芻議數(shù)字檔案資源建設(shè)中的質(zhì)量管理問題

許云龍

(河北大學(xué)管理學(xué)院 河北 保定 071000)

芻議數(shù)字檔案資源建設(shè)中的質(zhì)量管理問題

許云龍

(河北大學(xué)管理學(xué)院 河北 保定 071000)

從質(zhì)量管理的內(nèi)涵出發(fā)，分析了其在數(shù)字檔案資源建設(shè)中的應(yīng)用意義。針對(duì)現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案資源建設(shè)中存在的問題，提出數(shù)字檔案資源建設(shè)的質(zhì)量管理策略。

數(shù)字檔案；資源建設(shè)；質(zhì)量管理問題

隨著我國數(shù)字檔案資源建設(shè)的深入開展，檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的重要性不斷凸顯，逐漸成為數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的技術(shù)和管理核心。如何構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案資源是檔案學(xué)者研究的前沿問題，其建設(shè)質(zhì)量的好壞直接關(guān)乎著檔案信息服務(wù)的優(yōu)劣，是新媒體環(huán)境下檔案資源提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)的重要基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案資源構(gòu)建機(jī)制中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、數(shù)字檔案資源建設(shè)中質(zhì)量管理的基本內(nèi)涵及應(yīng)用意義

(一)數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中質(zhì)量管理的基本內(nèi)涵

檔案界的學(xué)者對(duì)質(zhì)量管理研究起步較早，80年代末就已經(jīng)出現(xiàn)相關(guān)論文；但總體上來看對(duì)傳統(tǒng)檔案的質(zhì)量管理定義、特點(diǎn)論述較多，數(shù)字資源方面的質(zhì)量管理研究相對(duì)薄弱。盛玉鳳將質(zhì)量管理PDCA方法應(yīng)用于數(shù)字檔案館，針對(duì)數(shù)字檔案館的質(zhì)量管理對(duì)象，分析其準(zhǔn)備工作，提出相應(yīng)的實(shí)施策略；梁孟華基于全面質(zhì)量管理研究檔案信息集成服務(wù)，提出“四力組織變革模型”及相應(yīng)的質(zhì)量管理策略。質(zhì)量管理起源于美國，伴隨著工業(yè)發(fā)展而興起，在上世紀(jì)80年代提出全面質(zhì)量管理理論并迅速應(yīng)用于實(shí)踐，質(zhì)量管理的基本內(nèi)涵包括確定質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)，并通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、控制、保證和改進(jìn)來使其實(shí)現(xiàn)的全部活動(dòng)。數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的質(zhì)量管理是一種以各環(huán)節(jié)檔案工作人員參與為基礎(chǔ)，其以用戶的需求和預(yù)期為驅(qū)動(dòng)，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套基于檔案生命周期的質(zhì)量保障體系,從而保證提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案資源。

(二)質(zhì)量管理在數(shù)字檔案資源建設(shè)中的應(yīng)用意義

隨著電子政務(wù)和智慧城市工程的推進(jìn)，檔案資源的數(shù)字化呈現(xiàn)迅猛之勢(shì)，國家層面提出了“存量數(shù)字化、增量電子化”的數(shù)字檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略，全力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用，建設(shè)便捷、易用的數(shù)字檔案資源成為各行各業(yè)的共識(shí)，其質(zhì)量問題得到大家的普遍重視。數(shù)字檔案資源建設(shè)的質(zhì)量管理問題主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是存量數(shù)字化的質(zhì)量管理，包括原有紙質(zhì)檔案質(zhì)量控制、數(shù)字化質(zhì)量控制、服務(wù)質(zhì)量控制等；二是增量電子化的質(zhì)量管理，包括電子文件完整性和真實(shí)性的質(zhì)量、檔案數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容的質(zhì)量、檔案系統(tǒng)及共享平臺(tái)的質(zhì)量等。數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的質(zhì)量管理起到了承前啟后的作用，既彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案、電子文件在前端控制、保存中的不足，又將其后期開發(fā)、利用效果最大程度外化，因此質(zhì)量管理在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的應(yīng)用意義十分重要。

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中存在的質(zhì)量管理問題

(一)過分強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案資源數(shù)量的積累，質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制不完善

現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案資源建設(shè)主管單位過于強(qiáng)調(diào)存量數(shù)字化的比率，忽視了對(duì)檔案資源建設(shè)質(zhì)量的把控，缺乏相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制?，F(xiàn)實(shí)中所有的數(shù)字化業(yè)務(wù)幾乎全部采用外包形式，而且數(shù)字化企業(yè)的匱乏導(dǎo)致檔案部門可挑選余地較少，建設(shè)質(zhì)量和效果不甚理想。根據(jù)對(duì)幾家檔案館的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，數(shù)字檔案中經(jīng)常出現(xiàn)無效頁或者無內(nèi)容頁等現(xiàn)象，這一方面由于外包人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān)，另一方面也反應(yīng)出檔案部門缺乏對(duì)建設(shè)過程的質(zhì)量監(jiān)管。同時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)不同地域、單位的檔案部門其建設(shè)質(zhì)量差異很大，說明了我國數(shù)字檔案資源質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制急需建設(shè)，以應(yīng)對(duì)此種情況的出現(xiàn)。

(二)數(shù)字檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)可操作性不強(qiáng)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范涵待落地

數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，我國陸續(xù)出臺(tái)了許多建設(shè)指南、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但這些文件在過于強(qiáng)調(diào)檔案資源建設(shè)的共性，忽視配套操作細(xì)則及手冊(cè)的撰寫，導(dǎo)致指南、標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際建設(shè)過程中的可操作性不強(qiáng)，進(jìn)而檔案業(yè)務(wù)人員各自為政，導(dǎo)致建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量無法整齊劃一，嚴(yán)重影響到數(shù)字檔案資源在開發(fā)利用服務(wù)中的信息共享，也就喪失了數(shù)字檔案資源建設(shè)的初衷。數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的質(zhì)量管理離不開一套系統(tǒng)、完整、可操作的質(zhì)量建設(shè)文件，其包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及相關(guān)細(xì)則及操作手冊(cè)，以便數(shù)字檔案資源的完整和統(tǒng)一，杜絕檔案業(yè)務(wù)人員的自由發(fā)揮，這樣才能保證在檔案信息服務(wù)中的效果。

(三)缺乏對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，質(zhì)控反饋機(jī)制滯后

我國數(shù)字檔案資源建設(shè)的外包模式存在諸多弊端，由于檔案部門業(yè)務(wù)人員相關(guān)知識(shí)的缺乏導(dǎo)致外包缺乏監(jiān)控，自然也無法形成“監(jiān)控——反饋”的良性循環(huán)機(jī)制，嚴(yán)重影響了數(shù)字檔案資源的建設(shè)質(zhì)量。由于數(shù)字檔案資源存量巨大，增量又呈幾何級(jí)上升，一旦建設(shè)過程中監(jiān)控不到位就會(huì)導(dǎo)致不可挽回的災(zāi)難，所以對(duì)其建設(shè)的質(zhì)量的全程監(jiān)控顯得尤為重要。然而我國檔案部門對(duì)外包項(xiàng)目往往監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置過少，間隔周期過長(zhǎng)，行政原因連帶質(zhì)控反饋機(jī)制無法迅速挽救建設(shè)過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題。這一問題拋開行政不可控因素來看，檔案部門在監(jiān)控和反饋上可以做得更加完善，通過增加監(jiān)控點(diǎn)、縮短周期、建立應(yīng)急預(yù)案等方式來加強(qiáng)質(zhì)量管理。

三、數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中的質(zhì)量管理優(yōu)化策略

(一)面向服務(wù)構(gòu)建用戶參與的質(zhì)量監(jiān)管模式

數(shù)字檔案資源建設(shè)的根本目的是面向用戶提供服務(wù)利用，因此在質(zhì)量監(jiān)管過程中要高度重視用戶參與的原則，使質(zhì)量管理直接面向服務(wù)和用戶，做到數(shù)字檔案資源建設(shè)的最佳效果。近年來，用戶參與的眾包模式在檔案信息服務(wù)中得到運(yùn)用，取得不錯(cuò)的效果；數(shù)字檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)繁重、復(fù)雜的工作，需要公眾的積極參與，緩解檔案部門人力、財(cái)力緊張的局面。用戶參與的質(zhì)量監(jiān)管模式本質(zhì)上是面向服務(wù)，同數(shù)字檔案資源建設(shè)的目標(biāo)一致，因此完全可以面向服務(wù)建立健全監(jiān)管機(jī)制，鼓勵(lì)公眾和用戶參與，全程、全面監(jiān)督數(shù)字檔案資源的建設(shè)質(zhì)量。

(二)出臺(tái)數(shù)字檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則及指導(dǎo)手冊(cè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)既要包括對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)本身的標(biāo)準(zhǔn)，也要包括對(duì)外包單位、業(yè)務(wù)人員、監(jiān)控人員等的資質(zhì)和詳細(xì)的質(zhì)量監(jiān)控細(xì)則及操作手冊(cè)，力爭(zhēng)做到質(zhì)量管理的細(xì)化。檔案部門陸續(xù)出臺(tái)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等一大批指南、標(biāo)準(zhǔn)和方案，但立足點(diǎn)過高導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)質(zhì)量不統(tǒng)一現(xiàn)象，同后續(xù)服務(wù)利用需求錯(cuò)位，使數(shù)字檔案資源只完成載體的遷移，沒有真正發(fā)揮其利用價(jià)值。所以，國家應(yīng)當(dāng)結(jié)合各省市實(shí)際情況，針對(duì)不同級(jí)別不同部門制定操作細(xì)則和手冊(cè)，并且保持資源建設(shè)的可擴(kuò)展性，為后續(xù)質(zhì)量升級(jí)留下足夠的空間。

(三)建立質(zhì)量管理的實(shí)時(shí)反饋機(jī)制

質(zhì)量管理應(yīng)當(dāng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，數(shù)字檔案資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)注重“監(jiān)控——反饋”模式的建立健全，形成業(yè)務(wù)人員和監(jiān)管人員之間的良性互動(dòng)，促進(jìn)質(zhì)量管理的動(dòng)態(tài)、可控，減少因反饋不及時(shí)造成的建設(shè)質(zhì)量不過關(guān)的情況出現(xiàn)。實(shí)時(shí)反饋機(jī)制應(yīng)當(dāng)包括對(duì)數(shù)字化流程反饋、人員素質(zhì)反饋、建設(shè)質(zhì)量反饋等幾方面，針對(duì)不同環(huán)節(jié)制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)檔案部門的主導(dǎo)和監(jiān)管作用，運(yùn)用全程管理思維，形成日?qǐng)?bào)、周報(bào)和建設(shè)質(zhì)量等實(shí)時(shí)反饋機(jī)制；同時(shí)，發(fā)揮數(shù)字化過程中的自查糾錯(cuò)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾和用戶的主動(dòng)性和積極性，增加用戶實(shí)時(shí)反饋機(jī)制，以制度化反饋形式來完善數(shù)字檔案資源的建設(shè)質(zhì)量。

本文為2017年河北省檔案局科技項(xiàng)目“新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案資源構(gòu)建機(jī)制研究”(項(xiàng)目編號(hào)：2017-R-12)的研究成果之一。

許云龍，男，河北大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)2015級(jí)碩士研究生。

作者簡(jiǎn)介：許云龍(1992—)，男，漢族，河北石家莊人，河北大學(xué)管理學(xué)院2015級(jí)檔案學(xué)碩士研究生，研究方向：檔案信息服務(wù)，071000