企業(yè)應用工作流技術分類及選擇標準研究

上官琳琳

摘要： 進入90年代，計算機應用行業(yè)對工作流技術的研究逐步深入。作為計算機應用領域中一項熱度極高的技術研究課題，對它的研究及實踐探索直接關系到我國企業(yè)的信息化發(fā)展水平和行業(yè)核心競爭實力。本文基于對工作流技術起源及發(fā)展的了解，對其技術類型（如生產(chǎn)型、管理型、協(xié)作型和特定型）和側(cè)重滿足的業(yè)務場景進行綜述，并針對現(xiàn)階段工作流技術應用中遇到的問題及問題成因進行分析，給出了應用選擇工作流技術依據(jù)和標準。最后以一家集團企業(yè)的信息化為案例，介紹工作流選擇技術的具體應用。

Abstract： In the 1990s， the research on workflow technology in computer application industry was deepened， and it is a hot technical research topic in the field of computer application， whose research and practical exploration is directly related to the level of enterprise information development and industry core competitiveness. Based on the understanding of the origin and development of workflow technology， this paper summarizes its technical types （such as production type， management type， cooperation type and specific type） and the main business scenes it focuses on analyzes the problems in the current workflow technology application and the causes. The basis and standard of the choice of workflow technology are given. Finally， the specific application of workflow selection technology is introduced taking the informatization of a group enterprise as a case.

關鍵詞： 工作流；協(xié)同；流程；工作流類型

Key words： workflow；cooperation；process；workflow types

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）09-0056-03

0 引言

工作流指“業(yè)務過程的部分或整體在計算機應用環(huán)境下的自動化”。是對工作流程及其各業(yè)務步驟之間業(yè)務規(guī)則的抽象和概括。工作流系一種計算機支持的協(xié)同工作機制，它的目的是研究一個群體利用計算機系統(tǒng)進行協(xié)同工作的過程和機制。

自1953年一五計劃實施起，我國正式邁入了工業(yè)化時代，企業(yè)開始注重對生產(chǎn)過程的組織管理與優(yōu)化調(diào)整。社會經(jīng)濟的發(fā)展使原本過于集中的企業(yè)布局逐漸分散，內(nèi)部協(xié)作越來越重要，決策過程也逐漸呈現(xiàn)出分散性特點。隨著生產(chǎn)的發(fā)展，綜合的、集成化的協(xié)同方案逐漸取代原本獨立、分散的計算機應用和團隊協(xié)作模式，并且在企業(yè)中發(fā)揮了至關重要的作用。從本質(zhì)上講，工作流技術的主要內(nèi)容就是基于集成化的思路管理常規(guī)性事務，它具有一下應用優(yōu)勢：①進一步優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部業(yè)務流程，通過集成寫作提升組織的工作效率；②對業(yè)務過程進行集中控制，為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務；③業(yè)務流程柔性化。

當前市場中存在的工作流技術種類非常多，有的按照工作流的工作模式分，有的按照工作流的用途和技術特點分，還有的按照實現(xiàn)的技術平臺來分，企業(yè)應用工作流時存在較大的選擇性困難，因此從使用的角度劃分工作流的類型并明確選擇的標準具有重要的現(xiàn)實意義。

1 幾種常用的工作流技術

國際上對工作流的分類有各種不同的標準，按照工作模式來分為：順序模式、并行分支模式、同步模式、排他選擇模式、簡單合并模式、多選模式、同步合并模式、鑒別器模式、M中的N模式等。也有按工作流的用途和技術特點分為生產(chǎn)型、管理型、協(xié)作型、特定型四個類型，本文探討后一種分類方法的劃分標準和選擇方法。

生產(chǎn)型（Production）：又叫作“BPM”，系一種企業(yè)核心業(yè)務中的高端工作流系統(tǒng)，工作流應用與技術發(fā)展的高級形式，用于企業(yè)核心業(yè)務中端到端的業(yè)務流程，實現(xiàn)管理過程中各個管理節(jié)點的協(xié)同和端到端業(yè)務過程的自動化。在復雜、異構或大規(guī)模應用的環(huán)境中有不錯的應用效果。系統(tǒng)所管理的流程直接關聯(lián)著相應的執(zhí)行實體或組織的功能，組織工作復雜，需要大量人員參與，如一般公司的生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)等。

管理型（Administrative）或結構型（Structured）：相對于BPM來說，這種由較為結構化和可預見的過程組成的工作流形式比較簡單，用于執(zhí)行簡單可重復和可預測的流程，這類流程一般存在于單一的一套系統(tǒng)中（例如ERP），流程在實例化之前需要定義流程所需的全部信息，流程實例化后，流程的定義很少修改并且修改起來需要較多的開發(fā)工作，一般不會在需要控制復雜流程和訪問多個信息系統(tǒng)的環(huán)境中。這種WFMS類似于表單處理系統(tǒng)，如供應商注冊管理系統(tǒng)、賬單應用流程系統(tǒng)等。

協(xié)作型（Collaborative）：該類工作流應用的較少并且實現(xiàn)起來比較復雜，一般可以通過管理型工作流和后面介紹的特定型工作流的整合來代替，這類工作流主要由參與者的交互來刻畫，它并不總是向前流轉(zhuǎn)的，還包括循環(huán)流和反向流，它的任務可能需要流程參與人經(jīng)過多方協(xié)商才能達成一致，設計環(huán)境和運行環(huán)境有較大的差異和不確定性。由于不可能預先定義后面的流程，因而很難設計特定的工具對該類動態(tài)工作流進行建模。

特定型（Ad Hoc）：該類工作流是管理過程較為松散的工作流方式，由若干非自動化的任務組成，流程過程和內(nèi)容很少重復或很難預先定義，流程執(zhí)行前很難完全或不可能指定流程的所有信息，只有在流程執(zhí)行過程中通過流程的執(zhí)行者才能指定這些信息，流程的定義經(jīng)常修改。該類流程多應用于執(zhí)行辦公流程或處理異常情況，工作流的執(zhí)行由人工Agents來控制，在前期不做明確的過程定義，而是通過實例來記錄流程過程的情況，它能夠提供合作協(xié)同功能，但不控制各工作順序，支持它的WFMS也叫群件（Groupware）系統(tǒng)。

2 工作流技術選擇標準研究

如上節(jié)所述工作流按照用途和技術特點分為四種類型，一般的企業(yè)經(jīng)過信息化建設一段時間后，都或多或少擁有這四種工作流中的幾種，但實際的應用中各種工作流應用的場景和技術區(qū)別并不是非常的明顯。如何有效的選擇工作流的類型，可以從兩個方面考量。

2.1 IT整體規(guī)劃中明確各工作流的定位

對于流程企業(yè)的建設，在IT規(guī)劃過程中一個重要的目標就是企業(yè)流程整合。為了達到這個目標，在規(guī)劃中明確工作流平臺的選擇以及各種工作流平臺在系統(tǒng)架構中的定位是不可或缺的。因此對于選擇何種工作流技術來實現(xiàn)，IT整體規(guī)劃是最重要的指導原則。要避免以業(yè)務部門的要求或建議為依據(jù)，否則這種信息化建設方式導致的結果是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生大量的“蜘蛛網(wǎng)”，為后續(xù)信息化建設帶來巨大困難。

2.2 以業(yè)務類型和企業(yè)的管理特點作為重要的參考

工作流平臺最終是用于支撐業(yè)務系統(tǒng)的運行，因此在選擇工作流的時候，一個非常重要的依據(jù)就是是否能夠滿足業(yè)務系統(tǒng)本身的需求，這是選擇工作流的最基本出發(fā)點。只有最關鍵的業(yè)務需求滿足了，其他的條件才有意義。要注意的是不同的行業(yè)和管理方式的特點，其采用的工作流技術也不一樣。

2.3 基于采用工作流平臺的功能作為重要的考量因素之一

各種類型的工作流具有一個支撐的信息系統(tǒng)平臺，工作流平臺的功能特色也是選擇工作流技術的主要參考之一，這種選擇在實現(xiàn)跨系統(tǒng)端到端的工作流中表現(xiàn)的尤為突出，一般的特征是：BPM平臺在流程的靈活性、可監(jiān)控性、集成性都比較高，但在具體業(yè)務邏輯的串聯(lián)性和實施的工作量上相對弱些。因此考慮不同工作流平臺的特征可以有效的降低工作流實施的難度。

根據(jù)以上的選擇標準，雖然在IT規(guī)劃方面對工作流的定位和功能劃分比較明確，但實際的使用中依然會存在一些困難，特別是針對部分業(yè)務表面上看既可以在管理型工作流平臺上實現(xiàn)（ERP等業(yè)務系統(tǒng)中），也可以在生產(chǎn)型工作流平臺（BPM）中實現(xiàn)，有時部分功能在ERP等系統(tǒng)中已經(jīng)實現(xiàn)：根據(jù)對IT規(guī)劃的再研究和應用過程經(jīng)驗的總結，采用評價矩陣的方式可以比較好的解決，如表1。

3 基于典型企業(yè)級信息架構下的工作流應用案例

浙江華云電力實業(yè)集團公司（以下簡稱“浙電實業(yè)公司”）為浙江省電力公司直屬集體企業(yè)，成立于1984年，主要從事電力設計、電力施工、電力制造、電力運維、電力信息化、清潔能源等業(yè)務。公司根據(jù)“集約化管理，集團化管控”的統(tǒng)一規(guī)劃，形成如下的信息化整體框架，如圖1。

在開展信息化建設的初期就注重公司信息系統(tǒng)的建設對流程管理的支撐，通過對公司現(xiàn)有業(yè)務的反復的研究和討論，按照以上的分類方法確定了三類工作流類型，即生產(chǎn)型、管理型、特定型。

3.1 生產(chǎn)型工作流

主要應用范圍包括公司有關物資采購申請、招標結果、經(jīng)營合同管理、人員招聘、跨單位人員調(diào)動、IT內(nèi)控、議題上會等。以招標結果審核管理流程為例：

流程特征：①流程復雜，不同單位、不同類型的招標，流程管理責任部門與人員，流程環(huán)節(jié)不同；②流程跨單位運行，包括招標需求單位及集團相關部門；③流程啟動時，需根據(jù)招標編號從ERP提取相關供應商、采購明細信息；④流轉(zhuǎn)過程中，需根據(jù)招標信息，按流程配置的業(yè)務規(guī)則通過計算后自動識別相關部門和人員；⑤流程結束時，需要根據(jù)審核結果，自動更新ERP系統(tǒng)中對應的采購申請數(shù)據(jù)信息；⑥流程調(diào)整變化相對較多，隨著管理職能及要求的發(fā)展變化，流程需根據(jù)需要快速配置調(diào)整。

流程圖見圖2。

3.2 管理型工作流

包括采購訂單執(zhí)行流程、采購付款流程、費用報銷流程、預算編制流程等，以采購付款流程為例：

流程特征：

①整個采購付款流程業(yè)務及數(shù)據(jù)僅涉及ERP系統(tǒng)；

②整個流程在同一單位內(nèi)執(zhí)行；

③但支持多種付款條件，相同付款場景條件下，流程環(huán)節(jié)固定。

流程圖見圖3。

3.3 特定型工作流

主要包括由事件發(fā)起人根據(jù)業(yè)務實際情況確定相關處理需求的靈活的行政辦公類業(yè)務流程。公司督查督辦流程即為典型的特定型工作流，如圖4所示：其特征為任務處理環(huán)節(jié)是由具體的督辦事項確定具體環(huán)節(jié)。

4 結論

在新的經(jīng)濟發(fā)展背景下，企業(yè)的發(fā)展越來越多的強調(diào)內(nèi)部資源和管理單元的整合，消除各個部門和崗位間的信息壁壘，促進管理信息在各個環(huán)節(jié)的順暢流通，從而實現(xiàn)更加高效的管理過程和對外部環(huán)境更加靈敏的感知。工作流技術的應用可以有效的促進管理上的協(xié)同運作，使得每個崗位和員工處在工作流程這個生產(chǎn)線上高效并高標準的完成工作。

開展工作流技術的分類和選擇標準的研究，可以從幾個方面提高公司流程管理的效果并降低整體的信息化成本。一是，在明確標準和選擇依據(jù)的情況下，可以有效的指導公司的信息化建設，避免后期的混亂和難管理，從而降低公司的信息化總成本。二是，使用適合的技術實現(xiàn)合適的業(yè)務，從而提高公司流程設計和開發(fā)成果的實用性，提高公司的信息化成效。三是確定整體上的原則，作為公司流程信息化的指導依據(jù)，避免信息化實現(xiàn)過程中的阻力和困惑。

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