大力推進(jìn)人口和計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

趙巖

【摘 要】推進(jìn)計(jì)生檔案管理工作制度化、規(guī)范化，使人口計(jì)生檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、構(gòu)建和諧社會(huì)中發(fā)揮了越來(lái)越大的作用。本文對(duì)如何做好新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育工作的檔案管理工作進(jìn)行了探討，對(duì)我國(guó)新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作更好開(kāi)展和促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)有好又快發(fā)展有著積極的作用。

【關(guān)鍵詞】人口計(jì)劃生育；檔案管理；現(xiàn)代化進(jìn)程

一、引言

檔案管理是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作。同樣，計(jì)生檔案管理也是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。基層檔案整理和保管是整個(gè)檔案管理工作全過(guò)程的基礎(chǔ)，這卻是我國(guó)的人口計(jì)劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時(shí)代的要求，檔案庫(kù)缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施，這些都為檔案管理工作帶來(lái)了許多的隱患。大力推進(jìn)人口和計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程非常必要。

二、提高對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視

加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作，是確保計(jì)生檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。我們作為領(lǐng)導(dǎo)層面必須提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念，把計(jì)生檔案工作管理放在極為突出、極為重要的位置。通過(guò)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人口計(jì)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理工作與宣傳教育、政策法規(guī)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等有機(jī)結(jié)合，全力改善檔案管理的工作環(huán)境。而不是可有可無(wú)的東西，不是說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)不要的內(nèi)容。而必須有專門的領(lǐng)導(dǎo)小組、必須經(jīng)常研究檔案管理存在的問(wèn)題，必須加大投入、必須加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，為積極推計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程打下良好的基礎(chǔ)。

三、嚴(yán)格遵守計(jì)生檔案管理規(guī)章制度

人口計(jì)生工作檔案管理規(guī)章制度建設(shè)是否完善也是確保檔案管理規(guī)范化的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如果沒(méi)有制度約束，沒(méi)有監(jiān)督管理，也注定會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。我們?cè)趯?shí)踐中，總結(jié)出在檔案規(guī)范工作中必須要堅(jiān)持“細(xì)嚴(yán)實(shí)”，過(guò)好三關(guān)。要做到“細(xì)”，主要是指在檔案管理過(guò)程中要特別細(xì)致，不能粗心大意，對(duì)存在的問(wèn)題要認(rèn)真檢查出原因然后采取相應(yīng)的措施。要做到“嚴(yán)”就是在要檔案管理中要嚴(yán)格要求，按照檔案要求一絲不茍，凡不符合質(zhì)量要求的，必須重新按要求整理，直至驗(yàn)收合格；要做到“精”字，凡是對(duì)已經(jīng)歸檔的資料內(nèi)容，都要逐一進(jìn)行檢查，分門別類進(jìn)行歸檔。嚴(yán)把“三關(guān)”，即：評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。建立系列的管理規(guī)章制度。比如，實(shí)行定期談話制度，計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，專用檢查登記等等，還要建立計(jì)生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部職工初婚、離婚、復(fù)婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計(jì)劃、獨(dú)生子女證登記簿；已婚育婦查環(huán)、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環(huán)、查孕情況登記簿；歷年違反計(jì)劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動(dòng)情況登記簿。“一卡”是：計(jì)劃生育登記卡。“七簿、一卡”檔案反映了整個(gè)單位計(jì)劃生育的各種基本情況。有了嚴(yán)格的規(guī)章制度，才能進(jìn)一步促進(jìn)管理的規(guī)范化

四、適應(yīng)時(shí)代需要，大力引入管理新技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)生檔案管理工作的應(yīng)用也顯得異常重要。實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，既減少了工作人員的勞動(dòng)量，有效提高工作人員的工作效率，并且能搞好地起到資料的交流和共享作用。這也是積極推進(jìn)計(jì)劃生育現(xiàn)代化必走之路。要積極應(yīng)用計(jì)生檔案管理工作現(xiàn)代化，科學(xué)化的信息管理軟件，提高工作效率，優(yōu)化檔案管理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個(gè)良好的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅有利于將來(lái)工作的人員對(duì)檔案的錄入工作，也有利于將來(lái)文件的查找工作。比如，現(xiàn)在人口計(jì)生網(wǎng)采用四級(jí)網(wǎng)絡(luò)的樹(shù)形結(jié)構(gòu)，覆蓋了省、市、縣、鄉(xiāng)四級(jí)行政區(qū)域，將常住人口信息和流動(dòng)人口信息分別管理，同時(shí)又相互關(guān)聯(lián)，建立兩地聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎(chǔ)，還可便于各級(jí)及時(shí)查詢匯總信息，及時(shí)掌握育齡婦女管理工作情況，為穩(wěn)定低生育水平提供數(shù)據(jù)支持。

五、努力提高工作人員的能力素質(zhì)

當(dāng)前，信息時(shí)代的到來(lái)已經(jīng)淘汰了傳統(tǒng)的檔案管理方式，新的檔案管理工作需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才，這些人不僅要善于檔案管理，而且要有較高的計(jì)算機(jī)水平，信息處理水平。因此，有關(guān)部門要加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，除了聘請(qǐng)高素質(zhì)人才以外，還要重視在職檔案人員的培訓(xùn)，設(shè)立專門的培訓(xùn)班，將培訓(xùn)內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)工作相結(jié)合，更要積極鼓勵(lì)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自學(xué)水平，要拓寬計(jì)劃生育服務(wù)領(lǐng)域，必須強(qiáng)化服務(wù)理念，必須努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是隨著計(jì)劃生育政策的不斷變化發(fā)展，計(jì)生人員的能力素質(zhì)必須要跟得上，服務(wù)的準(zhǔn)，服務(wù)的實(shí)，讓服務(wù)對(duì)象滿意，讓政府放心。提高素質(zhì)必須從以下幾個(gè)方面著手。從領(lǐng)導(dǎo)層次上來(lái)講，要重視對(duì)計(jì)生人才的培養(yǎng)，必須把培養(yǎng)人才納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程。做到常議常管理。要采取多種方式，“走出去與請(qǐng)進(jìn)來(lái)”相結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)計(jì)生人員的專業(yè)培訓(xùn)。同時(shí)，還要與計(jì)生檔案管理人員的晉升結(jié)合起來(lái)，提高他們工作積極性。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上，要充分認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案工作的重要性，要樹(shù)立超前的意識(shí)和思維，采取科學(xué)的工作方法，努力適應(yīng)新形勢(shì)需要，把握計(jì)生檔案管理重點(diǎn)和難點(diǎn)，敢于擔(dān)當(dāng)，克服一切困難和問(wèn)題，全面推進(jìn)計(jì)生檔案管理的現(xiàn)代化。

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