guó)家檔案局的組織與引導(dǎo)下，各個(gè)領(lǐng)域檔案管理信息化逐漸推進(jìn)，檔案管理信息化是為了應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)的一種現(xiàn)代化管理模式。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，因此檔案管理信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變是其必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文從檔案管理信息化的角度出發(fā)，探討在信息化條件下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，并提出了幾點(diǎn)相應(yīng)的措施，以期在檔案管理信息化條件下可以有效推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；信息化；有效策略

檔案管理信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展下的產(chǎn)物，其使檔案管理部門(mén)的工作走向現(xiàn)代化的領(lǐng)域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變是其在未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，因此在檔案管理工作中需要根據(jù)實(shí)際的需求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，依靠信息技術(shù)及管理內(nèi)容等方面提高檔案管理質(zhì)量及水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式

為了實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化需要從以下幾個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行改革。

1.1 將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對(duì)實(shí)質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，主要保管內(nèi)容包括紙質(zhì)、圖片、錄像等形式的資料，對(duì)這些資料的整理、收集、記錄、分類(lèi)等都需要由人工進(jìn)行，越來(lái)越多的檔案資料使管理人員的工作內(nèi)容更加繁瑣，并且這些實(shí)質(zhì)資料還會(huì)占據(jù)一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實(shí)質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作效率，并且電子存儲(chǔ)的方式更利于對(duì)檔案的存儲(chǔ)及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發(fā)展。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變

新科技的不斷進(jìn)步，也改變了檔案存儲(chǔ)的方式。傳統(tǒng)的檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)管理中，需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間，而且還需要有場(chǎng)地的支持。新的存儲(chǔ)方式的出現(xiàn)，使檔案資源能夠在較小的空間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)較多內(nèi)容的存儲(chǔ)，對(duì)于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數(shù)字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。將電子信息資源進(jìn)行數(shù)字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實(shí)現(xiàn)了資源的合理配置與優(yōu)化，進(jìn)而對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理。

2 建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，檔案部門(mén)需要建立完善的檔案管理信息平臺(tái)，通過(guò)信息管理系統(tǒng)的使用，提高檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化的程度，在建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)中需要注意以下內(nèi)容。

2.1 建立科學(xué)的管理程序

計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對(duì)于未來(lái)檔案管理工作的開(kāi)展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動(dòng)工作的順利開(kāi)展。

2.2 建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)

檔案中包含著許多機(jī)密資料及數(shù)據(jù)，一旦泄露所產(chǎn)生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行定期的檢查，做好日常的信息平臺(tái)維護(hù)工作，防止系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)泄露，保證檔案資料的機(jī)密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理現(xiàn)代化的需求，因此需要依據(jù)現(xiàn)代化管理手段對(duì)原有的檔案管理體制進(jìn)行改革，其可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行管理體制的完善。

3.1 強(qiáng)化檔案管理體制的作用

相關(guān)部門(mén)要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開(kāi)展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)各檔案館對(duì)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視

當(dāng)前一些檔案管理部門(mén)雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

信息化條件下檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當(dāng)前的檔案管理人員在現(xiàn)代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)該方面內(nèi)容的管理，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。為此，需要檔案管理的相關(guān)部門(mén)從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行：

4.1 加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)積累

現(xiàn)代化的檔案管理也需要現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而更好的推進(jìn)工作的開(kāi)展。為此，要求相關(guān)部門(mén)通過(guò)培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，豐富自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)創(chuàng)造條件。同時(shí)，要求檔案管理人員要自覺(jué)的對(duì)當(dāng)前新的知識(shí)與內(nèi)容進(jìn)行了解與掌握，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)自身素質(zhì)的完善。

4.2 加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習(xí)

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)水平并且可以使用相關(guān)的技術(shù)與設(shè)備，因此需要對(duì)其管理技術(shù)及專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，根據(jù)管理人員自身的素質(zhì)水平及檔案管理工作中的需要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，從而使其可以更有效的開(kāi)展檔案管理工作。

4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對(duì)檔案管理有一定的安全意識(shí)。首先，通過(guò)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)與安全意識(shí)的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識(shí)。并且通過(guò)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議的方式，利用法律效力來(lái)約束其行為，從而達(dá)到保證檔案管理工作安全性的目的。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)在檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化，需要從改革管理模式、建立管理系統(tǒng)、完善管理體制、加強(qiáng)人員素質(zhì)幾個(gè)方面入手，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)管理模式的改進(jìn)與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作走向現(xiàn)代化。在信息化時(shí)代，檔案管理工作只有走向信息化與現(xiàn)代化才符合時(shí)代發(fā)展的要求，因此需要協(xié)調(diào)好二者之間的關(guān)系，從而保證檔案管理工作的有效展開(kāi)。

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