淺談ERP對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的影響及應(yīng)對(duì)措施

(中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院 北京 102488)

淺談ERP對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的影響及應(yīng)對(duì)措施

劉世新

(中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院北京102488)

ERP系統(tǒng)的運(yùn)用與傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作方式有一定的區(qū)別,這給ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中帶來(lái)很大的困難與阻礙，而實(shí)施完成之后對(duì)新的財(cái)會(huì)工作的影響帶來(lái)從管理到實(shí)際具體工作以及參與工作的人員產(chǎn)生新的要求,因此,針對(duì)實(shí)施前期問(wèn)題的避免和后期觀念的轉(zhuǎn)變讓ERP系統(tǒng)成為企業(yè)真正的幫手作出以下介紹和建議。

ERP；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；影響

一、ERP介紹

ERP是英文Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計(jì)劃)的簡(jiǎn)寫，它指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)及核心內(nèi)容包括有：企業(yè)內(nèi)部管理所需的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，主要是指財(cái)務(wù)、物流、人力資源等核心模塊；物流管理系統(tǒng)采用了制造業(yè)的MRP管理思想。

二、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的主要工作

在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中，會(huì)計(jì)工作人員的主要工作職責(zé)，包含對(duì)原始憑證的審核，編制，登記各種明細(xì)賬；編制記賬憑證匯總表；月末結(jié)帳、對(duì)帳，做到帳證相符、帳帳相符、帳實(shí)相符；編制會(huì)計(jì)報(bào)表；裝訂憑證；納稅申報(bào)工作；會(huì)計(jì)檔案保管工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員手工記賬過(guò)程中，常常需要其他業(yè)務(wù)部門的配合才能保證財(cái)務(wù)賬務(wù)處理工作的數(shù)據(jù)完整性。然而財(cái)務(wù)繁雜的工作項(xiàng)目和數(shù)據(jù)核對(duì)處理，使得財(cái)務(wù)人員并不能從紛繁的具體事務(wù)中解脫出來(lái)，而財(cái)務(wù)的管理職并不能得以真正發(fā)揮，起到實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理的作用。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)人員總是讓人們自然想到的僅僅是一個(gè)具有記賬、對(duì)賬知識(shí)的小會(huì)計(jì)而已。使得財(cái)務(wù)的管理職能名不符實(shí)。成為其他部門或者領(lǐng)導(dǎo)隨意調(diào)遣更改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一個(gè)工具而已，財(cái)務(wù)的嚴(yán)謹(jǐn)失去了真正的意義。

三、ERP帶來(lái)的主要變化和影響

ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中不可避免的會(huì)有來(lái)自財(cái)務(wù)部門的各種抵抗，因?yàn)楣ぷ鞣绞降母淖儠?huì)使得財(cái)務(wù)部門工作人員壓力更大，特別是在實(shí)施期間，ERP系統(tǒng)要和原系統(tǒng)雙軌運(yùn)氣期間，將會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)部門的工作帶來(lái)巨大的沖擊，使得原來(lái)工作就較為繁瑣的財(cái)務(wù)部門呈現(xiàn)出連續(xù)幾個(gè)月無(wú)休的狀態(tài)。這種沖擊較多的來(lái)源于實(shí)施前公司內(nèi)部管理就不夠嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)精確度不高，而客戶自己也較為擔(dān)心的企業(yè)。然而，這種局面在持續(xù)一段時(shí)間后，當(dāng)所有數(shù)據(jù)都開始步入正軌，客戶在對(duì)抗之后能嚴(yán)格的按照ERP設(shè)計(jì)流程去操作，使得每一個(gè)錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都開始變得高要求和精準(zhǔn)的時(shí)候，客戶會(huì)慢慢建立起對(duì)自己內(nèi)部數(shù)據(jù)的信心，逐步發(fā)展到對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的信心。最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的財(cái)，人，物很好的管理，以實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的資源流向，最終指向財(cái)務(wù)的根本目的。所以下面我們主要介紹ERP對(duì)財(cái)務(wù)工作開展所帶來(lái)的變化和影響，因?yàn)樨?cái)務(wù)工作是企業(yè)管理的核心工作之一。

(一)賬務(wù)處理方式變化

傳統(tǒng)的處理方式在針對(duì)材料采購(gòu)的處理是，在原材料未收貨入庫(kù)時(shí)，財(cái)務(wù)并不需要做具體的賬務(wù)處理，此時(shí)的工作發(fā)生的好象是與財(cái)務(wù)無(wú)關(guān)的其他部門做的一系列工作，首先采購(gòu)部門，下采購(gòu)訂單，確定需要購(gòu)買的原材料，收集供應(yīng)商的信息，詢價(jià)等等工作，直到收到供應(yīng)商發(fā)來(lái)的貨物，倉(cāng)庫(kù)對(duì)其進(jìn)行收貨入庫(kù)處理，此時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要獲取倉(cāng)庫(kù)相關(guān)負(fù)責(zé)收貨入庫(kù)的入庫(kù)單信息，記錄賬務(wù)處理：

借：原材料

貸：應(yīng)付暫估款

此時(shí)采購(gòu)部門并未收到供應(yīng)商開來(lái)的發(fā)票。待采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開來(lái)的發(fā)票后，財(cái)務(wù)相關(guān)人員又需要對(duì)原產(chǎn)生的記賬憑證進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，如實(shí)際產(chǎn)生的應(yīng)付賬款和原應(yīng)付暫估款項(xiàng)之間存在差異，則財(cái)務(wù)人員需要將原暫估憑證進(jìn)行沖帳處理，再按照正確的發(fā)票金額進(jìn)行入賬處理，然后付款完成一個(gè)簡(jiǎn)單的采購(gòu)業(yè)務(wù)在系統(tǒng)里的所有賬務(wù)處理。

整個(gè)環(huán)節(jié)中，財(cái)務(wù)的工作顯得較為被動(dòng)，首先，在對(duì)原材料的采購(gòu)工作，財(cái)務(wù)的記賬依賴于兩個(gè)重要環(huán)節(jié)，一個(gè)是收到倉(cāng)庫(kù)提供的入庫(kù)單信息，另一個(gè)是采購(gòu)部門提供的發(fā)票信息，由于沒有建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，數(shù)據(jù)不能夠及時(shí)進(jìn)行處理，數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)相互獨(dú)立且不透明，人工干預(yù)行為較多，一旦在某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)的記賬不準(zhǔn)確，同時(shí)針對(duì)錯(cuò)誤，需要更多的人力去分析和找原因，使得本來(lái)復(fù)雜的財(cái)務(wù)工作更為繁瑣。ERP數(shù)據(jù)的處理：首先采購(gòu)部門在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)，供應(yīng)商信息建立，以及采購(gòu)訂單的下達(dá)一系列工作，此時(shí)，由于前期工作對(duì)財(cái)務(wù)并產(chǎn)生任何影響，各部門之間的工作依然獨(dú)立開展，但是此時(shí)財(cái)務(wù)人員可以在系統(tǒng)內(nèi)看見采購(gòu)訂單的所有信息，包括供應(yīng)商信息，采購(gòu)的數(shù)量，單價(jià)，總金額等數(shù)據(jù)。接下來(lái)就是倉(cāng)庫(kù)對(duì)購(gòu)入的原材料進(jìn)行收貨的工作，此時(shí)由于原材料的增加，對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)資產(chǎn)類數(shù)據(jù)應(yīng)在收貨入庫(kù)的同時(shí)產(chǎn)生原材料增加的賬務(wù)處理憑證，在倉(cāng)庫(kù)工作人員進(jìn)行收貨的同時(shí)，ERP系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)產(chǎn)生了財(cái)務(wù)的記賬憑證：

借：原材料

貸：應(yīng)付暫估款

而財(cái)務(wù)人員并不需要按照傳統(tǒng)的方式依靠入庫(kù)單信息來(lái)錄入財(cái)務(wù)憑證。接下來(lái)就是發(fā)票的校驗(yàn)工作了，采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)票信息進(jìn)行發(fā)票系統(tǒng)內(nèi)的校驗(yàn)工作，發(fā)票校驗(yàn)的工作是基于ERP的集中統(tǒng)一的管理思想，需要保證采購(gòu)訂單，入庫(kù)單，以及發(fā)票信息一致時(shí)才可正確入賬并產(chǎn)生具有可追溯的集成數(shù)據(jù)，可以自動(dòng)獲取采購(gòu)訂單詳細(xì)信息包括訂購(gòu)的產(chǎn)品數(shù)量金額等，以及次訂單是否有收貨動(dòng)作發(fā)生，如有發(fā)生，則會(huì)根據(jù)收貨入庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)顯示，如收貨數(shù)量，金額等，此時(shí)的系統(tǒng)是集成統(tǒng)一的，不用人工創(chuàng)建任何財(cái)務(wù)憑證，同時(shí)避免人為錯(cuò)誤的產(chǎn)生。當(dāng)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)和采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)不一致的情況，譬如采購(gòu)單價(jià)的變化，那么ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將價(jià)格變動(dòng)引起的差異計(jì)入相應(yīng)的材料采購(gòu)價(jià)差科目，使責(zé)任明確到采購(gòu)部門，同時(shí)起到監(jiān)督和績(jī)效考核的作用。數(shù)據(jù)的透明性即在此體現(xiàn)出來(lái)了。

(二)財(cái)務(wù)和其他部門之間的工作方式變化

由于ERP提供了一個(gè)集中處理數(shù)據(jù)的統(tǒng)一平臺(tái)，減少了信息孤島的產(chǎn)生幾率。以前只能各部門之間獨(dú)立任務(wù)，人工接洽，而ERP的引入使得其他各部門都可能和財(cái)務(wù)有集成點(diǎn)，如采購(gòu)部門的收發(fā)貨；人力資源部門的薪資過(guò)賬，銷售部門的銷售過(guò)賬，都會(huì)使得事務(wù)在關(guān)鍵點(diǎn)上和財(cái)務(wù)有影響的憑證產(chǎn)生，形成系統(tǒng)的自動(dòng)過(guò)賬。

由于集成的高度性，使得財(cái)務(wù)人員直接處理業(yè)務(wù)的工作量得以減少，如原材料采購(gòu)收貨入庫(kù)不再由財(cái)務(wù)人員創(chuàng)建憑證，但實(shí)際上，由于ERP的引入?yún)s對(duì)財(cái)務(wù)工作的管理職能要求更高了。財(cái)務(wù)人員的工作對(duì)其他部門的監(jiān)督加強(qiáng)了，如果財(cái)務(wù)部門的工作人員不具備對(duì)前端部門業(yè)務(wù)錯(cuò)誤處理的憑證進(jìn)行分析，找出錯(cuò)誤原因并監(jiān)督其他部門更正錯(cuò)誤，規(guī)范操作，只會(huì)使得問(wèn)題堆積在財(cái)務(wù)部，工作效率反而不能得以提高，所以一定程度上的嚴(yán)格管理和監(jiān)督職能就此體現(xiàn)出來(lái)了，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)的溝通能力也有了更高的要求，部門間的溝通協(xié)調(diào)在解決工作中遇到的問(wèn)題顯得尤為重要。特別是在ERP系統(tǒng)使用的初期，其他部門的人員對(duì)財(cái)務(wù)并不了解的情況下，更是需要大幅度提升財(cái)務(wù)的溝通和管理職能。因?yàn)樨?cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)源的范圍擴(kuò)展，使得不懂財(cái)務(wù)知識(shí)的人員也會(huì)間接介入財(cái)務(wù)的一些日常事務(wù)處理。財(cái)務(wù)此時(shí)就會(huì)以一種指導(dǎo)者的身份出現(xiàn)，以提高其他部門的實(shí)際操作和對(duì)財(cái)務(wù)的一定的理解能力，綜上所述，ERP對(duì)財(cái)務(wù)部門提出了更高的要求，監(jiān)督能力，指導(dǎo)能力和溝通能力都是缺一不可的。

[1]Thomas A.Curran,Andrew Ladd.SAP業(yè)務(wù)藍(lán)圖：理解供應(yīng)鏈管理