增強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理意識的方法與途徑

曹曉春

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處，四川 遂寧 629000）

增強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理意識的方法與途徑

曹曉春

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處，四川 遂寧 629000）

當(dāng)代高職學(xué)生檔案意識薄弱，對檔案的意義作用認(rèn)識不到位，常常影響到之后的晉職晉級和職位提升。本文通過對高職學(xué)生檔案意識的現(xiàn)狀及原因分析，意在揭示高職院校在檔案意識方面普遍存在檔案教育缺失和檔案表現(xiàn)力不足等問題，并從培養(yǎng)學(xué)生檔案意識的支撐點(diǎn)、著力點(diǎn)、發(fā)散點(diǎn)等五個方面識闡釋了方法和途徑。

高職院校；學(xué)生檔案；檔案管理；方法途徑

1 高職院校檔案管理現(xiàn)狀

檔案是人們社會實(shí)踐的真實(shí)記錄。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考作用，是個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、職務(wù)升遷及辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生涯中各種現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、學(xué)業(yè)成績、實(shí)踐實(shí)訓(xùn)鍛煉活動的原始資料的客觀記載，是學(xué)生擇業(yè)就業(yè)，以及日后的成長發(fā)展的重要依據(jù)和憑證。但作為高職院校的學(xué)生，最需要解決的突出問題就是就業(yè)問題，面向行業(yè)企業(yè)，尤其大多屬于私營企業(yè)，對檔案的要求不高，甚至可有可無，加之高職學(xué)生對個人檔案的意義作用認(rèn)識不到位，理解不深刻，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案意識薄弱，檔案重視不夠，致使學(xué)校畢業(yè)生檔案堆積如山，無人問津，總是到了急需時才想起回校尋找檔案。以筆者所處學(xué)院為例，根據(jù)學(xué)校學(xué)籍管理部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，從2003級至2013級共11屆畢業(yè)學(xué)生檔案近3900份被遺棄或因資料不齊、無法準(zhǔn)確投遞等因素而留在學(xué)校檔案室里，至今來校辦理檔案提取手續(xù)的僅255人次，僅占遺留檔案的0.06%。從近三年2014-2016年來看，2014年移交檔案室遺留檔案282份，41人提取檔案，2015年移交555份，46人提取檔案，2016年移交655份，至今無人提取。分析認(rèn)為，此類事件發(fā)生率逐年增高。通過問卷調(diào)查表明，應(yīng)屆畢業(yè)生完全知曉畢業(yè)檔案的意義作用及接轉(zhuǎn)流程的學(xué)生比例僅占21%，基本知曉的占73%，完全不知曉的還有6%；認(rèn)為檔案很重要應(yīng)該及時跟蹤處置的學(xué)生僅占38%，認(rèn)為作用不大，當(dāng)前不太需要，而任其流轉(zhuǎn)，不予過問的學(xué)生卻占62%。這種只圖眼前，忽視檔案的現(xiàn)象，如不及時加以遏制，勢必影響到高職學(xué)生的就業(yè)效果質(zhì)量，同時，對其未來的發(fā)展帶來諸多不必要的麻煩和負(fù)面影響。

2 學(xué)生檔案意識薄弱原因分析

高職學(xué)生之所以出現(xiàn)這種檔案意識和處置情狀，究其原因，一是學(xué)生檔案意識薄弱，對檔案的價值意義認(rèn)識不清楚；二是學(xué)生對檔案管理流程不熟悉；三是學(xué)生就業(yè)主要面向地方中小企業(yè)，且大部分學(xué)生已在“頂崗實(shí)習(xí)”階段簽訂就業(yè)協(xié)議，“實(shí)用主義”思想弱化了學(xué)生對畢業(yè)檔案的跟蹤與處理。除此之外，還存在著以下幾個影響因素：

2.1 檔案自身屬性因素

第一，檔案的屬性是原始性、歷史性和記錄性的統(tǒng)一，它的作用具有一定的局限性和延后性，致使學(xué)生，尤其針對擇業(yè)就業(yè)大多都不需要檔案的高職學(xué)生來說，對其感知度不高，利用程度不深。第二，檔案相關(guān)管理制度和工作嚴(yán)密性決定了查詢和提取學(xué)籍檔案都需經(jīng)過嚴(yán)格流程，取得組織或部門的批準(zhǔn)后，由相關(guān)工作人員才能完成。因?yàn)闀簳r不需要，辦理太繁瑣等因素，導(dǎo)致高職學(xué)生對檔案的認(rèn)識片面，而不予重視。

2.2 檔案教育缺失因素

首先，在高等教育體系特別是職業(yè)教育體系中，除檔案管理專業(yè)學(xué)生涉及相關(guān)知識外，基本沒有硬性要求開設(shè)檔案管理或相近課程。高職院校檔案管理部門，基本上僅面向利用者，面向?qū)W生的檔案教育實(shí)際沒有充分開展。其次，學(xué)校教育工作者進(jìn)行入學(xué)教育和畢業(yè)生教育時，對檔案使用和應(yīng)用的教育亦很少涉及，對檔案管理的宣傳力度不夠。另外，在平時普法教育中對《檔案法》相關(guān)內(nèi)容的提及也基本屬于空白。學(xué)生還沒有從教育和宣傳渠道意識到檔案具備的積極功能和效力。

2.3 學(xué)生檔案表現(xiàn)力因素

目前高校學(xué)生檔案仍然是由畢業(yè)生登記表、成績單、黨團(tuán)材料、體檢表、獎勵等相關(guān)材料組成，其表現(xiàn)內(nèi)容刻板，評價模式老化，評價內(nèi)容趨同，不能充分記錄和體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活發(fā)展過程。高職教育要求體現(xiàn)的學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)、素質(zhì)和人格特征不能直觀顯現(xiàn)。這種學(xué)生檔案與學(xué)生實(shí)際表象有差異，導(dǎo)致學(xué)生對檔案無興趣，不索取，因?yàn)闊o需求，學(xué)生也就對事關(guān)自己未來發(fā)展的個人檔案認(rèn)識非常模糊，棄檔不管。

3 培養(yǎng)檔案意識的方法途徑

3.1 找準(zhǔn)支撐點(diǎn)，樹立檔案意識

高職學(xué)生作為大學(xué)生的一員，且作為檔案直接受益者易接受檔案知識。學(xué)校應(yīng)把對學(xué)生的檔案意識培養(yǎng)工作列入綜合素質(zhì)教育系列，指導(dǎo)、督促、完善學(xué)生檔案管理制度、檔案教育與宣講計劃，指導(dǎo)相關(guān)職能部門做好檔案教育、宣講工作和支持服務(wù)工作。逐漸營造全院至上而下的重視檔案和利用檔案的良好氛圍，增強(qiáng)并樹立學(xué)生關(guān)注檔案、重視檔案的良好意識。

3.2 找準(zhǔn)著力點(diǎn)，強(qiáng)化檔案意識

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》文件精神。高職院校中涉及檔案工作相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)首當(dāng)其充發(fā)揮檔案教育功能，面向?qū)W生開展多形式的檔案教育。特別是在新生入學(xué)教育、畢業(yè)生教育、檔案選修課程教育等關(guān)鍵時間點(diǎn)，針對不同階段特征，進(jìn)行階段式、特色化教育。

入學(xué)教育，抓住學(xué)生檔案意識萌芽時期。在入學(xué)教育教師團(tuán)隊(duì)中配備檔案管理人員，編寫、發(fā)放學(xué)生檔案教育資料，以專題講座形式向新生宣講檔案的效力，通過展示檔案資料讓學(xué)生產(chǎn)生客觀認(rèn)識，通過案例講解讓學(xué)生了解辦理檔案手續(xù)的工作流程。

專修教育，抓住提升檔案知識的有效時期。一是自主開設(shè)選修課或人文訓(xùn)育課程。如：《檔案法》解讀、《學(xué)生檔案的處理及利用》等課程，讓學(xué)生掌握基本的檔案知識，認(rèn)識檔案的功能和魅力，激發(fā)重視檔案的興趣和熱情；通過基礎(chǔ)操作教學(xué)，激發(fā)高職學(xué)生動手操作能力。二是利用高職院校內(nèi)外實(shí)踐實(shí)訓(xùn)基地，如學(xué)校檔案館、地市檔案館、行業(yè)企業(yè)單位史料室進(jìn)行實(shí)地教學(xué)。學(xué)生通過參觀和員工訪談，使其見識到文件的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用各個環(huán)節(jié)的工作程序，加大學(xué)生對檔案的感性認(rèn)識。

畢業(yè)教育，保障學(xué)生檔案交遞的關(guān)鍵時期。一是在學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)階段和畢業(yè)階段重點(diǎn)加入學(xué)生檔案知識教育。選拔檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員重點(diǎn)訓(xùn)育學(xué)生就業(yè)中個人檔案交遞的常識和操守。針對普遍問題和典型事件進(jìn)行強(qiáng)化輔導(dǎo)，預(yù)防大學(xué)生“棄檔”現(xiàn)象發(fā)生。二是在學(xué)生進(jìn)行建檔、提檔過程中，組織輔導(dǎo)員、系部檔案管理員、教務(wù)處學(xué)生處檔案管理員組成指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，把檔案提取流程寫進(jìn)學(xué)生《畢業(yè)離校須知》，幫助學(xué)生順利完成檔案交遞工作。通過多種方法和手段，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識和處置能力。

3.3 找準(zhǔn)發(fā)散點(diǎn)，滲透檔案意識

定期和長期做好檔案宣傳有利于強(qiáng)化學(xué)生檔案意識。一是要應(yīng)把握時機(jī)求實(shí)效。邀請或承接省、市級檔案部門到學(xué)校開展宣傳工作；利用校慶或重大節(jié)日組織學(xué)生參觀校史陳列館進(jìn)行講解宣傳等。二是要抓準(zhǔn)面向求實(shí)效。針對主管部門、輔導(dǎo)員、學(xué)生甚至校企合作的行業(yè)企業(yè)作定向?qū)谛麄?。三是擴(kuò)展宣傳渠道求實(shí)效。移動互聯(lián)網(wǎng)對當(dāng)代社會影響舉足輕重，學(xué)生與移動互聯(lián)網(wǎng)的關(guān)系也十分緊密。通過移動互聯(lián)網(wǎng)微博活動、微信活動、Q Q群交流，打造一個時常縈繞學(xué)生身邊的宣傳平臺。結(jié)合以上要點(diǎn)科學(xué)規(guī)劃、實(shí)施宣傳，將檔案意識從多點(diǎn)滲透到學(xué)生群體之中。

3.4 找準(zhǔn)興奮點(diǎn)，拓展檔案意識

針對高職學(xué)生檔案中刻板式記錄，優(yōu)化學(xué)生檔案中的記錄內(nèi)容。依據(jù)高職院校人才培養(yǎng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，將高職學(xué)生在校期間綜合素質(zhì)訓(xùn)育成績等條目科學(xué)地記載在檔案中，增加學(xué)生檔案興趣點(diǎn)和興奮點(diǎn)。學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)制定滿足以上需求的檔案記錄制度和相關(guān)記錄憑證；學(xué)生的直接管屬者，如輔導(dǎo)員、頂崗實(shí)習(xí)管理者、學(xué)生社團(tuán)管理者等應(yīng)主動參與學(xué)生在校活動情況記錄，根據(jù)規(guī)定及時填寫記錄憑證。

記載內(nèi)容可分為思德素質(zhì)、文化素質(zhì)、藝術(shù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、科學(xué)素質(zhì)、綜合素質(zhì)等模塊。思德素質(zhì)模塊可記載理想信念、公民道德、職業(yè)規(guī)劃等訓(xùn)育情況和相關(guān)證書；文化素質(zhì)模塊可記載公共技能、審美能力、社交禮儀訓(xùn)育情況和參加文化比賽證書；藝術(shù)素質(zhì)模塊可記載參加藝體活動、比賽表現(xiàn)情況和獲獎證書；心理素質(zhì)模塊可記載個性心理、團(tuán)體心理、情緒調(diào)控、職業(yè)心理訓(xùn)育情況；科學(xué)素質(zhì)模塊可記載學(xué)生參加職業(yè)技能比賽、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)比賽等參與和獲獎情況；綜合素質(zhì)模塊可記載學(xué)生參加社團(tuán)活動、青年志愿者活動、暑期社會實(shí)踐等情況和事跡。以上資料經(jīng)由學(xué)院逐層審核蓋章，分階段裝入學(xué)生檔案。其資料即可全面反映學(xué)生的綜合能力，動態(tài)地記錄大學(xué)生的成長歷程，使檔案更具個性特征，具有較高的參考價值。通過此種方式，讓學(xué)生意識到學(xué)生檔案是向社會全方位展示自我能力與素質(zhì)和具有重大效力的資料，從而增強(qiáng)學(xué)生檔案意識，督促建立學(xué)生與檔案間的緊密關(guān)系。

3.5 找準(zhǔn)提升點(diǎn)，更新檔案意識

跟隨全球數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程，加大檔案管理信息化現(xiàn)代化是檔案管理的必然趨勢。近年來，高職院校信息化建設(shè)已在高職院校招生、學(xué)籍、就業(yè)等方面體現(xiàn)出了明顯優(yōu)勢。高職院校也應(yīng)當(dāng)把檔案管理信息化納入“數(shù)字校園”建設(shè)的范疇。通過建立電子檔案，在檔案管理層面可以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)時更新、動態(tài)管理、信息共享、大數(shù)據(jù)分析和高效傳遞等功能；在社會層面可以滿足學(xué)生檔案實(shí)時查驗(yàn)需求；在學(xué)生層面既可以提供便捷、準(zhǔn)確的查詢、認(rèn)證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù)，同時，可實(shí)時向?qū)W生反饋檔案信息和檔案預(yù)警信息，提升學(xué)生對自身檔案的知曉度和利用度。

4 結(jié)語

高職學(xué)生作為高素質(zhì)高技能專門型勞動者，已經(jīng)成為當(dāng)代社會勞動群體中一支生力軍，增強(qiáng)并強(qiáng)化其檔案意識培養(yǎng)，是學(xué)生綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對于其長足發(fā)展，助推其走得更高更遠(yuǎn)將會起到積極而重要的作用，因此，高職院校對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)工作不僅不能削弱，還應(yīng)從各方面得到加強(qiáng)，得到深化，使其體現(xiàn)和發(fā)揮它應(yīng)有的價值和作用。

[1]劉娟.試論信息時代下的高職院校大學(xué)生的檔案意識[J].職業(yè)教育，2013，（03）.

[2]程英.淺談高校學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)途徑[J].蘭臺世界，2013，（06）.

[3]劉珺.高職院校檔案管理中的突出問題與對策[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2013，（28）.

The Methods and Ways of Cultivating Student s' Archival Consciousness in Higher Vocational Education

CAO Xiaochun

(Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan 629000)

The contemporary college students archives consciousness is weak, they do not know the importance of the meaning and function of the archives, which often affects the promotion. This paper analyses the present situation and reasons of vocational students' consciousness of archives, to reveal the problems of vocational college education, and puts forward methods and ways to cultivate students' awareness of archives from five aspects.

Archival Consciousness; Student Profile; Archival Management;Path

G 717

A

1672-2094（2017）04-0140-03

責(zé)任編輯：鄧榮華

2017-05-20

曹曉春（1963-），女，四川遂寧人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處檔案管理副研究館員。研究方向：高校教學(xué)檔案管理。