社區(qū)檔案管理工作常見問題及對策

孫一鳴

摘 要：社區(qū)檔案管理工作的作用不容忽視，它對社區(qū)建設(shè)發(fā)展、基層公共服務(wù)水平、社會經(jīng)濟(jì)的推動都帶來了正能量，它體現(xiàn)了整個社區(qū)的發(fā)展水平，對政府依照黨的群眾路線開展工作提供了理論依據(jù)。該文闡述了社區(qū)檔案管理工作的重要性，并結(jié)合現(xiàn)狀分析了在檔案管理工作中存在的普遍問題，在文章的最后給出了提高檔案管理工作水平的對策。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案 管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0136-02

1 社區(qū)工作與社區(qū)檔案管理概述

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會改革不斷深化，社區(qū)工作面對的對象日益復(fù)雜且范圍越來越大，社區(qū)工作的職能也呈上升趨勢，社區(qū)檔案管理的重要性日益凸顯。社區(qū)工作服務(wù)人民、造福人民，是我黨全心全意為人民服務(wù)宗旨的體現(xiàn)，也是黨群眾路線的集中體現(xiàn)。社區(qū)，是政府與人民群眾連接的媒介，社區(qū)檔案反映著人民群眾的精神面貌和價值取向，它可以規(guī)范社會管理，也可以解決社會問題。社區(qū)作為社會管理的小型組織，能反映出基層民眾的意愿，凝聚著基層民眾對居住地社區(qū)的認(rèn)同與歸屬感，社區(qū)具備了實(shí)現(xiàn)政治控制、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高精神文明建設(shè)、提供福利與服務(wù)等功能，可以實(shí)現(xiàn)民情上傳和政情下達(dá)的途徑，而通過社區(qū)檔案，可以將最真實(shí)可靠的民眾信息提供給政府相關(guān)部門作為參考，在一定程度上對推動社區(qū)規(guī)范化的管理乃至推動社會建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

從政治、社會、經(jīng)濟(jì)3個方面來看，社區(qū)檔案的作用均不容忽視，幫助政府體察民情、為社會提供有效服務(wù)、傳承了歷史文化。社區(qū)檔案是反映基層生活的，但在社會的各個角落都有社區(qū)檔案的作用發(fā)揮，具有多樣化的特征；社區(qū)檔案隨著社會發(fā)展的變化而變化，時刻需要更新具有動態(tài)變化的特征；社區(qū)檔案記錄的內(nèi)容有關(guān)各種人群、各類事項，具有龐大且復(fù)雜的特征。社區(qū)檔案的研究類文章出現(xiàn)過兩次峰潮：第一次在2004年，當(dāng)時我國正大力主張建設(shè)社區(qū)，所以在這一時期以研究分析社區(qū)特點(diǎn)、介紹社區(qū)檔案概念的文章居多。第二次是在2007—2008年期間，這期間我國建設(shè)和諧社會，故對于社會結(jié)構(gòu)的分析類文章又出現(xiàn)一次高峰。在這兩次峰值之后，趨于平淡但總體保持上升，關(guān)于社區(qū)和社區(qū)檔案管理的文章保持逐年增長的趨勢。在這些文章中，以健康檔案、衛(wèi)生服務(wù)、體質(zhì)檢查等為內(nèi)容的文章居多，衛(wèi)生服務(wù)類的文章則是其中比例最大的。據(jù)資料顯示，在政府大力支持下我國高校和一些行政部門在研究社區(qū)檔案中成為主力，而社區(qū)工作人員由于工作繁忙收入不高疲于應(yīng)對等原因，對于本職工作的研究反而較少。

2 社區(qū)檔案管理存在問題及原因

社區(qū)檔案按照檔案的內(nèi)容，可以分為科技類、會計類、文書類3種；按照檔案的載體，可以劃分為實(shí)物、電子、聲像3類。由于社區(qū)在我國出現(xiàn)的時間較晚、發(fā)展的時間也較短，所以社區(qū)檔案工作還不完善，在檔案的建立和管理中，出現(xiàn)了一系列的問題。

2.1 社區(qū)檔案管理設(shè)施不完善

我國實(shí)行社區(qū)“權(quán)隨責(zé)走、費(fèi)隨事轉(zhuǎn)、事費(fèi)配套”的原則，在現(xiàn)實(shí)中往往不能落實(shí)，社區(qū)檔案的建設(shè)資金款項到位很少，導(dǎo)致社區(qū)資料管理條件差，資料管理沒有專用的櫥柜更沒有相應(yīng)的辦公室供工作人員辦公。這種沒有專門的社區(qū)檔案管理辦公室，也沒有專業(yè)的管理人員的情況并不罕見，很多社區(qū)都是只掛牌應(yīng)付上級檢查。

2.2 社區(qū)檔案管理不切實(shí)際

社區(qū)，包含許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)村中的居委會，而居委會也是政府的延伸部門，但由于不能很好地行使職權(quán)造成形同虛設(shè)的現(xiàn)象嚴(yán)重。居委會由鄉(xiāng)鎮(zhèn)村的居民選舉，但社區(qū)的負(fù)責(zé)人不是選舉產(chǎn)生而是由政府直接指派，居委會公章居委會保管，而社區(qū)公章政府保管，導(dǎo)致與群眾分離且社區(qū)檔案迎合檢查的現(xiàn)象凸顯。

2.3 社區(qū)檔案管理不夠規(guī)范

很對社區(qū)檔案管理人員身兼數(shù)職，不僅僅針對檔案管理開展工作，更有甚至只當(dāng)檔案管理為額外的“副業(yè)”，做完主要工作后將需要整理的檔案帶回家，在有上級檢查的時候才將受檢膽敢?guī)Щ毓ぷ鞯亍＿@種不規(guī)范的做法很常見，檔案管理部門逐級檢查督導(dǎo)的工作也很匱乏，社區(qū)檔案管理工作不僅缺乏檢查更重要的是缺乏指導(dǎo)。同時，檔案管理相應(yīng)的規(guī)章制度也是因地而異，各有各的規(guī)定，規(guī)范性差。

2.4 社區(qū)檔案管理人員不專業(yè)

社區(qū)工作多而繁，社區(qū)工作人員崗位存在缺編現(xiàn)象，所以每個人的工作量較大，在入職前沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的也不在少數(shù)，特別是檔案管理的培訓(xùn)，更是重視程度不足。很多社區(qū)工作人員既是計劃生育工作人員、經(jīng)濟(jì)管理統(tǒng)計人員，也是綜合治理人員、檔案管理人員，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象常見。檔案管理的工作在眾多工作中是最被忽視的，加之人員專業(yè)性差，導(dǎo)致檔案管理混亂。

2.5 社區(qū)檔案內(nèi)容分類不清

在有相應(yīng)條件的、配備了檔案管理設(shè)施的社區(qū)中，有一定的信息化建設(shè)對應(yīng)的檔案管理就能有序一些，但大多數(shù)的社區(qū)都僅僅依靠人力來管理檔案，工作人員將檔案分類時憑個人判斷放入大致的分類中，遇到不知道如何分類的情況時就暫時擱置，導(dǎo)致檔案不僅分類不清而且丟失遺忘的現(xiàn)象時有發(fā)生。不得不說，無論在什么地方，迎合檢查的情況比比皆是，在有上級檢查時，需要提供相應(yīng)的檔案，于是將需要迎檢的檔案從各類檔案中分離出來供檢查所用，但在檢查完畢后的整理歸檔工作卻沒有得到足夠的重視。

2.6 民眾對社區(qū)檔案的觀念有偏差

檔案的政治色彩一直比較濃，在單位中的人員檔案管理部門都是重點(diǎn)部門，保密性高不對群眾開放?，F(xiàn)如今，檔案工作普及，民眾對檔案工作的認(rèn)知也在逐漸回歸正軌，但認(rèn)識有偏差的現(xiàn)象仍然存在。檔案所涉及的范圍非常廣，不僅僅有人員檔案，還有各類統(tǒng)計、各類數(shù)據(jù)，大到人口、土地，小到照片、文件，它具有法律效力，可為社會服務(wù)。

3 提高社區(qū)檔案管理工作的對策

3.1 加快建立社區(qū)檔案管理規(guī)范化的步伐

目前，我國社區(qū)檔案管理規(guī)范化的文件極少，在檔案管理這個問題上，各項規(guī)章制度還不健全、不完善、不統(tǒng)一。第一，將社區(qū)檔案管理依照《中國檔案法》做好頂層設(shè)計，科學(xué)統(tǒng)籌規(guī)劃，行動系統(tǒng)化，這樣才能保障社區(qū)檔案管理的規(guī)范性；第二，各地區(qū)因地制宜，指定的檔案管理規(guī)范必須可行并且可操作，才能進(jìn)一步推動檔案管理規(guī)范化；第三，在一系列規(guī)章制度出臺后，必須加大落實(shí)力度，沒有落實(shí)一切都是空話。

3.2 成立專業(yè)的社區(qū)檔案管理部門迫在眉睫

對社區(qū)檔案管理工作的重視程度普遍偏低，這與管理領(lǐng)導(dǎo)對社區(qū)檔案管理工作不重視有關(guān)，也與上級檔案管理部門缺乏定期檢查督導(dǎo)有關(guān)。針對沒有專門的社區(qū)檔案管理部門的現(xiàn)狀，應(yīng)該在一定經(jīng)濟(jì)條件的基礎(chǔ)上依靠政府補(bǔ)助，成立專門的部門或者辦公室，配備專業(yè)的經(jīng)過培訓(xùn)的檔案管理人員從事管理工作。同時，大力宣傳檔案管理工作的重要性，吸納民間投資，為社區(qū)檔案管理工作的信息化、智能化提供經(jīng)濟(jì)支持，進(jìn)一步推動地方社區(qū)建設(shè)信息化的發(fā)展。

3.3 明確社區(qū)檔案詳細(xì)分類及歸檔范圍

為了使社區(qū)檔案能更好地發(fā)揮其服務(wù)作用，真正為社區(qū)民眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對檔案的分類和歸檔范圍必須明確。第一，各社區(qū)所制定的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)把所有的檔案范圍納入其中，避免遺漏和散失；第二，詳細(xì)劃分檔案的分類，并對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，經(jīng)由上級檔案管理部門進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)；第三，建立健全檔案內(nèi)容，對有變更的及時對檔案相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修改，以便更有效為民眾提供服務(wù)。

3.4 確定社區(qū)檔案管理人員的分工和責(zé)任

明確社區(qū)檔案的總體管理目標(biāo)，并依照總體目標(biāo)制定小目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)層級管理。檔案管理人員必須明確檔案管理的整個流程和每個環(huán)節(jié)，做好檔案管理工作，有詳細(xì)記錄、有變更登記、有工作準(zhǔn)則。健全社區(qū)檔案管理體系，公開承諾、公開服務(wù)熱線、公開舉報電話，提高檔案管理人員的工作水平同時接受民眾的監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)

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