基于SAP系統(tǒng)北京奔馳備件框架合同管理實(shí)踐

王宗穩(wěn)，郭東棟，高飛

（北京奔馳汽車有限公司，北京100176）

基于SAP系統(tǒng)北京奔馳備件框架合同管理實(shí)踐

王宗穩(wěn)，郭東棟，高飛

（北京奔馳汽車有限公司，北京100176）

備件管理是設(shè)備維護(hù)工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是降低維修成本和保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。但傳統(tǒng)的備件管理方法經(jīng)常造成備件采購的價(jià)格和供貨期不確定，缺乏對供應(yīng)商有效的管理等，嚴(yán)重影響了備件采購計(jì)劃實(shí)施和備件管理工作開展。實(shí)施基于SAP系統(tǒng)的備件框架合同管理方法以及在實(shí)際中的應(yīng)用后，既可有效降低備件采購價(jià)格，縮短備件供貨周期，也能提高備件資金周轉(zhuǎn)速度和降低備件庫存。

備件管理；框架合同；備件采購；設(shè)備維修

1 應(yīng)用背景

隨著北京奔馳汽車有限公司新項(xiàng)目相繼建成投產(chǎn)，生產(chǎn)線設(shè)備眾多且復(fù)雜，相應(yīng)備件的種類和需求數(shù)量也越來越多，這就需要通過實(shí)行科學(xué)合理的備件管理，嚴(yán)格控制備件庫存，既要能滿足設(shè)備維護(hù)需要、保證生產(chǎn)正常進(jìn)行，又能提高設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。為此，公司建起了設(shè)備維修備件中央庫房，統(tǒng)籌管理各個(gè)分廠的分庫房，備件信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化并可全廠共享，全部備件統(tǒng)一在SAP iPro系統(tǒng)中管理[1]。

基于SAP的備件采購流程（圖1），備件采購需求（Purchase Requisition，簡稱PR）在iPro釋放并審批完成后，將由采購部門與供應(yīng)商詢價(jià)和比價(jià)，創(chuàng)建采購訂單（Purchase Order，簡稱PO）和合同，審批完成之后，供應(yīng)商將按照合同將備件供應(yīng)到中央庫房，待全部備件在iPro收貨完成后，財(cái)務(wù)部門將在cbFC內(nèi)對供應(yīng)商付款。雖然進(jìn)行了統(tǒng)一管理，但在備件管理中仍存在4個(gè)問題。

（1）公司內(nèi)部審批流程較長。采購需求PR審批已經(jīng)優(yōu)化，但是PR完成后到采購訂單PO生成，再到備件采購合同簽訂完成，仍需要較長的時(shí)間。所以，造成公司內(nèi)部審批流程較長。

（2）不能有效管理供應(yīng)商。每個(gè)采購訂單都需要詢價(jià)和比價(jià)過程，都需要與供應(yīng)商進(jìn)行談判并簽訂合同，由于備件采購合同簽訂之前供應(yīng)商是未知的，所以與供應(yīng)商的伙伴關(guān)系不穩(wěn)定。

（3）供貨期長。備件是非生產(chǎn)用材料，一般都需要一定的制造周期，特別是進(jìn)口備件還需要較長的通關(guān)時(shí)間[2]，并供應(yīng)商不固定無法實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商提前備貨或發(fā)貨，所以采購周期一般較長。

（4）價(jià)格偏高。每次采購備件都需要跟供應(yīng)商商談價(jià)格，多次采購相同的備件時(shí)，需要重復(fù)多次與不同的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判和規(guī)格型號澄清，這個(gè)過程既耗時(shí)又費(fèi)力，往往還不能爭取到最有競爭力的價(jià)格。

圖1 基于SAP的備件采購流程

2 備件框架合同

2.1 備件框架合同介紹

備件框架合同是與供應(yīng)商協(xié)商一致簽訂的關(guān)于備件采購的合同，將未來一段時(shí)間內(nèi)計(jì)劃采購的一批備件，與供應(yīng)商做好技術(shù)確認(rèn)，商談好價(jià)格與供貨期，并對質(zhì)量、服務(wù)、質(zhì)保、付款、合規(guī)等方面要求做出詳細(xì)的約定，在約定的時(shí)間內(nèi)（1年或2年）維持備件價(jià)格、貨期、質(zhì)量等穩(wěn)定不變[3]?？蚣芎贤Ш?，基于此框架合同的采購訂單都將遵照框架合同內(nèi)的全部條款執(zhí)行，無需另簽合同。

在日常備件采購工作中，無需與供應(yīng)商議價(jià)，盡管每次采購數(shù)量和訂單大小不同，但是單價(jià)是固定的，每個(gè)訂單均遵照框架合同中的約定執(zhí)行，省去了反復(fù)進(jìn)行的規(guī)格型號澄清、比價(jià)與簽訂合同等過程。

（1）公司內(nèi)部審批流程方面。PR審批完成后，即在SAP系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成釋放的訂單（Released Order，簡稱RO），采購訂單不再需要審批，也不需要再簽訂合同，極大的縮短了審批時(shí)間。

（2）供應(yīng)商方面。簽訂框架合同的供應(yīng)商都是經(jīng)過多方評價(jià)與多輪談判最終確定的，一般具備良好的業(yè)績和信譽(yù)，有較快的響應(yīng)速度和優(yōu)秀的售后服務(wù)能力。合同雙方不再是單一的供應(yīng)關(guān)系，而是進(jìn)行較長時(shí)間穩(wěn)定的合作，并形成長久合作的關(guān)系。

（3）供貨期方面。雙方通過進(jìn)行充分的信息共享，供應(yīng)商將得到企業(yè)的部分備件消耗和采購記錄等數(shù)據(jù)，根據(jù)備件采購規(guī)律，提前做好備件生產(chǎn)或儲備，縮短備件供貨周期。

（4）價(jià)格方面。簽訂框架合同后，合同內(nèi)的備件將集中從這一家供應(yīng)商采購，供應(yīng)商將會有可預(yù)期的穩(wěn)定的訂單和顯著增加的備件銷售額。同時(shí)因減少了商務(wù)談判和簽訂合同次數(shù)，可以節(jié)省大量人力成本，因而供應(yīng)商也可以給出更加優(yōu)惠的價(jià)格，這將是互利共贏的結(jié)果。

（5）資金周轉(zhuǎn)方面。由于供貨期的穩(wěn)定，價(jià)格的穩(wěn)定或降低，在備件管理實(shí)踐中，可以提高采購頻率，降低單次采購數(shù)量，通過科學(xué)的備件采購計(jì)劃，有效避免大量采購卻又暫時(shí)不需要的備件，造成庫存積壓成本浪費(fèi)等，顯著提高備件資金周轉(zhuǎn)速度，有效降低備件庫存。

2.2 備件框架合同實(shí)施過程

（1）統(tǒng)計(jì)整理數(shù)據(jù)。從SAP iPro中將所需要的備件信息下載，包含物料號、中英文名稱、型號、訂貨號、制造商等等，同時(shí)將歷史備件消耗記錄下載進(jìn)行分析，做出每個(gè)備件的年度需求估計(jì)。

（2）確定供應(yīng)商。嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行多角度評價(jià)，既要考慮備件質(zhì)量和價(jià)格，也要考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、履約能力、售后服務(wù)的能力，確保了備件符合規(guī)格要求、質(zhì)量好和供貨期有保證。

（3）簽訂框架合同。雙方將備件技術(shù)要求和商務(wù)條款談判完成之后，將簽訂框架合同。合同對每一個(gè)備件的物料號、型號、價(jià)格、貨期、合同期限等進(jìn)行了詳細(xì)的約定，對雙方權(quán)利和義務(wù)也都進(jìn)行了約定。合同期限為2～3年，也可根據(jù)雙方合作意愿與實(shí)際合作情況進(jìn)行另行約定，但一般≥1年。

2.3 簽訂框架合同后備件的采購流程

簽訂框架合同后，備件采購分為5步（圖2）。

（1）釋放采購需求PR。物料控制員在iPro系統(tǒng)內(nèi)，核實(shí)備件需求信息與訂購數(shù)量無誤后，釋放采購需求PR。依據(jù)采購金額的大小，PR有不同等級的審批方案。

（2）生成采購訂單RO。PR審批完成之后，SAP系統(tǒng)自動(dòng)生成釋放訂單RO，RO無需審批，也不需要再簽訂合同。

（3）向供應(yīng)商下訂單。將RO單發(fā)送給供應(yīng)商，RO單上有這批所訂購備件的詳細(xì)信息，包括備件物料號、中英文名稱、型號、訂購數(shù)量、價(jià)格等。

（4）供應(yīng)商供貨。供應(yīng)商按照RO單的要求，將備件發(fā)送至維修中央庫房。庫房工作人員依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)貨與收貨，最后在iPro內(nèi)完成備件收貨入庫。

（5）付款與評價(jià)。合同訂單執(zhí)行完成后，將對該訂單中供應(yīng)商的表現(xiàn)給出客觀評價(jià)并留檔，最后財(cái)務(wù)部門在cbFC內(nèi)完成備件付款。

由于在框架合同簽訂階段已經(jīng)將備件規(guī)格信息澄清，雙方對于訂貨和供貨流程比較熟悉，所以在實(shí)踐中，雙方能進(jìn)行緊密配合，順利完成每一個(gè)訂單的供貨，確保每一個(gè)備件都能按計(jì)劃到貨。

圖2 框架合同備件采購流程圖

3 備件框架合同應(yīng)用實(shí)踐

北京奔馳汽車有限公司的S框架合同簽訂時(shí)間是2015年8月1日，挑選出S框架合同中的9種備件，從iPro系統(tǒng)查找框架合同簽訂前后的采購記錄（圖3），可以得到這9種備件的歷次采購時(shí)間、數(shù)量、價(jià)格等信息。通過整理匯總，分別得到簽訂S框架合同前后9種備件的PR時(shí)間、入庫時(shí)間、貨期和價(jià)格，表1和表2。

簽訂S框架合同前，每個(gè)備件采購均需要PR、PO和合同審批3個(gè)階段，從備件需求產(chǎn)生到備件入庫，需要半年以上的時(shí)間，即便采購?fù)粋浼?，如MCNP999980001644（表1），第一次采購單價(jià)是226.62元，貨期202 d，第二次采購單價(jià)是231.18元，貨期是279 d，前后兩次采購的貨期和價(jià)格都不相同，貨期超長并超出預(yù)定期限，將嚴(yán)重的影響備件采購計(jì)劃和備件管理工作實(shí)施。

圖3 iPro系統(tǒng)中備件入庫記錄

表1 簽訂S框架合同前數(shù)據(jù)

表2 簽訂S框架合同后數(shù)據(jù)

簽訂S框架合同后，備件采購只需要PR審批，RO在SAP內(nèi)自動(dòng)生成，從備件需求產(chǎn)生到備件入庫的時(shí)間只取決于供應(yīng)商的制造和配送時(shí)間，顯著的降低了備件的采購周期，并且采購?fù)粋浼?，價(jià)格和貨期都是穩(wěn)定不變的，這將有利于備件管理工作的優(yōu)化，制定更加精確的備件采購計(jì)劃和庫存。

通過對比可以看到，簽訂S框架合同后，這九種備件貨期平均可以節(jié)省80%，備件價(jià)格平均可以節(jié)省45.20%。表3。

備件框架合同管理在北京奔馳汽車有限公司已經(jīng)實(shí)踐和應(yīng)用多年，本文統(tǒng)計(jì)了10個(gè)常用的備件框架合同，對比簽訂框架合同前后的年度備件消耗數(shù)據(jù)（表4），可以看到采用備件框架合同管理可節(jié)省大量采購成本。

4 結(jié)語

公司雖然在實(shí)施基于SAP系統(tǒng)的備件框架合同管理應(yīng)用中取得了成效，但未來還要充分利用SAP系統(tǒng)中的備件管理的大量數(shù)據(jù)，進(jìn)一步挖掘數(shù)字背后的備件需求規(guī)律，做出更加精準(zhǔn)的備件需求計(jì)劃，配合備件框架合同管理，最終實(shí)現(xiàn)備件最優(yōu)化管理。總之，汽車制造企業(yè)的設(shè)備備件管理和庫存管理，是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，也是一個(gè)需要不斷探索、不斷創(chuàng)新管理方法的長期性的工作，相關(guān)的工作人員需要不斷地探索與實(shí)踐，合理確定備件儲備，有效控制庫存積壓，持續(xù)降低維修成本，保證生產(chǎn)線設(shè)備安全可靠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

表3 簽訂S框架合同前后貨期和價(jià)格對比

表4 10個(gè)常用框架合同數(shù)據(jù)

［1］郭東棟.基于SAP系統(tǒng)的備件管理模式在汽車制造業(yè)中的應(yīng)用[J].中國設(shè)備工程，2015，（7）.

［2］趙維印.企業(yè)設(shè)備維修備件管理綜述[J].設(shè)備管理與維修，2014，（1）.

［3］董法道.濟(jì)鋼低值易耗品類設(shè)備備件年度戰(zhàn)略采購模式[J].山東冶金，2012，（10）.

〔編輯 王永洲〕

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10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.02.05