新時期做好機關(guān)檔案工作的幾點思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江蘇 南通 356006)

新時期做好機關(guān)檔案工作的幾點思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江蘇 南通 356006)

檔案工作是機關(guān)日常工作的重要組成部分，檔案工作的成效關(guān)乎到機關(guān)單位的工作效率和服務(wù)能力。然而，由于各種因素的影響，我國機關(guān)檔案工作存在一些顯著的問題，在一定程度上影響了機關(guān)的服務(wù)職能。鑒于此，本文對新時期機關(guān)檔案工作進(jìn)行了探討，以期有所借鑒價值。

機關(guān)；檔案工作；網(wǎng)絡(luò)

1 機關(guān)檔案工作的重要性

機關(guān)檔案是我國政府機關(guān)在履行管理和服務(wù)社會職能的過程中，形成的各種有價值的圖片、文字和視頻等行政事務(wù)資料。機關(guān)檔案工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：首先，機關(guān)檔案的很多資料涉及到國家軍事、經(jīng)濟和政治領(lǐng)域的安全，屬于國家機密，一旦被泄露出去，將給國家安全和人民生活帶來巨大的威脅，因此機關(guān)檔案管理的重要性不言而喻。其次，機關(guān)檔案是國家機關(guān)長期留下的寶貴材料，對提高機關(guān)服務(wù)效能、優(yōu)化機關(guān)人力資源等方面作用顯著，離開了檔案工作，機關(guān)的服務(wù)社會職能將大打折扣。最后，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，機關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理成為必然的趨勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件被電子文件多代替，不僅給機關(guān)檔案的存儲、搜索提供了極大的便利。而且也大大降低了檔案管理成本。

2 新時期機關(guān)檔案管理的完善措施

2.1 加強宣傳、增強檔案意識

思想決定行為，只有從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能切實提高機關(guān)檔案管理的成效。一直以來，我國機關(guān)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作沒有什么價值，對機關(guān)工作效能也沒有什么影響，反而檔案管理人員還會占單位用人編制，在這種思想的作祟下，機關(guān)檔案工作形式化問題日益突出，檔案管理工作處于無序狀態(tài)。這就需要加大宣傳教育力度，讓機關(guān)所有領(lǐng)導(dǎo)和員工都正確認(rèn)識到檔案工作的重要性，將檔案工作納入到重要日常管理工作中來，強化檔案管理的制度化和規(guī)范化，為檔案工作提供必要的資金和人力支持，保障檔案工作的順利進(jìn)行。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)的普及和發(fā)展為機關(guān)檔案管理提供了絕佳的平臺。目前，幾乎所有的機關(guān)單位都利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來處理檔案文件，機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的講話、政策文件以及開展的一系列活動資料都被存儲成電子文件。然而，由于思想上的不重視，部分機關(guān)單位依然沿襲傳統(tǒng)的檔案處理方法，紙質(zhì)資料依然占檔案資料的很大一部分比例，由于保管不善，很多檔案資料被磨損或者丟失了，失去了應(yīng)有的價值。為此，機關(guān)檔案管理要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，加強檔案工作的數(shù)字化建設(shè)。一方面，利用掃描技術(shù)等，將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，分別以文本文件、圖像文件和音頻文件等形式進(jìn)行存儲，實現(xiàn)檔案資源的海量存儲。二是建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數(shù)據(jù)庫，機關(guān)各職能部門的材料要及時錄入到數(shù)據(jù)庫平臺中，實現(xiàn)信息的海量存儲、長期積累和有效更新，便于日后對檔案的檢索和應(yīng)用。最后，加強機關(guān)檔案的安全管理。機關(guān)檔案涉及國家機密，檔案管理部門要制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度，非檔案管理人員嚴(yán)禁接觸檔案部門的計算機；對存儲檔案資料的計算機設(shè)置殺毒軟件和密鑰，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入；對檔案管理人員設(shè)置不同的權(quán)限，只有憑密碼才可以登錄數(shù)據(jù)庫平臺。通過以上措施，營造安全的檔案數(shù)字化管理的外部環(huán)境。

2.3 打造機關(guān)檔案管理專業(yè)隊伍

高素質(zhì)的檔案管理隊伍是提高機關(guān)檔案管理成效的保障。目前，我國機關(guān)的檔案管理人員大多是從其他部門抽調(diào)來的，或者由臨退休職工擔(dān)任，這些檔案從業(yè)人員工作責(zé)任心強，工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。但大多不具有檔案專業(yè)背景，缺乏檔案管理經(jīng)驗。尤其不適用網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理數(shù)字化管理的需要，這就要求機關(guān)單位提高人才意識，加強人才建設(shè)，打造一直高素質(zhì)、高水平的機關(guān)檔案管理專業(yè)隊伍。首先，把好人才招聘關(guān)，機關(guān)要拓展招聘渠道，招聘具有檔案專業(yè)背景和從業(yè)經(jīng)驗的人才，實現(xiàn)檔案工作的職業(yè)化管理。其次，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。機關(guān)要為檔案管理人員提供培訓(xùn)機會，通過培訓(xùn)來更新檔案從業(yè)人員的學(xué)習(xí)理念和學(xué)習(xí)方法，加強互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識的培訓(xùn)以及愛崗敬業(yè)的道德品質(zhì)，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。

結(jié)束語

在信息化時代，機關(guān)檔案工作的重要性日益凸顯。機關(guān)檔案管理人員要樹立現(xiàn)代檔案管理意識，積極探索檔案管理的新方法和新手段，促進(jìn)機關(guān)檔案管理工作的順利開展。

[1]蔣健民.強化檔案管理與提高專業(yè)素質(zhì)[J].浙江大學(xué)學(xué)報,2009(01).

[2]唐明利.淺議網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2006(23).

[3]陳忠義.淺談檔案管理現(xiàn)代化的實施[J].企業(yè)導(dǎo)報, 2009（1）.

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10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.08.076