如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

張芳

摘要 近些年，快速發(fā)展的經(jīng)濟使得事業(yè)單位的管理水平越來越受到各方的高度重視，檔案管理的工作更加需要細致化和完善化，檔案管理的內(nèi)容包含著一些具有價值的原始數(shù)據(jù)，事業(yè)單位應(yīng)該不斷夯實相關(guān)的基礎(chǔ)內(nèi)容，加強檔案管理，有效發(fā)揮專有職能，才能幫助事業(yè)單位的服務(wù)組織更好的參與社會服務(wù)，檔案工作的內(nèi)容具有相當(dāng)?shù)膬r值，數(shù)據(jù)的真實性和準確性關(guān)系到事業(yè)單位的長遠健康發(fā)展，管理過程中會暴露很多的問題，該項課題的研究受到多方人士的高度關(guān)注。本文首先簡要介紹了檔案管理的重要意義，在新形勢背景下，積極發(fā)現(xiàn)問題并且探索完善措施，依法提升治理和管理水平，希望對實際發(fā)展具有指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位是國有資產(chǎn)，其檔案的管理工作有利于事業(yè)單位良好的運行，作為一種國有性質(zhì)的社會服務(wù)機構(gòu)，檔案管理的內(nèi)容會隨著改革的不斷推進，進行形式上和制度上的改變，事業(yè)單位需要在發(fā)展的過程中，進行不斷的革新與完善，雖然目前我國的行政事業(yè)單位的管理工作會存在一定的問題，但是發(fā)展中需要我們進行積極的改進，只有做好檔案管理工作，才能保持事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，為社會做出一定的積極貢獻。

1.我國事業(yè)單位檔案管理的意義

行政事業(yè)單位的管理工作想要得到進一步的提高，就需要提高我國事業(yè)單位的檔案管理工作的效率，這不僅需要讓單位進行積極的制度建設(shè)，對本單位的事業(yè)發(fā)展有著積極的意義，對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展來講，高效的管理模式能夠體現(xiàn)出其具有的科學(xué)性，科學(xué)管理才能實現(xiàn)高質(zhì)量，促進管理水平的提高。做好檔案管理工作，對于行政事業(yè)單位來講，完善相關(guān)信息內(nèi)容的同時，積極開展正確的行政決策，制定完善的管理制度，通過監(jiān)督檢查管理，加強考核和審查，幫助行政事業(yè)單位做好檔案管理內(nèi)容，有利于真實反映客觀存在的事實。

2.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1思想意識上難以高度重視

相關(guān)管理部門的重視程度不夠，大多數(shù)信息的使用，僅僅停留在表面，沒有采取一定的保密措施，很多檔案的建立難以從認識上出發(fā)，檔案的建立仍然不夠明確，使得信息使用者沒有形成對其的重視，管理工作粗淺，沒有進行很好的歸類，檔案管理工作的內(nèi)容，關(guān)乎到日常的細則，領(lǐng)導(dǎo)對其的認識僅僅停留在日常的管理，難以約束員工的行為，認識上沒有將一些現(xiàn)象高度的重視起來，影響了工作效率。

2.2檔案管理人員素質(zhì)較差

由于在認識上存在弊端，管理上也缺乏一定的執(zhí)行力度，所以人員的怠慢現(xiàn)象普遍，最終長期發(fā)展下去，相關(guān)人員的專業(yè)能力下降，對很多財政法規(guī)的建設(shè)抱著忽視的態(tài)度，單位管理粗放，導(dǎo)致管理標準層次參差不齊，沒有足夠的認識，這樣也會導(dǎo)致檔案的實施難以進行，使得會計人員的法律意識淡薄，認為法律的相關(guān)內(nèi)容無關(guān)緊要，導(dǎo)致人員綜合專業(yè)的素質(zhì)較差。

2.3檔案管理的方法手段落后

大部分事業(yè)單位往往拘泥于傳統(tǒng)的記賬和管理手段，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行記賬，沒有將現(xiàn)代化的技術(shù)手段運用其中，常態(tài)化的管理手段存在滯后性，出現(xiàn)的問題很多，紙質(zhì)的檔案存在的問題較多，缺乏一定的科學(xué)性和系統(tǒng)性，查閱的過程中，缺乏高效性，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法滯后，缺乏先進的檔案管理方法，信息化管理無法充分發(fā)揮其作用。

2.4忽視醫(yī)療保險檔案的管理

醫(yī)療保險檔案管理的內(nèi)容涉及到的人員較廣，制度的研究過程中，絕大多數(shù)的機構(gòu)沒有給予高度的重視，沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標準，沒有進行系統(tǒng)化和差異化的管理，醫(yī)療檔案管理的內(nèi)容沒有進行細致的分化，忽視檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，信息管理制度缺乏實踐性，實質(zhì)上操作困難，難以進行實際實踐。醫(yī)療保險檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建不足，信息化的進程緩慢，傳統(tǒng)觀念下，醫(yī)療保險檔案的利用率有待提升。

2.5事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

事業(yè)單位的檔案管理制度還需進一步的完善，目前針對醫(yī)療保險的檔案內(nèi)容，以及制度建設(shè)還需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)資料庫，信息數(shù)據(jù)方面還存在著一定的漏洞，信息化建設(shè)還只是剛剛起步，存在著諸多的不完善之處，很多的硬件指標和軟件內(nèi)容還需要進一步的規(guī)范，制度建設(shè)更是存在種種問題，檔案管理工作要與實踐相結(jié)合，不規(guī)范的制度建設(shè)，檔案管理制度不夠完善，這些都阻礙了醫(yī)療保險檔案管理工作的有序開展。

3.做好檔案管理工作的相關(guān)措施

3.1加強人員崗位培訓(xùn)

管理過程中要實時的加強培訓(xùn)的力度，全面提高自身的業(yè)務(wù)水平，不定期的進行素質(zhì)教育，做好后期的工作內(nèi)容培訓(xùn)，例如可以針對醫(yī)療保險的相關(guān)政策進行解讀，從3種性質(zhì)出發(fā)，即綜合管理性、政治性、服務(wù)性角度全面開展專業(yè)內(nèi)容，加強會計人員法律法規(guī)知識道德的培訓(xùn)。引進專業(yè)技術(shù)型的專業(yè)化人才，保持與時俱進的意識，堅持從實際出發(fā)，聯(lián)合工作實際，在思想和管理方面，加強人員的專業(yè)素質(zhì)的提高，全面提高檔案管理的工作人員的素質(zhì)水平。

3.2樹立檔案管理意識，強化醫(yī)保檔案管理意識

從領(lǐng)導(dǎo)再到檔案管理的人員，要讓其在思想意識上認識到檔案管理的重要性，清楚地認識到事業(yè)單位的檔案管理的重要意義，保證重要地位，才能從思想意識上加強關(guān)注，例如針對醫(yī)療保險的檔案管理就會涉及到很多的內(nèi)容，畢竟覆蓋著單位的全部財務(wù)人員，所涉及的領(lǐng)域也較為廣泛。財務(wù)信息檔案直接關(guān)系著單位職工的各項福利內(nèi)容，尤其是醫(yī)療保險檔案，直接關(guān)系到廣大參保人員的重要信息數(shù)據(jù)。

3.3運用先進的技術(shù)手段進行檔案管理

高科技技術(shù)水平的全面推進，以及對計算機系統(tǒng)的全面更新和建設(shè)，我們可以采取電子信息化的技術(shù)手段進行檔案管理，提高數(shù)據(jù)的準確性和時效性，這樣也會大大提高工作效率，保證檔案數(shù)據(jù)的順暢進行，運用先進的技術(shù)手段進行檔案管理，例如可以建設(shè)和更新硬件和軟件系統(tǒng)，堅持以網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，將財務(wù)檔案進行雙重備份，避免硬件在實施的過程中出現(xiàn)資源的重疊，防止數(shù)據(jù)的重復(fù)現(xiàn)象，軟件硬件的建設(shè)中，要采取相關(guān)的措施逐步提高檔案的安全性，在安全方面給予高度的重視，例如可以建立安全日志，制定安全管理制度、簽到簽發(fā)制度、相關(guān)責(zé)任落實制度，真正避免財務(wù)數(shù)據(jù)檔案的損壞。另外，軟件要及時地做好數(shù)據(jù)的存儲和更新，保持檔案存儲的可持續(xù)性、一致性。全面完善檔案的管理內(nèi)容，以此提高檔案管理工作的效率，增強其有效性和精確性。

3.4健全檔案管理制度，轉(zhuǎn)變管理方式

完善內(nèi)部管理制度，可以涵蓋醫(yī)療保險檔案管理制度，在制度的實施過程中，要全面完善宏觀環(huán)境，促進城鄉(xiāng)居民醫(yī)療檔案統(tǒng)籌發(fā)展，建立完善的醫(yī)療保障體系，在實施的過程中，要轉(zhuǎn)變觀念，完善相關(guān)基礎(chǔ)管理工作，拋除舊的保障體系思想，完善醫(yī)療保險檔案管理制度，要在制度建設(shè)上和法規(guī)制約的角度，實現(xiàn)城鄉(xiāng)的統(tǒng)籌發(fā)展，全面推進檔案管理，實現(xiàn)制度及信息數(shù)據(jù)的成功對接，才能實現(xiàn)相互之間的成功對接，互促互進。另外，可以建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫。針對不同的居民狀況建立數(shù)據(jù)庫資源，使檔案資料完整、完善、真實，以便于醫(yī)療保險制度的順利實施與醫(yī)療保險工作的順利完成。

3.5高質(zhì)量、高標準做好檔案管理工作

加強運用高科技的技術(shù)手段，加強硬件設(shè)施建設(shè)，通過信息技術(shù)手段規(guī)整檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，處理海量的數(shù)據(jù)文件，并且進行不斷的數(shù)據(jù)更新和整理，將數(shù)據(jù)檔案進行完整的備份處理，設(shè)置高科技含量的服務(wù)器，以及加強軟件施設(shè)建設(shè)，規(guī)范使用軟件相關(guān)技術(shù)，建立較為完善的數(shù)據(jù)共享平臺，保證網(wǎng)站制度的完善性，加強對數(shù)據(jù)的保護，例如可以設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，高質(zhì)量地進行嚴要求，促進標準的完善和全面推進。

3.6加強醫(yī)療保險檔案管理工作

制度建設(shè)方面要針對醫(yī)療保險建立全面的檔案，進行日常的檔案管理，并將其進行正規(guī)化、標準化、科學(xué)化，才可能使得管理工作的開展更加順利。制度實施的過程中，引進科學(xué)的管理理念，完善相關(guān)的配套設(shè)施，建立崗位責(zé)任制，實施系統(tǒng)有序的醫(yī)療保險檔案管理制度。事業(yè)單位的財務(wù)管理工作，特別是醫(yī)療保險等檔案管理工作，能夠確保檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性，需要在管理過程中采取相對應(yīng)的措施。在制度的基礎(chǔ)上進行積極的措施防范，希望具有實踐的指導(dǎo)意義。

4.結(jié)論

總之，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對于其健康發(fā)展有著重要的意義。加快醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)的腳步，才能不斷地提升事業(yè)單位的財務(wù)管理的能力，使得事業(yè)單位的管理能夠促進社會的和諧與發(fā)展，另外，使得我國醫(yī)療保險工作可持續(xù)發(fā)展，這才是長治久安的發(fā)展之道。