高校儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

徐 召， 胡 寧， 王 攀， 于文娟， 許宏山

(南開大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處，天津 300071)

高校儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

徐 召， 胡 寧， 王 攀， 于文娟， 許宏山

(南開大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處，天津 300071)

分析高校儀器設(shè)備管理工作的現(xiàn)狀及高校儀器設(shè)備全生命周期管理中的特點(diǎn)，在高?，F(xiàn)有的信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，完成了與儀器設(shè)備全生命周期管理相關(guān)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合，實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在各部門之間的共享和流轉(zhuǎn)。通過建設(shè)多部門協(xié)同的儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)儀器設(shè)備的規(guī)范化、科學(xué)化管理，保證了高校儀器設(shè)備在生命周期內(nèi)可追溯，對(duì)提高儀器設(shè)備使用效率發(fā)揮了重要的作用。

全生命周期； 儀器設(shè)備管理； 多部門協(xié)同

0 引 言

儀器設(shè)備是高校發(fā)展建設(shè)重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，高校儀器設(shè)備的數(shù)量快速增長為高校人才培養(yǎng)和科技創(chuàng)新提供了保障，同時(shí)也對(duì)高校儀器設(shè)備管理提出了更高的要求。為了更加科學(xué)的對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行管理，引入了企業(yè)領(lǐng)域 “全生命周期管理”的理念。儀器設(shè)備全生命周期管理是指從設(shè)備的選購、論證、采購、驗(yàn)收、運(yùn)行使用、維修保養(yǎng)、淘汰報(bào)廢、回收調(diào)劑直至處置的全生命周期中對(duì)儀器設(shè)備實(shí)行的實(shí)時(shí)信息與過程的管理。它既是一門技術(shù)，又是一種管理流程，全生命周期管理的理念目前在各行各業(yè)的企業(yè)中廣受重視。

1 高校儀器設(shè)備全生命周期管理特點(diǎn)

傳統(tǒng)的儀器設(shè)備管理主要是指儀器設(shè)備在用期間的運(yùn)行維修管理，其出發(fā)點(diǎn)是從設(shè)備可靠性的角度出發(fā)，具有為保障設(shè)備穩(wěn)定可靠運(yùn)行而進(jìn)行的維修管理的相關(guān)內(nèi)涵。資產(chǎn)管理更側(cè)重于整個(gè)設(shè)備相關(guān)價(jià)值運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，其覆蓋購置，維修支出，報(bào)廢殘值等一系列資產(chǎn)壽命周期的概念，其出發(fā)點(diǎn)是從經(jīng)濟(jì)角度出發(fā)。高校的設(shè)備全生命周期管理，涵蓋了資產(chǎn)和設(shè)備管理雙重概念，而且具有高校自身的特點(diǎn)。高校設(shè)備全生命周期管理的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)學(xué)校儀器設(shè)備資產(chǎn)投入產(chǎn)出最大化，滿足學(xué)校師生對(duì)實(shí)驗(yàn)及教學(xué)設(shè)備“安全、可靠、優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行”的現(xiàn)代化要求[1]。

2 高校設(shè)備全生命周期管理的現(xiàn)狀

目前絕大部分高校都采用了信息化管理系統(tǒng)管理儀器設(shè)備，基本涵蓋了儀器設(shè)備生命周期的各個(gè)階段[2]。由于高校儀器設(shè)備全生命周期較長，涉及到學(xué)校多個(gè)管理部門，各部門的信息化建設(shè)情況和實(shí)施方案相差較大，很難通過一個(gè)管理系統(tǒng)來完整的實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期的管理[3-4]。雖然將所有的業(yè)務(wù)放在一個(gè)管理系統(tǒng)中有利于數(shù)據(jù)的管理和流程的控制，但是這樣帶來的問題也較多：各部門業(yè)務(wù)的變化對(duì)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性要求很高；系統(tǒng)的穩(wěn)定性對(duì)儀器設(shè)備相關(guān)的業(yè)務(wù)辦理影響很大；系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)十分困難。

3 儀器設(shè)備全生命周期管理的難點(diǎn)與問題

(1) 高校儀器設(shè)備數(shù)量大、種類多。近年來，全國高校特別是985、211高校的辦學(xué)條件不斷改進(jìn)，辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備和教學(xué)科研儀器的種類和數(shù)量在逐年增加，教學(xué)、科研條件明顯改善，隨之而來的是對(duì)管理方式的更高訴求[5]。不同種類的儀器設(shè)備生命周期長短不一，生命周期內(nèi)涉及到的用戶及業(yè)務(wù)部門不同。需要為不同分類、不同價(jià)值的儀器設(shè)備建立相對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)檔案。

(2) 存放地點(diǎn)、保管人變化。儀器設(shè)備存放地點(diǎn)及保管人在高校儀器設(shè)備全生命周期管理中意義重大。存放地點(diǎn)和保管人是管理環(huán)節(jié)中最容易產(chǎn)生變化的屬性，如果不能及時(shí)更新儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)信息，只局限于設(shè)備臺(tái)帳的管理，會(huì)造成設(shè)備信息不準(zhǔn)確甚至產(chǎn)生國有資產(chǎn)流失。在資產(chǎn)清查過程中很多賬務(wù)不符的情況都是因?yàn)榇娣诺攸c(diǎn)和保管人變化造成。

(3) 全生命周期管理涉及多個(gè)部門。高校儀器設(shè)備生命周期各階段的管理工作，除設(shè)備管理部門外，還涉及學(xué)校人事、財(cái)務(wù)、科研、招標(biāo)、信息與網(wǎng)絡(luò)、紀(jì)檢監(jiān)察等許多職能部門。儀器設(shè)備全生命周期管理既要涉及多個(gè)部門，也要串聯(lián)多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。不同部門之間數(shù)據(jù)的共享及業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)是儀器設(shè)備全生命周期管理的關(guān)鍵因素。

4 儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與技術(shù)路線

(1) 系統(tǒng)設(shè)計(jì)。對(duì)于儀器設(shè)備全生命周期管理來說，部門協(xié)同是系統(tǒng)順利實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。南開大學(xué)儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)邏輯上分為兩大部分：① 儀器設(shè)備綜合管理系統(tǒng)，包含儀器設(shè)備的申購、審批、采購、驗(yàn)收、入賬、管理、調(diào)劑及報(bào)廢處置等功能；② 綜合管理系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)接口，可以和學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證、人事、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對(duì)接。同時(shí)，系統(tǒng)利用互聯(lián)網(wǎng)思維，只有將工作職能(或服務(wù)項(xiàng)目)、人和管理服務(wù)行為遷移到互聯(lián)網(wǎng)上，才能實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)在線化，數(shù)據(jù)化”[6]。系統(tǒng)框架圖如圖1所示。

圖1 儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)架構(gòu)

(2) 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)。系統(tǒng)通過統(tǒng)一身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和身份認(rèn)證數(shù)據(jù)分離，同時(shí)提供對(duì)用戶信息、用戶訪問、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等多方面的安全控制，確保設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)管理的可靠性和安全性。系統(tǒng)基于J2EE開發(fā)，采用Oracle數(shù)據(jù)庫，通過WebSphere進(jìn)行集群部署應(yīng)用并使用WebService接口與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，系統(tǒng)部署拓?fù)鋱D見圖2。

圖2 儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)集群拓?fù)?/p>

5 儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)模塊介紹

5.1 用戶身份驗(yàn)證與權(quán)限管理

系統(tǒng)采用統(tǒng)一身份認(rèn)證的方式集中管理系統(tǒng)用戶，解決了訪問控制、身份管理，角色授權(quán)等管理難題[7]。系統(tǒng)通過私有Cookie來控制認(rèn)證用戶身份的有效期限，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供多樣的集成接口，適用于不同語言和平臺(tái)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

系統(tǒng)通過“身份認(rèn)證”和“業(yè)務(wù)認(rèn)證”雙重授權(quán)的方式保證其安全性，如果用戶身份認(rèn)證未授權(quán)，無論業(yè)務(wù)系統(tǒng)是否授權(quán)，用戶都不能訪問系統(tǒng)。如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)未授權(quán)，但身份認(rèn)證已授權(quán)，用戶只能通過身份認(rèn)證，但無法訪問相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

5.2 儀器設(shè)備申購與論證

用戶登錄系統(tǒng)后可以辦理申購，在線填寫儀器設(shè)備的相關(guān)信息。對(duì)于1 000元～10萬元之間的購置申請(qǐng)(10萬元以上的儀器設(shè)備申購會(huì)流轉(zhuǎn)到招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng))，系統(tǒng)有“競價(jià)”“代購”和“自購”3種采購方式，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要選擇[8]。采購申請(qǐng)經(jīng)過業(yè)務(wù)主管部門的審核后流轉(zhuǎn)到用戶所在學(xué)院或(部、處) 主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后流轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)主管部門處理。用戶可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看業(yè)務(wù)的辦理進(jìn)度，系統(tǒng)也會(huì)通過短信或微信的形式告知用戶進(jìn)行相關(guān)操作。儀器設(shè)備購置周期內(nèi)的所有操作都是在線進(jìn)行，用戶可以在線實(shí)時(shí)查看相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理情況，不但流程簡化、效率高，而且體現(xiàn)了公開、公平、公正的采購原則。

對(duì)于單價(jià)超過20萬元的貴重儀器設(shè)備，在采購之前需要進(jìn)行儀器設(shè)備申購可行性論證，用戶在線提交論證的相關(guān)資料，業(yè)務(wù)主管部門審核通過后組織召開論證會(huì)，并將專家的論證意見在線流轉(zhuǎn)到招標(biāo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。儀器設(shè)備購置的可行性論證是促進(jìn)科技資源開放共享、保證儀器設(shè)備購置質(zhì)量、提高儀器設(shè)備使用效益的重要舉措，同時(shí)也是杜絕違規(guī)、違法采購行為發(fā)生、降低使用率及性能低下儀器設(shè)備購置，防止國有資產(chǎn)流失的有力保證[9-10]。

5.3 儀器設(shè)備入賬及管理

系統(tǒng)中完成申購儀器設(shè)備的采購及驗(yàn)收后會(huì)自動(dòng)進(jìn)入入賬周期，用戶在線提交入賬申請(qǐng)，根據(jù)儀器設(shè)備的管理規(guī)定，用戶填寫保管人、放置地點(diǎn)、出廠編號(hào)、發(fā)票號(hào)等相關(guān)信息，對(duì)于超過10萬元的儀器設(shè)備需要用戶提交詳細(xì)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。入賬申請(qǐng)經(jīng)本單位管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審核通過后會(huì)生成“儀器設(shè)備固定資產(chǎn)入賬單”和唯一身份的二維碼設(shè)備標(biāo)簽，可以通過手機(jī)等移動(dòng)端對(duì)設(shè)備標(biāo)簽掃描二維碼來實(shí)時(shí)查看設(shè)備的動(dòng)態(tài)信息，使儀器設(shè)備具有“可追溯性”[1]。

用戶可以通過系統(tǒng)在線查詢個(gè)人名下保管的儀器設(shè)備情況，職能部門可以根據(jù)其角色(授權(quán))在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作。同時(shí)，系統(tǒng)中內(nèi)置多種儀器設(shè)備的分類標(biāo)準(zhǔn)，可以按照教育部、財(cái)政部等上級(jí)主管部門的要求管理或上報(bào)儀器設(shè)備數(shù)據(jù)。

5.4 儀器設(shè)備報(bào)廢

對(duì)于閑置淘汰或損壞的儀器設(shè)備，用戶可以通過系統(tǒng)在線提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)本單位管理員及業(yè)務(wù)主管部門按照儀器設(shè)備管理規(guī)定進(jìn)行審核，通過審核的報(bào)廢淘汰設(shè)備將被推送到報(bào)廢淘汰設(shè)備處置平臺(tái)。報(bào)廢淘汰設(shè)備處置平臺(tái)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)，首先由設(shè)備管理部門整理出報(bào)廢淘汰設(shè)備的清單及具體信息，邀請(qǐng)多家有資質(zhì)、有能力的物資回收公司在線參與競價(jià)以最大程度地收回學(xué)校報(bào)廢儀器設(shè)備的殘值。報(bào)廢淘汰設(shè)備處置由第三方參與，過程在線公開，并將每次處置過程及結(jié)果生成處置報(bào)告提供給財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門。

5.5 儀器設(shè)備調(diào)劑

為了最大化儀器設(shè)備的使用效益，對(duì)提出報(bào)廢淘汰申請(qǐng)的儀器設(shè)備進(jìn)行鑒別，通過處置系統(tǒng)可以將有使用價(jià)值的儀器設(shè)備在線發(fā)布到報(bào)廢淘汰設(shè)備調(diào)劑平臺(tái)，供校內(nèi)有需求的單位或個(gè)人進(jìn)行選擇并提出申請(qǐng)，進(jìn)行校內(nèi)調(diào)劑。這樣，既可充分利用現(xiàn)有儀器設(shè)備資源，又能防止盲目的重復(fù)采購。系統(tǒng)將調(diào)劑成功儀器設(shè)備的狀態(tài)變?yōu)椤霸谟谩?，并在線修改儀器設(shè)備的保管人及存放地點(diǎn)等信息，調(diào)劑未果的儀器設(shè)備將進(jìn)入處置環(huán)節(jié)[12]。

6 儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)建設(shè)成效

(1) 實(shí)時(shí)查詢。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)在線管理，系統(tǒng)的各個(gè)角色都能通過系統(tǒng)查看和了解個(gè)人業(yè)務(wù)的辦理進(jìn)程，并根據(jù)授權(quán)實(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行在線變動(dòng)處理，實(shí)時(shí)獲取真實(shí)的查詢統(tǒng)計(jì)信息。

(2) 數(shù)據(jù)唯一性。統(tǒng)一身份認(rèn)證保障數(shù)據(jù)的唯一性，從源頭把關(guān)，極大提高儀器設(shè)備資產(chǎn)管理信息真實(shí)性和準(zhǔn)確度；同時(shí)用戶通過實(shí)時(shí)查看個(gè)人保管使用的儀器設(shè)備，關(guān)注和提高對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的意識(shí)。

(3) 高效及時(shí)。通過分級(jí)授權(quán)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，節(jié)省時(shí)間，提高業(yè)務(wù)辦理的效率和及時(shí)性。

(4) 規(guī)范化管理。規(guī)范化、流程化、系統(tǒng)化管理是充分發(fā)揮儀器設(shè)備使用效率的前提和保障。

7 結(jié) 語

綜上所述，儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了信息共享、業(yè)務(wù)在線、部門協(xié)同以及數(shù)據(jù)規(guī)范的目標(biāo)。系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合，相關(guān)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)可以無縫發(fā)布到移動(dòng)端，方便用戶在線辦理業(yè)務(wù)，提高了工作效率。同時(shí)，儀器設(shè)備全生命周期的數(shù)據(jù)也為儀器設(shè)備采購、論證提供了科學(xué)有效的數(shù)據(jù)支撐。系統(tǒng)自2013年上線運(yùn)行以來，共完成儀器設(shè)備申購、審批、建賬4.3萬臺(tái)/套，完成儀器設(shè)備在線處置48批次。系統(tǒng)在教育部資產(chǎn)清查工作中發(fā)揮了巨大的作用，為學(xué)校教職工節(jié)約了精力和時(shí)間，為職能部門節(jié)省了大量人力和物力。

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Design and Realization of the Lifecycle Management System of Equipment in Colleges

XUZhao,HUNing,WANGPan,YUWenjuan,XUHongshan

(The Laboratory Equipment Department, Nankai University, Tianjin 300071, China)

The characteristics and situation of university equipment life cycle management are analyzed. Based on the information construction of universities, a management system is designed to complete information integration of related departments. Essential data can be shared and exchanged between these departments. The construction and implementation of multi-department cooperation equipment lifecycle management system achieve the standardization and scientific management of instruments and equipment, and have important effects on instruments and equipment management.

overall lifecycle; instruments and equipment management; multi-department cooperation

2016-08-10

徐 召(1982-)，男，山東濱州人，碩士，研究方向：資產(chǎn)管理信息化建設(shè)。

Tel.：13752328117，022-23503143； E-mail:xu@nankai.edu.cn

許宏山(1969-).男，吉林輝南人，碩士，副處長，研究方向：實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、資產(chǎn)管理。

Tel.:13920479239，022-23501665；E-mail:xuhs@nankai.edu.cn

G 642.0

A

1006-7167(2017)02-0282-03