加強信息化管理 有效提高企業(yè)文書檔案的質(zhì)量

趙曉勇

摘 要：隨著企業(yè)不斷發(fā)展，中國石油下屬的各企業(yè)陸續(xù)建立了自己的E6檔案管理系統(tǒng)體系?？死斠朗緹犭姀S，是公司直屬二級單位，為公司生產(chǎn)裝置提供蒸汽、壓縮空氣、氧、氮、無鹽水及供汽任務，是公司煉化生產(chǎn)動力保障系統(tǒng)。并且涉及的專業(yè)也比較多，文書管理制度也多，容易出現(xiàn)非常難歸檔的現(xiàn)象，實現(xiàn)信息化文秘與檔案工作統(tǒng)一化，是當前煉化企業(yè)電廠必須改進的一項重要舉措。因此，將E6檔案管理體系與發(fā)供電企業(yè)的傳統(tǒng)文書檔案管理進行有機融合，建立具有發(fā)供電企業(yè)特色的信息化檔案管理體系，可有效提高企業(yè)文書檔案的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 提高 質(zhì)量

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0151-02

1 加強信息化管理，有效提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的背景

今天隨著信息化管理在煉化生產(chǎn)的不斷發(fā)展，手工操作的文書檔案管理已經(jīng)不適應信息化管理的需要，文書資料的管理在企業(yè)發(fā)展中是一項重要環(huán)節(jié)，為提高工作效率和文書檔案信息化處理程度，準確利用檔案資料等，為了很好地留存保管好長期的檔案和加快查詢速度，節(jié)省檔案資料的存放地方，急需實施文書檔案信息化的管理。因此，充分發(fā)揮信息化管理，才能有效提高煉化企業(yè)文書檔案的質(zhì)量。

2 加強標準化管理，有效提高煉化電廠文書及檔案質(zhì)量的作用

檔案的質(zhì)量是企業(yè)工作的一個重要組成部分，它是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展歷史最真實面貌的反映，是提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各項工作提供的依據(jù)和參考，也是分析問題、查找原因、解決實際問題的重要依據(jù)。

2.1 信息化檔案錄入工作，直接減輕工作任務，加快工作效率

在檔案資料查找中，主要先說明需要查找的檔案、題名、時間，然后，文秘檔案工作人員可以根據(jù)檔案目錄、按件進行查找。如果因歸檔人員不按時間或者先后錄入，查找起來就會比較麻煩了。信息化檔案系統(tǒng)可以提高查找速度以及歸檔難的問題，檔案人員就可以從傳統(tǒng)的手工操作中及時解脫出來，工作強度也隨著信息化管理逐漸減少。

2.2 信息化檔案管理可以隨時補漏和增加文檔

手工的檔案立卷方法收集資料不全或漏交時，就會非常麻煩，重新拆卷。所有的文書檔案又得全部重新按時間先后順序編排檔號、頁號及重新抄寫目錄等封面工作，不僅浪費時間，還需要工作人員做重復工作。如果改為信息化檔案入檔工作，不僅可以節(jié)省時間，還可以合理利用時間去提高專業(yè)業(yè)務水平。

2.3 信息化管理有利于保存原文件

手工文書歸檔工作在立卷時，為了檔案資料外觀的整齊，往往工作人員就會切掉多余的邊邊角角，不僅浪費時間，還非常麻煩，不僅文件原樣改變了，稍微不注意還會觸傷手。對于檔案管理人員當沒有經(jīng)驗的時候，每天做著同樣的重復工作，會出現(xiàn)很多煩惱，自從改成信息化歸檔工作管理后，所有的問題煩惱全部都不存在了。

2.4 信息化入檔有利于查找和快速檢索

原來以傳統(tǒng)入檔管理的模式，不僅使人精神疲憊，還會浪費大量的時間，并且檔案歸檔也非常不科學，時常處于較低水平。因此，充分發(fā)揮信息化管理，才能有效提高煉化企業(yè)文書檔案的質(zhì)量。

2.5 系統(tǒng)化管理更有利于文檔的安全性

以前查閱文書檔案是全部提供利用。檔案利用者其實只是利用其中的一份文件資料，卻可以看到所有的檔案內(nèi)容。非常不符合檔案管理規(guī)定的保密性要求，計算機管理將可以改變?yōu)閱畏菸募?，其它與此文件無關(guān)的都看不到了，這樣不僅符合檔案管理規(guī)定又保證了檔案的安全性。

2.6 微機管理有利于提高歸檔的質(zhì)量

檔案的目的在于有利于提供有價值的檔案給利用者，因此，必須按要求進行收集、整理、立卷、歸檔，煉化企業(yè)電廠自從文書檔案進行計算機檔案管理后，文書人員可以從收集、整理、剪切、排序中順利地解脫出來，可以把大量的時間和精力放在學習和加強業(yè)務水平上來，不僅可以提高檔案的入檔率，還可以保證文書檔案的歸檔質(zhì)量。

3 加強微機化管理、有效提高歸檔價值

加強信息標準化管理，可以加快檔案入檔的工作質(zhì)量和提供利用者效率，使煉化企業(yè)電廠檔案管理在為該廠黨政、經(jīng)營、安全、生產(chǎn)、設(shè)備管理等提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。熱電廠主要從以下幾個方面開展工作。

3.1 強化制度建設(shè)，實現(xiàn)全過程管理

檔案管理是企業(yè)工作的一項重要工作，規(guī)范了各項管理和歸檔范圍，從制度建設(shè)入手，建立了一套完整的檔案管理制度和有效的工作程序，嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，制定嚴格的檔案管理標準。對需要修改的主要內(nèi)容，都應該按照文件管理程序進行審核。文件字體、紙張嚴格按照公司公文管理規(guī)范執(zhí)行，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價值。

3.2 明確部門職責，檔案立卷前移

辦公室工作人員應規(guī)范廠黨政、經(jīng)營、安全、生產(chǎn)運行、設(shè)備管理制度，文秘人員在處理文件時，必須執(zhí)行公司黨政公文管理辦法，對處理完畢的文件及材料，一律統(tǒng)一集中保管，使文件的歸檔、立卷、整理工作達到日?；?。所有重要的會議材料應該在會議結(jié)束后，及時收齊材料統(tǒng)一立卷歸檔。當有工作人員因調(diào)配工作崗位時，主管科室或單位主要負責人將本人暫存、借用的檔案公文材料，按照廠相關(guān)規(guī)定一次性全部及時進行移交，確保煉化企業(yè)電廠檔案材料的完整性。

3.3 適當配備和提高管理人員技術(shù)水平

由于熱電廠的快速擴大，對人員的變動，廠領(lǐng)導十分重視，建立一支有黨性修養(yǎng)和檔案專業(yè)技術(shù)水平的文書檔案人員隊伍的同時，廠根據(jù)公司E6中油檔案管理工作實際要求，配備文檔了一體化計算機管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)全過程管理的關(guān)鍵。

4 結(jié)語

（1）檔案管理自開始在全廠推行信息化中油檔案管理系統(tǒng)，一年多來在全廠經(jīng)歷了一個由“復雜—簡單—理解—適應—不可缺”這樣一個過程。剛開始推行中油檔案時，部分技術(shù)管理干部、員工認為沒有必要，每次查閱要在微機中操作，不如還是直接看手工操作的目錄，覺得一目了然，但經(jīng)過一次又一次在微機中檢索查閱，有些員工覺得很復雜。后來隨著對相關(guān)人員的培訓，在中油檔案在工作上查找時，的確非?？欤⑶也檎衣室哺?，同時文件的檔案質(zhì)量和安全系數(shù)也得到授權(quán)和保障，并不是他們所想象的那么復雜，很快就得到應用，員工開始發(fā)現(xiàn)手工操作查找確實很慢，漸漸適應了微機查找，到現(xiàn)在中油檔案信息化管理已經(jīng)成為熱電廠黨政、生產(chǎn)、經(jīng)營管理者提供有價值的信息中，必不可少的一項工作。

（2）一年來檔案管理人員承擔的各類歸檔任務，都嚴格按照檔案的要求執(zhí)行，在管理中作到了安全歸檔管理和應用，按期完成了該廠歸檔工作。從此檔案人員從復雜的整理工作中解放出來了，信息化管理，不僅有效提高企業(yè)文書檔案的質(zhì)量，還對生產(chǎn)、經(jīng)營、管理發(fā)揮出有根有據(jù)的利用價值依據(jù)。

（3）煉化企業(yè)電廠在微機管理系統(tǒng)下，提供給黨政、生產(chǎn)、經(jīng)營等檔案，實施后效果更加明顯，廠今年開展的大檢修及處理設(shè)備缺陷工作，積極協(xié)助車間查閱歷年的設(shè)備檢修檔案資料及原始檔案資料共計218卷，以前需要很長時間才能查找出218卷，可是現(xiàn)在只需要幾分鐘就可以查找到所需要的檔案，使廠順利完成了今年鍋爐大小修及日常處理設(shè)備缺陷等檢修工作。

要實現(xiàn)信息化檔案管理是一項長期的工作，在領(lǐng)導大力支持下，公司熱電廠信息化檔案管理已達到科學化、標準化、信息化的管理，今后，電廠將繼續(xù)完善和不斷提高工作水平。

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