水利科技文獻信息管理現(xiàn)狀及發(fā)展建議

趙其芬，遲明春，崔春梅

（山東省水利科學(xué)研究院，山東 濟南 250014）

水利科技文獻信息管理現(xiàn)狀及發(fā)展建議

趙其芬，遲明春，崔春梅

（山東省水利科學(xué)研究院，山東 濟南 250014）

分析了山東省水科院文獻信息管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀，針對檔案管理、文獻管理、信息檢索、網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)站運行等存在的問題，提出了下一步工作思路和建議。

科研院所；文獻信息；信息管理

近年來，山東水利建設(shè)進入了大投入、大建設(shè)、大發(fā)展的新階段，水利信息化建設(shè)步伐也明顯加快，全省水利信息化建設(shè)實施“一個網(wǎng)絡(luò)、一個中心、兩個平臺、六大重點業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)”工程已初具規(guī)模。借此機遇，山東省水科院文獻信息管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)也取得了較大進展，科技信息的管理服務(wù)水平有了較大提高；院文獻檔案管理、信息檢索、網(wǎng)站運行等都步入了良好的發(fā)展軌道，為院科研開發(fā)工作提供了較好的信息技術(shù)支撐。

1 文獻信息管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 規(guī)范了檔案信息的管理

自2001年籌建院綜合檔案室，期間投入了大量的人力、物力和財力，配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和大型網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件。其中：在檔案的管理方面，先后對建院以來所有的科技、文書等各類檔案進行了收集、整理、剔除；并結(jié)合本院工作實際，建立了各類檔案分類目錄；編寫了山東省水科院全宗介紹、檔案整理工作方案、檔案管理5年規(guī)劃等內(nèi)容20余項，重新修訂完善了院檔案管理辦法及歸檔、借閱、保密等各類檔案工作制度18項。利用檔案管理軟件建立了科技、文書檔案等多個數(shù)據(jù)庫，目前院館藏檔案達5 770卷，36 203件；建立了文書、科技、會計檔案題錄數(shù)據(jù)庫14 944條，為在全院實現(xiàn)檔案的數(shù)字化應(yīng)用打下了基礎(chǔ)。多年來，山東省水科院檔案室多次被省檔案局、省水利廳評為全省先進“省一級”檔案室，院檔案的管理工作在全省水利系統(tǒng)名列前茅。

1.2 強化了網(wǎng)絡(luò)及辦公系統(tǒng)的應(yīng)用管理

自2002年至今，先后完成了“山東省水利科技信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)總體設(shè)計規(guī)劃”；建立了院局域網(wǎng)，研制開發(fā)了院辦公自動化系統(tǒng)平臺；建立了院網(wǎng)站；2008年至今，又先后完成了院網(wǎng)絡(luò)的整體升級改造和網(wǎng)站的改版工作，對院內(nèi)所有計算機進行了IP地址的規(guī)劃和綁定，徹底改變了院網(wǎng)絡(luò)病毒多、速度慢、信息發(fā)布不及時的狀況，使院網(wǎng)絡(luò)的整體性能得到了較大提高。同時，制定了院《網(wǎng)絡(luò)及信息工作管理辦法》，在全院實現(xiàn)了辦公、信息管理和利用的網(wǎng)絡(luò)化。

近年來，根據(jù)省水利廳“信息安全月”活動的要求，認真落實院網(wǎng)絡(luò)信息安全管理責(zé)任，及時對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、運行環(huán)境、應(yīng)用系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全等進行認真檢查，及時查找網(wǎng)絡(luò)存在的安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)管理和維護中，及時解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及用戶計算機軟硬件故障，確保了網(wǎng)絡(luò)的正常運行。

1.3 拓展了信息管理服務(wù)工作領(lǐng)域

為充分發(fā)揮山東省水利科技信息中心站的作用，在堅持為全院職工做好文獻信息服務(wù)的同時，利用科技信息所資料多、信息多的優(yōu)勢，加強了水利科技信息的深層次開發(fā)。2002年與省水利學(xué)會合作，創(chuàng)辦了《水利科技信息匯刊》，發(fā)放到全省每個水利學(xué)會會員，有效地提高了科技信息的利用率，得到了全省廣大水利學(xué)會會員的好評。同時，充分利用館藏檔案信息，先后編纂完成了23萬字的廳科技與對外合作處（1986—2000年）《山東省水利科技資料長編》、山東省水利科學(xué)研究院1986—2000年25萬字的《院志》和26萬字的《院資料長編》工作。另外還先后為廳科技與對外合作處編寫了《八五》《九五》《十五》三部《山東水利科技成果匯編》，均獲得了廣泛好評，拓展了水利科技信息服務(wù)領(lǐng)域。通過調(diào)查反饋，科技信息所在檔案信息利用和檢索查新顧客滿意率方面均達到100%。

2 存在的主要問題

2.1 檔案的收集整理有待進一步加強

根據(jù)2013年6月水利部辦公廳下發(fā)的 “關(guān)于印發(fā)《全國水利檔案統(tǒng)計年報制度》的通知”要求，每年都要上報現(xiàn)存全部檔案及年度接收檔案情況。目前從檔案的收集來看，職工存檔意識不高，對院自主知識產(chǎn)權(quán)的保護意識較弱，把檔案留在自己手中，不向檔案室移交的現(xiàn)象也存在。電子、實物和照片檔案等歸檔率更低。

2.2 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及辦公系統(tǒng)需要盡快改造

目前，院內(nèi)部辦公系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)運行在一個局域網(wǎng)內(nèi)，不符合省政府辦公廳及水利廳對信息化安全建設(shè)的要求，而且省水利廳已進行了全省水利電子政務(wù)系統(tǒng)的升級改造，要實現(xiàn)與水利廳辦公系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)，必須對院網(wǎng)絡(luò)進行改造，實現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保信息數(shù)據(jù)安全。

2.3 文獻信息數(shù)字化管理水平有待提高

目前，院期刊和圖書的訂閱量較少，借閱流通量更少，電子信息方面的數(shù)據(jù)資料訂的不多，還不能滿足科研工作的需要，文獻信息數(shù)字化建設(shè)尚需加大力度進行。

3 信息化建設(shè)發(fā)展建議

3.1 加強檔案的管理利用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

各級領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，利用各種會議進行督促，及時要求各部門年底把本部門的檔案移交檔案室保管。重點加強對各部門兼職檔案員的培訓(xùn)，做好檔案的收集和管理，爭取在全院實現(xiàn)檔案的電子化網(wǎng)上歸檔。并根據(jù)省檔案局印發(fā)的《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》通知要求，加強檔案規(guī)范化建設(shè)，以“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用”為目標，進一步加強檔案的信息化建設(shè)，充分利用檔案資源，為全院科研開發(fā)工作提供服務(wù)，在全省爭創(chuàng)檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范化先進檔案室。

3.2 加強網(wǎng)絡(luò)管理，完善辦公自動化系統(tǒng)

針對網(wǎng)絡(luò)管理實際，進行廣泛調(diào)研，改善網(wǎng)絡(luò)維護現(xiàn)狀，提高網(wǎng)絡(luò)利用效率，滿足科研開發(fā)人員的工作需要。制定切實可行的管理辦法，明確責(zé)任，加快信息發(fā)布的時效性，加大院網(wǎng)站的推廣及對外宣傳力度，進一步加強網(wǎng)站和辦公系統(tǒng)管理，積極與院綜合部門溝通協(xié)調(diào)，提高信息的發(fā)布速度。同時，隨著院科研開發(fā)工作的需要及院博士后創(chuàng)新實踐基地等的加速建設(shè)，對信息數(shù)據(jù)保密要求將更加嚴格。因此，應(yīng)深入調(diào)查研究，結(jié)合廳辦公網(wǎng)絡(luò)改造及院工作實際，制定院網(wǎng)絡(luò)改造方案，完善院辦公自動化系統(tǒng)，把院辦公系統(tǒng)辦成融自動化辦公及院領(lǐng)導(dǎo)和職工，職工和職工之間交流的園地，在全院實現(xiàn)辦公自動化。

3.3 加強圖書信息管理，建立文獻信息應(yīng)用平臺

目前，為充分發(fā)揮文獻資料、圖書的作用，已建立了院圖書信息管理系統(tǒng)，購買了萬方部分數(shù)據(jù)庫，但這些遠不能滿足科研人員的需要，還應(yīng)結(jié)合省水利廳水利信息現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)劃要求，深化院文獻信息系統(tǒng)建設(shè)。爭取利用省水利科技信息網(wǎng)絡(luò)平臺，將院水利文獻信息系統(tǒng)發(fā)展成為具有國內(nèi)先進水平的省內(nèi)綜合性水利專業(yè)信息資源共建共享平臺，使其能夠有效整合水利文獻資源，提高文獻資源利用效率，最大程度地實現(xiàn)文獻信息資源共享。

3.4 積極引進人才，努力拓展信息服務(wù)領(lǐng)域

針對院信息化工作的需要，應(yīng)加強院信息隊伍建設(shè)，逐步建立一支既熟悉水利業(yè)務(wù)、又精通信息化技術(shù)的骨干隊伍。同時，還應(yīng)注重創(chuàng)新服務(wù)，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，不斷拓寬視野，擴大信息服務(wù)內(nèi)容。結(jié)合院工作實際，積極開展信息技術(shù)應(yīng)用服務(wù)和水利信息化新技術(shù)的研究工作，與高校和行業(yè)的有關(guān)業(yè)務(wù)部門聯(lián)合，通過對信息的完整收錄和科學(xué)整合，以及對信息的深度分析和對知識的深度挖掘，實現(xiàn)信息的增值利用，為院水利科技創(chuàng)新提供強有力的信息技術(shù)支撐。

（責(zé)任編輯 遲明春）

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1009-6159（2017）-10-0037-02

趙其芬（1963—），女，研究員