加強預立卷工作，做好高校檔案的收集

陳思羽

摘要：從預立卷工作著手，加強預立卷工作，把預立卷工作的方方面面落到實處，是做好高校檔案收集工作，實現(xiàn)“應歸盡歸、應收盡收”的前提基礎和重要依據(jù)。本文從建立、健全檔案收集網絡、提高預立卷工作責任意識、明確預立卷工作職責、合理編制預立卷類目、完善預立卷監(jiān)督檢查機制等幾方面對如何加強預立卷工作進行了闡述。

國家檔案局局長李明華在最近一次召開的全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話中指出，要大力推進檔案基礎業(yè)務建設，要繼續(xù)貫徹落實國家檔案局8、9、10號令，做到應歸盡歸、應收盡收。高校檔案收集工作怎樣才能實現(xiàn)將學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文件應歸盡歸，并且確保不同種類、不同載體檔案應收盡收呢？從預立卷工作著手，加強預立卷工作，把預立卷工作的方方面面落到實處，是做好高校檔案收集工作，實現(xiàn)“應歸盡歸、應收盡收”的前提基礎和重要依據(jù)。

相對正式立卷而言，預立卷是歸檔部門隨時把已辦理完畢且具有保存、利用價值的文件材料按事先確定的預立卷類目預先分類、整理，歸入相應卷夾，已備正式立卷歸檔的前期準備過程，是文件材料向檔案轉化的一個重要環(huán)節(jié)。部門歸檔檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范，很大程度上取決于文件材料的形成和積累狀況，預立卷工作的好壞一定程度上決定了檔案歸檔的優(yōu)劣。加強預立卷工作，需要做到以下幾個方面：

一、建立、健全檔案收集網絡，堅持部門立卷制度。

高校檔案管理組織網絡一般為三級網絡架構：學校檔案工作管理委員會-學校專職檔案管理機構和人員-學校各部門兼職檔案員。檔案部門雖然負責全校檔案工作，對各部門檔案工作進行指導，但是檔案預立卷工作光靠檔案部門一家是不夠的，必須建立、健全檔案收集網絡，依靠歸檔部門領導的支持和兼職檔案員的配合，共同協(xié)作開展，做到有領導、有監(jiān)督，有分工、有合作。檔案部門要充分發(fā)揮歸檔部門熟悉文件材料形成的優(yōu)越性，充分發(fā)揮歸檔部門了解文件處理的來龍去脈的優(yōu)越性，充分發(fā)揮歸檔部門清楚每份文件材料價值的優(yōu)越性，堅持部門立卷制度，從而做好歸檔部門預立卷工作。

二、加大檔案法規(guī)宣傳力度，提高預立卷工作責任意識。

實際工作中，很多歸檔部門都缺乏預立卷工作責任意識，主要表現(xiàn)在領導重視不夠，兼職檔案員不認為預立卷工作是自己的職責，預立卷工作普遍存在形式主，應付了事。針對這一現(xiàn)象，檔案部門要加大檔案法規(guī)宣傳力度，要會把握機會，創(chuàng)造機會，不失時機地做好向學校各級領導和部門兼職檔案員的宣傳。比如參加學校全系統(tǒng)管理年終考核匯報，定期向主管校領導匯報工作，定期召開檔案工作管理委員會會議和兼職檔案員培訓會等。通過各種有效宣傳營造“檔案工作人人有責”的氛圍，讓檔案歸檔深入人心，增強歸檔部門的檔案意識和責任感。就預立卷工作而言，檔案部門必須要讓歸檔部門領導和兼職檔案員正確地認識到，預立卷工作的責任主體是歸檔部門。要讓歸檔部門領導和兼職檔案員清楚地認識到，做好預立卷工作不僅可以有效防止歸檔文件材料的散失，確保歸檔文件的齊全、完整，提高歸檔質量和效率；還有利于部門內部平時文件材料的查找利用和安全保管。歸檔部門領導不僅要參與預立卷類目編制，還應把預立卷工作納入兼職檔案員的崗位職責，并為兼職檔案員做好部門預立卷工作創(chuàng)造一定條件，給予一定的支持，協(xié)調解決相關實際問題。有了歸檔部門領導的重視和參與，兼職檔案員只要認真貫徹執(zhí)行預立卷工作，就能實現(xiàn)不做表面文章，實實在在注重質量的預立卷。

三、明確預立卷工作職責，任務明確、責任到人。

預立卷工作執(zhí)行中，檔案部門和歸檔部門應明確各自職責。檔案部門專職檔案員應對歸檔部門預立卷工作進行全程業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，指導預立卷類目編制，監(jiān)督和檢查預立卷工作執(zhí)行情況。歸檔部門領導應明確落實各崗位具體業(yè)務工作人員及兼職檔案員的文件材料收集責任，做好協(xié)調工作，并對預立卷類目進行審核。各崗位具體業(yè)務工作人員應負責其崗位職責、業(yè)務范圍內的待歸檔文件在辦理完畢之前的收集整理和安全保密等工作，文件辦理完畢后，應及時向兼職檔案員移交。兼職檔案員應在檔案部門專職檔案員指導下，編制本部門具體的預立卷類目，待檔案工作主管領導審核后，按規(guī)定類目做好歸檔文件材料的收集、預先分類、整理和存放工作。如遇重大活動、重要事件時，尤其是成立臨時機構負責的，檔案部門專職檔案員要提前介入，與相關負責人取得聯(lián)系，明確歸檔兼職檔案員，指導并督促兼職檔案員做好相關文件的預立卷工作。

四、加強業(yè)務指導，合理編制預立卷類目。

加強業(yè)務指導，是做好部門預立卷工作保障。不管是定期召開兼職檔案員培訓會議對歸檔部門兼職檔案員進行集體崗位培訓，還是一對一、手把手指導歸檔部門兼職檔案員做好部門預立卷類目設計、檔案分類編目、文件價值判定、文件歸卷檢查等歸檔立卷工作，都能讓歸檔部門兼職檔案員工作更加規(guī)范，業(yè)務更加熟練。檔案部門專職檔案員還要發(fā)揮自己的主觀能動性，平時與部門兼職檔案員多溝通，必要時由檔案部門領導出面走訪重要歸檔部門相關領導，對各歸檔部門的工作職能、業(yè)務流程和工作動態(tài)盡可能地做到多了解、多熟悉、盡掌握，只有這樣才能在預立卷類目編制時不遺漏、不虛設，起到有效指導的作用。

合理編制預立卷類目是做好部門預立卷的關鍵。每年年初，檔案部門會同歸檔部門根據(jù)歸檔部門工作職能、實際業(yè)務，結合部門上一年工作總結和當年工作計劃、重點，并參照高校檔案歸檔范圍編制歸檔部門當年預立卷類目。預立卷類目既要反映歸檔部門基本工作和常規(guī)工作，又要突出年度重點工作和新設任務。預立卷類目還應根據(jù)歸檔部門職能的調整和每年工作重心的變化進行調整和修改。高校檔案涉及多個門類，不同類別檔案預立卷類目的編制則應根據(jù)檔案的形成特點，結合實際，做到科學合理，可操作性強。預立卷類目的編制是來年部門歸檔的重要依據(jù)，可以讓部門在歸檔時心中有數(shù)、有章可循。

五、完善預立卷監(jiān)督檢查機制，做好歸檔文件材料超前控制。

預立卷工作不是完成預立卷類目的編制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好歸檔文件在平時日常工作中的收集和整理工作。讓預立卷工作真正落到實處，需要相應的監(jiān)督、檢查機制來實現(xiàn)。檔案部門要定期、不定期的對歸檔部門的預立卷工作進行監(jiān)督檢查，做好歸檔文件材料的超前控制。監(jiān)督檢查結果應作為歸檔部門、兼職檔案員評選先進的重要依據(jù)，從而促進歸檔工作良性循環(huán)。監(jiān)督檢查內容包括預立卷卷夾（不同載體不同處理：紙質文件使用硬質卷夾，卷夾的卷脊上標注預立卷類目所列各相關條款。電子文件可在電腦上建相應文件夾或在檔案管理系統(tǒng)里預設相應表單，文件夾或表單命名為預立卷類目所列各相關條款。實物可掃描或拍照，以電子照片形式歸卷。）設置是否與預立卷類目相一致，文件材料是否有按預立卷類目歸卷并整理，歸檔部門兼職檔案員是否有積極主動地催促各具體業(yè)務工作人員及時清退已辦理完畢的待歸檔文件，對已歸卷文件的流轉是否有建立相應的登記手續(xù)并注明文件去向，文件材料是否齊全完整且符合歸檔質量要求等等。

加強預立卷工作，有利于歸檔部門將已辦理完畢且有保存價值的文件及時收集、整理，待到歸檔時，可以有條不紊、分門別類地向檔案部門移交，從而確保檔案收集的齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范。高校檔案收集工作實現(xiàn)“應歸盡歸、應收盡收”僅僅通過做好預立卷工作是不夠的。但是，在具體落實預立卷工作各方面的同時，檔案意識的宣傳，檔案責任心的培養(yǎng)，檔案職責的明確，檔案業(yè)務的培訓等等，總會在一定程度上影響著領導和兼職檔案員對歸檔的看法。這種潛移默化的影響總有一天會讓那些之前不舍得歸檔的，沒有意識要歸檔的，不知道該不該歸檔的，記錄著學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文件“應歸盡歸、應收盡收”。

參考文獻：

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