疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的研究與探討

段建國+奚東+童俏

[摘 要]疾病預(yù)防控制檔案管理和利用是疾病預(yù)防控制工作的基礎(chǔ)。本文從疾病預(yù)防控制檔案管理和利用現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前我國疾病預(yù)防控制檔案管理和利用存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的對策及建議，為相關(guān)人員提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞]疾病預(yù)防控制；檔案管理；檔案利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.108

[中圖分類號]G271；R197.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

疾病預(yù)防控制檔案是指疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測、公共衛(wèi)生服務(wù)、衛(wèi)生學(xué)評價(jià)、科研培訓(xùn)等活動(dòng)以及各項(xiàng)工作改革發(fā)展中形成的具有重要價(jià)值的文字、圖片及其他不同形式的記載載體。它是人類社會一種巨大的信息資源，既是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)長期積累下的財(cái)富，也是疾病預(yù)防控制事業(yè)的重要信息資源。近幾年，隨著現(xiàn)代醫(yī)療改革工作的發(fā)展，我國的疾病預(yù)防控制事業(yè)有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，檔案資料在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作部署、實(shí)行以及突發(fā)事件的處理過程中發(fā)揮了舉足輕重的作用，顯然疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作已經(jīng)成為疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分。

1 疾病預(yù)防控制檔案管理和利用現(xiàn)狀

隨著現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，疾病預(yù)防控制管理工作也在不斷進(jìn)步，疾病預(yù)防控制檔案逐漸從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，方便了疾病預(yù)防控制檔案的管理，其中一些非絕密文件也開始在網(wǎng)絡(luò)上公開。隨著社會的發(fā)展，對疾病預(yù)防控制檔案的需求也越來越多，不但本行業(yè)需要，一些政府決策機(jī)構(gòu)也需要用到，疾病預(yù)防控制檔案的利用也變得多樣性。但是，疾病預(yù)防控制檔案的管理和利用上仍舊存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不夠，檔案信息化管理工作人員的素質(zhì)不高。目前有相當(dāng)一部分人依然認(rèn)為檔案管理工作可做可不做，從思想上就沒有重視檔案管理工作。殊不知，疾病預(yù)防控制檔案是特定時(shí)間、特定地點(diǎn)、特定事件的現(xiàn)場記錄，是各種疾病的歷史見證，也是查驗(yàn)真?zhèn)蔚牡谝皇种匾Y料。二是疾病預(yù)防控制檔案的管理制度依舊有不完善的地方。多數(shù)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)還在沿用落后的衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)的檔案管理模式，檔案沒有集中統(tǒng)一管理，檔案的管理也缺乏科學(xué)性，建檔、歸檔也不明確。三是硬件設(shè)施條件難以滿足檔案利用管理的需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有自己一套完整的管理模式，但這套模式已無法滿足現(xiàn)代電子檔案管理利用工作的需求，而且疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的配套設(shè)施不完善，檔案存儲環(huán)境過于簡陋、潮濕，計(jì)算機(jī)老化現(xiàn)象都會影響檔案的壽命。

2 疾病預(yù)防控制檔案管理和利用對策分析

2.1 健全檔案管理與利用機(jī)制

疾病預(yù)防控制檔案如果想要得到高效的管理和有效的利用，首先要建立健全檔案管理與利用制度，包括各項(xiàng)規(guī)章制度和一套行之有效的、科學(xué)的管理體系，這是檔案管理與利用工作的關(guān)鍵。由于疾病預(yù)防控制檔案的種類比較多，形式也各不相同，因此，檔案管理制度的完善要符合實(shí)際情況。同時(shí)檔案管理制度要不斷進(jìn)行更新和完善，保證與時(shí)俱進(jìn)，制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的、統(tǒng)一的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，并明確檔案材料收集的范圍與收集的重點(diǎn)內(nèi)容。在制定檔案管理與利用制度時(shí)，檔案管理人員應(yīng)深入了解各科室的主要業(yè)務(wù)及其活動(dòng)，在國家制定的相關(guān)規(guī)范制度的基礎(chǔ)上，與各科室進(jìn)行協(xié)商，制定出科學(xué)有效的檔案管理與利用制度。

2.2 提高信息收集的全面性和實(shí)時(shí)性

檔案管理的本質(zhì)是提高檔案的應(yīng)用性，且將以往的檔案資料加以整理和存儲，在之后的工作中如果需要?dú)v史資料的支持，所存儲的檔案資料便能夠發(fā)揮作用，更好地指導(dǎo)工作。因此，要使檔案具有價(jià)值，必須嚴(yán)格把握好檔案收集、整理等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，案卷材料是否收集全面、完整、及時(shí)對檔案的價(jià)值有著重要的影響。另一方面，疾病預(yù)防控制中心在社會生活中起著重要的作用，尤其是對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處理。當(dāng)發(fā)生此類事件時(shí)，疾控中心檔案室將在極短的時(shí)間內(nèi)迅速為突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供檔案信息服務(wù)，包括數(shù)據(jù)資料、防病知識等，與醫(yī)院相配合，減輕突發(fā)衛(wèi)生事件給社會造成的惡劣影響。

2.3 檔案信息資源合理利用

檔案工作要辦得好，就要將局面進(jìn)行創(chuàng)新，檔案信息資源合理利用是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。首先，要將原有的被動(dòng)服務(wù)變成主動(dòng)服務(wù)，這就要求檔案管理人員要積極主動(dòng)地預(yù)測上級和其他部門對檔案信息資源的需求，改變以往“坐等需求”的做法，這能夠在傳染病爆發(fā)時(shí)，讓疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)人員快速調(diào)取檔案，節(jié)約大量的時(shí)間。其次，要實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)上檔案的信息交流和資源共享，并且要能夠及時(shí)地更新疾病信息，讓人們能夠了解到最新的消息，這樣才能減輕民眾對疾病的恐慌。最后，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也要充分做好檔案信息資源的合理利用工作，做到邊建檔邊利用，不斷完善檔案，編纂人員要多方面、多角度地編纂專題檔案，整合相似的疾病預(yù)防控制檔案，將檔案信息資源能夠被充分合理的利用，進(jìn)而使疾病預(yù)防控制部門檔案信息化工作早日得到普及。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理手段越來越豐富。在檔案管理的發(fā)展過程中，檔案資料的數(shù)量越來越多，尤其是信息化發(fā)展以來，檔案數(shù)量急劇增長，也為檔案管理和利用工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如，存在檔案利用率較低、檔案保存環(huán)境較差、檔案資料不共享等問題，要想使這些問題得到根本性的解決，就要對檔案實(shí)現(xiàn)管理信息化。所謂檔案管理信息化，指的是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)等高科技技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行保存、管理、處置、利用等工作，使疾病預(yù)防控制檔案能夠發(fā)揮出其最大價(jià)值，為疾病預(yù)防控制工作做出貢獻(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)主要包括以下幾方面的內(nèi)容。

（1）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高度共享。疾控中心應(yīng)將檔案管理納入辦公自動(dòng)化的總體架構(gòu)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化的一體化，其中要包括人事、行政、財(cái)務(wù)、傳染病、調(diào)查報(bào)告、監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、方案措施和疫情統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)資料。要將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、存儲、管理、利用的一體化建設(shè)，使檔案資源高度共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大程度的利用。

（2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是疾控中心檔案信息化建設(shè)中十分重要的一環(huán)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化水平的前提條件。這些基礎(chǔ)設(shè)施主要包括存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)等，且硬件和軟件應(yīng)當(dāng)以滿足使用需求為目標(biāo)，避免財(cái)力浪費(fèi)，要將資源用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵地方。

（3）利用大數(shù)據(jù)等分析手段對信息進(jìn)行有效利用。檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是使檔案管理工作更加方便，提高檔案管理的效率，提高檔案信息的利用程度。在對疾控檔案信息加以利用時(shí)，由于存儲的檔案資料數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，直接進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作可能比較困難。因此，利用大數(shù)據(jù)分析等手段對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行建模分析與統(tǒng)計(jì)工作能夠有效地解決這些問題，并能夠挖掘出隱含的信息，發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值，更好地為疾控工作服務(wù)。

3 結(jié) 語

疾病預(yù)防控制檔案的管理與利用工作是公共衛(wèi)生事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，如果能夠提高檔案管理的有效性，發(fā)揮出檔案信息的最大價(jià)值，對當(dāng)前我國公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的促進(jìn)作用。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，探析目前我國疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的現(xiàn)狀以及所存在的問題，并找出合理的解決方案，切實(shí)提高我國疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的有效性。

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