加油站管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

近些年，由于國際形勢(shì)的復(fù)雜嚴(yán)峻，國際石油的價(jià)格也是波動(dòng)不斷，對(duì)加油站的油品價(jià)格也產(chǎn)生了一定的影響。除此之外，我國傳統(tǒng)的加油站管理模式效率十分低下，不能滿足企業(yè)的需要。基于此，本文通過分析我國加油站管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀和缺點(diǎn)，淺析加油站管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】加油站 管理信息系統(tǒng) 系統(tǒng)建設(shè)

隨著科技的進(jìn)步的發(fā)展，對(duì)石油的需求也越來越大，但是由于石油是不可再生資源，石油的儲(chǔ)蓄量越來越少，世界各國為了爭(zhēng)奪石油資源也是絞盡腦汁。不難想到，如何合理的分配利用石油資源是現(xiàn)今亟待解決的問題。目前，我國汽車工業(yè)發(fā)展迅速，人均汽車擁有率持續(xù)上漲，柴油和汽油的消耗量也與日俱增，加大了加油站的工作量和工作壓力，傳統(tǒng)的加油站管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的變化，面對(duì)如此復(fù)雜的形勢(shì)，加油站應(yīng)如何變革才能夠管好人、財(cái)、物，這就是需要探討的主要問題。

1 我國加油站管理工作的現(xiàn)狀

1.1 加油站建設(shè)過密，布局規(guī)劃不合理

近幾年，汽車工業(yè)發(fā)展迅速，汽車使用率大幅增加，國家為了解決城市發(fā)展和道路交通擁擠問題，加快了道路建設(shè)，雖然道路問題得到了一定的改善，但是產(chǎn)生了加油站布局過密不合理的問題，往往一個(gè)路口有多個(gè)加油站，加油站的建設(shè)應(yīng)結(jié)合道路的環(huán)境、車流量進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。

1.2 管理制度存在漏洞，加油站非法競(jìng)爭(zhēng)

目前，我國對(duì)于石油行業(yè)制定的法律法規(guī)存在一定的漏洞，某些加油站正是看到了這一點(diǎn)鉆了法律的空子非法經(jīng)營(yíng)，為了謀取更高的利潤(rùn)以次充好，這些現(xiàn)象屢見不鮮。加油站的這些行為不僅直接侵害了消費(fèi)者的利益，更是擾亂了石油市場(chǎng)的正常秩序，國家的利益也蒙受了損失。由于政府部門的監(jiān)管失利，對(duì)非法競(jìng)爭(zhēng)處理力度不夠，導(dǎo)致了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)混亂不堪的局面。

1.3 成品油市場(chǎng)占有率低

雖然國家政策支持，我國石油石化公司也采取了一系列措施進(jìn)行加油站的擴(kuò)建，但是我國石油石化公司的加油站占國內(nèi)加油站總數(shù)的比例仍然不高，同時(shí)，無論是成品油的銷量還是市場(chǎng)占有率都很低。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，國外石油公司成品油占比我國總成品油達(dá)到18%，而液化石油氣的比重已經(jīng)高達(dá)到50%。我國單站每年平均銷量和發(fā)達(dá)國家相比仍然存在很大的差距，相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，國外單站每年平均銷量，如英、法、日、韓等國是我國的3.75倍。

1.4 營(yíng)銷和服務(wù)形式匱乏、單一

目前，我國對(duì)于加油站的營(yíng)銷及服務(wù)存在很多不足。首先從營(yíng)銷方面來說，加油站普遍采用價(jià)格戰(zhàn)、買贈(zèng)促銷或是滿減促銷的方式進(jìn)行營(yíng)銷，這些傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的營(yíng)銷策略忽視了顧客由于不同層次的差異化需求，同時(shí)也忽略了對(duì)動(dòng)態(tài)市場(chǎng)的觀察和預(yù)測(cè)分析。事實(shí)證明，單一死板的營(yíng)銷模式得不到顧客的青睞。其次從服務(wù)方面來說，加油站只重視銷售和加油，其它方面并不關(guān)注。少數(shù)的加油站增加了小商店的服務(wù)性質(zhì)，但是并不能實(shí)現(xiàn)服務(wù)的一體化和多元化。為了提升顧客滿意度，我國加油站必須要重視營(yíng)銷和服務(wù)方式的創(chuàng)新。

1.5 加油站管理水平效率低下

目前，我國對(duì)加油站的管理存在很多不足，加油站的管理制度擬定的不夠完善，同時(shí)缺乏統(tǒng)一、全面的管理模式。根據(jù)實(shí)地考察，我國眾多的加油站都是依靠站長(zhǎng)的個(gè)人管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，沒有形成一定的體系。這種隨機(jī)的管理模式極易受管理者的主觀影響，從而會(huì)引發(fā)各種問題。單從進(jìn)銷存管理來說，管理者根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)而非實(shí)際的銷售情況進(jìn)行采購和入庫，就會(huì)導(dǎo)致庫存過多或是不足的情況；從客戶開發(fā)和顧客管理等方面也完全會(huì)依照管理者的個(gè)人喜好做選擇，不利于顧客關(guān)系管理；從加油站員工工作管理來說，也會(huì)因?yàn)楣芾碚叩闹饔^判斷受到影響；從績(jī)效考核管理方面來說，由于管理制度的不規(guī)范，很有可能造成實(shí)際酬勞與發(fā)放酬勞不匹配的情況。這些都不利于加油站的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和管理。

1.6 忽視非油品業(yè)務(wù)營(yíng)銷

目前，我國石油公司的業(yè)務(wù)重心在銷售油品方面，非油品業(yè)務(wù)的營(yíng)銷不受石油公司的重視。究其原因，主要是2個(gè)因素導(dǎo)致：

（1）消費(fèi)者的整體購買能力低，受到消費(fèi)水平的影響導(dǎo)致了非油品業(yè)務(wù)的形勢(shì)低迷；

（2）加油站業(yè)務(wù)單一，服務(wù)匱乏，加油站忽視了其它的服務(wù)點(diǎn)，如小商店、休息室等。綜合這2點(diǎn)因素，我國對(duì)于非油品業(yè)務(wù)的建設(shè)和發(fā)展之路仍然充滿荊棘。

2 我國加油站管理信息系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)加油站管理信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的綜合性管理。對(duì)于員工來說可以提升員工的工作效率、簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，同時(shí)也可以對(duì)管理層提供精準(zhǔn)的營(yíng)銷數(shù)據(jù)；對(duì)于資金管理來說，可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金流的管理；對(duì)于加油站物品管理來說可以對(duì)進(jìn)銷存及價(jià)格等方面進(jìn)行精細(xì)化管理。

2.1 加油站管理信息系統(tǒng)常見問題

2.1.1 運(yùn)維考核工具不全面

由于加油站管理信息系統(tǒng)運(yùn)維考核工具不全面，導(dǎo)致了相關(guān)工作人員不了解管理信息系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)的實(shí)際狀況，同時(shí)也無法了解加油站工作人員的工作情況和工作狀態(tài)。由于管理信息系統(tǒng)運(yùn)維考核工具的漏洞，只能夠憑借表面情況和感覺給運(yùn)維部門和運(yùn)維工作人員打分，失去了運(yùn)維考核的意義。

2.1.2 欠缺運(yùn)維知識(shí)庫

加油站管理信息系統(tǒng)缺乏相關(guān)的運(yùn)維知識(shí)庫，同時(shí)也沒有對(duì)管理信息系統(tǒng)以往的運(yùn)維管理進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的匯總和分享，導(dǎo)致每次出現(xiàn)問題時(shí)需要重新思考解決方案，并且特定的問題只有少數(shù)老員工了解，一旦該員工離職，會(huì)對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)維工作產(chǎn)生一定的影響。

2.1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理流程

加油站管理信息系統(tǒng)的事件請(qǐng)求沒有形成閉環(huán)的管理狀態(tài)。記錄事件的過程分散且隨意，沒有建立明確的應(yīng)急方案處理流程，導(dǎo)致了在發(fā)生緊急事件時(shí)無法快速做出響應(yīng)，無法找到合適有效的解決方案降低損失。由于管理信息系統(tǒng)沒有嚴(yán)格的操作規(guī)范和懲罰制度，導(dǎo)致在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的過程中會(huì)產(chǎn)生許多問題。

2.2 建設(shè)加油站管理信息系統(tǒng)需思考的問題

2.2.1 價(jià)格調(diào)整策略

國際形勢(shì)的不穩(wěn)定導(dǎo)致了油品市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)，然而，傳統(tǒng)的調(diào)價(jià)方式早已無法滿足行業(yè)的需求，因此，我國石油集團(tuán)通過對(duì)石油市場(chǎng)進(jìn)行市場(chǎng)分析，任命相關(guān)人員專職負(fù)責(zé)油價(jià)調(diào)整，這些員工根據(jù)市場(chǎng)的狀況進(jìn)行預(yù)測(cè)分析，從而調(diào)整加油站的油品價(jià)格。與此同時(shí)，加油站管理信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該注重對(duì)數(shù)據(jù)的保存、調(diào)取、分析，以及對(duì)數(shù)據(jù)的保護(hù)，即便加油站服務(wù)器發(fā)生宕機(jī)也可以使數(shù)據(jù)保存完整，便于后期整理分析。除此之外，加油站管理信息系統(tǒng)還需要設(shè)立實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，一是保證數(shù)據(jù)安全有效，二是便于及時(shí)查看經(jīng)營(yíng)狀況和庫存狀態(tài)，從而合理有效的管理油品。

2.2.2 簡(jiǎn)化管理系統(tǒng)的操作流程

首先，加油站管理信息系統(tǒng)的用戶界面必須做到布局合理美觀，讓使用者賞心悅目。其次，由于加油站的工作人員普遍計(jì)算機(jī)操作能力不高，因此在技術(shù)人員設(shè)計(jì)加油站管理信息系統(tǒng)時(shí)需要簡(jiǎn)化管理系統(tǒng)的操作流程，讓工作人員更加簡(jiǎn)單、快捷的使用。與此同時(shí)，管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初需要考慮到操作是否方便，比如設(shè)計(jì)成下拉菜單的方式就比手敲鍵盤進(jìn)行搜索的方式更好，這種做法不僅操作簡(jiǎn)便，同時(shí)還節(jié)約了時(shí)間。對(duì)于必須需要手動(dòng)輸入進(jìn)行搜索的操作，由于容易出現(xiàn)人為失誤，必須還要設(shè)計(jì)相關(guān)的檢查糾錯(cuò)功能，以免由于人為操作失誤造成加油站經(jīng)營(yíng)損失。檢查糾錯(cuò)功能的設(shè)計(jì)旨在一旦系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了誤操作，可以及時(shí)做出警報(bào)或者提示，幫助用戶進(jìn)行檢查，以免造成更嚴(yán)重的后果。

2.2.3 財(cái)務(wù)賬簿的完善

不同地區(qū)不同位置的加油站，面對(duì)的顧客群體有很大的不同，同時(shí)，再加上管理者思考方式和管理能力的不同，導(dǎo)致了不同的加油站對(duì)于工作的重心、日常工作的處理方式和處理策略均有所不同，因此導(dǎo)致了賬冊(cè)擬定的困難程度。有些加油站的客戶群體主要是銀行、醫(yī)院和政府部門，零散加油的顧客很少，導(dǎo)致了用戶群體單一；有些加油站面對(duì)的用戶群體較廣，不僅有零散加油，還有定點(diǎn)顧客加油。除此之外，不同的加油站采用的付款方式也有所不同，加油站管理信息系統(tǒng)必須根據(jù)加油站的實(shí)際情況科學(xué)的擬定加油站賬表冊(cè)，盡量做到適合不同種類客戶群體的統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理，方面各個(gè)地區(qū)的加油站使用。

2.3 加油站管理信息系統(tǒng)優(yōu)化方法

加油站管理信息系統(tǒng)的流程優(yōu)化首先需要對(duì)業(yè)務(wù)操作的整體流程、涉及的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行完整的梳理，可以通過液位儀、加油機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)集采和數(shù)據(jù)自動(dòng)傳遞，自動(dòng)生成數(shù)據(jù)報(bào)表。數(shù)據(jù)采集、分析功能可以大大提高工作效率，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。同時(shí)還需要對(duì)加油站員工工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)節(jié)整合，為顧客提供周到、全面的服務(wù)。

2.3.1 加油卡積分管理

建設(shè)加油站管理信息系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)客戶加油卡積分消費(fèi)的功能。一方面可以通過顧客的加油卡積分消費(fèi)狀況，分析顧客的消費(fèi)習(xí)慣、消費(fèi)頻率和消費(fèi)傾向等，便于后期開展差異化的積分促銷活動(dòng)，維護(hù)老客戶。另一方面也可以通過加油卡將油品和非油品進(jìn)行有效的連結(jié)，促進(jìn)共同銷售，全面開展業(yè)務(wù)。

2.3.2 加油站商品賬目職權(quán)上移

傳統(tǒng)工作模式的加油站工作人員不僅需要負(fù)責(zé)加油站商品的明細(xì)賬目，還需要負(fù)責(zé)計(jì)量保管臺(tái)帳，這就加大了工作人員的負(fù)擔(dān)，并且如果出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)失誤會(huì)導(dǎo)致公司與加油站之間的賬目無法對(duì)應(yīng)。因此，在建設(shè)加油站管理信息系統(tǒng)時(shí)可以將加油站商品的明細(xì)賬目上移，交與地市級(jí)的工作人員負(fù)責(zé)，而加油站員工只需負(fù)責(zé)計(jì)量保管賬，這種做法不僅減輕了加油站工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們可以有更多的時(shí)間進(jìn)行營(yíng)銷和服務(wù)，優(yōu)化了業(yè)務(wù)操作流程，同時(shí)也將商流和物流的職權(quán)進(jìn)行有效了的分離，使職權(quán)更加明確。

2.3.3 電子化集中結(jié)算

建設(shè)加油站管理信息系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)電子化結(jié)算，以及數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、分析的功能。收款機(jī)和服務(wù)器的交易數(shù)據(jù)需保持一致，并且可以長(zhǎng)期保存，便于對(duì)日結(jié)算、月結(jié)算、季度結(jié)算和年度結(jié)算進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，大大節(jié)約了加油站工作人員對(duì)接賬目的時(shí)間，提升員工的工作效率。除此之外，加油站收款機(jī)上需要顯示商品的數(shù)量、單價(jià)和總金額等信息，小商店商品可以實(shí)現(xiàn)掃描錄入，將油品和非油品形成電子化統(tǒng)一結(jié)算。并且通過集中收銀的方法，降低資金的管理風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金流的管理。

3 加油站管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 建立零售業(yè)務(wù)模式

建立加油站管理信息系統(tǒng)是結(jié)合國外業(yè)務(wù)先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的產(chǎn)物。國內(nèi)加油站及相關(guān)各個(gè)業(yè)務(wù)模塊和服務(wù)得到了統(tǒng)一的管理，并且業(yè)務(wù)范圍由單一的油品業(yè)務(wù)也逐漸向油品+非油品業(yè)務(wù)靠攏，通過我國石油行業(yè)和加油站的實(shí)際狀況結(jié)合國外經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)操作流程得到了一定的優(yōu)化，工作效率得到了提高。

3.2 重組管理模式

加油站管理信息系統(tǒng)重組了管理模式，包含加油站、省市區(qū)公司和總部三個(gè)部分?？偛拷ㄔO(shè)核心的管理系統(tǒng)進(jìn)行集中化管理，通過對(duì)分子公司發(fā)出業(yè)務(wù)指示進(jìn)行管理控制。省市區(qū)分子公司通過管理信息系統(tǒng)接收命令，反饋加油站的運(yùn)營(yíng)情況，提供有效的數(shù)據(jù)信息，起到了總部與加油站之間的橋梁作用，使二者有效的溝通聯(lián)系，便于總部對(duì)基層運(yùn)作實(shí)時(shí)掌握和監(jiān)督。對(duì)于加油站的工作人員來說，加油站管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，提升了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3.3 開發(fā)多種支付方式

我國石油公司為了增加市場(chǎng)占有率，提高競(jìng)爭(zhēng)能力，推出了各種銷售產(chǎn)品和新型的銷售模式。目前，加油卡業(yè)務(wù)已在全國大面積推廣，加油卡業(yè)務(wù)離不開加油站管理信息系統(tǒng)的支持。該系統(tǒng)支持多種的支付方式，讓支付更加快捷方面并且多元化，可以滿足各種用戶的支付需求。通過加油卡的管理，管理信息系統(tǒng)將銀行和加油站進(jìn)行了有效的結(jié)合，一方面為加油站進(jìn)行轉(zhuǎn)賬提供了便捷，也為消費(fèi)者節(jié)約了結(jié)款時(shí)間，提升客戶滿意度和服務(wù)水平。

3.4 系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)共享

加油站的管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)高管做出決策提供了保障，提升管理水平和成效。

4 結(jié)束語

綜上所述，加油站管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使我國加油站的管理工作逐步規(guī)范化。在引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)和理念的同時(shí)，管理信息系統(tǒng)還具備了自動(dòng)化管理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化管理的相關(guān)功能。通過應(yīng)用管理信息系統(tǒng)，使加油站業(yè)務(wù)得到了延伸和發(fā)展。但是與國外成熟的經(jīng)營(yíng)理念相比，我國加油站管理之路仍然存在各種漏洞，加油站管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用仍然任重而道遠(yuǎn)。

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作者簡(jiǎn)介

王?。?985-），女，學(xué)士學(xué)位?，F(xiàn)為天津石油分公司信息管理處工程師，從事信息系統(tǒng)管理工作。

作者單位

天津石油分公司 天津市 300100