信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

孫麗

隨著世界各國經(jīng)濟科技的不斷進步，信息時代逐漸到來，信息傳播無處不在。各種各樣的信息都需要進行檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理也是為了將信息保存得更加有序，為事件提供依據(jù)，所以完善信息時代檔案管理工作是非常有必要的。本文針對信息時代檔案管理工作所面臨的問題進行探討，最后提出了解決策略。

為了更好的管理信息檔案，傳統(tǒng)的管理辦法已經(jīng)不再滿足需求，所以出現(xiàn)了許多新問題，這就需要我們在今后的管理工作中加入很多新的元素，比如電子化，數(shù)字化等。檔案管理的發(fā)展雖然遇到了很大問題，但是這也是一個機遇，只要把握住這個機遇就能幫助檔案管理工作進行的更順利，減少檔案管理工作人員的壓力，提高工作效率。所以本文針對信息時代的檔案管理工作進行了調(diào)查研究，并發(fā)現(xiàn)了許多問題，經(jīng)過整理后進行總結(jié)，并探討出一定的解決措施，以供大家參考。

檔案管理信息化的概念

檔案管理也就是將相關(guān)部門的有關(guān)檔案在一定的規(guī)律下進行組織規(guī)劃，目前我們已經(jīng)開始運用一些現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進行收集整理，并合理保存，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息改變?yōu)殡娮有畔?，保存在計算機或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數(shù)字化管理的運用在我國還處于初步階段，所以也出現(xiàn)了許多問題。

信息時代檔案管理工作面臨的問題

信息時代，檔案管理工作雖然幫助我們提高了信息管理的效率，但是在管理工作中也逐漸出現(xiàn)一些問題，這些問題不但影響著檔案管理的工作進度，還有許多其他不利因素，成為了信息管理工作上的當(dāng)務(wù)之急。接下來，我們簡單概括下信息時代檔案管理工作中面臨的問題。

安全性與保密性。檔案管理的新形式是將信息直接錄入到計算機中。這樣雖然方便查找和保存，但是也無形中增加了安全性風(fēng)險和保密性風(fēng)險，有可能被不法分子通過網(wǎng)絡(luò)入侵信息，從而盜取重要信息。這也是目前檔案管理工作中最需要注意的問題，也是困擾我們很久的問題?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上存在許多黑客。這些黑客通過遠程操作可以直接竊取重要信息，一旦信息遭到破壞，想要恢復(fù)是十分困難的，而且信息一旦泄露，這就很可能造成嚴(yán)重的后果，甚至無法彌補。所以信息安全性與保密性上還存在著很大問題。

信息管理人員素質(zhì)不足。隨著檔案管理的信息化，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)不再使用，但是相關(guān)管理人員沒有專業(yè)知識，造成管理上的缺陷。在我國各大高校都還沒有展開對相應(yīng)專業(yè)人員的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致這方面的人才嚴(yán)重缺失。再加上目前相關(guān)管理人員的培訓(xùn)工作并不受到重視，沒有強大的管理能力自然會給檔案管理發(fā)展帶來很大困擾?？梢哉f專業(yè)能力是非常重要的一個管理技術(shù)。管理人員已經(jīng)不能再用傳統(tǒng)的管理辦法進行新形式管理，一定要引起重視。

檔案價值鑒定變困難。檔案價值鑒定的意義在于對檔案的真假進行辨別，這包括對檔案的來源、載體以及標(biāo)志等指標(biāo)進行檢查，從而判斷檔案信息真實性。但是現(xiàn)如今的檔案管理是完全信息化的，可以輕而易舉對檔案信息進行復(fù)制，這就導(dǎo)致信息來源丟失，沒有可靠性，而檔案的載體都是一樣的，所以檔案不光失去了信息來源，也失去了唯一性。給檔案價值鑒定增加了很大難度。

信息時代檔案管理的對策

建立健全檔案信息安全保障體系。為了將檔案內(nèi)管理信息安全性和保密性提高，可以針對檔案信息建立健全安全保障體系，充分保證信息安全。首先加強計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，保證計算機使用安全性。管理人員可以定期對電腦進行檢查，對重要數(shù)據(jù)進行備份，避免丟失。同時要求處理好檔案信息與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系，加強監(jiān)督，對使用人員進行限制，防止病毒入侵。

加強檔案信息管理人員培訓(xùn)。為了將檔案信息管理工作進行的更加順利，應(yīng)該對管理人員進行嚴(yán)格培訓(xùn)，對管理人員提出更高的要求。這就要求管理人員在工作中有嚴(yán)謹?shù)膽B(tài)度，對檔案管理系統(tǒng)的熟練掌握以及應(yīng)對突發(fā)事件的能力。相關(guān)單位只有不斷將管理人員素質(zhì)提升才能保證檔案管理工作能夠有序進行。高?？梢蚤_設(shè)相關(guān)課程，邀請專家到校進行授課，培訓(xùn)新一批優(yōu)秀人才，重視檔案管理工作的發(fā)展。

強化信息檔案管理觀念意識。檔案信息化建設(shè)是國家各項建設(shè)中的一向重要環(huán)節(jié)，除國家機密以外，我們在信息檔案管理服務(wù)領(lǐng)域上還應(yīng)該保證更多信息的分享進度，將各地方檔案管理工作納入到國家信息化建設(shè)工作當(dāng)中去，強化信息檔案管理觀念意識。大力宣揚信息檔案管理的重要性，引起社會重視。

健全并完善相關(guān)法律規(guī)定。為了將檔案管理工作作用完全發(fā)揮，我們就要重視這項工作，所以國家可以健全并完善相關(guān)法律規(guī)定，讓不法分子及時落網(wǎng)，保證檔案信息的安全。另外，還需要將計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的確定，加快該行業(yè)體系的建立，不斷提高相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息充分發(fā)揮他的作用。只有健全的法律規(guī)定才能保證該行業(yè)隨時有正確的指導(dǎo)思想，才有發(fā)展的動力。

信息時代給我們的生活帶來了很多便利，但是有很多工作還沒有跟上時代變化的腳步，還需要不斷克服困難，研究新對策，爭取早日將相關(guān)問題解決。我們應(yīng)該抓住這個機遇，借鑒他國發(fā)展過程，運用科學(xué)合理的手段將我國檔案管理水平大幅提升，實現(xiàn)信息檔案管理工作的完善。