高校辦公室工作效能的影響因素及對(duì)策研究

尚海磊

(南京理工大學(xué)泰州科技學(xué)院 江蘇·泰州 210000)

高校辦公室工作效能的影響因素及對(duì)策研究

尚海磊

(南京理工大學(xué)泰州科技學(xué)院 江蘇·泰州 210000)

高校辦公室管理在高校發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用，是組成高校基層體系的核心部分。本文首先對(duì)高校辦公室工作效能進(jìn)行了概述，分析出影響高校辦公室效能的因素，即管理觀念過(guò)于傳統(tǒng)、高校辦公室工作人員的選拔與任用制度不合理、管理體系不健全。從改變高校辦公室管理理念、建立科學(xué)的工作人員選拔和培養(yǎng)制度、逐漸健全管理體系三個(gè)方面提出了高校辦公室工作效能優(yōu)化策略。從而提高高校辦公室的工作效能，促進(jìn)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，與快速發(fā)展的教育事業(yè)相適應(yīng)。

高校辦公室；工作效能；影響因素；對(duì)策研究

引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步與教育的高速發(fā)展，高校辦公室有了越來(lái)越大職責(zé)，高校辦公室的工作領(lǐng)域也逐漸的拓寬。針對(duì)其管理觀念、用人制度、管理體系存在的問(wèn)題，都要加以分析與解決。高校辦公室加強(qiáng)效能建設(shè),能夠有效發(fā)揮其功能作用，進(jìn)而提升高校工作人員的綜合素質(zhì)，推進(jìn)高校更好更快發(fā)展。

一、高校辦公室工作效能概述

效能是變革創(chuàng)新時(shí)代的常用詞，在我國(guó)古道典籍中，對(duì)效能的解釋是為國(guó)家效力、貢獻(xiàn)自己的才能。瞿秋白在《亂彈·財(cái)神還是反財(cái)神》中將效能定義為效率。也有人將效能定義為辦事的效率和工作的能力。效能這個(gè)詞被用到生活中的多個(gè)領(lǐng)域，高校辦公室效能,則屬于管理學(xué)領(lǐng)域范疇,根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展情況和高校辦公室的工作狀態(tài)最終體現(xiàn)出的工作能力和績(jī)效的有機(jī)統(tǒng)一。?？恕だ疇栐凇尔溈襄a卓越工作方法》一書中指出：“正確地做事”指的是效率,“做正確的事”強(qiáng)調(diào)的是效能,效率和效能存在著基本的區(qū)別。在高校的辦公室管理過(guò)程中管理者要做好一件事情，最好的方法就是重視效率，在此基礎(chǔ)上，管理者還需要重視時(shí)間的利用，將時(shí)間利用的合理程度能夠檢驗(yàn)管理者的工作水平，通過(guò)效能確保工作堅(jiān)實(shí)地朝著自己的目標(biāo)邁進(jìn)。高校辦公室要準(zhǔn)備教學(xué)、教研等多方面的工作，任務(wù)量很大，同時(shí)高校的辦公室起到連接學(xué)校各個(gè)部門的作用，對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行輔助與決策，高校辦公室與學(xué)校很多部門都有聯(lián)系，存在著角度的突發(fā)問(wèn)題和隱患，但是高校對(duì)高校辦公室的工作要求卻很高，這就對(duì)高校辦公室的工作人員提出了更高的要求。

二、影響高校辦公室效能的因素

（一）管理觀念過(guò)于傳統(tǒng)

高校辦公室管理觀念過(guò)于落后，是制約工作效能的主要因素之一。很多高校的辦公室缺少制度執(zhí)行力，只能完成一些日常的簡(jiǎn)單任務(wù)，面對(duì)相對(duì)艱巨的任務(wù)時(shí)就顯得力不從心，高校的管理者根本意識(shí)不到高校辦公室管理的重要性，采用的管理方式比較簡(jiǎn)單、管理觀念較為落后。很多高校都將工作人員當(dāng)作賺錢的工具，認(rèn)為工作人員的作用就是不斷地為高校創(chuàng)造價(jià)值，在對(duì)待工作人員方面，也僅僅重視那些能在短時(shí)間內(nèi)為高校帶來(lái)利潤(rùn)的或者是能迅速處理工作中棘手問(wèn)題的工作人員，而忽略了默默付出的大部分工作人員，很多工作人員有被忽略的感覺(jué)，失去工作的動(dòng)力。很多高校對(duì)高校辦公室管理的重要性存在不解與誤解，高校的辦公室需要的工作人員相對(duì)較少，在選拔工作人員的過(guò)程中也不夠認(rèn)真，一部分高校將注意力過(guò)多的放在重視人才上，致使忽略了高校辦公室管理，認(rèn)為高校辦公室管理部門處理的僅僅是薪水問(wèn)題和簡(jiǎn)單的人事問(wèn)題。在招聘工作人員時(shí)也首先任用能夠?yàn)楦咝？焖賻?lái)利益的工作人員，這種做法短期內(nèi)能夠?yàn)楦咝?lái)利潤(rùn)，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度講對(duì)于高校的發(fā)展并無(wú)益處。

（二）高校人才的選拔與任用制度不合理

高校辦公室在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中已形成了一系列的管理制度，但是管理制度的落實(shí)存在著一定的問(wèn)題，使得很多規(guī)章制度都流于形式。很多高校在選拔員工上無(wú)法做到公平公正，很多工作人員都是托關(guān)系進(jìn)到高校，尤其是一些家族型高校，一部分托關(guān)系進(jìn)到高校的工作人員沒(méi)有足夠的實(shí)力在高校工作，進(jìn)到高校后也沒(méi)有一心一意的為高校創(chuàng)造價(jià)值，影響了高校的工作效率。很多高校招聘工作人員的過(guò)程十分隨意，很多面試者的去留都僅僅由高層決定，缺乏對(duì)面試綜合能力的考查。很多高校只注重技術(shù)型人才的選拔，忽略掉了普通工作人員的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致高校工作人員的能力和素質(zhì)參差不齊。很對(duì)高校對(duì)在職工作人員缺乏一定的考核機(jī)制，工作人員成功入職，在工作一段時(shí)間之后，需要對(duì)工作人員進(jìn)行工作能力上的考核，考核成績(jī)優(yōu)秀者適當(dāng)升職，對(duì)于成績(jī)不理想的工作人員，給予降職或者調(diào)動(dòng)工作，很多高校缺少了這一機(jī)制，導(dǎo)致很多工作人員滿足于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取。給高校的發(fā)展造成了阻礙。

（三）管理體系不健全

高校辦公室的的管理體系不健全，導(dǎo)致一些工作不能及時(shí)處理或處理不到位，降低了辦公室的工作效能?？茖W(xué)、合理的管理體系對(duì)于高校辦公室管理起到至關(guān)重要的作用，很多高校的管理層人員思想十分保守，不愿接受新鮮事物，跟不上時(shí)代的步伐，依舊沿用傳統(tǒng)的管理體系，根據(jù)工作人員的階層決定薪水，導(dǎo)致工作人員一心只想著升職，而忽略了努力工作的重要性，直接影響了辦公室的工作效能。高校由于缺乏完整的管理體系，工作人員在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，往往會(huì)受到差別對(duì)待，這會(huì)使工作人員留下心理陰影，也會(huì)覺(jué)得高校管理人員不能做到一視同仁，對(duì)高校失去信心，從而失去工作的動(dòng)力，缺少完整的管理體系使得工作人員沒(méi)有明確的工作目標(biāo)，降低工作效率。

三、高校辦公室工作效能優(yōu)化策略

（一）改變高校辦公室管理理念

提升高校辦公室效能前提是端正思想態(tài)度，提高辦公室工作人員的責(zé)任心，避免辦公室無(wú)所作為、胡亂作為的情況發(fā)生。要通過(guò)日常工作的觀察找出高校辦公室存在的問(wèn)題，要解決高校辦公室管理的問(wèn)題，首先要轉(zhuǎn)化高校管理者的固有思維，管理者需要使者去了解每一位工作人員，和工作人員多溝通，充分認(rèn)識(shí)到每一位工作人員的重要性。技術(shù)型的人才能夠?yàn)楦咝?lái)效益，理應(yīng)得到重視，但也要積極發(fā)現(xiàn)其他工作人員的優(yōu)點(diǎn)，擅于發(fā)掘工作人員的長(zhǎng)處，結(jié)合工作人員的特長(zhǎng)和個(gè)人性格為其安排合適的崗位，充分發(fā)揮每個(gè)人的價(jià)值。其次要積極發(fā)展高校辦公室管理部門，逐步解決人力管理中存在的問(wèn)題，高校要敢于聘用高校辦公室管理方面的人才，改善高校辦公室管理現(xiàn)狀。高校辦公室管理部門需要了解在職工作人員的情況，根據(jù)高校戰(zhàn)略要求對(duì)工作人員做出戰(zhàn)略性調(diào)整，加大力度培養(yǎng)綜合型人才，同時(shí)大膽引進(jìn)新型人才，拓寬聘用渠道，為高校吸收條件合適的工作人員，逐漸改變高校辦公室管理觀念。同時(shí)高校的辦公室需要有完善的規(guī)章制度，制度要對(duì)工作人員的分工情況、任務(wù)目標(biāo)等高校辦公室的事宜制度化，將日常工作中的流程和可能出現(xiàn)的突發(fā)情況都以制度的方式呈現(xiàn)，和規(guī)章制度之間要前后呼應(yīng)，要有系統(tǒng)性。高校辦公室的制度并不是一成不變的，在保證規(guī)章制度執(zhí)行的穩(wěn)定情況下，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)規(guī)章制度做出不同程度的調(diào)整。

（二）建立科學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)制度

高校辦公室的工作涉及面很廣，任務(wù)繁重且任務(wù)經(jīng)常出現(xiàn)不同程度的變化，也會(huì)偶爾出現(xiàn)一些突發(fā)情況，所以對(duì)高校的辦公室對(duì)工作人員的能力要求很高，為了使高校辦公室的工作效能逐漸提高，需要建立科學(xué)完整的工作人員選拔和培養(yǎng)制度。首先，管理者要對(duì)高校的發(fā)展目標(biāo)和戰(zhàn)略需求有較為詳細(xì)的了解，能夠根據(jù)高校的實(shí)際情況，確定所需工作人員的數(shù)量及工作能力。其次，定期更新工作人員的個(gè)人信息，了解工作人員的工作情況，看到工作人員的進(jìn)步，并對(duì)進(jìn)步較大的工作人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)，激發(fā)工作人員的工作熱情，為高校競(jìng)爭(zhēng)創(chuàng)造有利條件。高校需要建立科學(xué)的工作人員選拔和培養(yǎng)制度，將有專業(yè)素質(zhì)的人才吸收、任用、選拔，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要有對(duì)應(yīng)的制度，采用新時(shí)期的工作人員管理模式，提高工作人員的綜合素質(zhì)。在管理工作人員的過(guò)程中設(shè)置合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度和懲罰制度，刺激工作人員更好的工作，提高高校的工作質(zhì)量。高?？刹欢ㄆ诓扇≥啀徰a(bǔ)位機(jī)制，使工作人員熟悉不同職位的工作，對(duì)處理應(yīng)急事件做準(zhǔn)備。同時(shí)為每一名工作人員制定個(gè)人的工作目標(biāo)和工作計(jì)劃，使每位工作人員有明確的努力方向，與此同時(shí)，制訂一個(gè)高校奮斗的目標(biāo)，使工作人員對(duì)高校的發(fā)展充滿信心，提升工作人員對(duì)高校的信任感，實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展和辦公室事業(yè)發(fā)展的協(xié)調(diào)一致。

（三）逐漸健全管理體系

高校的辦公室需要有完整的管理體系，高校的辦公室效能不僅僅體現(xiàn)在辦公室內(nèi)部，也受到高校整體的管理體系的影響。首先要明確辦公室的職能，審視辦公室在高校的工作中的作用。其次要基于辦公室的職能，對(duì)辦公室作出一系列的調(diào)整。工作人員是高校辦公室的核心，高校應(yīng)定期組織工作人員培訓(xùn)，擴(kuò)大工作人員的職業(yè)發(fā)展空間，在高校需要建立完整的培訓(xùn)機(jī)制，從工作人員的基本需求和高校的基本需求出發(fā)，對(duì)工作人員進(jìn)行靈活的、系統(tǒng)的培訓(xùn)。高校要學(xué)習(xí)大公司的人才管理體系，完善薪酬福利懲罰體制，薪酬制度要有著明顯的等級(jí)差別，能者多勞，多勞多得，使工作人員清楚的知道自己為高校帶來(lái)的效益和薪水存在著密切的關(guān)系。懲罰方面，對(duì)待工作中存在的錯(cuò)誤失誤等，根據(jù)程度大小，都設(shè)置不同的懲罰措施，獎(jiǎng)懲機(jī)制都要做到透明化，需要適用高校所有工作人員。同時(shí)要讓工作人員明確高校辦公室并不是一個(gè)單獨(dú)存在的部門，在完成一些較長(zhǎng)周全的任務(wù)時(shí)，要與高校的其他部門積極合作，實(shí)現(xiàn)人力資源的整合，將高校辦公室的工作變得系統(tǒng)化，提高工作效能。在高校內(nèi)部需要建立科學(xué)合理的人力資源管理體制，確保體制的公平公正。保持和工作人員的積極溝通，通過(guò)討論可適當(dāng)對(duì)管理體系進(jìn)行修改，使高校與工作人員共同發(fā)展，共同進(jìn)步，維持和工作人員和諧的關(guān)系。從而更加有效的發(fā)揮高校辦公室的核心職能。

四、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)高校辦公室工作效能進(jìn)行深入分析得知，高校辦公室存在著管理觀念過(guò)于傳統(tǒng)、高校人才的選拔與任用制度不合理、管理體系不健全等一系列的問(wèn)題。通過(guò)改變高校辦公室管理理念、建立科學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)制度、逐漸健全管理體系等方法，能夠有效優(yōu)化高校辦公室工作效能，從而為學(xué)校的工作開(kāi)創(chuàng)一個(gè)充滿生機(jī)、活力的局面。

[1]呂宏玉,張菁,齊輝.提高高校辦公室管理工作效能探討[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(農(nóng)林教育版),2014,16(04):27-29+33.

[2]葉敏,黃身勇.高校辦公室工作效能的制約因素分析[J].思茅師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào),2011,27(04):89-92.

[3]譚明.高校辦公室工作效能優(yōu)化之路徑探析[J].中國(guó)石油大學(xué)勝利學(xué)院學(xué)報(bào),2017,31(02):59-61.

G647

A

1009-8534（2017）06-0041-02

尚海磊，南京理工大學(xué)泰州科技學(xué)院，博士，助理研究員。

王俊奇

審 稿 人：夏 莉