機(jī)關(guān)OA辦公自動(dòng)化與公文處理工作

□沙貫峰

(中共徐州市委辦公室秘書處 江蘇 徐州 221018)

機(jī)關(guān)OA辦公自動(dòng)化與公文處理工作

□沙貫峰

(中共徐州市委辦公室秘書處 江蘇 徐州 221018)

公文處理工作是政府機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)單位日常工作管理中的重要組成部分。公文處理工作是機(jī)關(guān)執(zhí)行職權(quán)開(kāi)展工作的重要手段之一，它關(guān)系到機(jī)關(guān)的每個(gè)方面，并且機(jī)關(guān)的各個(gè)部門都要參加到公文處理工作中。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于日常辦公已經(jīng)采用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，公文處理工作也通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行處理，使得公文處理工作更加的快捷高效。

機(jī)關(guān)辦公；OA辦公自動(dòng)化；公文處理

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在實(shí)際公文處理工作中的作用

1.1 公文處理工作更加便捷高效

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行可以促使上級(jí)單位和直接單位等的公文處理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)流轉(zhuǎn)。辦公自動(dòng)化中的公文處理主要是以傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公條件環(huán)境為急促，在此上設(shè)置的流程格式，者非常的簡(jiǎn)單明了，同時(shí)操作十分的簡(jiǎn)單，公文流轉(zhuǎn)也十分的方便。[2]只需要各個(gè)單位的文書人員通過(guò)收發(fā)文管理就可以完成公文的一系列流程，減少了工作量。

1.2 公文處理的權(quán)責(zé)更加明確

公文處理是一個(gè)非常重要的的環(huán)節(jié)，因?yàn)楣闹邪撕芏嘀兴幍男畔ⅰＲ虼?，?duì)于公文的處理必須做到嚴(yán)謹(jǐn)全面。[1]利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理公文非常的全面性。不同權(quán)限的用戶有著各自不同的功能，例如在部門負(fù)責(zé)人審核中就包含了退回、流轉(zhuǎn)等功能，非常符合其職位的需要。

1.3 辦公室的格式和標(biāo)準(zhǔn)更加規(guī)范統(tǒng)一

公文具有一個(gè)特點(diǎn)，它需要特定的格式。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于公文的紙型號(hào)、尺寸等等都會(huì)做成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)性模板，只需要文書人員選擇合適的型號(hào)，就會(huì)自動(dòng)生成。文書人員只需要根據(jù)我國(guó)機(jī)關(guān)公文格式的要求做出一些調(diào)整，蓋上電子印章，這就成為一份正式的公文。這使公文的形成過(guò)程簡(jiǎn)便，制作出高質(zhì)量的公文。

2 辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)措施

2.1 影響計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的原因

（1）網(wǎng)絡(luò)漏洞

從目前的情況來(lái)看，很多操作系統(tǒng)都存在或多或少的網(wǎng)絡(luò)漏洞，一些黑客利用這些網(wǎng)絡(luò)漏洞侵入計(jì)算機(jī)，造成系統(tǒng)中毒。

（2）缺少相關(guān)硬件設(shè)備

卻少相關(guān)硬件設(shè)備導(dǎo)致不能夠?qū)τ诰W(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的性能做出評(píng)估，不能夠保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

（3）計(jì)算機(jī)病毒

計(jì)算機(jī)病毒是導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓的主要原因，它可以導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)功能不能使用。

2.2 維護(hù)計(jì)算機(jī)安全運(yùn)行的防護(hù)措施

（1）建立身份識(shí)別

為了能夠保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常使用，首先應(yīng)該建立起對(duì)于辦公自動(dòng)化用戶的身份是被和相關(guān)的訪問(wèn)控制。

（2）為合法用戶設(shè)置通行字

身份識(shí)別技術(shù)主要是為了識(shí)別通信用戶的身份，最為常用的方法就是給每個(gè)合法用戶一個(gè)通行字，這能夠直接的識(shí)別個(gè)人的身份。當(dāng)合法用戶在訪問(wèn)系統(tǒng)時(shí)，必須要用通行字來(lái)驗(yàn)證，驗(yàn)證通過(guò)才能進(jìn)行訪問(wèn)使用。

（3）將數(shù)字信息文件設(shè)置為一度狀態(tài)

為了能夠保證熟悉信息的真實(shí)性，應(yīng)該將數(shù)字信息文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，這種情況下，用戶只能查看信息文件，不能更改信息文件的內(nèi)容。

（4）手機(jī)移動(dòng)端使用OA系統(tǒng)

手機(jī)移動(dòng)端就是PC端的補(bǔ)充，能夠自動(dòng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接，使用起來(lái)非常的方便，主要功能是為了進(jìn)行異地審批。但是也存在許多的的不安全因素，對(duì)此，審批人在使用手機(jī)移動(dòng)端OA系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該安裝相關(guān)的殺毒軟件，同時(shí)應(yīng)該注重對(duì)于自身手機(jī)的保密設(shè)置相應(yīng)的密碼，以防手機(jī)丟失泄露文件秘密。

3 辦公自動(dòng)化公文處理工作對(duì)于文書人員的要求

3.1 文書人員要嚴(yán)守秘密

文書是文件傳遞的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，文書人員的素質(zhì)將直接影響到整個(gè)文件流轉(zhuǎn)工作的效率。因此，對(duì)于文書人員的準(zhǔn)也素養(yǎng)要求的很高的。

3.2 信息素養(yǎng)

文書人員不僅要有工作熱情，還應(yīng)該具備一定的信息素養(yǎng)。特別是現(xiàn)在機(jī)關(guān)都采用的自動(dòng)化辦公設(shè)備，因此目前文書人員必須具備相應(yīng)的信息素養(yǎng)，這樣才能夠靈活的利用自動(dòng)化系統(tǒng)處理工作。

結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)的一種新型辦公方式，它具有快捷靈活性，受到很多機(jī)關(guān)的喜歡。辦公自動(dòng)化將公文處理工作變得更加的簡(jiǎn)便快捷，作為文書人員應(yīng)該學(xué)會(huì)準(zhǔn)確的利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理公文，要學(xué)會(huì)做到人機(jī)合理，才能夠充分的發(fā)揮出最大的作用。

[1]呂琳.電子政務(wù)視角下黨政機(jī)關(guān)公文處理的研究[D].吉林大學(xué),2016.

1004-7026（2017）12-0108-01

C931.46

A

DOI：10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.12.087