關于高校行政管理效率問題及運行機制的完善策略

席宏曄

（常熟理工學院 江蘇·常熟 215500）

關于高校行政管理效率問題及運行機制的完善策略

席宏曄

（常熟理工學院 江蘇·常熟 215500）

隨著我國高校教育體制的不斷改革與發(fā)展，對行政管理工作更為重視，并對其提出了全新的要求。行政管理是高校整體工作內容中的重點部分，所涉及的工作內容范圍較廣，掌管著校內的師生管理、財務管理以及宣傳活動的管理等，在高校中具有不可替代的重要地位與作用，行政管理工作的效率將會直接影響教學工作的質量以及校內正常的秩序，對高校教育事業(yè)的整體發(fā)展至關重要。但目前，很多高校的行政管理工作存在著諸多不足問題，嚴重降低了工作效率與管理水平，本文對當前所存在的主要問題進行詳細分析，并對其提出了具體的有效策略，從而提高行政管理工作的整體效率。

行政管理；高校；意義特點；問題及策略

引言

行政管理主要指的就是對有關社會或是機構所運行的大小事務進行干預、管理與具體實行力度，而高校的行政管理部門則直接反映了學校的管理能力與服務水準，是高校發(fā)展過程中必不可少的重要工作環(huán)節(jié)，其自身的工作水平與效率關乎著高校社會整體形象與教學質量的命運，因此，在高校要充分提高對行政管理工作的重視，尤其是管理的水平與工作的效率。但目前，大部分高校行政管理效率普遍較低，若不能及時將這一問題解決，提高其工作效率，那么勢必會影響高校的建設與發(fā)展，會為高校帶來不好的社會評價，高校必須要采取有效措施，在充分認識到行政管理效率重要性的基礎上，全面提高行政管理質量與工作效率，從而體現(xiàn)出行政管理對高校發(fā)展的重要作用與價值。

一、當前高校行政管理工作存在的主要問題

（一）行政管理職責不明確

目前大多數高校行政管理工作的模式是仿照國家行政機關的基本雛形，形成了結構遞進的組織關系，在這樣的結構關系中，級別越多、職能越細致，所伴隨的缺點也就會更多，造成真實管理事物以及切實執(zhí)行的工作人員較少的現(xiàn)象。此外，由于行政管理工作任務量大、涉及范圍廣、工作內容繁瑣等原因，相關沒有具體工作指示、目前模糊的任務，很多員工難以接受，也不愿意主動去做，通常在這種情況下，部門負責人會臨時派某個員工執(zhí)行。這種工作上安排的隨意性，直接會降低工作效率，并且一旦工作中出現(xiàn)任何問題，員工就會相互推卸責任，無法及時解決問題。

（二）行政管理團隊不穩(wěn)定

高校行政管理部門中，主要的關鍵還是在于人，高校行政管理主要就是對人、物、財的管理，這些的前提條件都需要人來具體操作運行。因此，應提高對行政管理工作人員的重視，他們自身的綜合素養(yǎng)以及專業(yè)能力直接影響著最終的管理水平。在目前我國逐步遞進組織結構的高校行政管理模式中，很多工作人員的崗位晉升空間較小、沒有過多的機會讓他們施展自己的優(yōu)勢與能力，且相關的職位評價制度不完善，工資待遇方面也不樂觀，同時，高校很多相關制度調整都是關于教學質量方面的，進而很多高校教師的工資待遇都得到了明顯提高，但卻忽視了行政管理工作人員的薪資狀況，造成行政管理人員的工作熱情下降，在工作中找不到自己的價值，就會導致更多工作人員尋找其他生存出路與發(fā)展方向，將工作精力放在自己的能力拓展考試中，或是開展其他副業(yè)，在致使高校行政管理部分的工作人員流動性較大，整體團隊不夠穩(wěn)定。

（三）行政管理理念不先進

在網絡信息技術飛速發(fā)展的態(tài)勢下，高校行政管理的工作模式也逐漸發(fā)生轉變，由傳統(tǒng)的紙質手工辦公方式轉變成網絡辦公模式，進而對工作人員也提出了全新的更高要求。當前，我國大部分高校并沒有完全符合時代的發(fā)展的基本需求，行政管理理念與時代的節(jié)奏存在一定距離，管理人員不具備一定的計算機實際操作技能，無法與時代保持同步，更有少部分工作人員由于長期受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，對于這種轉變內心充滿抗拒。因此，高校行政管理理念的不不先進，是造成當前各大高校行政管理發(fā)展停滯不前的主要原因之一。

（四）行政管理制度不完善

當前，各大高校的行政管理部門相關制度都不健全，尤其是員工審核獎勵機制存在嚴重缺失，行政管理部門現(xiàn)有的考核獎勵制度幾乎都不具有實際意義，這些制度的內容不詳細、不全面，更不具有一定的科學合理性，無法通過這種形式化的制度真正了解每位管理人員的實際工作狀況與能力。這些制度存在共同的缺點是因為沒有細致的評價標準，體現(xiàn)不出人性化特點，極大程度的降低了管理人員的自信心與工作熱情，自然會降低工作效率與質量。

二、完善高校行政管理運行機制的有效策略

（一）強化體制建設、明確職能

高校領導應將各部門的工作職能與責任進行重新詳細的劃分與規(guī)定，形成系統(tǒng)化、科學合理的工作制度體系。完全做到信息透明，讓各部門的工作人員清楚知道自己的工作內容與任務，明確自身的工作責任及義務，也能對其他部門的工作職能有所掌握，嚴格整治由于工作職能不清晰，在發(fā)生問題時，各部門員工相互推卸責任的不良現(xiàn)象。要形成一定規(guī)模的工作流程，具體責任到具體的人，這樣才能真正提高工作效率，同時也能讓高校師生在辦理自己事情時，清楚的知道應該到學校哪個部門辦理，提高辦事速度。此外，要綜合全面的審視分析工作流程，優(yōu)化內部結構、進行適度的調整，減少不必要的工作任務，避免出現(xiàn)行政管理人員的工作項目重復，從而提高為辦事的人提供更加優(yōu)質的服務。行政管理部門的負責人，在安排工作時，要將各個工作看成獨立的個體，將其合理分配給各個員工單獨負責，由固定的員工跟進工作的始終，盡可能的將具體職位讓員工從上任開始持續(xù)到退休或是離職，都由同一個人來做，這樣不僅利于工作的交接，同時也能在某項工作出現(xiàn)問題時，能有效找到相關負責人，查找問題緣由，及時進行整改，從而更好的提高工作效率，促進高校行政管理部門穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（二）打造專業(yè)團隊、培養(yǎng)人才

高校想要打造行政管理專業(yè)團隊、提高管理人員的綜合素養(yǎng)與相關能力，就應為他們構建良好、舒適、輕松的工作環(huán)境，營造有利于激發(fā)他們工作熱情與斗志的工作氛圍。首先，應該抓好初始工作，嚴格控制行政管理部門人員招聘工作，要選擇該專業(yè)的或是有豐富管理經驗的人員加入到高校的行政管理團隊中。其次，全面調整現(xiàn)有團隊中的職位設定、合理安排工作人員，要深入挖掘每位行政管理人員的內在潛力，要用真誠對待每位員工，為他們提供充分展示自我的平臺。再次，制定科學合理的薪資體系、人性化的職位提升制度、綜合高校的獎勵制度，用更多積極條件與優(yōu)勢，讓行政管理人員安心忠誠在自己崗位中工作。最后，要鼓勵并引導管理人員主動學習、深入學習，同時高校要將這種鼓勵付出與實際行動中，定期勤時的開專題講座、組織行政管理專業(yè)培訓等，全面提高管理人員的專業(yè)知識能力，拓展他們的視野，讓他們更加準確的掌握當前形勢，強化他們自身的工作責任感，從而有助于管理人員全身心的投入到工作當中。

（三）轉變管理觀念、與時俱進

隨著網絡信息技術的飛速發(fā)展，高校行政管理部門也應積極跟上時代發(fā)展的腳步，順應時代發(fā)展的節(jié)奏，符合現(xiàn)代社會發(fā)展的基本需求。首先，要提高自己對網絡技術的認知與實際操作能力，充分實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。比如，當前很多大眾所熟知并廣泛使用的微信、QQ、微博或是郵箱等社交軟件，行政管理部門的相關負責人，在通知或是發(fā)布信息時，可以充分利用這些便捷的網絡軟件進行群發(fā)，可以將相同的消息通過多種社交軟件發(fā)布到工作群中。同時，通過這些社交軟件，同事之間可以在群里自由交流、溝通，互相探討工作方式、分享工作經驗，從而建立和諧親密的部門關系，更利于相關工作的開展。其次，管理人員要時刻關注最新的專業(yè)知識，積極轉變并創(chuàng)新工作觀念與方法，要與時俱進，摒棄傳統(tǒng)工作中的諸多不足，敢于接受現(xiàn)代社會帶來的全新挑戰(zhàn)、并積極采取有效措施，通過不同渠道豐富自己的專業(yè)知識與實踐能力，在勇于嘗試、不斷調整的過程中，提升自我、完善自我，促進行政管理工作的進一步發(fā)展。最后，高校行政管理部門要堅持以人為本的工作原則，轉變管理人員的傳統(tǒng)工作理念，強化他們的服務意識，要以高校師生為主，充分體現(xiàn)出高校教育的根本宗旨與特點，提升自身的形象，為廣大師生提供更加完善的服務。同時也要全面了解師生們的實際需求，根據他們的需求及時調整工作策略與方法，盡量滿足他們的需求，發(fā)揮行政管理部門的積極作用，提高師生們的對工作的評價。

（四）完善獎勵機制、調動熱情

高校行政管理部門要制定完善的獎勵機制，全面調動管理人員的工作熱情與積極性。首先，要制定出詳細具體、科學合理的工作評價指標，評價時要本著公開、公正、公平的基本原則，進行年終期末考評時，管理人員要分別對自己的工作做出總結并向大家演講匯報，由部門員工不記名的方式進行投票評選，最終選出綜合實力強、各方面表現(xiàn)優(yōu)秀、具有帶頭作用的最佳員工。此外，高校行政管理部門要在日常工作過程中，也應積極定期進行工作考核，對優(yōu)秀員工給予一定物質上的獎勵，以此來激發(fā)員工的工作熱情與積極性。其次，要制定反饋制度，及時與各部門進行溝通，建立緊密聯(lián)系，聽從其他教師的意見與想法，不定期的開展各種主題會議，讓其他教職員工能全面了解行政管理部門的工作流程及具體安排，要始終將行政管理部門看做整體，雖然工作各不相同，但是所有管理員工的工作最終目標都是要共同努力促進高校行政管理部門的可持續(xù)發(fā)展，為高校提供更加優(yōu)質的服務，從而提升高校在社會中的形象與評價，充分體現(xiàn)行政管理部門的重要性與價值。

結語

綜上所述，高校行政管理部門對高校教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，是學校整體工作中的核心內容，占據不可替代的制藥位置，行政管理人員應充分意識到當前工作中的諸多不足，并及時采取有效措施進行全面調整與優(yōu)化，從而提高部門工作效率與質量，為高校師生提供更加完善優(yōu)質的服務，充分體現(xiàn)出行政管理的價值，最大化發(fā)揮自身的積極能效，最終使高校行政管理向穩(wěn)定、有序、科學、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

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[3]吳賀男;,史小花.我國民辦高校行政管理工作存在的問題及對策分析[J].中國管理信息化,2016,(12):31-33.

G647.2

A

1009-8534（2017）06-0095-02

席宏曄，常熟理工學院助理研究員，本科。

劉 芳

審 稿 人：夏 莉