基于會(huì)計(jì)信息化的企業(yè)預(yù)算成本管理的探索

夏雨超

(1.中國航天空氣動(dòng)力技術(shù)研究院，北京 100074；2.彩虹無人機(jī)科技有限公司，北京 100074)

一、引言

當(dāng)前我國發(fā)展處于大有可為的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，“降成本”是“十三五”結(jié)構(gòu)性改革五大任務(wù)之一，如今正值“十三五”收官和“十四五”開局之年，成本管理的能力左右著企業(yè)的發(fā)展，降本增效的水平?jīng)Q定了企業(yè)的成敗。預(yù)算成本管理是成本管理中的重要部分，科學(xué)合理的預(yù)算成本管理體系能夠通過預(yù)先建立的成本目標(biāo)，幫助企業(yè)采取一系列預(yù)防控制措施和更加系統(tǒng)化的管理手段，為提升整體經(jīng)濟(jì)效益提供更大空間。近年來財(cái)政部大力推進(jìn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)的預(yù)算成本管理工作應(yīng)該緊跟國家戰(zhàn)略步伐，提升信息化管理水平。

二、預(yù)算成本管理的內(nèi)涵及目標(biāo)

1.預(yù)算成本管理的內(nèi)涵

預(yù)算成本是企業(yè)根據(jù)自身特定預(yù)算期的生產(chǎn)和經(jīng)營情況編制的一種預(yù)計(jì)(未來)成本，即是以企業(yè)預(yù)算期內(nèi)的銷售和生產(chǎn)預(yù)算為基礎(chǔ)來編制直接材料預(yù)算、直接人工預(yù)算和制造費(fèi)用預(yù)算等各項(xiàng)所需要的成本。預(yù)算成本管理是企業(yè)對(duì)未來期間的作業(yè)量與資源需求量進(jìn)行預(yù)測(cè)，并依此對(duì)資源消耗的全過程實(shí)施追蹤控制的管理，它強(qiáng)調(diào)對(duì)于預(yù)算成本的管理，其實(shí)質(zhì)是將預(yù)算管理的思想與企業(yè)成本控制相結(jié)合，是一種資源消耗的管理，其管理過程從成本預(yù)算編制到執(zhí)行，再到控制、調(diào)整和考評(píng)，構(gòu)成一個(gè)全面的預(yù)算成本管理體系。

2.預(yù)算成本管理的目標(biāo)

(1)降低成本，增加效益

企業(yè)預(yù)算成本管理將降低成本、增加效益作為重要目標(biāo)，以編制科學(xué)合理的成本預(yù)算為基礎(chǔ)，在成本管理過程中力圖尋找可能且高效的成本節(jié)約點(diǎn)。通過強(qiáng)化定額和對(duì)標(biāo)管理，明確制訂成本費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)成本費(fèi)用管控責(zé)任，積極推動(dòng)全單位、各部門通過改進(jìn)生產(chǎn)流程、開展技術(shù)創(chuàng)新等措施壓縮可控費(fèi)用，降低企業(yè)成本，從而優(yōu)化自身運(yùn)營模式，提升經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)盈利能力。

(2)以最優(yōu)成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最大價(jià)值

優(yōu)質(zhì)的成本管理體系以提供合適的成本信息為宗旨，力圖創(chuàng)造有利于控制和削減成本的環(huán)境，這意味著盲目追求成本降低并非一定能帶來最優(yōu)結(jié)果，大多數(shù)情況下成本最小化不能帶來企業(yè)價(jià)值最大化，因此預(yù)算成本管理的關(guān)鍵在于制定一套科學(xué)合理的體系，幫助企業(yè)為防止偏離成本預(yù)算而制定預(yù)防和控制措施，實(shí)現(xiàn)控制成本與實(shí)現(xiàn)增長的有機(jī)的動(dòng)態(tài)平衡，即以最優(yōu)成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)最大價(jià)值，高效完成成本管理目標(biāo)，大力提升企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益。

三、以信息化手段建立企業(yè)預(yù)算成本管理系統(tǒng)

1.建立企業(yè)預(yù)算成本管理系統(tǒng)

(1)構(gòu)建企業(yè)預(yù)算信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)：企業(yè)預(yù)算成本管理系統(tǒng)

在會(huì)計(jì)信息化條件下，企業(yè)能夠充分利用專業(yè)化分工和信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立預(yù)算成果共享中心，使預(yù)算管理相關(guān)信息的準(zhǔn)確性、全面性、及時(shí)性得到提高，加快企業(yè)預(yù)算工作職能從幫助簡單編制預(yù)算表到協(xié)助管理決策的轉(zhuǎn)變，提升預(yù)算管理的價(jià)值，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略的有效支撐。將預(yù)算成本管理信息化需求列入企業(yè)整體信息化發(fā)展規(guī)劃，在企業(yè)現(xiàn)有預(yù)算信息系統(tǒng)中構(gòu)建預(yù)算成本管理子系統(tǒng)(見圖1)，該子模塊以預(yù)算成本量為管理基點(diǎn)，旨在滿足企業(yè)預(yù)算成本管理龐大的數(shù)據(jù)需求，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的分解，協(xié)助企業(yè)合理確定、適時(shí)調(diào)整、逐步完善成本預(yù)算的編制、執(zhí)行、控制、考核等一系列工作。

圖1 預(yù)算成本管理子系統(tǒng)整體架構(gòu)

(2)設(shè)計(jì)預(yù)算成本管理模型

在建立預(yù)算成本管理系統(tǒng)的過程中，設(shè)計(jì)開發(fā)相關(guān)多維預(yù)算成本管理模型，為深層次數(shù)據(jù)挖掘提供基礎(chǔ)，使得預(yù)算內(nèi)容更加細(xì)致，分析角度更加豐富，涵蓋范圍更加寬廣。將現(xiàn)行通用計(jì)算機(jī)語言與預(yù)算成本管理模型相結(jié)合，迅速收集并分析各業(yè)務(wù)部門的成本費(fèi)用狀況，提供業(yè)務(wù)預(yù)測(cè)功能，自動(dòng)生成預(yù)算財(cái)務(wù)報(bào)表，利用內(nèi)置財(cái)務(wù)功能，支持自定義財(cái)務(wù)模型，盡可能減少預(yù)算公式設(shè)置。

2.預(yù)算成本編制：與相關(guān)預(yù)算協(xié)調(diào)

(1)以成本定額為基礎(chǔ)

定額成本是產(chǎn)品生產(chǎn)成本的現(xiàn)行定額，反映著當(dāng)期應(yīng)達(dá)到的成本水平。預(yù)算成本的編制需要融入定額管理思想，以先進(jìn)合理的成本定額為重要基礎(chǔ)，將預(yù)算成本要素與定額相銜接。在編制成本預(yù)算時(shí)，預(yù)算成本管理子系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)歷史標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)和行業(yè)、國際對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)綜合分析的結(jié)果制定出成本管理定額，規(guī)范制定成本費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)、范圍和規(guī)模，落實(shí)成本費(fèi)用管控責(zé)任。

(2)將預(yù)算成本編制與作業(yè)成本法相結(jié)合

傳統(tǒng)預(yù)算成本管理可能存在編制不夠準(zhǔn)確、覆蓋部門不夠全面、執(zhí)行不力等情況，預(yù)算成本管理子系統(tǒng)創(chuàng)造性地將作業(yè)成本法的思想引入編制成本預(yù)算過程中以克服上述不足，落實(shí)崗位責(zé)任。作業(yè)成本法以“成本對(duì)象消耗作業(yè)，作業(yè)消耗資源”為指導(dǎo)思想，以作業(yè)為成本動(dòng)因，通過對(duì)成本的合理劃分、動(dòng)態(tài)追蹤來確認(rèn)最終成本歸屬對(duì)象。企業(yè)將作業(yè)成本信息作為編制預(yù)算的基礎(chǔ)(見圖2)，能減少或改進(jìn)不增值作業(yè)或低效率作業(yè)，積極發(fā)展高效作業(yè)，更加合理配置資源，落實(shí)各預(yù)算責(zé)任主體權(quán)責(zé)，將成本控制落到實(shí)處，幫助企業(yè)更好地理解業(yè)務(wù)流程，為每一項(xiàng)流程制定績效目標(biāo)及其衡量體系，為企業(yè)預(yù)算成本管理的執(zhí)行以及控制提供決策依據(jù)。

圖2 作業(yè)成本系統(tǒng)與預(yù)算成本控制

3.預(yù)算成本執(zhí)行：落實(shí)崗位責(zé)任

預(yù)算成本的執(zhí)行是對(duì)預(yù)算目標(biāo)的具體實(shí)施過程，其完成質(zhì)量直接決定了預(yù)算目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)。預(yù)算成本管理子系統(tǒng)的存在能夠讓“全員參與”這一預(yù)算成本管理的口號(hào)真正落到實(shí)處，為各項(xiàng)目人員真正參與到企業(yè)預(yù)算成本管理體系提供可能。在預(yù)算成本執(zhí)行過程中，以責(zé)任分工為基礎(chǔ)，實(shí)行全員參與模式，各崗位、各部門分工明確、責(zé)任清晰、相互協(xié)同、高效配合的工作機(jī)制，將成本費(fèi)用管控責(zé)任予以落實(shí)，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，確保資源分配在各流程中保持最優(yōu)狀態(tài)，促進(jìn)企業(yè)各相關(guān)職能部門間的預(yù)算工作的協(xié)調(diào)配合以及各管理層級(jí)密切聯(lián)動(dòng)，建立合作共贏的氛圍，為企業(yè)全面預(yù)算管理工作提供高水平的組織保障。

4.預(yù)算成本控制：實(shí)時(shí)與定時(shí)控制

會(huì)計(jì)信息化條件下的預(yù)算成本管理更加強(qiáng)化執(zhí)行監(jiān)控，使得成本預(yù)算執(zhí)行過程中的各項(xiàng)目數(shù)據(jù)得到實(shí)時(shí)監(jiān)督，一旦某預(yù)算執(zhí)行中實(shí)際成本超過預(yù)算成本，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生警告立即停止，而不是靠人為的判斷來控制，大大提高控制的效率，保證預(yù)算成本管理的完成質(zhì)量。另外，信息系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)過程中能夠按照企業(yè)管理者的意愿定時(shí)對(duì)于成本預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行反饋，從業(yè)務(wù)前端入手，加大管控力度，確保成本預(yù)算對(duì)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有效控制，為管理者對(duì)于各產(chǎn)品、業(yè)務(wù)單位成本的預(yù)算申報(bào)進(jìn)行審批提供依據(jù)，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)與糾正錯(cuò)誤、進(jìn)行預(yù)算調(diào)整提供準(zhǔn)確契機(jī)。

5.預(yù)算成本分析：在線追蹤分析

(1)在線追蹤預(yù)算執(zhí)行，追溯重大差異原因

會(huì)計(jì)信息化條件下任何與業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)均會(huì)在系統(tǒng)中留有痕跡，增加信息對(duì)于預(yù)算成本管理工作的利用價(jià)值。此外，信息化系統(tǒng)的存在使得相關(guān)業(yè)務(wù)責(zé)任人有權(quán)限查詢所需要的數(shù)據(jù)，掌握各項(xiàng)成本預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)展。

數(shù)據(jù)匯總完成后，信息系統(tǒng)迅速將預(yù)算執(zhí)行過程中預(yù)算成本與實(shí)際成本進(jìn)行差異分析(見圖3)，追溯責(zé)任至相關(guān)主體，發(fā)揮預(yù)算成本管理的管控功能和作為決策支持系統(tǒng)的重要作用。預(yù)算成本管理信息系統(tǒng)為建立重大事項(xiàng)應(yīng)急分析制度提供可能，對(duì)于重大預(yù)算執(zhí)行差異的在線追蹤分析能力更為突出，幫助企業(yè)展開審慎的分析調(diào)查，盡快查明差異根源，為重大經(jīng)營決策提供有效支撐。

圖3 預(yù)算成本控制偏差分析流程圖

(2)完善預(yù)算調(diào)整功能，預(yù)防編制與執(zhí)行的脫節(jié)

預(yù)算成本數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中的及時(shí)性與精確性得到提升，各責(zé)任主體能夠根據(jù)預(yù)算實(shí)際執(zhí)行情況，掌握科學(xué)合理的理由，客觀分析預(yù)算執(zhí)行差異與原因，對(duì)于預(yù)算調(diào)整提出申請(qǐng)，并且能夠使得預(yù)算調(diào)整工作在堅(jiān)持注重程序的同時(shí)，簡化繁雜的調(diào)查舉證工作，更加以人為本、簡單易行。這種調(diào)整實(shí)質(zhì)上是對(duì)預(yù)算執(zhí)行差異的修正，它根據(jù)實(shí)際情況在合理范圍內(nèi)對(duì)于預(yù)算進(jìn)行調(diào)整使之更加符合企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展要求，防止預(yù)算編制與執(zhí)行的脫節(jié)。

6.預(yù)算成本考核：檢驗(yàn)指標(biāo)完成

(1)評(píng)估預(yù)算編制的準(zhǔn)確性，追溯分析兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲

預(yù)算執(zhí)行結(jié)果考核是落實(shí)各預(yù)算責(zé)任主體權(quán)責(zé)的重要手段，是實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算閉環(huán)管理和價(jià)值創(chuàng)造功能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。預(yù)算成本與實(shí)際發(fā)生成本基本吻合，意味著企業(yè)一系列預(yù)算工作高效準(zhǔn)確，相反則意味著存在預(yù)算編制失誤的可能，需要在今后預(yù)算編制過程中更加注重對(duì)資源的合理配置，提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。根據(jù)預(yù)算執(zhí)行和差異分析結(jié)果確認(rèn)各責(zé)任主體預(yù)算工作業(yè)績，兌現(xiàn)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲行為，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)各級(jí)員工對(duì)于預(yù)算成本管理參與的積極性，促進(jìn)企業(yè)整體效益的提高。

(2)發(fā)現(xiàn)降本增效切入點(diǎn)，持續(xù)優(yōu)化預(yù)算成本管理工作

預(yù)算成本與實(shí)際成本相差較大又分為兩種情況：若實(shí)際成本高于預(yù)算成本，意味著企業(yè)沒能很好控制資源的使用，存在較為嚴(yán)重的浪費(fèi)情況，必須分析造成成本超支的根源，追溯到相關(guān)責(zé)任部門及個(gè)人，要求反思問題，積極整改；若實(shí)際成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)算成本，盡管企業(yè)預(yù)算編制有不夠準(zhǔn)確的可能，但這其中形成的成本降低額是為企業(yè)真正節(jié)省的資源，追溯原因后為企業(yè)降本增效實(shí)施提供更多可能，為今后更有效的預(yù)算成本管理乃至全面預(yù)算閉環(huán)管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

在企業(yè)管理工作信息化要求不斷提高的大環(huán)境下，預(yù)算成本管理的信息化水平也要提升至新的高度，預(yù)算管理信息系統(tǒng)需要不斷升級(jí)完善以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的發(fā)展和企業(yè)自身的需求，建立健全涵蓋各環(huán)節(jié)、各部門、各項(xiàng)目的全數(shù)據(jù)體系，全面集成財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)信息，在戰(zhàn)略規(guī)劃與會(huì)計(jì)指標(biāo)之間實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過渡，保證預(yù)算目標(biāo)真正能夠反映企業(yè)的戰(zhàn)略。讓會(huì)計(jì)信息化更好地服務(wù)于預(yù)算成本管理工作，將經(jīng)營信息及時(shí)在信息化平臺(tái)反映，為信息的匯總、對(duì)比、分析提供更為廣闊的平臺(tái)，增強(qiáng)企業(yè)變化意識(shí)，使得各項(xiàng)決策更加科學(xué)合理有效，確保成本預(yù)算手段成為企業(yè)“降成本、避損失、增效益”的優(yōu)質(zhì)途徑，為企業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)順利完成、整體經(jīng)濟(jì)運(yùn)行平穩(wěn)有序、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。