新時(shí)期中學(xué)檔案管理工作思考

劉艷萍

摘要：目前，我國(guó)中學(xué)制定各項(xiàng)政策和規(guī)章制度的重要依據(jù)是檔案管理工作，檔案管理工作是監(jiān)督和保護(hù)學(xué)校的正常辦學(xué)，是所有中學(xué)工作的基礎(chǔ)。因此，在中學(xué)辦學(xué)中，做好檔案管理工作非常重要。本文主要闡述了學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并為解決問(wèn)題提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：辦學(xué)工作 檔案管理 管理人員

學(xué)校檔案是一種非常有保存價(jià)值的文件資料，它記錄著教師長(zhǎng)期的教學(xué)工作和學(xué)校管理的其它重要工作，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、教師的工作內(nèi)容及學(xué)校的校史都記錄在其中，最真實(shí)的記錄著學(xué)校的一點(diǎn)一滴，學(xué)校檔案是學(xué)校成功開(kāi)展辦學(xué)的重要一環(huán)。

一、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性

目前，我國(guó)各級(jí)中學(xué)的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，知識(shí)水平不高，思想結(jié)構(gòu)不完善。檔案管理是一份對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)性要求很強(qiáng)的工作，要求管理人員的能力水平很高，應(yīng)具備好的道德素養(yǎng)和較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能。然而在中學(xué)大多數(shù)的檔案管理人員都未通過(guò)專(zhuān)業(yè)的篩選，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。這些管理人員在很多方面都存在問(wèn)題，例如在如何整理和保存檔案、沒(méi)有認(rèn)真態(tài)度、工作意識(shí)不強(qiáng)烈等方面，在很大程度上降低了檔案工作的質(zhì)量和效率。

（二）管理設(shè)施不完善

在檔案管理的硬件方面，管理設(shè)備陳舊落后，缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備，管理方式也沒(méi)有明確的規(guī)定，很容易造成檔案損壞和丟失。由于大多數(shù)的中學(xué)都沒(méi)有重視學(xué)校的檔案管理工作，致使檔案工作的順利開(kāi)展受到了很大的限制，很多學(xué)校保存檔案的地點(diǎn)大都簡(jiǎn)陋，或是在其它的辦公地點(diǎn)余出一些空間，這些與學(xué)校的投入力度不足有很大的關(guān)系。工作設(shè)備大多是依賴(lài)于人工登記，缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案的保存、整理等工作很難正常的進(jìn)行，這種現(xiàn)象在我國(guó)各級(jí)中學(xué)非常的普遍。

（三）管理制度不規(guī)范

在檔案管理工作中，沒(méi)有明確的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范管理人員的工作流程，管理人員也大都憑自己的方式去工作。雖然各級(jí)地區(qū)都在積極出臺(tái)一些管理法律，但在大多數(shù)學(xué)校，收到的成效明顯很低，管理人管并沒(méi)有貫徹的去執(zhí)行，依舊保持著用自己的方式去做檔案管理，也沒(méi)有結(jié)合自身的實(shí)際情況發(fā)布一些有效的管理規(guī)范。很多地區(qū)都存在無(wú)法可依，有法不依的現(xiàn)象，早些年我國(guó)出臺(tái)了相關(guān)的法律去約束，但管理不過(guò)范的問(wèn)題并沒(méi)有的到有效的解決。

（四）管理理念落后

大多數(shù)的檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，缺乏先進(jìn)的管理理念和管理方式去引導(dǎo)管理人員進(jìn)行科學(xué)有效的管理，由于傳統(tǒng)的管理方式和理念過(guò)于落后，只能機(jī)械的接收和保存檔案，缺少先進(jìn)的管理方式去整理和保存檔案，大多數(shù)的中學(xué)有使用手工的存放檔案，管理人員會(huì)將所有檔案都直接堆放在檔案室里，這樣既不利于檔案的查找，也不利于檔案的合理存放。

（五）學(xué)校不重視

在中學(xué)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，缺乏檔案的保護(hù)意識(shí)，這種現(xiàn)象在中學(xué)是非常普遍的，這也是中學(xué)檔案工作存在的最大問(wèn)題。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不需要專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行接收和存放等動(dòng)作。也不需要配置先進(jìn)設(shè)備，也沒(méi)有完善的規(guī)章制度，這些都嚴(yán)重影響著中學(xué)檔案工作的發(fā)展。

二、檔案管理工作的分析與建議

（一）提升管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作的基礎(chǔ)是檔案管理人員的素質(zhì)，影響檔案管理工作現(xiàn)狀的關(guān)鍵因素也是檔案管理人員的素質(zhì)。而提升檔案管理人員素質(zhì)的有效方法主要有一下五個(gè)方面：第一個(gè)方面，最直接的、最有效的、最重要的途徑之一就是進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)或進(jìn)修。培訓(xùn)的方式主要是讓檔案管理人員去檔案館進(jìn)行專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)。要求檔案管理人員都經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)再上崗；第二個(gè)方面，要求檔案管理工作人員利用空余的時(shí)間自學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并在實(shí)際工作中應(yīng)用；第三個(gè)方面，招收專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行管理；第四個(gè)方面，加強(qiáng)檔案管理人員使用現(xiàn)代化管理設(shè)備的培訓(xùn)，尤其是計(jì)算機(jī)的操作能力，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理會(huì)更有效的提升管理水平；第五個(gè)方面，檔案管理是一項(xiàng)重要的服務(wù)工作，要加強(qiáng)和提高管理人員的工作意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)人員的道德素質(zhì)，提升人員的專(zhuān)業(yè)水平，培養(yǎng)人員甘于奉獻(xiàn)、積極工作的態(tài)度和責(zé)任感，這些都是非常重要。

（二）完善管理設(shè)施

檔案管理的基礎(chǔ)就是管理的硬件設(shè)施，學(xué)校應(yīng)加大檔案管理設(shè)施資金的投入，學(xué)校用于檔案管理的的空間是有限的，可以將檔案分層次進(jìn)行管理，經(jīng)常需要使用的可放在最易取出的地方，對(duì)于需要長(zhǎng)期放置的檔案可以寄存到學(xué)校附近的檔案館進(jìn)行保存。

（三）對(duì)管理人員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)

由于管理人員的水平參差不齊，學(xué)校要集中的對(duì)人員進(jìn)行法律知識(shí)的培訓(xùn)，要讓管理人員用規(guī)章制度去管理檔案。學(xué)校要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定詳細(xì)的管理規(guī)范，并將獎(jiǎng)罰制度應(yīng)用到實(shí)際的工作中去，既可以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，又能提升學(xué)校的檔案管理水平。

（四）提升管理人員的意志品質(zhì)

一個(gè)人綜合素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)之一就是是否具有創(chuàng)新能力。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的水平的逐漸升高，各種檔案的管理方式層出不窮，這就需要我們的管理人員敢于探索和創(chuàng)新，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，提高管理工作的質(zhì)量和效率。能完美的完成學(xué)校下達(dá)的任務(wù)，更好地促進(jìn)學(xué)校的檔案工作的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案管理工作的順利進(jìn)行，有利于保護(hù)師生和學(xué)校的重要信息，中學(xué)工作中最重要、最基礎(chǔ)的工作就是檔案管理工作，對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展有巨大的促進(jìn)作用，實(shí)際意義也非常重大。因此，做好檔案管理工作對(duì)中學(xué)辦學(xué)非常重要。

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（作者單位：山東省東明縣第一中學(xué)）