儀器配件及技術文件管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用

閆國棟， 權宇彤， 邵 妍， 周毓麟， 孟 威， 逯家輝， 孟慶繁， 劉 艷

(吉林大學 生命科學學院，長春 130012)

儀器配件及技術文件管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用

閆國棟， 權宇彤， 邵 妍， 周毓麟， 孟 威， 逯家輝， 孟慶繁， 劉 艷

(吉林大學 生命科學學院，長春 130012)

隨著實驗室的快速發(fā)展，儀器設備使用與管理的信息化建設已成為實驗教學與管理信息化的核心，其中儀器配件及技術文件的管理成為實驗室管理的重點和難點。通過分析高校儀器配件及技術文件管理現(xiàn)狀，設計并開發(fā)了儀器配件及技術文件管理系統(tǒng)，實行全方位、立體化的動態(tài)管理模式，實現(xiàn)信息透明、資源共享，為設備維修、維護、保養(yǎng)及高效運行提供了強有力的保障，有效地提高了管理效率與管理水平。

儀器配件； 技術文件； 信息化管理； 網(wǎng)絡化管理； 開放共享

0 引 言

高校實驗室是教學和科研的主要基地，其中儀器設備是實驗室的核心組成部分，更是高校人才培養(yǎng)質量提升的重要物質基礎。儀器設備使用效率的發(fā)揮是實驗室建設與管理的關鍵，儀器設備使用與管理的信息化建設是實驗教學與管理信息化的核心[1-2]。隨著國家對高校經(jīng)費投入加大，儀器設備種類、數(shù)量大幅度增加，相應的儀器配件及技術文件也隨之驟增[3-4]，常因設備調動、管理人員變更、管理不善，導致流失、損壞、辨認不清，成為高校設備管理工作的重點與難點[5]。自2011年開始吉林大學國家級生物實驗教學示范中心(以下簡稱中心)設計開發(fā)了儀器配件及技術文件管理系統(tǒng)(以下簡稱管理系統(tǒng))，提高了儀器完好率和使用效率，更好地實現(xiàn)了資源共享[6]。

1 高校儀器配件及技術文件管理的現(xiàn)狀

儀器設備是人才培養(yǎng)質量提高的重要支撐，其配件往往是小而雜，但起著“牽一發(fā)而動全身”的作用，其技術文件相當于“身份證明”，記述了儀器設備的“歷史”[7]。因它們脫離主機獨立存在，往往被忽視，導致遺失、辨認不清，影響儀器設備的使用和維護維修；多數(shù)高校的儀器配件及技術文件采取分散管理，易造成資源浪費和重復購置，阻礙了資源統(tǒng)籌管理和開放共享[8]。

2 管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)

2.1 設計思路

為了充分發(fā)揮儀器設備在教學科研中的作用，提高管理水平和工作效率，中心本著“資源統(tǒng)管，開放共享”的原則，搭建信息化與實體同步的網(wǎng)絡化管理平臺，集中建立儀器配件室和檔案室，根據(jù)儀器設備經(jīng)費來源、性質、分類、所屬實驗室等信息將配件、技術文件編碼采集，并根據(jù)使用權限設計開發(fā)網(wǎng)絡管理工作流程，實現(xiàn)后臺信息導入、出入庫管理、實時統(tǒng)計查詢、庫存低值報警，以及設備運行、使用、維護維修數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能，提高儀器設備管理水平，保證設備的良好運行和資源的充分共享，為人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務提供有力支撐。

2.2 基本信息采集

配件及技術文件基本信息采集，是管理系統(tǒng)開發(fā)的基礎，也是實現(xiàn)網(wǎng)絡化應用的前提，分為配件基本信息采集和技術文件基本信息采集兩部分。配件基本信息包括零部件、備件、備品、校正工具、對照品、連接線、工具包、維修包等基本信息(見表1)；技術文件信息包括說明書、保修卡、合格證、標書、驗收單、使用記錄、保養(yǎng)記錄、維修記錄、改造開發(fā)信息以及相關研究成果等信息(見表2)。按照儀器設備的分類將配件和技術文件信息整理，采用EXCEL表格匯總，并將數(shù)據(jù)導入信息化管理系統(tǒng)，建立信息庫。

表1 配件基本信息統(tǒng)計表

表2 技術文件信息統(tǒng)計表

2.3 管理系統(tǒng)工作流程

根據(jù)配件及技術文件特點，在LIMS管理平臺基礎上，開發(fā)包含零部件、備件、備品、校正工具等在內的配件入庫、借用(領用)、審批、歸還、增購等管理工作流程(見圖1)；開發(fā)包含設備采購調研、申請、購置、驗收、使用、維修維護、報廢等動態(tài)信息技術文件的管理工作流程(見圖2)。

圖1 配件管理工作流程圖

圖2 技術文件管理工作流程

2.4 配件及技術文件編號設計

儀器配件及技術文件涉及的種類紛雜、數(shù)量繁多不易管理，以簡便易查為原則科學編號，有利于統(tǒng)籌管理和信息查詢[9]。采取9位5級編號原則，即9位編碼，5級分類方式，5級分類分別為：第1級，儀器設備購置年代，即編碼的前兩位為購置年代碼；第2級，儀器設備專屬碼，即編碼的3、4位為學校儀器設備編碼的后2位；第3級，放置分區(qū)碼，即編碼的5、6位為配件及技術文件放置區(qū)域編碼；第4級，配件及技術文件序號，即編碼的7、8位為配件及技術文件的序號編碼；第5級，屬性編碼，即編碼的9位區(qū)分配件和技術文件，配件編碼的第9位為P，技術文件編碼的第9位為W。9位5級編碼使配件及技術文件編碼唯一，并實現(xiàn)了儀器與配件及技術文件契合、配件與技術文件相關聯(lián)的可追溯管理[10]。

2.5 管理系統(tǒng)的功能

(1) 信息資源的導入。配件與技術文件的基本信息屬性可以從信息采集EXCEL文檔中成批導入，減少原始數(shù)據(jù)輸入的工作量。導入的數(shù)據(jù)分基本表數(shù)據(jù)和卡片頁數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源(EXCEL文檔)的每一行數(shù)據(jù)對應一條基本表數(shù)據(jù)，一條基本表數(shù)據(jù)對應卡片頁的一條數(shù)據(jù)。

(2) 配件庫存量低值提示功能。在配件基本信息中可以輸入設定[最低庫存量]，當[結存數(shù)量]顯示小于[最低庫存量]時，該配件圖標前就會出現(xiàn)提示。便于管理人員及時補充。配件入庫后，在[入庫記錄]中填寫入庫數(shù)量，報警提示自動消失。

(3) 網(wǎng)絡化運行與權限設置。安裝管理系統(tǒng)的電腦可通過互聯(lián)網(wǎng)，根據(jù)權限設置完成相應操作。權限設置是系統(tǒng)安全運行的保障，系統(tǒng)管理員與用戶根據(jù)各自操作權限擁有相應的用戶名及密碼。管理員負責資源樹的建立、基本信息的導入和用戶權限分配等工作，用戶賬號可以分配權限至各房間的管理老師，負責資源的入庫、出庫、消耗等日常管理工作，各級用戶可根據(jù)權限實時查詢，并可導出相應數(shù)據(jù)。通過信息的網(wǎng)絡傳遞與運行，提高了數(shù)據(jù)傳遞速度及管理實效和管理教師的信息素養(yǎng)與能力，以及提高了實驗室的管理水平[11-14]。

3 管理系統(tǒng)的應用

3.1 配件庫及技術檔案庫的建設與管理

理清現(xiàn)有儀器配件、技術檔案的類型、數(shù)量及狀態(tài)，是配件庫、技術檔案庫設計的基礎。自2011年開始，中心將3 000多臺套儀器設備的1.4萬余個配件及10萬余份技術文件進行了全面核查，統(tǒng)一分類登記造冊，科學編碼。根據(jù)實際需要和未來發(fā)展選擇配件庫和技術檔案庫的房間；按儀器設備性質、樓層實驗室分布、配件及技術檔案編號對配件庫及檔案庫進行分區(qū)；每區(qū)根據(jù)配件及技術檔案數(shù)量、大小設計并制作存儲柜。目前，配件庫及技術檔案庫各分6個區(qū)，全部信息錄入管理系統(tǒng)，配件庫、檔案庫及管理系統(tǒng)分設專人管理，并建立設備檔案管理細則、設備配件管理細則、設備配件出入庫工作流程、技術檔案存檔借用工作流程等系列管理制度與流程，確保儀器設備的使用、保養(yǎng)、維修、開發(fā)、改造、報廢等工作的順暢運行。

3.2 配件及技術文件出入庫管理

(1) 配件庫的管理。配件庫管理系統(tǒng)分為1級庫房與2級庫房，總庫房為1級庫房，各實驗室為2級庫房，各類儀器設備的配件統(tǒng)一存放于總庫房中，使用時到總庫房領用。系統(tǒng)主要包括入庫記錄、出庫記錄、2級庫房、報廢記錄等4個信息錄入采集模塊。配件管理系統(tǒng)具體工作流程如下：① 配件的入庫操作。在1級庫房中錄入配件的名稱、編碼、入庫日期、入庫數(shù)量、經(jīng)手人、單價等信息，完成信息錄入后，將配件存放到1級庫房中。② 配件的出庫操作。領用配件時，在系統(tǒng)中錄入完成配件名稱、領用數(shù)量、領用人、領用日期等信息，主任審批后，該信息直接進入到2級庫房中，信息錄入后方可到1級庫房領用。③ 消耗或返庫。對于消耗類配件，如燈泡、潤滑油等耗材，可在2級庫房中直接進行消耗操作；對于非消耗類配件，如扳手、離心機轉子等可重復使用的配件，使用完成后，需送還到1級庫房，同時在系統(tǒng)中完成2級庫房到1級庫房的回退操作。

(2) 技術文件管理。技術文件按照儀器設備分類建檔，分為前期準備與實施管理兩部分[15]。前期準備包含儀器設備的調研申請、申購論證、專家意見與領導審批等文件，反映了購置此儀器設備的必要性、適用性、先進性以及對教學科研的推動作用；實施管理包含儀器設備的采購、驗收、運行管理等信息，如設備說明書、采購合同書、配件清單、安裝調試記錄、驗收報告、使用記錄、維修保養(yǎng)記錄、年效益分析、報廢手續(xù)等資料。以上這些技術文件形成一個全面完整的儀器設備檔案信息，實現(xiàn)對設備整個生命周期的動態(tài)管理、統(tǒng)計和監(jiān)控。

4 結 語

通過儀器配件與技術文件管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用，建立了全方位、立體化的動態(tài)管理模式，有效地避免了配件及技術文件遺失、重復購置等問題，實現(xiàn)信息透明、資源共享，為設備維修、維護、保養(yǎng)及高效運行提供了強有力的保障，對于提高管理效率與管理水平、推動實驗室的可持續(xù)發(fā)展、保證人才培養(yǎng)質量和社會服務水平的提高起到了重要作用。

[1] 岳建軍.高等學校教育資源共享問題研究[D].大連：遼寧師范大學,2012.

[2] 王 喆,趙志強.高校大型儀器設備管理的制度化與信息化建設[J]. 實驗技術與管理,2011,28(9):213-215.

[3] 隋繼學,史曙光.高校實驗室信息化管理初探[J].實驗室科學,2008(5):150-152.

[4] 張 冬.大型設備備品備件庫存管理方法研究[D].上海：上海交通大學,2010.

[5] 張 丹.首都機場備品備件信息化管理研究[D].北京：首都經(jīng)濟貿易大學,2014.

[6] 孟 威,逯家輝,閆國棟,等.LIMS在生物學實驗教學和管理中的應用[J].實驗室研究與探索,2012,31(12):191-193.

[7] 范朝陽.高校大型儀器設備開放共享平臺建設思路與實踐[J]. 實驗技術與管理,2011,28(10):194-197.

[8] 謝 珊.加強文件標準化管理 提高實驗室管理水平[J]. 現(xiàn)代測量與實驗室管理,2010(5):53-55.

[9] 于文斌.網(wǎng)絡環(huán)境下檔案著錄標準分析 ——以檔案編碼著錄標準(EAD)為例[D].濟南：山東大學,2009.

[10] 張金平.應用LIMS系統(tǒng),提升管理現(xiàn)代化[J].現(xiàn)代科學儀器,2005(5):84-86.

[11] 高東懷,張 迎,蔡宏偉.高校實驗室信息化建設的實踐與體會[J].教育信息化,2003(9):39-41.

[12] 劉 艷,孟 威,孟令軍,等.實驗教學信息化系統(tǒng)的開發(fā)與建設[J].中國現(xiàn)代教育裝備,2015(23):12-13.

[13] 余 穎.高校綜合與創(chuàng)新實踐教學網(wǎng)絡化運行系統(tǒng)建模與實現(xiàn)[D].武漢：武漢理工大學,2012.

[14] 郭思瑩.企業(yè)內部電子文件管理系統(tǒng)捕獲登記技術研究[D].蘭州：蘭州大學,2015.

[15] 戴紅霞.技術文件的標準化管理[J].飛行設計，2010，30(1)：77-80.

Development and Application of the Management System of Instrument Fittings and Technical Documentation

YANGuodong,QUANYutong,SHAOYan,ZHOUYulin,MENGWei,LUJiahui,MENGQingfan,LIUYan

(School of Life Sciences, Jilin University, Changchun 130012, China)

Instrument is an important support for teaching and scientific research in colleges and universities, instrument fittings and technical documentation are an important part of the instrument, are an important guarantee for its smooth operation. With the rapid development laboratories, the management of instrument fittings and technical documents has become the core of experimental teaching and management information. Based on analyzing the current situation of the college instrument fittings and technical documentation, a management system of the instrument fittings and technical documentation has been designed and developed. The system implements all-round and three-dimensional management mode, and achievs information transparency, resource sharing. It supplies strongly the equipment maintenance and efficient operation, and effectively improves the management efficiency and management level.

instrument fittings; technical documentation; informatization management; network management; opening and sharing

2016-06-22

教育部實驗教學示范中心信息化建設項目(JY050601)；吉林省高等教育教育教學研究課題(JY050607)；吉林大學實驗技術重點項目(JS2015010)

閆國棟(1983-)，男，山東青州人，碩士，工程師，主要從事實驗室和實踐教學信息化建設。E-mail：dd1225@163.com

劉 艷(1975-)，女，吉林長春人，博士，高級工程師，主要從事實驗室建設與管理工作。

Tel.：13331755375；E-mail：liuyaorui@126.com

G 482

A

1006-7167(2017)02-0279-03