升格后高職院校檔案管理“三個(gè)體系”的創(chuàng)新研究

鐘影琪+陳文+劉碧靜

隨著教育體制改革的不斷深入，我國(guó)教育管理機(jī)制發(fā)生了重大的變化。尤其中等專業(yè)教育逐步轉(zhuǎn)向高等職業(yè)教育系列已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，管理模式、辦學(xué)理念、師資力量等方面都發(fā)生了重大的變化。學(xué)校升格后，如何做好高職院校檔案管理工作，就成了目前亟待解決和探討的問題。

黨的十八屆四中全會(huì)提出把依法推進(jìn)建設(shè)“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”“方便人民群眾的檔案利用體系”“造福子孫萬代的檔案安全體系”的檔案“三個(gè)體系”建設(shè)作為當(dāng)前工作抓手，始終堅(jiān)持用法治思維引領(lǐng)“三個(gè)體系”建設(shè)，用法治精神規(guī)范“三個(gè)體系”建設(shè)，用法治文化創(chuàng)新“三個(gè)體系”建設(shè)，促進(jìn)法治檔案工作再上新臺(tái)階。

將“三個(gè)體系”作為升格后高職院校檔案工作的創(chuàng)新指導(dǎo)，有助于促進(jìn)高職院校檔案管理的發(fā)展，有助于提高檔案資源對(duì)校園文化建設(shè)、科研建設(shè)、創(chuàng)新建設(shè)、人才建設(shè)以及信息化建設(shè)服務(wù)價(jià)值的被認(rèn)可度，推動(dòng)學(xué)院檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

一、著力資源體系，檔案系統(tǒng)建設(shè)是基礎(chǔ)

高職院校檔案部門要高度重視檔案收集整理工作力度，把檔案收集整理工作與人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新等各項(xiàng)工作同規(guī)劃，同部署，同落實(shí)，同檢查，做到各項(xiàng)工作開展到哪里，檔案收集整理工作就覆蓋到哪里，讓檔案工作融入學(xué)校建設(shè)和服務(wù)中去，把師生檔案全面納入高職院校檔案資源體系，使檔案工作變“無為”為“有為”。

（一）庫(kù)房建設(shè)

庫(kù)房設(shè)在辦公樓二樓以上，空間需充足，需設(shè)有防盜網(wǎng)、鐵門、鐵柜等安全設(shè)施。

（二）設(shè)備建設(shè)

為節(jié)省空間，最好能配置密集柜儲(chǔ)藏檔案資料，按要求還需配備恒溫系統(tǒng)、專用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、檔案管理軟件等設(shè)備。

（三）室藏建設(shè)

一是檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；二是組卷編目規(guī)范，案卷排架美觀整齊；三是檢索工具紙質(zhì)檔案和電子檔案并存；四是完善編研材料。

二、著力利用體系，檔案人才建設(shè)是關(guān)鍵

“人才支撐發(fā)展，發(fā)展孕育人才”，質(zhì)量是檔案管理過程中一個(gè)永恒的主題。隨著檔案數(shù)字化、信息化的不斷深入，檔案載體形式和管理模式隨之跟進(jìn)，數(shù)字化檔案文件的管理，檔案信息的安全利用，數(shù)字化、信息化檔案管理，檔案突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)策略等，都對(duì)現(xiàn)代檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高、更新的要求。一方面人才難求，一方面檔案業(yè)務(wù)技術(shù)含量大增加，要求人才必須具備更高的綜合素質(zhì)。

（一）引進(jìn)人才

升格后的高職院校根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案館（室）專職工作人員，引進(jìn)具有文化、政治可靠、業(yè)務(wù)知識(shí)熟練、思維敏銳、信息靈通、責(zé)任心強(qiáng)的高素質(zhì)檔案專業(yè)本科以上畢業(yè)的“博才”或“通才”，負(fù)責(zé)編研，開發(fā)利用，規(guī)范化管理，把好收集關(guān)、質(zhì)量關(guān)和利用關(guān)。每科（室）需配備1名本科以上文化、政治可靠、熟悉計(jì)算機(jī)操作、思維靈敏、責(zé)任心強(qiáng)的高素質(zhì)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、立卷歸檔、移交等工作。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

首先，由于升格后高職院校檔案管理人員的流動(dòng)性較大，因此采取“走出去”或“請(qǐng)進(jìn)來”的形式，定期或不定期地組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)，掌握有關(guān)的政策規(guī)定，明確工作要求，熟悉工作的步驟和實(shí)際操作技術(shù)，使檔案工作人員具備扎實(shí)的知識(shí)功底，能夠熟練掌握檔案材料的鑒別、分類、編排、裝訂、立卷等基礎(chǔ)性工作，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

其次，加強(qiáng)檔案人員的自身學(xué)習(xí)，努力提高檔案人員的政治思想素質(zhì)，使其不斷更新知識(shí)，更新理念，提高履行崗位職責(zé)的能力。

再次，檔案人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在日常工作中善于總結(jié)不足，虛心向其他單位的同行學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開拓思路，創(chuàng)新進(jìn)取，努力探索檔案工作的規(guī)律，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

最后，各部門領(lǐng)導(dǎo)要建立穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍，配備素質(zhì)較高的專職或兼職人員，減少檔案崗位人員的變動(dòng)，以保障檔案工作有序、高效地開展。

（三）轉(zhuǎn)變服務(wù)模式

載體的變化，電子文件的出現(xiàn)，勢(shì)必使檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)存和開發(fā)利用由傳統(tǒng)型走向現(xiàn)代化，改變載體貧乏、單一、“重藏輕用”的現(xiàn)象。利用檔案管理軟件，可以確保資料齊全、完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)。各科（室）兼職檔案員通過檔案管理軟件，可以完善各部門的收集、整理、立卷、歸檔等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、著力安全體系，檔案制度建設(shè)是保障

確保高職院校檔案安全保密，是新形勢(shì)下高職院校檔案工作的底線、紅線和生命線。加大高職院校檔案安全保密執(zhí)法檢查力度，建立并完善高職院校檔案安全應(yīng)急管理制度，切實(shí)改善高職院校檔案保管保密條件，對(duì)高職院校重要檔案實(shí)行數(shù)字化，有條件的可考慮異地異質(zhì)備份保管，保障高職院校檔案信息安全。

（一）靠制度保安全

高職院校檔案部門要認(rèn)清形勢(shì)，居安思危，時(shí)刻繃緊檔案安全保密這根弦，構(gòu)筑確保檔案安全保密的牢固思想防線，要加快建立健全以人防、物防、技防三位一體為核心的檔案安全防范體系，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)安全保密規(guī)章制度，經(jīng)常開展檔案安全保密自查、他查、互查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除檔案安全保密隱患，堵塞各種安全保密漏洞，嚴(yán)防檔案損壞損毀和失泄密事件發(fā)生，制定確保這個(gè)指標(biāo)體系落實(shí)的工作規(guī)范。

（二）靠硬件保安全

高職院校檔案部門要積極爭(zhēng)取高職院校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，完善檔案工作投入機(jī)制，把檔案館（室）建設(shè)納入高職院?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，統(tǒng)籌規(guī)劃，優(yōu)先建設(shè)，以經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、安全、先進(jìn)為原則，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，重規(guī)范，加快改造或新建、擴(kuò)建高職院校檔案庫(kù)房，切實(shí)改善高職院校檔案保管保密條件。同時(shí)，建設(shè)完備的抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等基礎(chǔ)設(shè)施。

（三）靠工作保安全

為了提高對(duì)危機(jī)發(fā)生的預(yù)見能力、危機(jī)發(fā)生后的救治能力和事后的恢復(fù)能力，高職院校檔案部門要居安思危，未雨綢繆，樹立檔案危機(jī)意識(shí)，建立行之有效的科學(xué)管理、安全防范和應(yīng)急處置機(jī)制，確保檔案安全受到危害時(shí)得到優(yōu)先及時(shí)搶救和妥善合理處置，把檔案損失降到最低限度。

（四）靠科技保安全

高職院校檔案部門要側(cè)重于建立標(biāo)準(zhǔn)，采取措施，確保電子文件、電子檔案長(zhǎng)期保存和利用；對(duì)涉密檔案、重要檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保存儲(chǔ)安全；采用先進(jìn)的管理設(shè)備、現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)的搶救措施，盡可能延長(zhǎng)檔案實(shí)體的壽命，延續(xù)檔案信息的存在。

四、著力“三個(gè)體系”建設(shè)，是高職院校檔案室今后工作追求的目標(biāo)

（一）“三個(gè)體系”創(chuàng)新的研究，可以促進(jìn)高職院校檔案管理水平的提高

檔案工作“三個(gè)體系”建設(shè)，已成為“十三五”期間檔案工作的指導(dǎo)思想和總體工作目標(biāo)。隨著教育體制改革的不斷深入和發(fā)展，高等職業(yè)教育管理機(jī)制發(fā)生了重大的變化。如何加強(qiáng)與完善學(xué)校檔案管理工作，成為擺在高職院校檔案管理者面前的新的挑戰(zhàn)和新的課題。目前的高職院校檔案管理水平亟待提高。

（二）“三個(gè)體系”創(chuàng)新的研究，可以更好地為高職院校的改革和發(fā)展服務(wù)

“三個(gè)體系”建設(shè)把資源、服務(wù)、安全作為新時(shí)期檔案工作的重要指導(dǎo)，互為條件，互為動(dòng)力，相輔相成，內(nèi)在統(tǒng)一，涵蓋了檔案工作各方面，激活了檔案工作全領(lǐng)域，是科學(xué)發(fā)展觀在檔案工作建設(shè)實(shí)踐中的具體運(yùn)用和生動(dòng)體現(xiàn)，有助于為高職院校檔案管理提供依據(jù)，強(qiáng)化高職院校檔案管理的功能，從而推動(dòng)高職院校檔案事業(yè)健康發(fā)展。

（三）“三個(gè)體系”創(chuàng)新的研究，有利于學(xué)術(shù)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)

“三個(gè)體系”建設(shè)是“檔為民所建、檔為民所用、民為檔之本、安為檔之先”精神的高度概括。高職院校檔案管理由于其服務(wù)范圍的狹窄性、服務(wù)對(duì)象的特定性，在高職院校整體發(fā)展中經(jīng)常被人忽視。通過研究高職院校檔案如何為高職院校發(fā)展服務(wù)，如何推動(dòng)學(xué)校的創(chuàng)新工作，如何更好地參與到高職院校日常管理中，有利于提高高職院校檔案價(jià)值的被認(rèn)可度，提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的學(xué)術(shù)價(jià)值。

（四）“三個(gè)體系”創(chuàng)新的研究，有利于轉(zhuǎn)變服務(wù)模式

檔案資源體系建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案安全體系建設(shè)是保障，檔案利用體系建設(shè)是目的，服務(wù)是檔案部門永恒的主題。傳統(tǒng)的檔案工作模式已很難適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和體制變革對(duì)檔案管理信息化工作的需求。因此，必須創(chuàng)新拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，完善檔案服務(wù)手段，改善檔案服務(wù)條件，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，變被動(dòng)為主動(dòng)利用，搞好高職院校檔案信息資源的開發(fā)，滿足學(xué)校各方面利用的需求，更好地為高職院校發(fā)展服務(wù)。

（五）“三個(gè)體系”創(chuàng)新的研究，可以讓檔案領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)資源共享

“三個(gè)體系”建設(shè)是科學(xué)發(fā)展觀在檔案工作領(lǐng)域的具體實(shí)踐，是對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)工作“收、管、用”的升華，是指導(dǎo)新時(shí)期、新階段檔案工作的基本理論，更是未來檔案工作的總體目標(biāo)。檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求，創(chuàng)新服務(wù)理念，這就要求高職院校順應(yīng)時(shí)代的要求，建立一套科學(xué)、安全、高效、完備的信息管理體系，方便檔案使用者快捷、方便地獲取利用信息，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)也能提升學(xué)校管理品位，樹立高職院校良好的形象。

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，校園在變遷?！叭齻€(gè)體系”建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作的總體目標(biāo)。高校檔案室必須緊緊抓住“三個(gè)體系”建設(shè)內(nèi)涵與高校檔案工作實(shí)際，必須開展常態(tài)化工作，必須有鍥而不舍的精神，有持之以恒的心理準(zhǔn)備，把檔案數(shù)字化建設(shè)融入校園整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，提供高效率服務(wù)，樹立良好新形象，為社會(huì)各界、師生利用檔案提供更大的便利。

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