淺析ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

馮一瀟

摘 要：ERP系統(tǒng)集成了生產(chǎn)與財(cái)務(wù)管理等功能，把數(shù)據(jù)的采集更有效地延伸開來(lái)，延伸至采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存等，使事業(yè)單位管理方式發(fā)生了十分重大的飛躍，本文從ERP的功能與一般原理談起，根據(jù)微觀與宏觀兩個(gè)方面，同時(shí)綜合SAP R3系統(tǒng)所具備的特點(diǎn)，經(jīng)過細(xì)致的研究與分析事業(yè)單位的支持價(jià)值鏈，對(duì)ERP系統(tǒng)作用于事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)與流程做出闡釋。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；優(yōu)勢(shì)；財(cái)務(wù)管理；應(yīng)用

一、ERP系統(tǒng)如何應(yīng)用于事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理

1.從宏面層面角度

長(zhǎng)期以來(lái)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的方式主要在事后的收集與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的反映上，在決策方面與支持管理的功能比較弱，無(wú)論是在針對(duì)性還是在時(shí)效性上，都很難把它的作用展現(xiàn)出來(lái)。一旦事業(yè)單位產(chǎn)生問題，就會(huì)在第一時(shí)間在財(cái)務(wù)上有所體現(xiàn)，可能會(huì)體現(xiàn)在沒有了持久經(jīng)營(yíng)的資金，或者是缺少現(xiàn)金的支撐。在沒有運(yùn)用ERP前，電腦的廣泛使用，會(huì)計(jì)系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)用電腦進(jìn)行信息的處理了，有時(shí)候也會(huì)為了提高自動(dòng)化水平而引入一些其它硬件，這對(duì)一般要求的會(huì)計(jì)核算來(lái)說(shuō)已是前進(jìn)了一大步，但是這在與對(duì)一些其它系統(tǒng)進(jìn)行集合和業(yè)務(wù)的聯(lián)系上，卻還是會(huì)顯現(xiàn)出技術(shù)、功能的薄弱之處。隨著在事業(yè)單位引入ERP系統(tǒng)，很好地解決了這些問題。另外，在這樣的平臺(tái)之上，大量、廣泛地集合供貨商、銷售商、針對(duì)客戶與代理及工廠等系列信息與資源，以供給事業(yè)單位的科學(xué)決策更為深入細(xì)致的服務(wù)。

2.從微觀層面角度

ERP的功能與物理模塊變得越來(lái)越細(xì)化，涉及到成本、預(yù)算管理及會(huì)計(jì)核算等的應(yīng)用。

（1）ERP應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算中

會(huì)計(jì)的功能就是反饋、記錄、計(jì)算與解析，應(yīng)用于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)作過程中資金的流轉(zhuǎn)，會(huì)計(jì)核算包括以下幾個(gè)部分：總賬、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、固定的資產(chǎn)、貨幣的資產(chǎn)、庫(kù)存貨物等。ERP的會(huì)計(jì)包括：總賬、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、現(xiàn)金的管理、固定的資產(chǎn)、工資核算等模塊。

（2）ERP應(yīng)用于事業(yè)單位預(yù)算的管理中

ERP系統(tǒng)側(cè)重于事前的計(jì)劃、事中的控制與事后的反饋，它著重在財(cái)務(wù)的分析、控制、計(jì)劃與預(yù)測(cè)上，同時(shí)它可以完成事業(yè)單位的一系列全面計(jì)劃的預(yù)算編制。從銷售--生產(chǎn)--采購(gòu)--費(fèi)用--投資--資金--損益--資產(chǎn)負(fù)債的計(jì)劃都可以進(jìn)行預(yù)算編制。另外，它還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)與分析基礎(chǔ)上的滾動(dòng)預(yù)算編制，可以做到多版本的預(yù)算方案。

（3）ERP應(yīng)用于成本管理中

一般來(lái)說(shuō)，ERP成本管理（高層次或典型的）系統(tǒng)囊括了幾點(diǎn)：對(duì)收獲利益能力的分析、定單及項(xiàng)目會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)管理。我們以項(xiàng)目與定單會(huì)計(jì)做為例子進(jìn)行分析，這是一個(gè)非常全面的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，具有針對(duì)于結(jié)算定單成本的細(xì)致操作流程。這個(gè)系統(tǒng)可以收集成本，而且利用實(shí)際成果與計(jì)劃的對(duì)比來(lái)對(duì)項(xiàng)目與定單進(jìn)行監(jiān)控。獲利能力的分析模塊所提供的最新效益信息，是通過銷售成本的會(huì)計(jì)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。它通過利潤(rùn)和銷售的計(jì)劃程序，以增加有效的決策過程。與此同時(shí)，利用對(duì)成本的估算來(lái)評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)活動(dòng)的效果，在整個(gè)的控制系統(tǒng)當(dāng)中，把收入和成本全部集成到一起。對(duì)于它們的分?jǐn)偪梢允敲總€(gè)產(chǎn)品，也可以是每個(gè)責(zé)任區(qū)域。

二、ERP在財(cái)務(wù)管理過程當(dāng)中的業(yè)務(wù)流程

1.在進(jìn)行購(gòu)買與應(yīng)付款項(xiàng)的時(shí)候，資金與貨物之間的統(tǒng)一

ERP從開始執(zhí)行購(gòu)買開始。首先，采購(gòu)會(huì)進(jìn)行一系列的購(gòu)買行為，其依據(jù)的是其對(duì)所需物資的數(shù)據(jù)。購(gòu)買后，由檢驗(yàn)部門對(duì)所購(gòu)物資進(jìn)行檢后進(jìn)庫(kù)，這種情況下庫(kù)存增大，應(yīng)付賬款也會(huì)呈增加狀態(tài)（或現(xiàn)金發(fā)生減少現(xiàn)象）。利用ERP系統(tǒng)界面可以進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的生成，過賬后同時(shí)把存貨賬戶與應(yīng)付賬款更新到總賬系統(tǒng)里，這樣便形成了資金流與流動(dòng)物資在購(gòu)買及就應(yīng)付款項(xiàng)的往復(fù)來(lái)往中的統(tǒng)一。

2.在生產(chǎn)的往復(fù)來(lái)往中，資金與貨物之間的統(tǒng)一

在工廠進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)，生產(chǎn)車間的工作人員會(huì)依據(jù)客戶的訂單，從庫(kù)房里把所需要的材料拿出來(lái)。這種情況下，就產(chǎn)生了庫(kù)存貨物減少，而成本增大的現(xiàn)象。與此同時(shí)，利用ERP界面做出會(huì)計(jì)憑證，計(jì)入總賬之后，更新會(huì)計(jì)科目。商品制作成功后，商品入庫(kù)，同樣的道理利有ERP界面做出憑證并計(jì)入總賬，使庫(kù)存貨物的賬戶增大，成本賬戶金額數(shù)據(jù)變小，從而使資金流與物流在收款循環(huán)中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

3.在收款與銷售的循環(huán)中，資金流與物流的統(tǒng)一

在銷售的過程中，客戶的定單拿到銷售部門后，銷售部門會(huì)向倉(cāng)庫(kù)發(fā)出通知，讓其按訂單給客戶發(fā)貨，這樣庫(kù)存減少的情況下，增加了應(yīng)收賬款。在ERP的會(huì)計(jì)界面進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的生成，過入賬之后，便可以對(duì)存貨與應(yīng)收賬款的金額進(jìn)行相應(yīng)的更新。在收到客戶的貨款時(shí)，同樣利用ERP會(huì)計(jì)界面，進(jìn)行收款憑證的生成并且完成過賬。這時(shí)候就同時(shí)更新了總賬中的應(yīng)收賬款與現(xiàn)金兩個(gè)科目，在付款與銷售中就達(dá)到了資金流與物流的統(tǒng)一。

三、ERP應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理中的重要特點(diǎn)

1.集成性

ERP的狀態(tài)下，集成的各種信息會(huì)為科學(xué)化地決策提供必須的條件，把ERP進(jìn)行導(dǎo)入后，就能進(jìn)行輕松的銜接，做到更加到位的控制，更加精準(zhǔn)的規(guī)劃預(yù)算，使得分析預(yù)算其與實(shí)際數(shù)字的差異更為快速與輕松。

2.及時(shí)性

ERP的狀態(tài)下，可以隨時(shí)更新與聯(lián)動(dòng)各種資料，即時(shí)資訊可以讓每一個(gè)人員都能看到與掌握，不必像從前那樣耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力去完成。

3.前瞻性

ERP中的其它子系統(tǒng)可以與會(huì)計(jì)的子系統(tǒng)進(jìn)行集合，會(huì)計(jì)的子系統(tǒng)當(dāng)中包含成本類會(huì)計(jì)、管理類會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，系統(tǒng)之間相互整合，對(duì)于事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理中做出一些具有前瞻性的預(yù)測(cè)與分析。

四、ERP在事業(yè)單位財(cái)務(wù)的管理中起到的重要作用，用SAPR3系統(tǒng)舉例說(shuō)明

財(cái)務(wù)管理是資金的管理，財(cái)務(wù)管理的對(duì)象就是資金及資金的流轉(zhuǎn)，依據(jù)的是現(xiàn)代事業(yè)單位財(cái)務(wù)成本的控制理論來(lái)推理的?，F(xiàn)金是資金進(jìn)行流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)也是起點(diǎn)，其余的資產(chǎn)可以理解為是現(xiàn)金流轉(zhuǎn)中其它的轉(zhuǎn)換形式。以財(cái)務(wù)的觀點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，現(xiàn)金的來(lái)源是利潤(rùn)與收入，而現(xiàn)金的耗費(fèi)是費(fèi)用與成本。事業(yè)單位價(jià)值的體現(xiàn)與股東權(quán)益最大化是事業(yè)單位發(fā)展的財(cái)務(wù)目標(biāo)。但是需要指出的是，物流與資金流是緊密不可分割的，事業(yè)單位所要經(jīng)營(yíng)的具體業(yè)務(wù)要與資金流轉(zhuǎn)的過程聯(lián)起來(lái)。

在這種情況下，我們進(jìn)行財(cái)務(wù)的管理，就需要一種全面集成系統(tǒng)。如依據(jù)實(shí)際的生產(chǎn)過程去控制生產(chǎn)成本。事業(yè)單位的這種需求之所以能成為現(xiàn)實(shí)，有賴于信息技術(shù)的快速發(fā)展。使用ERP很好地滿足了事業(yè)單位的需求。ERP有效地減少了資金的占用與庫(kù)存量，使產(chǎn)品的成本降低，在加速資金周轉(zhuǎn)等取得了很好的成效，使企來(lái)獲得了很好的經(jīng)濟(jì)效益。

1.現(xiàn)金的流轉(zhuǎn)

在經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)的過程中，現(xiàn)金的流轉(zhuǎn)又可以稱為資本的往復(fù)，現(xiàn)金的流動(dòng)有特別多的方式。如：

有一些現(xiàn)金會(huì)用來(lái)做材料的購(gòu)置，經(jīng)過制作把原材料變成產(chǎn)品，經(jīng)過把產(chǎn)品銷售又變成了現(xiàn)金。有些現(xiàn)金用來(lái)買固定的資產(chǎn)。比如設(shè)備等。而這些設(shè)備在以后的使用中會(huì)產(chǎn)生損壞。這樣它的價(jià)值會(huì)進(jìn)入產(chǎn)品，在產(chǎn)品銷售的過程中陸續(xù)變成現(xiàn)金。

2.ERP的基礎(chǔ)是供應(yīng)鏈也就是物流，把具有支持性質(zhì)的價(jià)值鏈，如：質(zhì)量、人力、成本、財(cái)務(wù)等，與具有決策性的價(jià)值鏈，如：產(chǎn)品的開發(fā)、利潤(rùn)的分析、市場(chǎng)的定位與銷售的預(yù)測(cè)等進(jìn)行集成。這樣便提供了全面的解決方案給事業(yè)單位管理。因此，從邏輯意義上來(lái)看，ERP是具有三層結(jié)構(gòu)的信息系統(tǒng)。

五、ERP的使用對(duì)會(huì)計(jì)人員產(chǎn)生的影響

表面來(lái)看，ERP的應(yīng)用確實(shí)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員是個(gè)大考驗(yàn)，其實(shí)不然，ERP的運(yùn)用是對(duì)會(huì)計(jì)工作的新突破，它有效地把會(huì)計(jì)工作的重點(diǎn)進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，把一直以來(lái)的單純記錄，變成了對(duì)信息進(jìn)行了深加工。這是一種會(huì)計(jì)作業(yè)的新模式，使得會(huì)計(jì)人員的功能與會(huì)計(jì)人員所占的地位變得更加重要，從“賬房”的角色轉(zhuǎn)變成了事業(yè)單位的咨詢者，使得他們?cè)谔峁┦聵I(yè)單位咨詢與分析的價(jià)值越來(lái)越受到廣泛重視。

在信息的加工層面看，導(dǎo)入ERP不但是硬件與軟件的安裝和引進(jìn)，實(shí)施ERP所產(chǎn)生的效益更為重要，想取得這種效益并使其增值，很大一部分要來(lái)源于會(huì)計(jì)人員對(duì)于信息的加工整理，運(yùn)用再加工然后深加工才是新模式的會(huì)計(jì)特點(diǎn)。

從前管理人員想做績(jī)效與經(jīng)營(yíng)上的管理，要通過財(cái)務(wù)報(bào)表來(lái)獲取相關(guān)信息?，F(xiàn)在就可以及時(shí)地把信息提供出來(lái)，這樣的轉(zhuǎn)變說(shuō)明管理會(huì)計(jì)角色的重要及其貢獻(xiàn)。ERP是一種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，有效地減少了出錯(cuò)的可能，能夠準(zhǔn)確、快速地做到對(duì)數(shù)據(jù)的處理、收集與傳遞。另外，ERP實(shí)施到具體的財(cái)務(wù)管理當(dāng)中，還需要注意三個(gè)方面：查找差錯(cuò)的時(shí)候比較費(fèi)時(shí)、對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)的成本比較高、在人機(jī)應(yīng)用上還缺乏應(yīng)有的靈活性。

參考文獻(xiàn)：

李德江.淺析ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J].冶金財(cái)會(huì)，2012.