試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理

李高飛

摘要：信息化就是指利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的一種現(xiàn)代化技術(shù)，這標(biāo)志社會(huì)發(fā)展的成熟，同時(shí)在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)意義上的檔案管理形式也出現(xiàn)了本質(zhì)化的變革，但是由于我國(guó)對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理研究還不夠深入，因此還存在著較多的問(wèn)題，對(duì)此在本文中筆者將從這些具體的問(wèn)題出發(fā)，并提出以下信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò) 環(huán)境 檔案管理

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理方式出現(xiàn)了巨大的變革，這不僅僅是信息庫(kù)以及信息數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)檔案的存檔替換，還包括信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下管理對(duì)象的多樣化以及管理范圍的擴(kuò)大化，因此在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，必須要實(shí)現(xiàn)管理形式與管理意識(shí)的雙重提高，才能加快檔案信息資源的利用與開(kāi)發(fā)，從而更好的滿足社會(huì)發(fā)展需要。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理中存在的問(wèn)題

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案管理可以更大范圍的實(shí)現(xiàn)資源共享，并且節(jié)省了人力資源，因此檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的一種必然，但是在這個(gè)過(guò)程中也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，這影響了檔案管理信息化發(fā)展，首先檔案管理技術(shù)落后，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的目的就是為了能夠更好的對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，從而滿足社會(huì)各個(gè)階層中對(duì)于檔案的需要，進(jìn)而為使用者創(chuàng)作更加便利的條件，但是現(xiàn)下的檔案管理部門各自為政，對(duì)于檔案管理工作不夠重視，同時(shí)也很少在這個(gè)方面投入資金建設(shè)，這使得現(xiàn)下使用的檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)落后，在搜索、編輯、查閱的過(guò)程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。其次缺乏高端的檔案管理人才，在進(jìn)行信息化檔案管理工作時(shí)，人才隊(duì)伍是管理工作的保障，尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高端的檔案管理人才不僅要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，還要具備一定的知識(shí)技術(shù)水平，能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，但是很明顯在現(xiàn)下這種集合檔案管理能力、信息處理能力的人才是十分稀缺的，這使得檔案管理信息化建設(shè)難以落實(shí)。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理策略

（一）加大檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入

檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的一種必然，因此為了能夠推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，加大檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入是十分必要的，這是檔案管理信息化發(fā)展的基本保障。在現(xiàn)今時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展飛快，技術(shù)換代頻率讓人應(yīng)接不暇，在這種時(shí)代背景下進(jìn)行檔案管理時(shí)，只有應(yīng)用最新型的技術(shù)成果，才能保障檔案管理過(guò)程中使用的技術(shù)與設(shè)備無(wú)論是軟件水平還是硬件水平都保持在一個(gè)高新的狀態(tài)下，這樣才能使企業(yè)以及單位的檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，不至落后于時(shí)代的腳步。但是從現(xiàn)下的檔案管理技術(shù)分析還處于一種落后的狀態(tài)，面對(duì)這種情況企業(yè)以及相關(guān)部門必須要將檔案信息化建設(shè)提到日程中來(lái)，并對(duì)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行相關(guān)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，將其納入到整體的發(fā)展經(jīng)費(fèi)之中，加快信息化檔案管理工作的步伐，同時(shí)相關(guān)的檔案管理部門還應(yīng)該在達(dá)到一定的經(jīng)濟(jì)效益后，將這些經(jīng)費(fèi)反饋到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)之中，通過(guò)這種循環(huán)投資，使檔案信息成為一種商品，進(jìn)而更好的滿足社會(huì)發(fā)展需要。

（二）建立數(shù)字檔案推動(dòng)信息化發(fā)展

數(shù)字檔案建設(shè)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，通過(guò)數(shù)字化手段所進(jìn)行的一種信息收集、整理方式，是可以進(jìn)行大規(guī)模資源共享的一種管理模式，在未來(lái)的檔案管理中若想從本質(zhì)上推動(dòng)檔案管理信息化，就必須要建立數(shù)字檔案，但是從現(xiàn)下的技術(shù)發(fā)展來(lái)看，這無(wú)疑是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作，為此筆者認(rèn)為，可以從兩個(gè)方面逐步發(fā)展，首先是從局域網(wǎng)內(nèi)去推動(dòng)管理辦公的自動(dòng)化建設(shè)，同時(shí)可以建立電子政務(wù)工程，加強(qiáng)電子文檔的管理，然后再逐步的建設(shè)檔案目錄信息中心，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及資源方面的共建。其次是在廣域網(wǎng)中，要建立屬于自身的檔案網(wǎng)站，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理館之間的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的資源互享，將檔案管理信息化推向更高的位置，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，這是新時(shí)期檔案管理的基礎(chǔ)，可以使檔案信息管理工作更加融合信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（三）加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)信息化的管理人才，因此為了能夠使檔案管理工作更加的適應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)十分重要，為此筆者認(rèn)為可以從以下四個(gè)方面做起。第一加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊知識(shí)方面的培訓(xùn)，如網(wǎng)絡(luò)基本知識(shí)包括網(wǎng)絡(luò)歷史發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)文化、網(wǎng)絡(luò)術(shù)語(yǔ)以及網(wǎng)絡(luò)郵件收發(fā)使用等，同時(shí)還可以進(jìn)行檔案信息資源分布以及檔案刪選查找的使用方法培訓(xùn)，以及網(wǎng)絡(luò)引擎使用與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)搜索范圍知識(shí)，除此之外還要學(xué)習(xí)檔案信息發(fā)布以及檔案主頁(yè)建設(shè)方面知識(shí)、多媒體檔案信息檢索知識(shí)。第二提升檔案管理工作人員的英文水平，在現(xiàn)下的因特網(wǎng)檔案信息中有大量的英文信息，因此若是檔案管理工作人員的英語(yǔ)水平有限，會(huì)對(duì)實(shí)際的工作造成一定的影響，因此加強(qiáng)英文方面的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)十分必要。第三管理人員要具備檔案信息能力，能夠把分散的網(wǎng)絡(luò)信息通過(guò)整理提供給用戶。第四要具備一定的網(wǎng)絡(luò)檔案開(kāi)發(fā)能力，提升自身的檔案管理工作服務(wù)水平，通過(guò)管理人員素質(zhì)的提升，打造一支專業(yè)化的信息檔案管理隊(duì)伍。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案信息要求越來(lái)越高，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也一定要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，克服擺在面前的問(wèn)題，通過(guò)有效的管理策略，使檔案信息管理工作更加融合信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

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（作者單位：山東省鄒平縣高新街道辦事處）