新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作現(xiàn)狀及建議

朱俊菲++劉愛(ài)文++趙武娟

摘要 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入一個(gè)新的階段。面對(duì)新階段和新形勢(shì)，農(nóng)業(yè)科研院所辦公室如何把握機(jī)遇和繼續(xù)做好辦公室工作，成為擺在辦公室人員面前亟待解決的問(wèn)題。以山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室為例，介紹了山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室的概況，分析了新形勢(shì)下面臨的挑戰(zhàn)，最后對(duì)如何做好辦公室工作提出了一些建議。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì)；農(nóng)業(yè)科研院所；辦公室工作；挑戰(zhàn)；建議

中圖分類(lèi)號(hào) C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2017）05-0250-03

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)出一些新的特征：經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)模式告別簡(jiǎn)單粗放、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度趨于平穩(wěn)適宜、電子信息技術(shù)飛速發(fā)展、政府作風(fēng)趨于陽(yáng)光透明、社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)科學(xué)高效，今天的我們已經(jīng)站在了新的歷史起點(diǎn)上。

辦公室是單位負(fù)責(zé)人實(shí)施科學(xué)決策和有效領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是一個(gè)單位溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的“窗口”，肩負(fù)著調(diào)查研究、督察督辦、參謀服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)等重要職能，其工作關(guān)系千絲萬(wàn)縷，錯(cuò)綜復(fù)雜。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新形勢(shì)，農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入新階段，農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新也面臨許多新情況、新問(wèn)題。如何適應(yīng)新的形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)為單位搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問(wèn)題。

1 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室概況

山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室目前下設(shè)行政文秘、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、宣傳報(bào)道、檔案管理4個(gè)科室；共有在職職工14人，其中，主任（正處級(jí)）1名，副主任（副處級(jí)）1名，行政文秘科5人，機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)科3人，宣傳報(bào)道科1人，檔案管理科3人。

1.1 行政文秘科主要職責(zé)

督查院屬各部門(mén)、各單位貫徹落實(shí)院行政決策和工作部署；組織協(xié)調(diào)需多個(gè)部門(mén)共同辦理的綜合性行政工作；負(fù)責(zé)組織起草以院或院領(lǐng)導(dǎo)名義發(fā)出的報(bào)告、總結(jié)、決議、通知、意見(jiàn)、函等文件，組織擬定全院性的規(guī)章制度，組織撰寫(xiě)行政管理事項(xiàng)的通告等；負(fù)責(zé)外單位來(lái)文的簽收、批辦、留存、歸檔等工作；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各行政處室發(fā)文的登記、留存、歸檔等工作；負(fù)責(zé)院章、院長(zhǎng)名章等公章的用印及保管；負(fù)責(zé)介紹信、證明等便函的開(kāi)具；負(fù)責(zé)全院作息時(shí)間調(diào)整及國(guó)家法定節(jié)假日機(jī)關(guān)職工的排班值班工作；負(fù)責(zé)全院計(jì)劃生育、保密、信訪(fǎng)接待等工作。

1.2 機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)科主要職責(zé)

組織制定本單位的財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)制度并負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行；組織開(kāi)展會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)監(jiān)督；監(jiān)督各項(xiàng)資金的使用和分配，負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)賬和開(kāi)具現(xiàn)金憑證，負(fù)責(zé)記賬憑證的匯總；負(fù)責(zé)應(yīng)收、應(yīng)付款的結(jié)轉(zhuǎn)和清理工作并負(fù)責(zé)登記往來(lái)賬；負(fù)責(zé)各職能處室業(yè)務(wù)費(fèi)、各項(xiàng)目資金的記賬工作并監(jiān)督各項(xiàng)資金的使用情況；負(fù)責(zé)本單位工資的核算工作，監(jiān)督并管理工資資金的使用情況；負(fù)責(zé)審核報(bào)銷(xiāo)機(jī)關(guān)職工差旅費(fèi)；負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)明細(xì)賬的登記工作，核算本單位固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況；負(fù)責(zé)本單位財(cái)政國(guó)庫(kù)支付系統(tǒng)工作等。

1.3 宣傳報(bào)道科主要職責(zé)

負(fù)責(zé)全院信息公開(kāi)工作；負(fù)責(zé)全院各類(lèi)科研新成果、新技術(shù)、新產(chǎn)品的宣傳報(bào)道工作；負(fù)責(zé)辦公室日常新聞的發(fā)布工作；負(fù)責(zé)與電臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體的聯(lián)絡(luò)和溝通工作；負(fù)責(zé)“京津冀晉豫蒙農(nóng)（牧）科院六院信息”中本單位信息的收集、編寫(xiě)工作等。

1.4 檔案管理科主要職責(zé)

負(fù)責(zé)院機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作；負(fù)責(zé)對(duì)院屬各單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)本部門(mén)各種門(mén)類(lèi)和不同載體檔案的統(tǒng)一管理工作，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全；按照規(guī)定向有關(guān)檔案局移交檔案材料；負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作；負(fù)責(zé)對(duì)檔案（資料）的保管狀況進(jìn)行定期檢查核對(duì)，對(duì)破損的檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理等。

2 面臨的挑戰(zhàn)

2.1 人員配備不齊

2012年以前，辦公室有正處1人，副處3人，正科、副科及科員21人。近幾年，隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革，農(nóng)科院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)做了部分調(diào)整，加之老員工逐漸退休，辦公室人員變動(dòng)較大。目前，只剩1名正處、1名副處、12名科級(jí)人員，人員總數(shù)較之前減少11人，現(xiàn)有人員大多身兼數(shù)職。在如今形勢(shì)日新月異、工作任務(wù)日益繁重、工作要求不斷提高的情況下，辦公室出現(xiàn)嚴(yán)重人員緊缺問(wèn)題。

2.2 統(tǒng)籌意識(shí)淡薄

辦公室工作的服務(wù)性和從屬性，容易使人形成程式化的思維和處事模式[1]。面對(duì)瑣碎繁雜的事務(wù)性工作，辦公室人員習(xí)慣自我定位成“辦事員”，每天忙于日常性的事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，很少?gòu)恼w上思考布局和主動(dòng)進(jìn)行超前規(guī)劃。

辦公室的工作雖看似零碎、繁雜，但總結(jié)下來(lái)，也不乏時(shí)間性和規(guī)律性。如每年的全院工作會(huì)議、干部述職大會(huì)、公開(kāi)招聘會(huì)議、全院匯報(bào)大會(huì)等會(huì)議的召開(kāi)及個(gè)人總結(jié)、部門(mén)年度總結(jié)、《山西年鑒》《山西經(jīng)濟(jì)年鑒》等材料的撰寫(xiě)，都有固定的時(shí)間安排，需做的準(zhǔn)備工作也大致相同。相關(guān)工作人員完全可以早做準(zhǔn)備，但因習(xí)慣了被動(dòng)等待領(lǐng)導(dǎo)分配，往往在這些任務(wù)突然來(lái)臨時(shí)措手不及。

2.3 不重視溝通協(xié)調(diào)工作

溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，單位的上下之間、部門(mén)之間、內(nèi)外之間往往會(huì)出現(xiàn)許多矛盾和沖突，這都需要辦公室人員通過(guò)精心、細(xì)致的溝通協(xié)調(diào)來(lái)解決。

在現(xiàn)行的行政管理體系中，山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院各職能部門(mén)間按層次型功能框架建立，各領(lǐng)域保持獨(dú)立，無(wú)責(zé)任關(guān)系，但在很多情況下，文件的傳達(dá)、會(huì)議的召開(kāi)、規(guī)章制度的落實(shí)、材料的上報(bào)等都涉及到若干部門(mén)，如果沒(méi)有各個(gè)部門(mén)間的良性溝通與合作是不可能完成的。有一次省督導(dǎo)組給院辦公室打電話(huà)讓上報(bào)單位現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)的住房數(shù)與住房面積、領(lǐng)導(dǎo)干部辦公室的使用面積和綜合辦公樓的使用情況、機(jī)關(guān)公務(wù)用車(chē)的使用情況及機(jī)關(guān)全體在職人員的花名冊(cè)等材料，這些材料分別由院辦公室、黨委辦公室、組織部、人事處、后勤處等多個(gè)部門(mén)掌握，由于時(shí)間緊任務(wù)重，辦公室的同志與其他部門(mén)的溝通工作做得不夠充分，導(dǎo)致在上報(bào)時(shí)有2個(gè)部門(mén)出現(xiàn)相互推諉的情況，耽誤了工作進(jìn)程。

2.4 形象化建設(shè)亟待加強(qiáng)

辦公室是單位的窗口，其點(diǎn)點(diǎn)滴滴都影響著單位的整體形象和聲譽(yù)，反映部門(mén)的能力水平[2]。辦公室的工作對(duì)象廣泛而復(fù)雜，涉及方方面面的問(wèn)題和公共關(guān)系，稍不注意就有可能損壞單位的整體形象。院屬各單位職工或外單位人員到單位辦事，一般都會(huì)先去辦公室，辦公室人員的一次接待洽談、便函開(kāi)具、印章使用，甚至一次電話(huà)的受理等，都能從一個(gè)側(cè)面反映出單位的思想作風(fēng)和精神風(fēng)貌，甚至反映出單位的工作效率。

每年開(kāi)春，行政辦公室每天都要接聽(tīng)?zhēng)资畟€(gè)甚至上百個(gè)咨詢(xún)電話(huà)。有一次，該科室工作人員因一直忙于接聽(tīng)咨詢(xún)電話(huà)而耽誤了手頭的工作很是惱火，竟與來(lái)電咨詢(xún)的員發(fā)生爭(zhēng)吵，導(dǎo)致雙方都很不愉快，單位形象也因此受到損害。辦公室的部門(mén)性質(zhì)和工作特點(diǎn)容易使人產(chǎn)生較大壓力，甚至產(chǎn)生煩躁情緒[3]，如何處理好日常工作和維護(hù)單位形象是辦公室人員今后都應(yīng)該注意的問(wèn)題。

2.5 辦公自動(dòng)化發(fā)展程度低

隨著信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的程度越來(lái)越高，傳統(tǒng)的辦公條件逐漸被計(jì)算機(jī)、通訊網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)所取代。如今，山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院每個(gè)辦公室都配有計(jì)算機(jī)等一些現(xiàn)代化設(shè)備，但由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的辦公室管理軟件開(kāi)發(fā)人員和設(shè)備維護(hù)人員，大部分部門(mén)信息利用程度較低，辦公自動(dòng)化程度普遍不高。比如山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院有30家下屬單位，其中有11家分布在太原市以外的地區(qū)，每次為領(lǐng)取一份文件或上報(bào)一份材料，都需派專(zhuān)人前往，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，嚴(yán)重影響了工作效率。

3 工作建議

新形勢(shì)下，要在立足本職崗位和為全院事業(yè)發(fā)展服務(wù)的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變思想、改進(jìn)作風(fēng)，大力提升行政辦公水平，積極履行好“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”的職責(zé)。

3.1 配齊人員，提高素質(zhì)

按崗定編，配齊人員，扭轉(zhuǎn)一人多職的工作現(xiàn)狀。通過(guò)公開(kāi)選拔、民主推薦、調(diào)任、公開(kāi)招聘等方式增加2名副處級(jí)干部和若干名干事，明確其崗位分工及職責(zé)。同時(shí)，制定合理的辦公室工作人員專(zhuān)職化發(fā)展方案，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人員的專(zhuān)職化。

辦公室人員素質(zhì)的高低是能否做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，要注重辦公室人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。一是要提高政治理論素質(zhì)。作為辦公室的成員，要不斷學(xué)習(xí)黨章黨規(guī)、政策法規(guī)、習(xí)近平總書(shū)記系列重要講話(huà)精神等，不斷提高自己的黨性修養(yǎng)，以科學(xué)的思想武裝頭腦，在工作中把握正確的政治方向。二是要提高文化素質(zhì)。合理的文化知識(shí)結(jié)構(gòu)和廣博的知識(shí)是視野開(kāi)闊、思維敏銳、富于開(kāi)拓創(chuàng)新的前提[4]。面對(duì)日益嚴(yán)峻的形勢(shì)挑戰(zhàn)和不斷復(fù)雜化的工作內(nèi)容，辦公室人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，建立起層級(jí)的知識(shí)儲(chǔ)備和開(kāi)放性的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為做好各項(xiàng)工作打好文化基礎(chǔ)。三是要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)更新的速度日益加快，辦公室人員必須樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，掌握綜合分析、組織協(xié)調(diào)、現(xiàn)代化辦公管理等方法和手段，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜化的管理工作，順利完成崗位工作任務(wù)[5]。

3.2 樹(shù)立超前意識(shí)

辦公室所處的地位和職能作用決定了其工作大多是服從性的，但這不能與被動(dòng)性“劃等號(hào)”。要做好辦公室工作，必須發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，增強(qiáng)超前意識(shí)。對(duì)年終匯報(bào)會(huì)議、全院年度工作會(huì)議等規(guī)律性和周期性的工作，要提前準(zhǔn)備，超前謀劃，增強(qiáng)主動(dòng)性；對(duì)全院的重點(diǎn)工作，以及主要領(lǐng)導(dǎo)的“關(guān)注點(diǎn)”、院屬單位的“閃光點(diǎn)”、職工群眾的敏感點(diǎn)等，要主動(dòng)開(kāi)展調(diào)研并及時(shí)跟進(jìn)，調(diào)查了解進(jìn)展情況及存在的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見(jiàn)；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。

3.3 提高溝通協(xié)調(diào)能力

辦公室工作千頭萬(wàn)緒，做好部門(mén)之間、上下級(jí)之間、內(nèi)外之間的溝通協(xié)調(diào)工作，對(duì)處理好辦公室事務(wù)非常重要。首先，要當(dāng)好各職能部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)者。辦公室要從既維護(hù)全局利益又保護(hù)部門(mén)工作積極性的角度做好溝通協(xié)調(diào)工作，主動(dòng)而不專(zhuān)擅越權(quán)，發(fā)揮好中介和橋梁作用，保證部門(mén)之間形成合力，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗。其次，要當(dāng)好上下級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)者。要了解清楚上級(jí)的意圖和工作要求，以便更好地傳達(dá)落實(shí)，同時(shí)也要注意關(guān)注基層動(dòng)向，廣泛聽(tīng)取職工的意見(jiàn)和建議，實(shí)事求是地向上級(jí)進(jìn)行反饋。三要當(dāng)好本單位與外單位的溝通協(xié)調(diào)者。與外單位進(jìn)行協(xié)調(diào)時(shí)，要采取積極措施，注意增進(jìn)友誼、互通情況、合作交流，以得到社會(huì)各界的支持和幫助，為單位發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)和諧的外部環(huán)境。

另外，在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是原則性。凡事都要堅(jiān)持原則，講究公正，照章行事，以理服人。二是謀略性。對(duì)各種矛盾都要深入調(diào)查，弄清事情的來(lái)龍去脈，不隨便發(fā)表意見(jiàn)，不亂表態(tài)。三是靈活性。面臨矛盾，要靈活應(yīng)變，做到堅(jiān)持原則不呆板，靈活處理不亂套[6]。

3.4 加強(qiáng)形象化建設(shè)

辦公室是單位的“門(mén)面”，是代表領(lǐng)導(dǎo)同志處理問(wèn)題、辦理事務(wù)、反映領(lǐng)導(dǎo)意圖的“窗口”，時(shí)刻體現(xiàn)著單位的形象和風(fēng)貌，在工作中須高度重視辦公室形象化建設(shè)。要努力做到不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)在手中延誤、不讓辦理的文件在手中積壓、努力避免各種差錯(cuò)和失密現(xiàn)象發(fā)生；要熱情接待每一位來(lái)訪(fǎng)者，耐心答復(fù)他們咨詢(xún)的問(wèn)題，切忌給人留下“門(mén)難進(jìn)、臉難看、事難辦”的印象，積極塑造辦公室求真、務(wù)實(shí)、高效、和諧的良好形象。辦公室的每一位同志也要珍惜在辦公室工作的機(jī)會(huì)，立足本職，盡心竭力做好每一項(xiàng)工作，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做到博學(xué)、勤奮、求實(shí)、快捷，為維護(hù)辦公室的良好形象做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.5 推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)

計(jì)算機(jī)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展為辦公自動(dòng)化提供了豐備的物質(zhì)條件，合理高效利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大力提高行政辦公效率，已是形勢(shì)所趨。辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，運(yùn)用規(guī)模越大，功能配套越好，應(yīng)用效率就越高，效益就越大。農(nóng)科院院機(jī)關(guān)辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和行政服務(wù)等繁重工作，與院領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部門(mén)、院屬各單位等都有著不同程度的聯(lián)系，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，可大大降低行政運(yùn)行成本，提高行政辦公效率和行政管理水平。

首先要引進(jìn)先進(jìn)實(shí)用的辦公軟件，建立公文管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、部門(mén)事務(wù)處理等模塊，把日常工作中文件的收發(fā)、起草、歸檔、查詢(xún)，領(lǐng)導(dǎo)日程安排、信息收集上報(bào)、接待安排、信訪(fǎng)督查、會(huì)議室管理、領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)管理、部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告審批等都納入到模塊中，并邀請(qǐng)專(zhuān)人進(jìn)行軟件使用、測(cè)試及維護(hù)等方面的培訓(xùn)；其次，在系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用的過(guò)程中，辦公室的每一位成員都要提高自覺(jué)性，增強(qiáng)主動(dòng)性，帶頭熟練掌握系統(tǒng)的操作流程，帶頭運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，帶頭執(zhí)行電子公文運(yùn)行的管理規(guī)范，做辦公自動(dòng)化學(xué)習(xí)、使用和推廣的楷模[7-9]。

4 參考文獻(xiàn)

[1] 楚延峰.辦公室工作無(wú)小事[J].辦公室業(yè)務(wù)，2010（1）：23-24.

[2] 董斌彬.高職院校辦公室管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策淺析[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，21（1）：51-52.

[3] 黃得林，李海亮.基于分類(lèi)管理理念的農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作實(shí)踐[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2014，33（1）：45-47.

[4] 陳薇.高校院系辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].武漢科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，18（10）：95-97.

[5] 李本華.淺談新形勢(shì)下如何做好辦公室工作[J].貴州農(nóng)機(jī)化，2008（2）：26.

[6] 姚麗英.小議辦公室工作人員的角色承擔(dān)和能力發(fā)展[J].中國(guó)石油和化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量，2011（2）：112.

[7] 楊廷慧.煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在問(wèn)題及對(duì)策[J].東方企業(yè)文化·企業(yè)管理，2012（7）：66.

[8] 黃浣塵.提高學(xué)校黨政辦公室人員工作主動(dòng)性的幾點(diǎn)思考[J].西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013，11（3）：188-189.

[9] 張靜.履職盡責(zé)做好辦公室工作[J].中國(guó)石化，2015（5）：91-92.