辦公室文員如何做好文書檔案管理的幾點(diǎn)建議

胡曉麗

摘要：文書檔案是可以反映黨務(wù)、行政管理的檔案。文書檔案對(duì)于每位員工、領(lǐng)導(dǎo)都是非常重要的，對(duì)其工作有很大的幫助作用，是一種重要的辦公工具。本文對(duì)如何管理好文書檔案進(jìn)行了討論，以期辦公室文員在今后工作中能更合理有效率的管理文書檔案。

關(guān)鍵字：文書檔案；管理建議

文書檔案是由辦公室保管的文件及資料，是可以反映黨務(wù)、行政管理的檔案。一般來說文書檔案是具有價(jià)值的文件資料，對(duì)于每位員工、領(lǐng)導(dǎo)的工作都是有重要作用的，可以作為一種辦公工具使用。文書檔案記錄的內(nèi)容包括公司、組織參加過的培訓(xùn)活動(dòng)、會(huì)議情況、發(fā)展規(guī)劃等，形式有發(fā)文原件、會(huì)議記錄、存檔件等。

1.辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

文書檔案管理具有涉及范圍廣的特點(diǎn)，包括合同、協(xié)議、信件、會(huì)議記錄等，所包含的內(nèi)容多種多樣，都是對(duì)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要作用的檔案；文件檔案管理工作具有一體化特點(diǎn)，文書檔案是由公司專門部門、專門管理人員負(fù)責(zé)的，文書檔案管理是以文件搜集、整理、催辦等基礎(chǔ)上建立的，這是文書工作的最后一步；文書檔案是非常重要的，有的關(guān)乎整個(gè)公司的命脈，在日常工作中，起到輔助作用。文書檔案具有保密性的特點(diǎn)，文書檔案管理者最重要的任務(wù)就是讓檔案處在一個(gè)安全狀態(tài)，不會(huì)被隨意的盜?。晃臅鴻n案是經(jīng)過篩選、整理、歸檔等部分形成的，這是一個(gè)復(fù)雜的過程，在對(duì)文書檔案整合的過程中，一些檔案資料可能會(huì)正在使用，所以也伴隨著不斷的重復(fù)查找；近年來，文書檔案的存檔形式越來越復(fù)雜，電子資料和紙質(zhì)資料并存，復(fù)印件、掃描儀、錄音筆等電子設(shè)備的出現(xiàn)，也提高了把文書檔案歸檔的效率，對(duì)于紙質(zhì)資料需要盡可能的延長(zhǎng)保存時(shí)間，電子檔案更多的需要考慮保密性。

2.辦公室文書檔案管理難點(diǎn)

文書檔案管理制度實(shí)際上并不完善，一般都是由綜合辦公室管理，部門工作人員負(fù)責(zé)，每個(gè)人負(fù)責(zé)的工作都有很多，在對(duì)待文書檔案的整理工作，并沒有那么及時(shí)的把檔案進(jìn)行歸檔，原因有很多，可能是因?yàn)閭€(gè)人工作多、存放檔案的空間不夠、部門管理松散等，這就造成了文書檔案沒有發(fā)揮其作用，利用率低，在需要用到文書檔案時(shí)并不能及時(shí)查找，出現(xiàn)問題也不能清楚明了的找到負(fù)責(zé)人，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案的管理工作并不是非常重視，導(dǎo)致部門管理意識(shí)薄弱，管理結(jié)果和理想中的結(jié)果有很大的區(qū)別。

文書檔案工作在很多公司、單位都是分開管理的，文書與檔案是兩個(gè)不同的工作。這種工作方式會(huì)導(dǎo)致檔案人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不清晰，不愿意花時(shí)間去思考，同時(shí)兩個(gè)人負(fù)責(zé)工作，很大程度上會(huì)存在不和諧性，不能做到真正的步調(diào)一致，讓文書檔案的工作有滯后。

3.辦公室文書檔案管理的思路及建議

文書檔案工作需要及時(shí)進(jìn)行整理，不能因?yàn)槠渌ぷ髅Α⒒蛘叽娣艡n案的空間問題而進(jìn)行推遲，部門設(shè)置要合理，檔案管理工作多是由綜合行政辦公部門負(fù)責(zé)，部門要加強(qiáng)管理，對(duì)整理歸檔任務(wù)的完成結(jié)果不定期抽查，起到督促警戒作用。明確文書檔案管理工作的職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題，責(zé)任落實(shí)到具體的人，不能發(fā)生互相推諉的事情；同時(shí)部門要重視文書檔案的管理工作，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)詢問，讓工作人員感受到自己負(fù)責(zé)的是一個(gè)重要崗位，對(duì)工作可能會(huì)有更多的思考。

對(duì)文書檔案要保管齊全，工作人員要把已經(jīng)整合好的文書檔案進(jìn)行單獨(dú)整理存放，在整合過程中的文書檔案放于另一個(gè)位置，不能混放，以免混淆；在整理資料的最初要認(rèn)真檢查，有需要搜集的資料要及時(shí)聯(lián)系，有借出去的資料要及時(shí)收回，沒有按時(shí)收回的資料要進(jìn)行追蹤。進(jìn)行資料檢查時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，辨別文書檔案的重要性，把具有重要價(jià)值的資料單獨(dú)保存，沒有特別價(jià)值的資料可以定期銷毀，騰出空間。

加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作人員的工作能力，并且培訓(xùn)要長(zhǎng)期舉行，明確培訓(xùn)結(jié)果，讓其具備豐富的檔案管理工作的能力，對(duì)于管理方法要不斷的更新，積極完成各項(xiàng)文書檔案管理工作。文案管理工作要傾向于計(jì)算機(jī)管理，讓文書檔案證書更加準(zhǔn)確的查詢，在平時(shí)的工作中要努力提高計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)。

辦公室文員要想做好文書檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作；建立關(guān)于文書檔案的規(guī)章制度，一切管理都依據(jù)規(guī)章制度來處理；因文書檔案可能比較繁瑣，需要處理注意很多細(xì)節(jié)問題，所以辦公室文員要有極好的耐性和責(zé)任心來管理；在管理工作中，要注意學(xué)習(xí)新知識(shí)，可以運(yùn)用一些新技術(shù)去管理文書檔案。不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，做好文書檔案和其他工作交接，跟隨社會(huì)發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)文書管理檔案工作，保證文書檔案管理的順利的進(jìn)行。

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