信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施

水利部海河水利委員會引灤工程管理局 張曉芳

一、導(dǎo)言

檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應(yīng)該更加重視對檔案的管理?，F(xiàn)如今，大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工管理，無論是收集檔案，還是對檔案進(jìn)行管理都是以人工的形式進(jìn)行，人工的工作方式可能會導(dǎo)致管理檔案的過程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢，有利于促進(jìn)信息的共享。

二、信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：第一，管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時代視閾下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常低下。而信息化時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲存等工作，大大提升了檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

三、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大多數(shù)工作都會通過人力解決，導(dǎo)致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會出現(xiàn)失誤，甚至可能會造成檔案丟失的情況，在進(jìn)行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會因?yàn)樽舟E問題導(dǎo)致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復(fù)雜、困難的，錯誤出現(xiàn)的頻率較高。在將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項(xiàng)工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對檔案進(jìn)行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

（二）方便資源共享

傳統(tǒng)檔案管理工作中對檔案進(jìn)行查閱是十分復(fù)雜的一件事，要求工作人員對檔案進(jìn)行逐個查找，很難在短時間內(nèi)就找到所需文件，工作內(nèi)容復(fù)雜且困難，因此信息查閱工作效率非常低，所以信息共享也很難實(shí)現(xiàn)，許多信息都因?yàn)椴檎依щy而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費(fèi)的。而使用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以把所有檔案按照不同種類分別進(jìn)行儲存，檔案管理變得更加條理，檔案管理中的各項(xiàng)工作都變得更加簡單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上獲取需要的文件，對各種信息數(shù)據(jù)都可以非?？斓墨@得，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員有時需要向個別部門傳遞他們所需要的文件，傳統(tǒng)的文件傳遞大多是使用郵政系統(tǒng)，需要較長時間，而且可能會受到多種突發(fā)因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險的一個選擇，會給各部門的工作造成非常大的影響。在使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作后，文件傳遞則變得十分簡單，可以直接使用網(wǎng)絡(luò)向?qū)Ψ竭M(jìn)行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

四、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）工作意識存在問題

隨著時代的發(fā)展，我國檔案管理工作內(nèi)容和工作形式也發(fā)生了一定的改變與創(chuàng)新，雖然大多數(shù)單位都引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來開展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識中還是沒有明確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案信息漏填或填寫不規(guī)范的現(xiàn)象，且由于管理人員傳統(tǒng)思想的作用和專業(yè)培訓(xùn)的缺乏，使得部分檔案管理人員只會利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理和歸檔等工作，對相關(guān)單位檔案管理工作的開展與創(chuàng)新造成了嚴(yán)重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

眾所周知，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要借助各種專業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備來進(jìn)行，但由于大部分單位或機(jī)構(gòu)資金有限，無法支持各種檔案管理輔助性設(shè)備的購入，從而導(dǎo)致其日常檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)與設(shè)備作為支持，使得檔案管理人員信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機(jī)構(gòu)進(jìn)行了各種專業(yè)化信息技術(shù)設(shè)備的購入，但由于檔案管理缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)知識，而信息技術(shù)人員對檔案管理工作也缺乏一定的專業(yè)知識，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無法利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開發(fā)的檔案管理軟件也無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

（三）檔案管理機(jī)制不健全

通常情況下，在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)以下兩種情況：第一，檔案運(yùn)輸；第二，檔案換機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。這兩種情況地出現(xiàn)在一定程度上加大了檔案管理工作的難度，具體表現(xiàn)為職責(zé)劃分不明確以及缺乏良好且有效的檔案管理措施。首先是職責(zé)劃分不明確，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國大多數(shù)檔案管理單位都沒有完善的檔案管理制度，因此，常常出現(xiàn)檔案在運(yùn)輸或換機(jī)構(gòu)管理的過程中出現(xiàn)信息重復(fù)收錄的情況，這種情況不僅會造成人力資源的浪費(fèi)，還會在一定程度上造成檔案信息資源的浪費(fèi)。其次是有效檔案管理措施的缺乏。因檔案管理制度的缺乏，導(dǎo)致部分單位或機(jī)構(gòu)在日常檔案管理工作中只是簡單地將檔案進(jìn)行堆放與存儲，等到需要使用檔案時再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞或移交，而有關(guān)檔案的整理都是在臨時有需求時才會進(jìn)行。

五、信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實(shí)施措施

（一）形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足新時代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重數(shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義?；谛畔⒒尘跋?，檔案管理工作的開展在借助信息化技術(shù)的同時還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識的培養(yǎng)；其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助；最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣不僅能夠充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，還能夠有效提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

確切來說，信息化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且長期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時間、資金、人力資源以及各種信息化技術(shù)設(shè)備的投入才能夠保障的。在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)與國家相關(guān)部門進(jìn)行深入溝通與協(xié)商，以此獲得專項(xiàng)財政資金撥款用于檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理部門可以充分發(fā)揮社會公眾的力量，引進(jìn)社會資金來促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。當(dāng)然，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)檔案管理人員還需要注意檔案管理人員的配置，除了基本檔案管理專業(yè)人員之外，要注重技術(shù)人才的引進(jìn)。與此同時，在引進(jìn)技術(shù)人才的基礎(chǔ)上也要加強(qiáng)內(nèi)部人員培訓(xùn)再教育工作，以此來促進(jìn)檔案管理人員以及信息技術(shù)人員技能水平以及檔案管理水平的提升。

（三）建立檔案管理信息化制度，提升檔案信息安全管理水平

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同時，相關(guān)檔案管理人員需要明確一點(diǎn)，即檔案信息安全。如果不能夠保障所有檔案信息的安全，那么各單位為檔案管理工作付出的努力則會歸之于零。為保障檔案信息化安全，相關(guān)檔案管理人員可以結(jié)合國家相關(guān)法律文件來制定檔案管理信息化建設(shè)制度，例如，可以結(jié)合國家新近頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度的制定與完善，以此來保障檔案資源信息安全。對那些尚未取得授權(quán)、通過非法途徑獲取相關(guān)檔案信息資源的用戶進(jìn)行嚴(yán)厲懲罰，必要時追究其法律責(zé)任。

六、結(jié)語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展與建設(shè)是必然趨勢，也是時代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機(jī)構(gòu)都應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)與應(yīng)用，從而才能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。