高校教學(xué)秘書工作中的認(rèn)知與體會

高校教學(xué)管理是高校管理的重要組成部分，而高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理的基層管理者、組織者和執(zhí)行者。高校教學(xué)管理能否正常有序地開展，教學(xué)秘書發(fā)揮著不可忽視的作用。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書上受教學(xué)主任和教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)系著各部門、教師及學(xué)生。教學(xué)秘書在其中起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用。筆者從自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對高校教學(xué)秘書的工作職能及素質(zhì)進(jìn)行認(rèn)識與思考，并對如何改進(jìn)高校教學(xué)秘書工作提出建議。

一、高校教學(xué)秘書工作概述

（一）高校教學(xué)秘書的內(nèi)涵

高校教學(xué)秘書工作一般由研究生以上學(xué)歷和一定教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的青年教師所擔(dān)任，協(xié)助進(jìn)行日常的教學(xué)管理工作，為提高和改革教學(xué)工作進(jìn)行有關(guān)的調(diào)查研究等。

（二）教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

教學(xué)秘書的工作既要為教師的教學(xué)活動提供服務(wù)，也要為每個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的課程學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動進(jìn)行組織和管理工作。從中可以看出，教學(xué)秘書的主要工作內(nèi)容包括：上傳下達(dá)，協(xié)助教學(xué)主任完成教學(xué)管理任務(wù)，根據(jù)教學(xué)計劃管理日常的教學(xué)活動，組織教師和學(xué)生完成各項(xiàng)工作，保障教學(xué)活動的順利進(jìn)行。

（三）教學(xué)秘書工作的性質(zhì)

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理中不可或缺的重要人物，其工作性質(zhì)主要體在：

1.輔助性。輔助性是高校教學(xué)秘書基本屬性。教學(xué)秘書是主管教學(xué)主任的直接助手，按照學(xué)校教務(wù)處的要求和工作職責(zé)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。因此從教學(xué)秘書的職位和與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系來說，其基本屬性就是輔助性。

2.從屬性。高校工作的中心是教學(xué)和科研，教學(xué)秘書的全部工作都是圍繞教學(xué)工作開展的，例如：在確保教學(xué)工作的正常運(yùn)行和促進(jìn)教學(xué)秩序的穩(wěn)定等方面的具體工作就是圍繞教學(xué)工作開展的。因此，高校教學(xué)秘書的工作成效不是顯而易見的，具有隱蔽性。

3.服務(wù)性。全心全意為教師的教授與學(xué)生的學(xué)習(xí)過程提供服務(wù)，也可以說是教學(xué)秘書的每一項(xiàng)具體工作的服務(wù)準(zhǔn)則。教學(xué)秘書為學(xué)院和師生之間溝通建立橋梁，在協(xié)調(diào)部門關(guān)系中起到重要作用，這都決定了教學(xué)秘書工作的服務(wù)性。

二、高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成成員，肩負(fù)著管理與育人的雙重責(zé)任。一方面高校教學(xué)秘書要承擔(dān)起高校教學(xué)管理的日常事務(wù)及處理各種人際關(guān)系；另一方面，作為高校教育隊(duì)伍的成員，也要起到為人師表的表率作用。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)，總結(jié)出作為一名優(yōu)秀的高校教學(xué)秘書應(yīng)該具備以下素質(zhì)。

（一）思想素質(zhì)

1.奉獻(xiàn)精神。作為高校教學(xué)秘書，必須要有甘于默默奉獻(xiàn)的精神。教學(xué)秘書的工作繁雜瑣碎、工作量大、范圍廣，有時任務(wù)緊，需要加班加點(diǎn)犧牲休息時間完成工作，甚至回到家中也要處理一些工作之事，只有對本職工作做到真正地?zé)釔鬯?，做到“干一行，愛一行”?/p>

2.服務(wù)意識。高校教學(xué)秘書的工作是圍繞著教學(xué)開展，是教學(xué)任務(wù)管理的傳遞者和執(zhí)行者。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是教師和學(xué)生，所以教學(xué)秘書必須時刻樹立“全心全意為師生服務(wù)”的意識，擔(dān)負(fù)起服務(wù)育人的重任。工作中要做到想師生之所想，急師生之所急，需要用熱情、真誠和耐心對待教學(xué)管理工作。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.扎實(shí)的知識。高校教學(xué)秘書面對的是教師學(xué)生和教學(xué)管理人員，他們通常具有較高的專業(yè)知識水平，這就要求高校教學(xué)秘書應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識、較高的管理知識及一定的文秘知識和教育理論知識。隨著高校教學(xué)管理體制改革的逐步深化，僅憑掌握積累的經(jīng)驗(yàn)來工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。教學(xué)秘書要適應(yīng)社會的變化和時代的發(fā)展，通過自身的努力，不斷學(xué)習(xí)新知識，更新自己的思維方式和工作方法。在工作之余利用多種途徑學(xué)習(xí)新知識，發(fā)揚(yáng)“活到老，學(xué)到老”的終身學(xué)習(xí)精神，不斷地為自己“充電”，注入新知識，不斷完善自我，才能適應(yīng)新時代教學(xué)管理的發(fā)展。

2.有效的溝通能力。有效的溝通是現(xiàn)代管理的命脈，它能給工作帶來事半功倍的效果。這就要求教學(xué)秘書不僅具有很好的溝通表達(dá)能力，而且要求教學(xué)秘書利用好現(xiàn)代高科技溝通設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理溝通現(xiàn)代化。例如教學(xué)秘書在傳達(dá)通知或者文件時，可以利用電話、微信、OA系統(tǒng)、電子郵件、QQ等現(xiàn)代通訊方式，實(shí)現(xiàn)有效溝通。

3.統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)計劃性強(qiáng)、內(nèi)容豐富、繁雜瑣碎的綜合性服務(wù)工作。教學(xué)秘書要處理好日常各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，保障教學(xué)工作的順利完成，這就需要教學(xué)秘書在工作中，懂得區(qū)分輕重緩急，統(tǒng)籌規(guī)劃教學(xué)工作。

4.勇于創(chuàng)新的能力。工作創(chuàng)新能力是指在工作崗位上，產(chǎn)生新的思路、方法及措施，產(chǎn)生新的工作效果、效益的工作能力。創(chuàng)新是時代的要求，教學(xué)秘書要在不斷的學(xué)習(xí)中與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。在實(shí)踐和探索中敢于創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新，逐步產(chǎn)生新的工作感悟，產(chǎn)生進(jìn)步正確的工作能力。工作創(chuàng)新能力，會使我們的教學(xué)工作做得更加有特色。

（三）身心素質(zhì)

身心素質(zhì)是指身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，良好的身心素質(zhì)是做好高校教學(xué)秘書的基本條件。

1.身體素質(zhì)。俗話說“身體是革命的本錢”，這說明工作的前提是要有健康的體魄。只有有了強(qiáng)健的體魄才能勝任本職工作，才能更好地服務(wù)于工作。

2.心理素質(zhì)。教學(xué)秘書的地位特殊、角色重要、工作復(fù)雜、任務(wù)繁重，對其心理素質(zhì)提出了更高的要求。教學(xué)秘書的工作即使做的很好，但未必得到認(rèn)可；反之，一旦工作出現(xiàn)差錯，就會造成教學(xué)事故，影響正常的教學(xué)活動開展。這些都要求教學(xué)秘書要有很好的心理素質(zhì)，對工作做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，不怕苦不怕累。以積極的心態(tài)、開闊的胸襟、樂觀向上的精神面對工作中遇到的問題，遇事保持平和的心態(tài)。用五顆“心”——責(zé)任心、愛心、細(xì)心、耐心、恒心來把教學(xué)秘書工作做好。

三、提升高校教學(xué)秘書工作水平的對策

我們從以下幾個方面探索提出提升教學(xué)秘書工作水平的對策，以便更好地發(fā)揮教學(xué)秘書的積極性。

1.注重提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升專業(yè)水平。高校教學(xué)秘書要一定的教學(xué)管理知識、所在院系的專業(yè)知識、現(xiàn)代化辦公技術(shù)等。不斷充實(shí)提升自身專業(yè)水平，系統(tǒng)學(xué)習(xí)教學(xué)秘書理論知識并與實(shí)踐相結(jié)合，領(lǐng)會教學(xué)秘書的基本職責(zé)。注重組織協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)與提高，善于安排工作，從實(shí)際出發(fā)，不斷發(fā)現(xiàn)、總結(jié)，找到正確快速高效的方法解決問題，保證教學(xué)管理工作又好又快地完成，提升工作效率。

2.樹立正確的思想意識。合理的職業(yè)期望服務(wù)是教學(xué)秘書的工作宗旨，它包括教學(xué)過程中的服務(wù)工作和師生之間的服務(wù)工作。這就要求教學(xué)秘書不僅要提高自身學(xué)歷、改善知識結(jié)構(gòu)，也要在思想上樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識，了解教學(xué)秘書工作的管理現(xiàn)狀和重要作用，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，確立合理的職業(yè)期望，做出正確的職業(yè)規(guī)劃。要引導(dǎo)他們認(rèn)識到教學(xué)秘書工作是培養(yǎng)鍛煉自身綜合素質(zhì)的重要平臺，為自身下一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)，更好地在教學(xué)秘書崗位上發(fā)揮重要作用。

3.各級領(lǐng)導(dǎo)重視教學(xué)秘書工作，充分調(diào)動秘書工作積極性。教學(xué)秘書是教學(xué)管理的在基層工作崗位的組織者、執(zhí)行者，在教學(xué)全過程的各個方面重要策劃者、教學(xué)效果的有力監(jiān)控者。這就要求各高校給教學(xué)秘書提供各種學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會。通過有計劃地組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強(qiáng)高教教學(xué)秘書與外界的交流，開闊視野、啟發(fā)思維，提高高校教學(xué)秘書綜合素質(zhì)，提升工作積極性。

4.加強(qiáng)考核管理，引入評優(yōu)激勵制度將教學(xué)秘書的思想政治素質(zhì)、工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率及對本職工作研究的創(chuàng)新等納入考核范圍。對教學(xué)秘書職稱評定要與教師一視同仁，堅(jiān)持公開原則，公平競爭，擇優(yōu)選拔任用教學(xué)秘書并建立合理的進(jìn)出機(jī)制。通過激勵政策充分保障分配制度的合理運(yùn)行和教學(xué)管理工作有序進(jìn)行，在客觀條件上為培養(yǎng)教學(xué)秘書的競爭意識和進(jìn)取精神提供保證，確保教學(xué)管理質(zhì)量促進(jìn)其更好的發(fā)揮教學(xué)秘書的服務(wù)職能、協(xié)調(diào)職能、監(jiān)督職能、管理職能。

綜上所述，高校教學(xué)秘書的工作是具體的、繁雜的，是教學(xué)管理工作的有力支撐點(diǎn)和著眼點(diǎn)。正確認(rèn)識高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容、地位和作用以及應(yīng)具備的專業(yè)素質(zhì)等，認(rèn)真研究高校教學(xué)秘書工作存在的問題，提升教學(xué)秘書工作水平，有著極大的實(shí)際用途和意義，也值得我們作進(jìn)一步的探討。

作者簡介：宋媛，經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，天津財經(jīng)大學(xué)教務(wù)處，研究實(shí)習(xí)員。