醫(yī)院信息化項目風(fēng)險因素分解與風(fēng)險管控研究

■ 聶麗麗陳妍妍廖家智葉 慶陳勇飛

醫(yī)院信息化項目風(fēng)險因素分解與風(fēng)險管控研究

■ 聶麗麗①陳妍妍①廖家智①葉 慶①陳勇飛①

醫(yī)院信息化 項目風(fēng)險 風(fēng)險管控 工作分解結(jié)構(gòu) 風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)

醫(yī)院信息化建設(shè)涉及范圍廣，影響項目能否成功的因素較多。筆者結(jié)合項目管理和醫(yī)院信息化項目特點(diǎn)，利用工作分解結(jié)構(gòu)、風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)對風(fēng)險因素進(jìn)行分解，這樣可以系統(tǒng)識別醫(yī)院信息化項目建設(shè)過程中可能會遇到的風(fēng)險，并結(jié)合風(fēng)險管控的一般思路，提出風(fēng)險管理策略，從而提高醫(yī)院信息化項目建設(shè)風(fēng)險管理的針對性和有效性，減少項目失敗的可能性。

Author’s address：Tongji Hospital Affiliated to Huazhong Science and Technology Tongji Medical College, No.1095, Jiefang Street, Qiaokou District, Wuhan, 430030, Hubei Province, PRC

醫(yī)院的信息化發(fā)展從最初以財務(wù)為中心，發(fā)展到以醫(yī)療為中心，到現(xiàn)在的醫(yī)院全信息化，可以說醫(yī)院信息化現(xiàn)在關(guān)系到醫(yī)院的方方面面，關(guān)系到醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。需要對醫(yī)院信息化風(fēng)險管理有全局認(rèn)識，需要有完善的管理策略和方法。加強(qiáng)醫(yī)院信息化項目風(fēng)險管理對醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理、化解醫(yī)院風(fēng)險，防范財務(wù)舞弊和醫(yī)療糾紛，具有重要的現(xiàn)實意義[2-3]。

1 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險的內(nèi)涵和特征

1.1 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險的含義

醫(yī)院信息化項目風(fēng)險是指項目的不確定性會對項目目標(biāo)的實現(xiàn)產(chǎn)生消極或積極的影響。對項目風(fēng)險的正確了解有助于項目管理[4]，有助于項目在特定的成本和時間內(nèi)完成項目目標(biāo)。對項目風(fēng)險的管理即在最小化潛在負(fù)風(fēng)險的同時最大化項目潛在的正風(fēng)險。

1.2 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險的特點(diǎn)

1.2.1 風(fēng)險存在的客觀性和普遍性[5]。作為損失發(fā)生的不確定性，風(fēng)險是不以人的意志為轉(zhuǎn)移，是客觀存在的，而且在項目的全生命周期內(nèi)，風(fēng)險無處不在、無時不有。這說明為什么雖然人類一直希望認(rèn)識和控制風(fēng)險，但直到現(xiàn)在也只能在有限的空間和時間內(nèi)改變風(fēng)險存在和發(fā)生的條件，降低其發(fā)生的概率，減少損失程度，而不能也不可能完全消除風(fēng)險。

1.2.2 某一具體風(fēng)險發(fā)生的偶然性和大量風(fēng)險發(fā)生的必然性[5]。任何具體風(fēng)險的發(fā)生都是諸多風(fēng)險因素和其他因素共同作的結(jié)果，是一種隨機(jī)現(xiàn)象。個別風(fēng)險事故的發(fā)生是偶然的、雜亂無章的，但對大量風(fēng)險事故資料的觀察和統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)其呈現(xiàn)出明顯的規(guī)律性，這就使人們有可能用現(xiàn)代風(fēng)險分析方法去計算風(fēng)險發(fā)生的概率和損失程度。

1.2.3 風(fēng)險的可變性[5]。這是指在項目的整個過程中、各種風(fēng)險在質(zhì)和量上是可能不斷變化的。隨著項目的進(jìn)行，有些風(fēng)險得到控制并消除，有些風(fēng)險會發(fā)生并得到處理，同時在項目的每一階段都可能產(chǎn)生新的風(fēng)險。

1.2.4 風(fēng)險的多樣性和多層次性[5]。多數(shù)項目周期長、規(guī)模大、涉及范圍廣、風(fēng)險因素數(shù)量多且種類繁雜致使項目在全生命周期內(nèi)面臨的風(fēng)險多種多樣并顯示出多層次性，這是項目中風(fēng)險的主要特點(diǎn)之一。

2 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險分解

2.1 構(gòu)建醫(yī)院信息化項目建設(shè)工作分解結(jié)構(gòu)(work breakdown structure，WBS)

WBS是項目組成部分的集合[5]，這個幾何是結(jié)余項目可交付結(jié)果的，被稱之為分解是因為需要將大塊的項目范圍說明分解成較小的、更容易管理的組成部分。創(chuàng)建WBS有兩種方法：自頂向下、自底向上。創(chuàng)建WBS的過程不是一個單獨(dú)的活動，它需要項目團(tuán)隊人員參加。WBS明確了完成項目所需的工作，使項目隊員產(chǎn)生緊迫感，并有效防止項目范圍變更。更加重要的是，WBS能夠通過可視化方式清楚地看到每一個項目的狀態(tài)及進(jìn)展情況。見圖1。

2.1.1 項目啟動。對擬建的管理信息化項目進(jìn)行可行性研究，履行內(nèi)部立項審批程序，并編列相應(yīng)資金預(yù)算；對市場上主流的軟件進(jìn)行考察，完成軟件選型及相應(yīng)的招標(biāo)采購工作，簽訂商務(wù)合同；組建項目管理團(tuán)隊，制定詳細(xì)的項目實施計劃。

2.1.2 需求調(diào)研。需求調(diào)研是信息系統(tǒng)實施的邏輯起點(diǎn)，醫(yī)院信息化項目需求調(diào)研要對醫(yī)院業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及流程進(jìn)行詳細(xì)了解，并和臨床工作人員要進(jìn)行深入溝通，同時需要了解醫(yī)院的整體戰(zhàn)略發(fā)展要求，并在需求設(shè)計中充分考慮，例如多院區(qū)建設(shè)等。需求文檔需要用戶進(jìn)行確認(rèn)。

2.1.3 方案設(shè)計。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，根據(jù)用戶確認(rèn)的需求文檔，在軟件供應(yīng)商的配合下，設(shè)計整體方案，并對方案進(jìn)行評估。

2.1.4 開發(fā)實施。關(guān)系到項目成功與否，在實施的過程中，項目全體人員要密切配合，完成軟硬件配置，并對系統(tǒng)進(jìn)行完全測試，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

2.1.5 用戶培訓(xùn)。整理培訓(xùn)文檔，編制用戶培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)手冊。對用戶進(jìn)行圖文并茂的培訓(xùn)，最好能實際操作。在培訓(xùn)過程中要特別關(guān)注關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)。

2.1.6 上線驗收。系統(tǒng)上線試運(yùn)行，驗收時需要征求實際用戶的意見，及時發(fā)現(xiàn)問題，并和軟件提供方商做好后續(xù)的支持服務(wù)。改進(jìn)后，由多方人員進(jìn)行竣工驗收簽字。

2.2 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)(risk breakdown structure，RBS)分解

項目RBS用來識別風(fēng)險及風(fēng)險因素[5]。按照項目風(fēng)險類別和子類別進(jìn)行排列的樹形結(jié)構(gòu)，用來識別具體風(fēng)險所屬的領(lǐng)域。醫(yī)院是信息化技術(shù)涉足較晚的行業(yè)，由于技術(shù)對業(yè)務(wù)的不熟悉，醫(yī)院信息化項目建設(shè)風(fēng)險較大。本文結(jié)合醫(yī)院實際和相關(guān)文獻(xiàn)研究，并進(jìn)行專家訪談、問卷調(diào)查等，認(rèn)為醫(yī)院信息化目前存在的項目風(fēng)險分解圖如圖2，主要由商務(wù)風(fēng)險、系統(tǒng)軟件風(fēng)險、醫(yī)院組織及業(yè)務(wù)風(fēng)險、用戶風(fēng)險、項目組成員風(fēng)險組成。

2.2.1 商務(wù)風(fēng)險。在信息化建設(shè)初始階段，商務(wù)風(fēng)險特別突出，包括項目需求分析風(fēng)險、項目資金是否充足、以及醫(yī)院選擇的開發(fā)方式（自己開發(fā)還是外包）。合同中的合同類型的選擇、合同條款的全面性都將帶來風(fēng)險。例如，醫(yī)院行業(yè)業(yè)務(wù)是知識密集型的業(yè)務(wù)，很多軟件開發(fā)過程中涉及到合作開發(fā)，這就會在將來可能引起知識產(chǎn)權(quán)等糾紛。

2.2.2 系統(tǒng)軟件風(fēng)險。就現(xiàn)在來說，大部分醫(yī)院的信息化建設(shè)均是采用外包或者聯(lián)合開發(fā)模式。招標(biāo)采購后根據(jù)醫(yī)院的時間情況進(jìn)行配置或者再開發(fā)。因此對方公司的實施能力對項目能否成功具有重要意義。軟件的技術(shù)成熟度、架構(gòu)是否先進(jìn)、是否安全、拓展空間等對最終意義的信息化建設(shè)有重要影響。

2.2.3 項目組織成員風(fēng)險。醫(yī)院信息化的成功需要有良好的團(tuán)隊作為保障。由于醫(yī)院信息化項目建設(shè)涉及到醫(yī)院的方方面面，實施面廣泛，因此對項目組成員不論是普通員工，還是項目管理者在信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程、流程管理都有較高的要求。項目管理者需要有良好的項目成本、質(zhì)量、進(jìn)度等管理技能。并在項目建設(shè)的整個過程中需要有一個較好的溝通體系，例如應(yīng)用“看板”管理等先進(jìn)方法。

圖1 醫(yī)院信息化項目WBS分解圖

圖2 醫(yī)院信息化項目RBS分解圖

2.2.4 用戶風(fēng)險。醫(yī)院信息化建設(shè)中，臨床用戶的參與非常重要。用戶將會在需求調(diào)研、方案設(shè)計、最終培訓(xùn)等環(huán)節(jié)發(fā)揮重要作用。信息化的建設(shè)很多時候是“三分建設(shè)、七分使用”。特別在臨床業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線時，要加強(qiáng)用戶參與和培訓(xùn)，及時和用戶溝通存在的問題，并盡全力改進(jìn)。否則可能會影響臨床業(yè)務(wù)的開展，對醫(yī)院產(chǎn)生不好的影響。

2.2.5 醫(yī)院組織及業(yè)務(wù)風(fēng)險。醫(yī)院信息化建設(shè)過程中難免會涉及到業(yè)務(wù)流程再造，而醫(yī)院是否愿意或者是否配合改造會存在風(fēng)險。同時，由于醫(yī)院工作的特殊性，項目實施人員不能保證做到對業(yè)務(wù)百分之百的了解，也將存在風(fēng)險。特別在醫(yī)院管理層面，如果對該項目的支持度不夠，項目將面臨失敗。

3 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險控制過程

項目都存在著風(fēng)險，醫(yī)院信息化項目風(fēng)險控制，即在項目執(zhí)行過程中開展系統(tǒng)的識別、評估并采取措施控制風(fēng)險，減少風(fēng)險造成的不良影響。醫(yī)院信息化項目風(fēng)險管理一般過程包括風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險控制，風(fēng)險監(jiān)管[5]，見圖3。風(fēng)險識別：即判定何種風(fēng)險會對項目產(chǎn)生影響，并通過書面進(jìn)行記載。風(fēng)險評估：盡可能把風(fēng)險的外在和內(nèi)在因素進(jìn)行定性并量化，評價其影響。風(fēng)險控制：包括風(fēng)險預(yù)防和風(fēng)險處理。風(fēng)險監(jiān)管：存在項目整個生命周期內(nèi)，追蹤已識別的風(fēng)險，監(jiān)管剩余風(fēng)險，并對風(fēng)險管理的有效性進(jìn)行評價。

4 醫(yī)院信息化風(fēng)險應(yīng)對策略

醫(yī)院各個層面需要高度重視并認(rèn)識到信息化風(fēng)險是牽一發(fā)而動全身，會影響醫(yī)院各種業(yè)務(wù)開展[6]，是系統(tǒng)化的。對于信息化建設(shè)中的工作需要落到實處，明確責(zé)任和分工，需要項目組所有人員進(jìn)行風(fēng)險管理。從全國醫(yī)院信息化建設(shè)來看，對醫(yī)院信息化風(fēng)險管理重視不夠有可能導(dǎo)致災(zāi)難性的后果。從醫(yī)療行業(yè)來說，醫(yī)院信息化有其特殊性，在各種系統(tǒng)上線運(yùn)營過程中，也都曾因漠視或?qū)︼L(fēng)險管理特別是對操作風(fēng)險管理重視不夠而發(fā)生各種類型案件，帶來嚴(yán)重的后果。

4.1 嚴(yán)格制定項目風(fēng)險管理計劃

風(fēng)險和機(jī)會相應(yīng)而生。對于醫(yī)院信息化項目建設(shè)而言，風(fēng)險對項目來說具有消極作用，可能帶來災(zāi)難，機(jī)會可能帶來發(fā)展。在項目開始之前針對項目過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險進(jìn)行識別，制定風(fēng)險應(yīng)對計劃，能夠使整個項目更容易在最終產(chǎn)品、完成日期和預(yù)算等方面取得成功，最終達(dá)到醫(yī)院建設(shè)目標(biāo)。

圖3 醫(yī)院信息化項目風(fēng)險管理過程

4.2 項目關(guān)鍵風(fēng)險管理

關(guān)鍵風(fēng)險指標(biāo)管理是對引起風(fēng)險事件發(fā)生的關(guān)鍵成因指標(biāo)進(jìn)行管理的辦法。關(guān)鍵風(fēng)險指標(biāo)管理可以管理單項風(fēng)險的多個關(guān)鍵成因，也可以管理影響組織主要目標(biāo)的多個主要風(fēng)險。從項目風(fēng)險中挑選出關(guān)鍵風(fēng)險，可以參考?xì)v史經(jīng)驗等。一般來說影響經(jīng)濟(jì)和時間的風(fēng)險均可列為關(guān)鍵風(fēng)險。對于這類風(fēng)險需要盡可能降低風(fēng)險影響，由專門人員進(jìn)行處理等。

4.3 醫(yī)院信息化項目建設(shè)盡可能圍繞醫(yī)院戰(zhàn)略

醫(yī)院信息化風(fēng)險管理必定是圍繞業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)的，需要有良好的IT風(fēng)險管理文化支持，需要建立健全I(xiàn)T風(fēng)險管理體系。包括IT風(fēng)險管理的組織職能體系、IT風(fēng)險管理策略、IT風(fēng)險管理控制體系，在IT規(guī)劃與組織、開發(fā)與實施、運(yùn)行與維護(hù)，監(jiān)控與評價的各個過程中執(zhí)行風(fēng)險管理的基本流程，從而為實現(xiàn)風(fēng)險管理的總體目標(biāo)提供合理保證的過程和方法。

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Study on risk factors decomposition and risk management and control of hospital information project /

NIE Lili, CHEN Yanyan, LIAO Jiazhi, YE Qing, CHEN Yongfei// Chinese Hospitals. -2017,21(4):71-73

hospital information, project risk, risk management and control, risk decomposition

Information construction project involves all aspects of the hospital and there are many factors that af ect the success of the project. This paper combines the project management knowledge and the characteristics of hospital information project, Using RBS, WBS to decompose the risk factors. And then, we can identify the risk of hospital information project construction process. Combined with the general process of risk management and control, we put forward the risk management strategy to improve targeted and ef ective of the risk management of hospital information technology projects, and reduce the possibility of failure of the project.

2016-10-14](責(zé)任編輯 張曉輝)

湖北省科技計劃基金項目（2015CFA097）

①華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院，430030 武漢市 口區(qū)解放大道1095號

陳妍妍：華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院信息管理科科長，高級工程師

E-mail：chenyanyan@tjh.tjmu.edu.cn