廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案資料的管理與控制

劉揚(yáng) 潘曉剛 江蘇省廣播電視總臺(tái)

廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案資料的管理與控制

劉揚(yáng) 潘曉剛 江蘇省廣播電視總臺(tái)

作者通過(guò)參與江蘇省廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案管理以及技術(shù)系統(tǒng)驗(yàn)收, 針對(duì)工程在建設(shè)過(guò)程中資料的管理與控制，總結(jié)了廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

廣播發(fā)射中心遷建項(xiàng)目 建設(shè)單位 工程技術(shù)檔案

一、廣播發(fā)射中心遷建項(xiàng)目概述

為促進(jìn)江蘇省廣播事業(yè)的發(fā)展，確保廣播安全播出，妥善解決城市建設(shè)與保護(hù)廣播設(shè)施的矛盾，2008年2月14日，江蘇省委常委會(huì)確定將位于南京河西地區(qū)中心地帶的中短波廣播發(fā)射臺(tái)，即江東門發(fā)射臺(tái)采用異地重建方式遷往南京市江寧區(qū)谷里鎮(zhèn)蓮花塘村。

新建廣播發(fā)射中心占地829畝，總建筑面積17000㎡，采用先進(jìn)成熟的技術(shù)和工藝，按照“數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、人性化”的要求，建設(shè)了“節(jié)傳、發(fā)射、天饋、供電、自動(dòng)化、環(huán)境”六大系統(tǒng)，多項(xiàng)技術(shù)為行業(yè)首次采用，同時(shí)建設(shè)了完善的后勤保障體系。廣播發(fā)射中心的建成，極大地提升了江蘇省廣播電視總臺(tái)廣播中短波發(fā)射的保

障水平，也為今后事業(yè)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

建設(shè)一個(gè)新發(fā)射臺(tái)是百年大計(jì)，從選址到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，都要從理論上進(jìn)行論證，在實(shí)踐中按規(guī)范施工。江蘇省廣播發(fā)射中心遷建工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、開(kāi)工建設(shè)、試運(yùn)行直至正式運(yùn)行，歷時(shí)近七年時(shí)間，這期間形成了大量有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況，是廣播發(fā)射中心建設(shè)至建成中形成的真實(shí)歷史記錄，也是工程審計(jì)的重要憑證，同時(shí)也是今后改造以及擴(kuò)建不可缺少的重要文字資料。整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，廣播發(fā)射中心遷建部門把工程技術(shù)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，切實(shí)加強(qiáng)電臺(tái)重要工程檔案管理工作，為廣播發(fā)射不間斷、高質(zhì)量、既經(jīng)濟(jì)又安全的播出提供全方位的服務(wù)。

二、工程技術(shù)檔案

2.1 工程技術(shù)檔案的概念

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱為工程檔案。主要包括工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等整個(gè)基本建設(shè)程序中形成的文字、圖紙、聲像等。

工程技術(shù)檔案既是鑒別工程質(zhì)量，真實(shí)記錄工程建設(shè)過(guò)程，特別是隱蔽工程的原始證據(jù)，又是工程使用、維修、管理、改建等的重要依據(jù)，同時(shí)還能反映建設(shè)單位及相關(guān)參建單位工程管理水平。做好工程技術(shù)檔案的管理與控制是建設(shè)單位進(jìn)行工程管理的重要工作之一。

2.2 工程技術(shù)檔案的收集原則

工程技術(shù)檔案的收集工作從項(xiàng)目的醞釀開(kāi)始到竣工投入使用結(jié)束，持續(xù)的時(shí)間長(zhǎng)，牽扯的單位多，收集的內(nèi)容也非常繁雜，因此必須堅(jiān)持以下幾個(gè)原則，以做好檔案收集工作。

（1）建設(shè)單位為主的分工負(fù)責(zé)制原則。建設(shè)工程檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制和整理。建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的有關(guān)檔案的編制和整理、歸檔工作。

（2）與工程進(jìn)展同步原則。建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

（3）應(yīng)收盡收原則。所有反映與建設(shè)工程有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案，檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.3 工程技術(shù)檔案的收集責(zé)任

2.3.1 項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

2.3.2 項(xiàng)目施工階段

項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

2.3.3 項(xiàng)目試運(yùn)行階段

試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件；項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。

三、廣播發(fā)射中心遷建工程技術(shù)檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

（1）建立高效的檔案管理機(jī)構(gòu)和控制組織體系

建設(shè)單位首先應(yīng)建立一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富、工作高效的檔案管理機(jī)構(gòu)，特別是檔案管理人員，一定要具有檔案管理知識(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)、仔細(xì)踏實(shí)，善于處理檔案收集、分類、歸檔、查詢等各種問(wèn)題。其次，建設(shè)單位必須建立檔案控制的組織體系，由建設(shè)單位按照檔案控制計(jì)劃與各責(zé)任單位簽定檔案控制目標(biāo)責(zé)任書(shū)，建設(shè)單位安排專人負(fù)責(zé)檔案控制工作。

(2) 編制檔案管理技術(shù)措施，建立進(jìn)度控制會(huì)議制度

建設(shè)工程施工安全技術(shù)措施主要包括：檔案控制目標(biāo)、檔案控制程序、檔案組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)權(quán)限、檔案規(guī)章制度、措施、獎(jiǎng)罰等。檔案控制工作包含了大量的組織、協(xié)調(diào)工作，而會(huì)議是組織和協(xié)調(diào)的重要手段，所以，必須建立定期的檔案控制工作會(huì)議制度。

（3）加強(qiáng)檔案管理教育、配備檔案管理設(shè)備

建設(shè)單位要把保證檔案工作開(kāi)展的經(jīng)費(fèi)足額列入資金計(jì)劃，由專人負(fù)責(zé)管理，專門用于檔案管理設(shè)備的購(gòu)置和維護(hù)、檔案教育、檔案培訓(xùn)及檔案管理責(zé)任制獎(jiǎng)勵(lì)開(kāi)支等，為動(dòng)態(tài)的檔案管理體系提供穩(wěn)定而有力的經(jīng)濟(jì)保障。加強(qiáng)專兼職檔案人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理有關(guān)制度，不斷提高全體人員的檔案意識(shí)。

（4）建立有效的檔案控制考核機(jī)制

按照建設(shè)單位與各責(zé)任單位簽定的檔案控制目標(biāo)責(zé)任書(shū)，對(duì)責(zé)任目標(biāo)執(zhí)行情況進(jìn)行考核，并和經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。

（5）強(qiáng)化檔案驗(yàn)收工作

建設(shè)工程檔案驗(yàn)收是對(duì)已完工的建設(shè)工程的工程檔案按規(guī)定程序檢查后，確認(rèn)其是否符合檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的要求，可否歸檔的一個(gè)重要環(huán)節(jié)；是嚴(yán)格進(jìn)行建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量的檢查評(píng)定和驗(yàn)收；是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要手段。凡建設(shè)工程的工程檔案未經(jīng)驗(yàn)收合格的，建設(shè)單位不能舉行竣工驗(yàn)收會(huì)，更不能辦理工程結(jié)算手續(xù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

廣播發(fā)射中心遷建工程涉及面廣，資料收集貫穿于工程全過(guò)程。作為建設(shè)方，從工程技術(shù)方案編制、設(shè)計(jì)到具體施工、調(diào)試、運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，建設(shè)方人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解。因此，遷建部門至始至終都要求每一位參與項(xiàng)目的人員要有“檔案”意識(shí)。

作為工程項(xiàng)目中非常重要的一個(gè)步驟，工程技術(shù)檔案不僅是確定竣工驗(yàn)收的一個(gè)非常重要的依據(jù)，它對(duì)工程建成投入使用后的管理、運(yùn)行、維護(hù)等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)其他工程也起著借鑒與參考作用。因此，要從思想上高度重視這項(xiàng)工作，認(rèn)真細(xì)致對(duì)待這項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高技術(shù)檔案管理的效率性，使技術(shù)檔案管理工作更好的服務(wù)于工程項(xiàng)目這個(gè)大局，為基層廣播發(fā)射臺(tái)站的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。