探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題與策略

張代勇

摘要：檔案管理工作是各個大型單位機(jī)構(gòu)都要涉及到的工作內(nèi)容，檔案是記錄各種重要信息的文件，尤其對于事業(yè)單位，做好檔案管理工作具有非常重要的作用。我國現(xiàn)在很多的事業(yè)單位在檔案管理方面還存在很多問題，這是由于檔案管理人員還不具備足夠的檔案管理認(rèn)識。本篇論文針對我國現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行闡述，進(jìn)一步提出幾點(diǎn)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略，提供一些參考建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè) 方法策略

現(xiàn)在的辦公文件、歷史文獻(xiàn)等重要資料都是通過文件檔案進(jìn)行記錄與整理的，便于查閱與管理。隨著信息時代的到來，重要資料的記錄與整理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集與整理信息和資料，并且形式與方法呈現(xiàn)多元化。但是，對資料文件進(jìn)行整理工作仍然是檔案管理的重要工作內(nèi)容，需要科學(xué)、合理地進(jìn)行檔案工作管理，降低管理成本與原料，這樣才能有效的提高檔案管理工作效率。

一、我國現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業(yè)檔案管理人才

做好檔案管理工作離不開專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理水平。我國現(xiàn)在一些事業(yè)單位缺乏專業(yè)檔案管理人才，現(xiàn)在從事檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，并且缺少正規(guī)、專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在信息時代背景下，其管理水平很難滿足檔案管理工作需求。在工作態(tài)度上很多管理人員不能認(rèn)真管理，沒有較強(qiáng)的責(zé)任心與工作熱情，使檔案信息得不到及時的完善與更新，檔案管理工作不規(guī)范，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的參考價值。

（二）檔案管理信息化建設(shè)資金不足

事業(yè)單位一般都不是以盈利為主的機(jī)構(gòu)，不能靈活配置檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。很多事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)建設(shè)資金不到位的情況，減緩了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，信息化管理方面的硬件與軟件比較落后，使檔案管理信息化建設(shè)沒有得到有效的落實(shí)。檔案管理信息化建設(shè)資金不足，降低了檔案管理能力，面臨現(xiàn)在大信息量的檔案管理工作，顯得力不從心。缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持，使檔案管理工作不能與時俱進(jìn)地發(fā)展，制約了檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理信息化程度不夠

隨著檔案管理信息化建設(shè)的推廣，一些事業(yè)單位雖然建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)還存在很多的不足之處。比如，一些關(guān)于人事檔案管理系統(tǒng)只有簡單的目錄以及員工的基本資料，詳細(xì)的資料信息還是使用紙質(zhì)檔案保存，一旦紙質(zhì)檔案丟失或損毀，在系統(tǒng)中的電子檔案也就無法查找具體信息了。還有一些單位的檔案信息管理系統(tǒng)相對比較完善，但是使用效率不高，在單位進(jìn)行聘用、調(diào)任、離職等方面的信息沒有及時錄入與更新，使事業(yè)單位的人資管理工作受到了一定的影響。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

為了有效的提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，這樣才能整體提高管理人員水平。現(xiàn)在一些事業(yè)單位的檔案管理得不到及時更新，仍舊采用傳統(tǒng)的管理辦法進(jìn)行檔案管理，在電腦知識應(yīng)用方面只能進(jìn)行簡單的操作，不能滿足現(xiàn)代檔案管理需求。因此，事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識與信息化檔案管理的培訓(xùn)，使在職人員能夠迅速掌握信息化檔案管理知識，科學(xué)、合理地運(yùn)用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)與管理能力。

（二）加大投入檔案管理信息化建設(shè)資金

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的程度，可以從檔案管理的有效性體現(xiàn)出來，因此，事業(yè)單位有必要加大投入檔案管理信息化建設(shè)資金，有穩(wěn)定的建設(shè)資金支持可以有序地購置信息化設(shè)備，強(qiáng)化培訓(xùn)管理人員操作。在信息化時代，事業(yè)單位要把握好檔案管理的發(fā)展方向，更新管理理念，學(xué)習(xí)優(yōu)秀事業(yè)單位的管理經(jīng)驗(yàn)與操作經(jīng)驗(yàn)，有效提升檔案管理能力，適應(yīng)社會發(fā)展需求。為了進(jìn)一步優(yōu)化信息建設(shè)模式，需要購置先進(jìn)的管理設(shè)備和軟件，提高管理人員主體意識，充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，提供充足的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理。

（三）強(qiáng)化檔案管理信息化平臺建設(shè)

強(qiáng)化檔案管理信息化平臺建設(shè)要加強(qiáng)計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施的完善，這樣才能有效的完善與優(yōu)化信息化硬件系統(tǒng)，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)保障。另外，還要加強(qiáng)維護(hù)檔案管理信息化平臺的安全。實(shí)施信息化檔案管理能夠有效的提高工作效率，但同時也存在著很大的安全問題，如果沒有較強(qiáng)的安全意識，容易出現(xiàn)操作不當(dāng)，而造成信息數(shù)據(jù)丟失或者泄漏，因此，需要做好電子檔案的管理與控制。為了有效的預(yù)防病毒與黑客，要使用殺毒軟件和防火墻增強(qiáng)電子檔案的安全性能，規(guī)范管理人員的操作行為，避免產(chǎn)生安全漏洞，提高檔案管理的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以有效的提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率與質(zhì)量，因此，事業(yè)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)，根據(jù)自身的具體情況制定相應(yīng)的管理措施，使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

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（作者單位：重慶市豐都縣旅游產(chǎn)業(yè)開發(fā)服務(wù)中心）