論述在檔案管理中信息技術(shù)的運用

趙芳晨

摘 要：如今時代，是以計算機技術(shù)為核心的信息時代，各行各業(yè)都在信息技術(shù)的推動之下取得了長足的發(fā)展。但是對于計算機技術(shù)在檔案管理的運用上還存在很多不足，本文將緊緊圍繞著信息技術(shù)在檔案管理中的運用這一中心主題，從信息技術(shù)的本質(zhì)內(nèi)涵出發(fā)，通過對目前我國檔案管理存在的問題以及信息技術(shù)的優(yōu)勢進行介紹，將信息技術(shù)在檔案管理中的運用以一種清晰、完整的方式呈現(xiàn)出來。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 檔案管理 內(nèi)涵 問題 運用

前言

目前我國各類活動的不斷增多，與其相關(guān)的檔案數(shù)量也在不斷地增多，因此，如何運用現(xiàn)代先進的信息技術(shù)，將琳瑯滿目以及繁雜的檔案管理置于一個高效、有序的狀態(tài)水平之上，顯得尤為重要，當(dāng)然，就信息技術(shù)來說，其不僅能夠使檔案管理變得更為便捷，也能有效地提高檔案的利用效率，并對檔案管理工作一體化建設(shè)也有著十分關(guān)鍵的意義。本文通過對信息技術(shù)在檔案管理中的運用進行分析和探討，從各方面來說，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、信息技術(shù)的優(yōu)勢

就信息技術(shù)自身而言，由于其有著強大的設(shè)備以及技術(shù)人員作為支撐，在推動檔案管理上作用明顯，而且隨著目前信息技術(shù)的高速發(fā)展及更新?lián)Q代，傳統(tǒng)式的檔案信息管理模式已經(jīng)逐漸被打破，以電子信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代檔案管理模式將其取而代之。信息技術(shù)與檔案管理中的其他管理技術(shù)相比，有著其明顯的優(yōu)勢，一方面，傳統(tǒng)的檔案存儲介質(zhì)都是紙類，而且需要置于特定的保管室，并使用特定的人員進行保管和定期維護，但這種單一式的檔案管理模式本身就存在著致命的缺陷，以往內(nèi)紙質(zhì)通常保存期段，容易因為陽光、潮濕、酷熱、人員操作等內(nèi)外部因素而使檔案材料經(jīng)常發(fā)生損壞或丟失。然而，信息技術(shù)可以有效地避免這一問題，其通過將檔案資料置于檔案信息管理平臺之中，省去了多個人為參與以及天氣因素的影響因素，可以有效地提高其使用效率。另一方面，就檔案管理的目的而言，其應(yīng)該是通過對檔案的保管、管理和維護，為相關(guān)諸如科研工作、人事工作、糾紛等活動的進行提供有效的參考資料。然而，我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理由于缺乏一個完善的借閱和使用機制，在加上檔案自身就存在的機密性，我們在進行實際的檔案借閱過程中總會出現(xiàn)程序過于繁瑣、利用效率低下等問題。同樣的，信息技術(shù)可以有效解決這一問題，相關(guān)檔案建設(shè)管理單位可以通過建立相應(yīng)的管理網(wǎng)站，讓借閱的用戶通過網(wǎng)絡(luò)的方式進行借閱，這樣一來不僅縮短了整個借閱過程的時間，也極大地節(jié)約了資金，可謂一舉兩得。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的實際運用

1、檔案管理內(nèi)容中電子信息技術(shù)的具體應(yīng)用

檔案管理內(nèi)容相對較多，傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容幾乎都是管理人員手動完成，為了進一步提高工作效率和工作質(zhì)量，可將電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案內(nèi)容的管理當(dāng)中，具體可在以下內(nèi)容中應(yīng)用：（1）檔案文件目錄存儲、檢索和復(fù)制；（2）檔案內(nèi)容信息存儲和檢索；（3）檔案文件的編目、統(tǒng)計和匯總；（4）檔案文件關(guān)鍵詞自動標(biāo)引；（5）檔案借閱管理與咨詢服務(wù)；（6）檔案文書立卷與管理；（7）檔案文件目錄打??；（8）檔案數(shù)據(jù)信息備份；（9）檔案庫房管理與安全保護；（10）檔案及檔案工作情況統(tǒng)計分析；（11），系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)傳輸?shù)鹊取?/p>

2、電子信息技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用

檔案信息管理系統(tǒng)是一種集多種現(xiàn)代化技術(shù)于一身的先進管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，可大量應(yīng)用電子信息技術(shù)，如系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫的建立可采用SQLServer2003，客戶端瀏覽器則可以采用 IE8.0。大部分檔案信息管理系統(tǒng)基本都是有諸多模塊組成，這種模塊化的設(shè)計也離不開電子信息技術(shù)，各個模塊可以借助電子信息技術(shù)實現(xiàn)自身的功能，并且還可以借助電子信息技術(shù)互相聯(lián)系到一起，進而構(gòu)成一個完整的系統(tǒng)，可見電子信息技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用無所不在，其也充分體現(xiàn)出了自身作用和優(yōu)勢，為檔案管理信息化建設(shè)提供了強有力的技術(shù)支撐。

3、電子信息技術(shù)檔案備份與恢復(fù)中的應(yīng)用

雖然電子檔案具有諸多優(yōu)點，但是它的缺點也是顯而易見的，即電子檔案很容易損壞或丟失，當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)安全問題日益嚴(yán)峻，這使得電子檔案信息的安全性也隨之受到威脅，一旦重要的檔案信息丟失、損壞或是泄漏，勢必會造成非常嚴(yán)重的后果。所以必須對電子檔案進行必要的備份，而這一過程則需要應(yīng)用電子信息技術(shù)來實現(xiàn)。完整的檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案具體包括備份硬件、軟件、策略、恢復(fù)計劃等。若是需要對檔案信息管理系統(tǒng)進行備份則需要系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、工具軟件以及驅(qū)動程序等等。磁帶除了具有較大的存儲容量之外，價格相對較低，并且訪問速度適中，可長時間保存，還有自動管理功能，安全性高，能確保其中備份的檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性。

三、提升信息技術(shù)在檔案管理中作用的幾點建議

其一，電子化處理以往的紙質(zhì)檔案。由研究和調(diào)查可知，市場上目前已經(jīng)有開發(fā)商將“大規(guī)模圖文資料數(shù)字化”的系統(tǒng)開發(fā)出來，能夠掃描紙質(zhì)文件后，使其壓縮成光盤存儲，并且可以檢索邏輯、關(guān)鍵詞和關(guān)鍵字。我們可以將這些先進的系統(tǒng)引進，收錄現(xiàn)存的紙質(zhì)文書為電子檔案，同時將備份做好

其二，實施歸檔保護于電子檔案。通常電子檔案非常容易受到保存環(huán)境所帶來的不同程度影響，所以，應(yīng)當(dāng)每年定期對所保存的電子檔案進行維護及檢測，嚴(yán)格的實施管理措施，將與之相適應(yīng)的管理維護檔案建立起來，以此全面且詳細(xì)的記錄電子檔案的拷貝、維護以及檢測的整個操作過曾，最大限度的防止不必要的重復(fù)勞動或者人為的誤操作發(fā)生。

最后，做好檔案信息的安全管理。首先，是對人員安全意識的教育，由于其工作管理手段和管理方式改變，出現(xiàn)了一些新的安全防范問題，要使管理人員成為既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合人才，嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度。同時，還要有針對性地制定出一系列安全防范制度。

結(jié)語

通過上述分析，我們對信息技術(shù)的優(yōu)勢及其在檔案管理中的實際運用有了一定的了解，從中我們可以深刻地認(rèn)識到，面對著我國各式各樣檔案數(shù)量以及種類不斷增多的嚴(yán)峻現(xiàn)實，如何立足于現(xiàn)今的先進科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，并增強檔案的利用效率顯得尤為迫切。信息技術(shù)，作為這個時代的鮮明標(biāo)志，其具體優(yōu)勢的發(fā)揮實際上極大地依賴于相應(yīng)健全的體制、素質(zhì)過硬的技術(shù)操作人員，在實際的檔案管理工作中，加強對信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，并且不斷總結(jié)和分析相關(guān)經(jīng)驗，在檔案管理工作中不斷的改進創(chuàng)新，從根本上將信息技術(shù)在檔案管理中的作用發(fā)揮到最大。