淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理思考

王東方++林靜++孫濤++朱小柱

【摘 要】科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為科技檔案的一種，是在科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的第一手材料，是項(xiàng)目實(shí)施過程的完整、真實(shí)的反映。做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值。本文分析了淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀、存在問題，并針對(duì)新形勢(shì)下如何進(jìn)一步做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作提出了相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】科技 項(xiàng)目 檔案 管理

科技計(jì)劃項(xiàng)目是政府促進(jìn)科技和經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)的有力手段，是政府運(yùn)用資金和政策調(diào)控，組織和協(xié)調(diào)各類科研機(jī)構(gòu)的活動(dòng)，解決對(duì)地方發(fā)展有重大意義的科技問題的重要措施。隨著創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的深入實(shí)施和科技創(chuàng)新體系日益完善，地方政府對(duì)于科技計(jì)劃項(xiàng)目的實(shí)施也提出了更高的要求?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案作為科技檔案的一種，是在科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的第一手材料，是項(xiàng)目實(shí)施過程的完整、真實(shí)的反映。合格的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案可以為科技計(jì)劃項(xiàng)目全生命周期的管理提供及時(shí)、有效的信息，是對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行、管理、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。因此，做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值。另外，《檔案法》、《政府信息公開條例》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施，也對(duì)科技檔案工作提出了更高的要求。因此，在新形勢(shì)下如何進(jìn)一步做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理就顯得尤為重要。

1 科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的概念及特點(diǎn)

（1）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案一般是指政府部門、社會(huì)組織或個(gè)人在科技計(jì)劃項(xiàng)目活動(dòng)中形成的檔案?！翱萍加?jì)劃項(xiàng)目活動(dòng)”主要包括對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目的管理活動(dòng)以及項(xiàng)目實(shí)施過程中開展的科研活動(dòng)。因此，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案不僅包括科技計(jì)劃項(xiàng)目管理活動(dòng)中形成的文書檔案，也包括科技計(jì)劃項(xiàng)目在研究過程中形成的技術(shù)檔案。

（2）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案貫穿了整個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目的生命周期，真實(shí)記錄和反映了科技計(jì)劃項(xiàng)目從申報(bào)、立項(xiàng)、研究、結(jié)題以及實(shí)施跟蹤管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，是重要的科技信息資源，也是對(duì)科技計(jì)劃執(zhí)行和管理情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)、評(píng)估的直接依據(jù)。而且，淮安市每年立項(xiàng)的科技計(jì)劃項(xiàng)目數(shù)量就達(dá)數(shù)百項(xiàng)，項(xiàng)目實(shí)施周期也較長(zhǎng)（一般為1年及以上）。因此，淮安市的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性、成套性、數(shù)量龐大及形成周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。

2 淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目體系

淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目主要包括：應(yīng)用研究與科技攻關(guān)、產(chǎn)學(xué)研協(xié)同創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略推進(jìn)、軟科學(xué)研究（發(fā)展戰(zhàn)略研究）等四個(gè)基本專項(xiàng)和科技創(chuàng)新平臺(tái)與產(chǎn)學(xué)研載體建設(shè)、科技成果轉(zhuǎn)化、科技金融等三個(gè)重點(diǎn)專項(xiàng)。但是，每年，淮安市科技局會(huì)根據(jù)國(guó)家和省科技廳的科技計(jì)劃項(xiàng)目指南并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。以2015年度為例，淮安市設(shè)立的科技計(jì)劃項(xiàng)目體系如圖1所示。

2.2 淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案分類

淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目的活動(dòng)過程主要包括：項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目受理、項(xiàng)目評(píng)審、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化、跟蹤管理等。因此，淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案主要可以分為兩大類，一類是項(xiàng)目管理檔案，主要由項(xiàng)目管理部門保存和歸檔；一類是項(xiàng)目科研檔案，主要由項(xiàng)目承擔(dān)單位保存和實(shí)施歸檔。

2.3 淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

由于科技計(jì)劃項(xiàng)目類別多，數(shù)量多，實(shí)施周期長(zhǎng)（至少為1-2年），涉及到的項(xiàng)目承擔(dān)單位和主管部門也較多，因此，目前淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀主要為分散管理?？萍加?jì)劃項(xiàng)目主管部門保存在項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題驗(yàn)收等過程中形成的檔案材料，項(xiàng)目承擔(dān)單位主要保存項(xiàng)目在申報(bào)、立項(xiàng)、科研、結(jié)題驗(yàn)收過程中形成的檔案材料。目前，淮安市科技局作為市級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目的主要管理單位之一，主要保存在項(xiàng)目申報(bào)、受理、評(píng)審、立項(xiàng)、監(jiān)管、服務(wù)及結(jié)題驗(yàn)收和后期持續(xù)跟蹤等過程中形成的檔案材料，而不同類別的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案又由各業(yè)務(wù)處室（根據(jù)職能）分別保管和歸檔。

3 淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

3.1 項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范

跟項(xiàng)目檔案相關(guān)的制度制訂不完善，項(xiàng)目檔案的歸檔范圍和管理方式?jīng)]有明確規(guī)定，或者有了規(guī)定也未能堅(jiān)決執(zhí)行。

3.2 項(xiàng)目檔案材料不完整或缺失

少部分項(xiàng)目資料由于未能及時(shí)歸檔，已經(jīng)查找不到。很多項(xiàng)目檔案材料存在缺胳膊少腿的問題，不能體現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施的全過程，不利于實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)管和促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化。

3.3 檔案管理方面投入不到位

由于部分領(lǐng)導(dǎo)不夠重視或者經(jīng)費(fèi)緊張等方面的原因，導(dǎo)致檔案工作人員配備不到位，檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足等，不能保證檔案工作的正常開展。

3.4 部分人員保護(hù)項(xiàng)目檔案的意識(shí)不強(qiáng)

覺得項(xiàng)目檔案可有可無(wú)，在項(xiàng)目活動(dòng)過程中，不能及時(shí)的收集和歸檔項(xiàng)目材料，項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收之后，更是將項(xiàng)目實(shí)施材料歸檔拋之腦后。

3.5 檔案管理方法落后

淮安市科技局作為科技計(jì)劃項(xiàng)目組織實(shí)施和管理單位，在檔案管理方面仍然主要以紙質(zhì)材料歸檔為主，未能全面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，給科技項(xiàng)目檔案的利用帶來了一定的局限。

4 關(guān)于做好淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

4.1 加大宣傳和培訓(xùn)力度

加大《檔案法》、《政府信息公開條例》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性。對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)人員要加大檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)力度。

4.2 加大檔案管理方面的投入

確保檔案人員的配備到位，強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，并提供足額的檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。

4.3 在科技計(jì)劃項(xiàng)目合同中，針對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目材料的歸檔，對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位提出明確要求

市級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理單位及項(xiàng)目主管部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要定期或不定期地對(duì)項(xiàng)目檔案材料的形成過程進(jìn)行跟蹤、管理。

4.4 制訂和完善淮安市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度

明確歸檔范圍、歸檔方法和保管年限等，并確保制度執(zhí)行到位。

4.5 加快推進(jìn)檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化有利于提高科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的利用率、有利于檔案材料的保護(hù)、有利于促進(jìn)政府信息公開。

4.6 科技項(xiàng)目管理部門要明確各相關(guān)處室檔案管理的職責(zé)和分工

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，可由業(yè)務(wù)處室按照相關(guān)規(guī)定，按照項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，分步驟地及時(shí)將有保存價(jià)值的材料歸檔。項(xiàng)目實(shí)施期結(jié)束后，業(yè)務(wù)處室要及時(shí)將項(xiàng)目檔案按照規(guī)定的要求，及時(shí)將完整、真實(shí)的項(xiàng)目檔案交由部門檔案管理人員進(jìn)行集中保管。要嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任。對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)解決，對(duì)檔案工作不到位的相關(guān)人員要嚴(yán)格追究責(zé)任。