國外高校檔案網(wǎng)站建設的特點及啟示
——以英、美、加、澳高校為例

高校檔案網(wǎng)站是高校對外展示高校檔案信息化建設狀況的“門面”，是外界了解該校歷史發(fā)展和校園文化建設的“窗口”。受國家檔案管理體制的影響，國內(nèi)外高校檔案館管理體制不同，國內(nèi)外檔案網(wǎng)站建設現(xiàn)狀也不盡相同。

截止到2017年2月1日，筆者運用文獻調(diào)查法，共檢索到關于國外高校檔案網(wǎng)站建設的文獻5篇，主要探討高校檔案網(wǎng)站數(shù)字資源的保存、網(wǎng)絡化和網(wǎng)絡存檔。中文數(shù)據(jù)庫共檢索到相關文獻112篇，其中有關國外高校檔案網(wǎng)站建設的文獻9篇，研究內(nèi)容以單個高校檔案網(wǎng)站建設為例，總結其檔案網(wǎng)站建設的特點及對國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設的啟示；有關國內(nèi)文獻研究內(nèi)容主要介紹我國現(xiàn)階段檔案網(wǎng)站建設的現(xiàn)狀與不足，并在此基礎上提出建議。對比國內(nèi)外文獻數(shù)量和內(nèi)容可知，國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設的文獻量豐富，研究成果顯著；國外高校檔案網(wǎng)站建設的文獻數(shù)量偏少，調(diào)研對象單一，無法概覽國外高校檔案網(wǎng)站建設全局，也無法發(fā)現(xiàn)國內(nèi)外高校檔案網(wǎng)站建設的差距。因此，調(diào)研分析國外高校檔案網(wǎng)站建設現(xiàn)狀和特點，有助于反觀國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設的現(xiàn)狀，從而取長補短。

1 研究對象的確定

本文調(diào)研的目的是調(diào)查分析國外高校檔案網(wǎng)站建設的現(xiàn)狀和特點，研究對象的選擇綜合考慮英語語系為主、檔案實踐工作較為先進和高校檔案網(wǎng)站可獲取等因素，最終選擇英國的牛津大學[1]、劍橋大學[2]、帝國理工學院[3]和愛丁堡大學[4]，美國的哈佛大學[5]、加州大學伯克利分校[6]、密歇根大學[7]、麻省理工學院[8]和哥倫比亞大學[9]，加拿大的不列顛哥倫比亞大學[10]、麥吉爾大學[11]和多倫多大學[12]，澳大利亞的悉尼大學[13]、墨爾本大學[14]和澳洲國立大學[15]等四國15所高校（以下簡稱四國15校）作為調(diào)研對象，進行深入細致的調(diào)查研究。

2 國外高校檔案網(wǎng)站建設的特點

2.1 高校檔案網(wǎng)站檢索方式多樣化

相比國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站單一的檢索方式和途徑，國外高校檔案網(wǎng)站檢索方式以各高校豐富的檔案信息資源和先進的檢索技術為依托，呈現(xiàn)出多樣化特點。有14所高校在檔案網(wǎng)站首頁醒目位置設置檢索窗口，方便快捷。多元化的檢索方式歸納為6種（每種檢索方式占高校總數(shù)百分比如圖1所示），每一所高校擁有至少一種檢索方式，英國的愛丁堡大學將數(shù)字化的檔案館藏以主題進行分類，形成10個專題，將4914個子專題從A到Z進行排列，并提供5種檢索方式滿足用戶多樣化檢索需求，是檢索方式最多的高校；麥吉爾大學擁有照片、視覺藝術、建筑等6個可供檢索的數(shù)據(jù)庫，除了能實現(xiàn)站外的一次檢索，還能在數(shù)據(jù)資源中進行二次復合檢索，檢索方式靈活多樣、方便快捷。此外，先進的檢索技術為檢索方式提供了技術支撐，如哈佛大學除了具有站內(nèi)檢索、站外檢索和全文檢索外，還開通了可視信息通道檢索系統(tǒng)和在線檔案檢索信息系統(tǒng)。麻省理工學院、牛津大學的檢索結果還具有交互性，如全文檢索有PDF和HTML等打開方式，可放大、縮小、下載、打印。檢索方式多樣化增強了高校檔案網(wǎng)站的服務功能，供檔案用戶根據(jù)利用需求自由選擇檢索方式獲取檔案網(wǎng)站信息資源。

圖1：高校檔案網(wǎng)站檢索方式占高?？倲?shù)百分比

2.2 檔案網(wǎng)站信息資源整合程度高

除澳洲國立大學擁有71年校史外，其余高校建校史都在100年以上，豐富多樣的歷史檔案館藏是檔案網(wǎng)站信息資源整合的基礎，基于檔案開發(fā)的各種資源和其他呈現(xiàn)在高校檔案網(wǎng)站上的各種服務信息也成為高校檔案網(wǎng)站信息資源整合的重要對象。國外檔案網(wǎng)站信息資源整合具有系統(tǒng)性，有8所高校的整合程度可從專題數(shù)據(jù)庫、特色檔案、檔案項目和網(wǎng)上展廳等形式和內(nèi)容上得以呈現(xiàn)（表1）。

有4所高校整合網(wǎng)站信息資源開設網(wǎng)上展廳，從各個層面揭示和整合厚重的校史文化和人文精神。不同于國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站網(wǎng)上展廳的簡單羅列和平鋪直敘，國外高校檔案網(wǎng)站網(wǎng)上展廳具有直觀性、動態(tài)性和趣味性，表現(xiàn)形式多樣，內(nèi)容具有系統(tǒng)、集成、豐富等特征。建設檔案專題數(shù)據(jù)庫的高校有3所，其中帝國理工學院的專題數(shù)據(jù)庫“英國醫(yī)院檔案”與惠氏圖書館和國家檔案館聯(lián)合建庫，表明國外已經(jīng)積極探索高校和圖書館、國家檔案館等機構合作建庫的建設模式，此舉具有一定的借鑒意義。以文字、圖片、音頻、視頻等方式揭示和整合特色檔案的高校有哈佛大學和帝國理工學院兩所高校，如哈佛大學的特色檔案“哈佛、奴役與檔案”展現(xiàn)17世紀至19世紀的美國生活背景，并梳理出哈佛大學與美國社會的種族束縛制度之間的聯(lián)系。悉尼大學以檔案項目的形式整合檔案網(wǎng)站信息資源，如Gumbula博士與合作者Aaron Corn博士同悉尼大學檔案館共同評估1926年至1939年在澳大利亞東北部的阿納姆土地社區(qū)Mili?inbi和galiwin'ku兩地拍攝的照片，整合結果具有一定的學術研究價值，使人們重新識別、解釋和評估兩地的有關知識。

表1：高校檔案信息資源整合類型、數(shù)量和內(nèi)容

2.3 以用戶為導向的服務功能強

國外高校檔案館網(wǎng)站的建設具有明顯的以用戶服務為導向的特征，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案用戶分類功能是指網(wǎng)站首頁劃分檔案用戶類型，有助于檔案用戶自主定位，選擇相應的用戶類型，查找對應的檔案信息資源，從而節(jié)約了時間。澳洲國立大學將檔案用戶劃分為學生、老師、研究者三類；多倫多大學將檔案用戶劃分為研究人員、行政人員、捐贈者三類。

第二，交互功能主要是在網(wǎng)站設置反饋信息欄、讀者意見或建議箱及留言本、FAQ欄目等，這樣能夠彌補檔案網(wǎng)站站內(nèi)服務的缺陷，延伸檔案網(wǎng)站站外服務能力。

第三，個性化服務功能主要體現(xiàn)在RSS訂閱和Tag標簽的使用。通過RSS訂閱，實現(xiàn)個性化信息推送，滿足用戶需求。如不列顛哥倫比亞大學和墨爾本大學用戶可訂閱感興趣的專題項目；牛津大學用戶通過RSS訂閱Latest News和Notices了解最新檔案館新聞和消息。Tag標簽是一種允許大眾對社會化信息進行自由標注的技術，有助于從多個不同維度揭示檔案信息資源，有利于信息的有序化組織[16]。如不列顛哥倫比亞大學使用Tag標簽，用戶可根據(jù)興趣和需求對檢索到的檔案信息使用“行政”“推特”等詞匯進行自由標注，彰顯檔案用戶的個性化需求。

第四，咨詢服務功能主要以咨詢館員和聯(lián)系檔案館為主，能夠拉近高校檔案館和用戶的距離，有助于檔案信息資源社會化傳播。咨詢館員即檔案用戶需留下個人基本信息和需求信息，檔案館工作人員會在一定的時間內(nèi)回復檔案用戶，如哈佛大學和牛津大學咨詢服務會在五個工作日內(nèi)給予回復；聯(lián)系檔案館主要是根據(jù)檔案網(wǎng)站提供的郵件、電話和傳真等進行異地咨詢和根據(jù)提供的地址、地圖進行實地咨詢兩種方式。每所高校提供了至少一種咨詢聯(lián)系方式，如澳洲國立大學、不列顛哥倫比亞大學，不僅提供有檔案館郵箱、電話、傳真、地址、地圖，還有檔案館工作人員的手機號碼、郵箱和職位等信息，方便用戶選擇適合的方式和工作人員進行咨詢。

2.4 社交媒體運用程度廣

國外高校檔案網(wǎng)站社交媒體的應用具有廣泛性。共有10所高校使用社交媒體，占比為66.7%，社交媒體的運用類型共有16種（每種社交媒體應用數(shù)量占高?？倲?shù)的百分比如圖2），分布呈校多類廣的特點。Twitter和Facebook是使用較多的社交媒體，這與二者本身的流行度有關；3所使用Blog的高校主要通過博客形式展示檔案網(wǎng)站的專題館藏，用戶可以點贊、分享、回復和訂閱，交互性較強。其他社交媒體也均具有傳播高校檔案網(wǎng)站信息資源的功能共性。國外高校檔案網(wǎng)站廣泛運用不同社交媒體，多角度、全方位輔助檔案用戶利用和傳播檔案信息資源，一方面滿足檔案用戶的個性化利用和分享需求，另一方面有助于宣傳高校檔案信息資源、創(chuàng)新檔案服務模式。

此外，國外高校檔案網(wǎng)站社交媒體運用方式還呈現(xiàn)出靈活性特征。具體運用方式有兩種：第一，高校檔案館網(wǎng)站直接掛接該校檔案館已開通的社交媒體，點擊網(wǎng)頁圖標進入該校社交媒體主頁，查找、分享、轉發(fā)和評論檔案信息資源，如密歇根大學、牛津大學、不列顛哥倫比亞大學和多倫多大學；第二，通過高校檔案館網(wǎng)站社交媒體圖標直接鏈接到登錄頁面，用戶根據(jù)需要選擇適合的社交媒體登錄已注冊的賬號對檔案網(wǎng)站信息進行傳播，如哈佛大學、加州大學伯克利分校和帝國理工大學。

圖2：高校檔案網(wǎng)站應用社交媒體狀況

3 國外高校檔案網(wǎng)站建設對我國高校檔案網(wǎng)站建設的啟示

3.1 重構高校檔案網(wǎng)站建設內(nèi)容

內(nèi)容建設是高校檔案網(wǎng)站建設和發(fā)展的核心。我國高校檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設存在建設定位不清、內(nèi)容結構不合理、提供的信息資源不足、形式單一和訪問率低的現(xiàn)狀。因此，高校檔案網(wǎng)站應該明晰服務性功能定位，以檔案信息資源為依托，重構網(wǎng)站建設內(nèi)容。首先，豐富的高校檔案網(wǎng)站信息資源是前提。要擴展高校檔案的收集渠道，豐富數(shù)字化館藏，實現(xiàn)高校檔案網(wǎng)站信息資源多樣化。其次，先進的信息技術檢索系統(tǒng)是支撐。要改善檢索系統(tǒng)，強化高校檔案網(wǎng)站檢索功能。增加高校檔案網(wǎng)站高級檢索和全文檢索功能，確保檢索功能的可利用性。再次，整合檔案網(wǎng)站信息資源是重要途徑。檔案網(wǎng)站信息資源整合是將檔案網(wǎng)站信息資源組織成一個集關聯(lián)性、動態(tài)性和實用性于一體的有機整體或統(tǒng)一的利用平臺[17]，因此要將高校檔案資源整合納入校園文化建設中。最后，積極探索與圖書館、綜合檔案館信息資源關聯(lián)性是方向。要注重高校檔案館與圖書館、綜合檔案館的協(xié)同創(chuàng)新，進行優(yōu)勢互補，實現(xiàn)專業(yè)性和文化性的良好交融。

3.2 創(chuàng)新高校檔案網(wǎng)站服務方式

高校檔案網(wǎng)站具有遠程服務的能力和優(yōu)勢，創(chuàng)新服務方式可以從個性化的利用服務和人性化的咨詢服務兩方面著手，內(nèi)提服務質(zhì)量，外塑檔案館形象。

個性化的利用服務是檔案館根據(jù)用戶的不同利用需求提出有針對性的被動服務和根據(jù)檔案用戶信息行為和習慣提供信息服務的主動服務之總和。我國高校檔案館網(wǎng)站鮮有個性化服務，可以借鑒圖書館和國外檔案網(wǎng)站信息資源個性化服務現(xiàn)有的研究成果和經(jīng)驗，從檔案信息資源個性化基礎服務做起，如個性化檔案信息推送、訂閱和咨詢。社交媒體的出現(xiàn)為高校檔案網(wǎng)站個性化服務提供了更多可能，例如應用Tag標簽技術，由用戶對高校檔案網(wǎng)站信息資源實現(xiàn)個性化標注，進而利用和傳播檔案信息。

人性化的咨詢服務一方面指檔案用戶在檔案網(wǎng)站的線上咨詢，另一方面指由檔案網(wǎng)站的功能拓展帶來的線下咨詢，即檔案網(wǎng)站附有郵件、電話、負責人等信息，增加檔案網(wǎng)站和用戶的線下交流和互動。兩方面的咨詢服務對檔案信息服務人員提出注重及時反饋、轉變服務理念和加強用戶研究等要求。人性化的信息咨詢能夠提高高校檔案館的社會認知度和職能社會化程度，有助于外塑高校檔案館和檔案網(wǎng)站形象。

3.3 增加高校檔案網(wǎng)站社交媒體宣傳功能

高校檔案網(wǎng)站的宣傳同樣重要，網(wǎng)站宣傳離不開社交媒體的運用，我國社交媒體主要以互動性和流通性較強的微博、微信、博客、論壇和播客等為代表。目前，鮮有理論方面的研究成果提出將社交媒體嵌入高校檔案網(wǎng)站以創(chuàng)新檔案利用和服務方式；在實踐調(diào)研中筆者發(fā)現(xiàn)，屬于“211工程”高校的檔案館網(wǎng)站也難覓社交媒體的應用蹤跡。2017年2月23日，在新浪微博搜索有25所高校開通官方微博；在微信中搜索有23所高校運營官方微信公眾號?？梢钥闯?，高校檔案網(wǎng)站應用微博、微信等社交媒體創(chuàng)新檔案服務還有很大空間。

社交媒體和檔案網(wǎng)站具有傳播檔案信息、提供檔案資源和服務檔案用戶的共性功能，面對社交媒體的廣泛應用，高校檔案館網(wǎng)站應抓住機遇，一方面借鑒國外高校檔案網(wǎng)站運用社交媒體的經(jīng)驗，開通高校檔案官方微博、微信和博客等，增加高校檔案網(wǎng)站的“微宣傳”功能；另一方面吸取國外圖書館和檔案館制定社交媒體政策的經(jīng)驗，制定檔案館社交媒體政策，規(guī)范社交媒體在檔案網(wǎng)站建設利用中的行為，完善檔案網(wǎng)站建設。

4 結語

由于國家體制和管理方式的不同，中外高校檔案網(wǎng)站建設在功能定位、內(nèi)容建設和形式呈現(xiàn)上略有差異，但并無好壞之分。我國高校檔案網(wǎng)站建設應在吸收消化國外高校檔案網(wǎng)站建設特色的基礎上，因地制宜，探索適合自己的檔案網(wǎng)站建設之路，并力爭突出特色、實現(xiàn)共享。

注釋與參考文獻：

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[13]悉尼大學檔案網(wǎng)站[EB/OL].[2017-02-12].http://sydney.edu.au/arms/.

[14]墨爾本大學檔案網(wǎng)站[EB/OL].[2017-02-12].http://archives.unimelb.edu.au/.

[15]澳洲國立大學檔案網(wǎng)站[EB/OL].[2017-02-12].http://archives.anu.edu.au/.

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