信息技術(shù)對高校行政管理效能提升的作用與策略

劉珍珍

（安徽警官職業(yè)學(xué)院 安徽·合肥 230031）

信息技術(shù)對高校行政管理效能提升的作用與策略

劉珍珍

（安徽警官職業(yè)學(xué)院 安徽·合肥 230031）

科層制是我國高校行政管理的制度基礎(chǔ)，傳統(tǒng)科層制管理效率較低，而在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，高校管理同信息技術(shù)緊密結(jié)合，極大提升了高校行政管理效能。鑒于此，本文首先對我國高校管理行政化表現(xiàn)及缺陷進(jìn)行了簡要概括，并對信息技術(shù)在高校行政管理效能提升中的作用進(jìn)行了分析，在對信息技術(shù)下高校行政管理工作中的缺陷展開探討的基礎(chǔ)上，有針對性的提出了信息技術(shù)下高校行政管理效能提升的策略，希望對我國高校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

信息技術(shù)；高校行政管理；效能;提升；作用與策略

近年來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)同管理的結(jié)合，有效提升了管理效率，提高了管理效果，為現(xiàn)代化管理發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。在這種背景下，傳統(tǒng)高校行政管理已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展的步伐。新時期，必須同信息技術(shù)進(jìn)行緊密結(jié)合，才能夠提升行政管理效能。然而，高校還必須意識到自身在信息技術(shù)背景下行政管理工作開展中的限制性因素，并有針對性的采取措施加以彌補(bǔ)，才能夠有效提升自身的綜合競爭力。因此，積極加強(qiáng)信息技術(shù)下對高校行政管理效能提升的作用與策略研究具有重要的時代意義。

一、信息技術(shù)環(huán)境下高校行政管理工作的缺陷

(一)高校行政管理理念落后

現(xiàn)階段，我國多數(shù)高校都能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)對高校行政管理效能提升的作用產(chǎn)生深刻的認(rèn)知，也逐漸在行政管理中加大了信息化建設(shè)力度，然而，傳統(tǒng)落后的行政管理理念始終制約著高校行政管理效能的充分發(fā)揮。這是因?yàn)椋姓芾砉ぷ魅藛T，只將信息技術(shù)作為輔助工具之一，并沒有將信息技術(shù)的功能和潛力充分挖掘出來。同時，行政管理人員在傳統(tǒng)工作模式的影響下，已經(jīng)形成了固有的工作習(xí)慣，在短時間內(nèi)無法提升利用信息技術(shù)的能力，從而造成大量閑置系統(tǒng)功能模塊的現(xiàn)象。更重要的是，行政管理人員在對信息技術(shù)進(jìn)行利用的過程中，忽視了同其他部門的橫向合作，因此無法實(shí)現(xiàn)高效的信息共享。因此，這種行政管理理念的落后，影響了信息技術(shù)功能的發(fā)揮和行政管理效能的提升。

(二)缺乏整體規(guī)劃

現(xiàn)階段，高校行政管理在同信息技術(shù)進(jìn)行緊密結(jié)合的過程中，并沒有從長遠(yuǎn)和整體的角度出發(fā)，沒有形成對行政管理工作的科學(xué)規(guī)劃，在這種情況下，配套制度不可能得到合理完善，也在很大程度上制約了行政管理效能的提升。新時期，我國高校要想利用信息技術(shù)，充分提升自身的行政管理效能，必須從高校行政管理未來發(fā)展的戰(zhàn)略高度出發(fā)，制定整體規(guī)劃，構(gòu)建完善的技術(shù)策略，促使高校行政管理中信息技術(shù)的能力能夠得到長遠(yuǎn)地發(fā)揮，并在此基礎(chǔ)上，提升各個部門執(zhí)行相關(guān)制度的執(zhí)行力度和配合度，以提高規(guī)劃的整體效果。

(三)行政管理隊伍建設(shè)力度不足

信息技術(shù)是一種載體，最終需要人來推廣使用，因此要想利用信息技術(shù)充分提升高校行政管理效能，必須加大人力資源隊伍的建設(shè)力度。然而，現(xiàn)階段，我國高校行政管理人員傳統(tǒng)工作思維和方式的慣性較大，呈現(xiàn)出明顯的信息技術(shù)能力缺乏的現(xiàn)象。在高校行政管理人員隊伍中，缺乏專業(yè)信息技術(shù)的教育管理人員，因此在工作過程中，工作人員的技術(shù)保障不到位，相關(guān)培訓(xùn)不能常態(tài)化，大大降低了使用信息技術(shù)的工作熱情和興趣；其次，參與高校行政管理的工作人員的信息技術(shù)能力和素養(yǎng)參差不齊，按照管理學(xué)中的“木桶原理”，在不能有效提升整體信息化技術(shù)水平的前提下，水平較低的工作人員勢必會影響整體效能的有效發(fā)揮。

二、信息技術(shù)對高校行政管理效能提升的作用

(一)有助于提升高校發(fā)展決策的科學(xué)性

在深入挖掘、科學(xué)整理大量信息的基礎(chǔ)上，為高校管理決策提供準(zhǔn)確充足的參考依據(jù)，才能夠提升決策的科學(xué)性。因此，信息技術(shù)同高校行政管理進(jìn)行結(jié)合，能夠有效共享校內(nèi)各項資源；在相關(guān)信息平臺中，決策人能夠全面掌握大量的信息，為決策的制定指明方向；同時，在傳統(tǒng)的信息傳遞過程中，人為方式很容易造成重要數(shù)據(jù)的丟失和失真現(xiàn)象。而在信息技術(shù)有效應(yīng)用的背景下，信息的傳遞速度、傳遞過程中的精確性和完整性都能夠得到保證，行政管理人員通過及時獲取的精確信息，可以快速制定科學(xué)的管理決策，可行性在決策中有效提升。

(二)有助于提升行政管理服務(wù)效率

在對信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的過程中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠覆蓋到高校的各個角落，有效轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)層級溝通的局面，中間溝通環(huán)節(jié)可以被省略，管理機(jī)構(gòu)之間能夠?qū)崿F(xiàn)上通下達(dá)，便捷的溝通網(wǎng)絡(luò)還能夠及時進(jìn)行信息反饋，為提升行政管理工作效率奠定了良好的基礎(chǔ)。同時，計算機(jī)信息技術(shù)能夠更加快速處理高校海量的行政管理信息和事務(wù)，不僅極大節(jié)約了人力資源成本，也提高了處理的精度和效率。日常管理方面，可以采用電子簽到方式進(jìn)行教職工的日?？记?、會議出席等管理；利用辦公OA系統(tǒng)軟件發(fā)布信息，傳送文件，進(jìn)行文件審批等等；通過建立個人網(wǎng)上賬戶的方式完善統(tǒng)籌教師在教學(xué)、科研等方面的資料信息。教學(xué)方面，高校行政管理人員利用信息技術(shù)對學(xué)校各個專業(yè)、各個學(xué)科的課程進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并分析數(shù)據(jù)，提取規(guī)律。并使用例如選課，成績統(tǒng)計，分?jǐn)?shù)查詢學(xué)籍管理等軟件系統(tǒng)協(xié)助教學(xué)管理。種種現(xiàn)象表明，將高校行政管理同信息技術(shù)進(jìn)行緊密的結(jié)合，使管理人員從大量常規(guī)、瑣碎的事務(wù)中解脫出來，而專心于創(chuàng)造性、創(chuàng)新性和戰(zhàn)略性事務(wù)，同時，也減少高校學(xué)術(shù)事務(wù)的人為性、情緒化干擾，保證公平效率，促進(jìn)高校行政管理飛躍式發(fā)展。

(三)有助于實(shí)現(xiàn)信息資源共享

要想提升高校行政管理的科學(xué)性，行政管理人員必須能夠?qū)π?nèi)、校外各項信息進(jìn)行全面及時的掌握。在充分應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，校內(nèi)網(wǎng)、校外網(wǎng)以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)互通互聯(lián)，行政管理人員可以不受時間和空間的限制對各方面信息進(jìn)行全面掌握和交流。而在這個過程中，管理機(jī)構(gòu)、院系之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享和交流，提高信息的透明度和使用效率。

三、信息技術(shù)下高校行政管理效能提升的策略

(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)行政管理理念

要想促使信息技術(shù)對高校行政管理效能提升的作用得到充分的發(fā)揮，高校行政管理人員必須及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提升對信息技術(shù)重要性的認(rèn)知至關(guān)重要。值得注意的是，在將信息技術(shù)同高校行政管理進(jìn)行融合的過程中，需要經(jīng)歷一個漫長而復(fù)雜的過程，工作人員必須從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人力資源管理以及高校體制建設(shè)等多個角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)行政管理同信息建設(shè)的結(jié)合，因此，行政管理人員在高度重視信息建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，要積極主動的參與到信息管理信息化建設(shè)中來，才能高效解決信息化建設(shè)過程中遇到的各種問題。在全員參與行政管理信息化建設(shè)中來以后，高校行政管理效能的提升才能夠從根本上得到保障。

(二)統(tǒng)一規(guī)劃高校行政管理信息化建設(shè)

在高校行政管理信息化建設(shè)中，要想使高校行政管理效能得到提升，必須從高校長期發(fā)展的角度出發(fā)，在高校戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的指導(dǎo)下，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。只有這樣，才能夠促使行政管理信息化同高校自身的發(fā)展實(shí)際相符，并具有長遠(yuǎn)發(fā)展的后勁和持久推動力。在這一過程中，高校行政管理人員應(yīng)注重對整體效應(yīng)的規(guī)劃，確保高校眾多行政業(yè)務(wù)內(nèi)容能夠被全面顧及。目前，我國部分高校在構(gòu)建信息系統(tǒng)以及校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的過程中，沒有統(tǒng)一布局的思維，甚至還存在多套軟件被應(yīng)用于同一部門中的現(xiàn)象，極大降低了行政管理工作效率和效果。在這種情況下，高校必須及時實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃，全盤考慮，對信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合集成建設(shè)。

(三)加大對行政管理人員信息技術(shù)能力的培養(yǎng)

影響高校行政管理信息化建設(shè)的一個重要因素就是相關(guān)行政管理工作人員的信息技術(shù)水平和能力相對較低。在這種情況下，高校應(yīng)加大對行政管理人員的培訓(xùn)力度。首先，提升其現(xiàn)代信息化科技的意識，使其對信息技術(shù)的重要性產(chǎn)生高度的認(rèn)同和深刻的認(rèn)知，從而在日常工作中，能夠積極主動的提升自身的計算機(jī)信息技術(shù)的使用能力；其次，在培養(yǎng)行政管理人員的信息能力過程中，應(yīng)從提升其協(xié)作能力、信息搜集能力以及分析數(shù)據(jù)的能力等多方面入手，加大培訓(xùn)力度，引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才，為信息化技術(shù)的使用和推廣做好技術(shù)保障，為順應(yīng)信息化發(fā)展需求奠定良好的基礎(chǔ)。

值得注意的是，信息化技術(shù)的發(fā)展速度日新月異，要想將信息技術(shù)在高校行政管理工作中的功能充分發(fā)揮出來，必須注重對高校信息系統(tǒng)的升級，要緊隨技術(shù)發(fā)展的步伐，在軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備兩方面要根據(jù)自身需求，及時進(jìn)行維護(hù)、升級和更新，促使行政管理信息系統(tǒng)能夠長期處于穩(wěn)定、快速的運(yùn)行狀態(tài)下，只有這樣，才能真正使信息化行政管理水平不斷提升。

結(jié)束語：

綜上所述，高校行政管理水平與高校各項工作的發(fā)展緊密聯(lián)系，新時期，高校在積極實(shí)現(xiàn)行政管理方式的創(chuàng)新過程中，應(yīng)加大對信息技術(shù)的使用力度，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的行政管理理念，并實(shí)行統(tǒng)一的行政規(guī)劃，在有效提升行政管理效能的過程中，強(qiáng)化對相關(guān)工作人員信息技術(shù)能力的培養(yǎng)。值得注意的是，不斷升級和優(yōu)化高校傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)以及行政管理流程也是至關(guān)重要的。高校只有在實(shí)踐中不斷為行政管理信息化建設(shè)而努力，才能夠?yàn)樽陨砭C合競爭實(shí)力的提升奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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1009-8534（2017）06-0065-02

劉珍珍，安徽警官職業(yè)學(xué)院講師,研究方向：行政管理。

周圣強(qiáng)

審 稿 人：宋 斌