檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新思考

金 麗

(天津港國(guó)際物流發(fā)展有限公司 天津 300000)

檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新思考

金 麗

(天津港國(guó)際物流發(fā)展有限公司 天津 300000)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的背景下，原有傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式無(wú)法及時(shí)滿足檔案使用者和利用者的需求，尤其隨著信息化時(shí)代的大趨勢(shì)來(lái)臨，此類問(wèn)題迫在眉睫，本文以創(chuàng)新的重要性為切入點(diǎn)，主要分析了檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的幾點(diǎn)措施。

檔案管理；服務(wù)模式；創(chuàng)新

一、檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

眾所周知，檔案管理對(duì)企事業(yè)單位日常工作作用較大，為了跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新發(fā)展有了新的要求，眾多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理的工作人員逐漸重視檔案管理工作。但在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于技術(shù)手段和服務(wù)理念認(rèn)知上的落后，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式占主導(dǎo)地位，檔案管理人員的檔案管理水平較低，沒(méi)有及時(shí)的掌握新信息技術(shù)，導(dǎo)致服務(wù)模式停滯不前，服務(wù)手段單一，仍然采用落后過(guò)時(shí)的人工管理辦法，對(duì)檔案管理的貢獻(xiàn)度極少，檔案利用率較低。故此，檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新勢(shì)在必行，這就要求檔案管理工作的管理者和操作者要提高自身認(rèn)知和服務(wù)水平，豐富自身的服務(wù)方式和手段，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。

二、信息時(shí)代的到來(lái)為檔案管理服務(wù)模式提供了技術(shù)支持

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展，目前各行各業(yè)都與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，計(jì)算機(jī)介入，信息化大趨勢(shì)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，紙張?jiān)紦?jù)了很長(zhǎng)一段時(shí)間的信息保存載體，直到新的載體大量出現(xiàn)，檔案保存的方式和手段才開(kāi)始豐富起來(lái)，這才改變了完全手工操作，解放了勞動(dòng)力，大量繁復(fù)冗雜的程序逐步簡(jiǎn)略，復(fù)印、縮印、掃描等等方法讓檔案管理的操作人員得到了最大化的技術(shù)支持，同時(shí)紅外線遠(yuǎn)程監(jiān)控的出現(xiàn)也在一定程度上保證了檔案的安全性，此外檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入，使得檔案索引電子化、網(wǎng)格化，提高了檔案查閱的速度和準(zhǔn)旗度，檔案的利用率得到了提高。同時(shí)電子計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量遠(yuǎn)遠(yuǎn)便捷于實(shí)體化庫(kù)房，并不受實(shí)地面積的限制以及存儲(chǔ)環(huán)境的影響，充分將電子計(jì)算機(jī)的功能最大化發(fā)揮?？梢哉f(shuō)，信息化時(shí)代的到來(lái)，一方面給檔案管理帶來(lái)了積極的推動(dòng)作用，使得檔案管理服務(wù)變得更為高效便利，技術(shù)手段得到不斷豐富和補(bǔ)充，另一方面也在客觀上對(duì)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新提出了更高的要求。

三、檔案管理服務(wù)模式上的創(chuàng)新措施

(一)理念的創(chuàng)新

檔案管理服務(wù)要想要等到創(chuàng)新，首先就要在思想上、認(rèn)知上、理念上等到足夠的提升，所謂理念先行，所以這點(diǎn)上對(duì)檔案管理流程制定者和執(zhí)行者提出了對(duì)認(rèn)識(shí)上的創(chuàng)新要求，決策者應(yīng)重新把控和審視檔案管理的全流程，將對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知撥亂反正，樹(shù)立服務(wù)以利用使用者為服務(wù)對(duì)象的思想為核心，將以結(jié)果為導(dǎo)向的工作績(jī)效為體系中心。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理理念的建設(shè)工作，引導(dǎo)基層的執(zhí)行人員和操作人員拋棄陳舊落后的思想觀念，時(shí)刻樹(shù)立用于創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng)，對(duì)檔案管理工作作出合理化安排，對(duì)其的未來(lái)要做出科學(xué)有效的定位認(rèn)識(shí)。

(二)內(nèi)容的創(chuàng)新

檔案管理服務(wù)一直以來(lái)都是比較穩(wěn)定的工作性質(zhì)，但隨著新階段的到來(lái)，為了適應(yīng)新工作的開(kāi)展，檔案管理的工作內(nèi)容也應(yīng)同時(shí)得以增加，其工作內(nèi)容的版塊不斷增大和豐富。在過(guò)去大多數(shù)企事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅停留在材料收集階段，對(duì)現(xiàn)有的檔案材料的分析、整理、編撰等等后續(xù)工作做得不夠細(xì)致和新穎。此類工作都是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，只有在檔案管理服務(wù)流程上添磚加瓦，豐富其模塊功能，才能充分挖掘和發(fā)揮出檔案管理的重要作用，為后期檔案調(diào)檔，信息查詢提供有效服務(wù)，將檔案的價(jià)值最大化提升，產(chǎn)出相對(duì)合理的經(jīng)濟(jì)效益，反過(guò)來(lái)倒逼檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，扭轉(zhuǎn)檔案管理所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益不大的局面。

(三)制度的創(chuàng)新

首先要建立健全檔案管理制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，要嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求執(zhí)行，落實(shí)檔案管理制度細(xì)則。著力構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理工作的有效性，科學(xué)的配置人才和資源，形成高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的人才篩選制度，尤其需要檔案管理專業(yè)知識(shí)人才和能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才，同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)強(qiáng)度，形成長(zhǎng)期的培訓(xùn)體制。另外，建立人崗匹配制度，將責(zé)任落實(shí)到具體崗位。最后建立系統(tǒng)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，形成完整的獎(jiǎng)罰體系，化層次區(qū)分，形成競(jìng)爭(zhēng)有序的良好氛圍，達(dá)成單位與個(gè)人的合作雙贏。

(四)方式和手段創(chuàng)新

改變過(guò)去傳統(tǒng)服務(wù)方式，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，要摒棄過(guò)去看重管理而輕視服務(wù)的認(rèn)知，提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，一方面加強(qiáng)服務(wù)安全，將檔案保護(hù)和內(nèi)容保密工作做到實(shí)處，一方面改善服務(wù)態(tài)度，在服務(wù)他人的同時(shí)，能夠形成一種友好和諧有序的檔案服務(wù)關(guān)系。根據(jù)隨時(shí)在變化的現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)工作方式和手段進(jìn)行不斷的調(diào)整，依靠檔案管理工作積累下來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)改良，將傳統(tǒng)和改革有機(jī)結(jié)合。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，將過(guò)去檔案管理紙質(zhì)化的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理方式，提升檔案管理的整體工作質(zhì)量，構(gòu)建科學(xué)化檔案管理，逐漸向現(xiàn)代化檔案管理方向發(fā)展，手段的創(chuàng)新作為服務(wù)模式的重要載體，可以將服務(wù)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)的力量，改變檔案利用率低下的限制。

(五)時(shí)效性的創(chuàng)新

新的檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新重在前置服務(wù)，使得滯后性不再影響檔案管理的效率，因傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)是產(chǎn)生在使用者的需求之后，因此在產(chǎn)生需求以后，傳統(tǒng)的檔案管理缺乏非常迅速的反應(yīng)速度，而在開(kāi)始正常檔案審批流程后，客觀存在的信息傳遞時(shí)間也會(huì)影響使用者的需求。因此提前獲取使用者的需求是非常有利于檔案管理工作，故做好前置服務(wù)，開(kāi)通使用者部分權(quán)限十分有必要的，將檔案管理審批流程化繁為簡(jiǎn)，加快服務(wù)速度，滿足使用者的需求。

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