推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)試分析

宋紅春

（青島市農(nóng)業(yè)機(jī)械管理局，山東 青島 266071）

推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)試分析

宋紅春

（青島市農(nóng)業(yè)機(jī)械管理局，山東 青島 266071）

科技不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的發(fā)展需要，嚴(yán)重限制了農(nóng)機(jī)檔案的利用效率，這就需要加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)，做好農(nóng)機(jī)檔案管理工作，為農(nóng)機(jī)化管理工作奠定基礎(chǔ)，文章分析了推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)。

推進(jìn)；農(nóng)機(jī)檔案；數(shù)字化建設(shè)

1 建立農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化管理的作用

當(dāng)前科技不斷發(fā)展，我國社會主義市場農(nóng)業(yè)、生態(tài)農(nóng)業(yè)、效益農(nóng)業(yè)的發(fā)展中都應(yīng)用到了科技，為其發(fā)展帶來了積極的影響，農(nóng)業(yè)機(jī)械化進(jìn)程的地位也越來越凸顯，人們開始認(rèn)識到了農(nóng)機(jī)檔案的價值。文章中的農(nóng)機(jī)檔案就是在農(nóng)機(jī)科學(xué)研究、行政管理、基本建設(shè)以及生產(chǎn)技術(shù)等活動中直接形成的文件及材料的總稱，這些文件以及材料都是很具有保存利用價值的，在管理中統(tǒng)一按照歸檔制度進(jìn)行。其檔案類型包括多方面，如農(nóng)機(jī)的科研檔案、行政管理檔案、鑒定檔案、安全監(jiān)理檔案等。農(nóng)機(jī)檔案的重要性不言而喻，為社會群眾提供重要的信息資源，包括農(nóng)機(jī)用戶、科研單位、管理部門以及生產(chǎn)單位。開發(fā)及利用農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化可以促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案資料的全面發(fā)展，包括保管、管理和利用工作，以此促進(jìn)農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理服務(wù)水平的提升，讓服務(wù)更加規(guī)范以及科學(xué)。

2 農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

農(nóng)機(jī)檔案工作中正在加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，很多部門都在技術(shù)上得到了發(fā)展，從增量電子化發(fā)展到存量數(shù)字化。信息技術(shù)的發(fā)展為農(nóng)機(jī)檔案管理工作提供了便利，但是筆者也從管理中看到了問題，比如，首先在技術(shù)方面做的不夠細(xì)致，在文件公開度及密度鑒定等方面存在不足；其次，還有一些部門并沒有進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，思想上仍然以業(yè)務(wù)為重點，對檔案管理不重視，或者是只注重對檔案的管理，利用方面則不足，且普遍覺得農(nóng)機(jī)檔案的價值不大，沒有將其作為著重推進(jìn)的工作，日常的檔案材料只要有地方放就可以了；在管理上方法滯后、手段太單一、封閉管檔，對其開發(fā)以及利用都不足等。而造成這些問題的原因就是沒有看到農(nóng)業(yè)機(jī)械化進(jìn)程的重要性，在服務(wù)社會中并沒有將檔案的開發(fā)及利用加入其中。數(shù)字檔案是對實體檔案的創(chuàng)新，其在服務(wù)機(jī)制以及管理上都具有創(chuàng)新，二者之間是相互促進(jìn)的關(guān)系。農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)實際上就是將檔案資源的連續(xù)性以及系統(tǒng)性優(yōu)點發(fā)揮出來，為大農(nóng)業(yè)進(jìn)程提供服務(wù)。

3 推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（1）認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境管理體制的需要，這就需要當(dāng)下可以把這一工作和單位的中心工作結(jié)合起來。需要積極爭取到領(lǐng)導(dǎo)的支持以及重視，進(jìn)而為工作開展提供基礎(chǔ)。爭取將檔案工作加入到單位的年度工作計劃以及規(guī)劃中，將這一工作放到和其他工作同樣重要的位置上。要對各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立多樣化的檔案收集模式，逐漸形成手工開發(fā)、操作和數(shù)字化結(jié)合的模式，提高檔案管理的效率。農(nóng)機(jī)檔案實施數(shù)字化建設(shè)，在開始階段需要很大的投資，而且回報的周期很長，這些都限制了數(shù)字化建設(shè)，這就需要可以爭取到各級政府以及農(nóng)機(jī)主管部門的支持，讓其加大這方面的投資，注重領(lǐng)導(dǎo)，用行政的方法促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)。

（2）建立健全內(nèi)部控制制度，提高檔案的安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)為人們生活帶來便利的同時，也有消極影響，網(wǎng)絡(luò)是開放的，這就需要注重檔案的安全問題。讓有關(guān)人員依法獲取檔案信息，要實現(xiàn)這一點，就要注重檔案信息的公開保密審查制度，檔案中會有涉及到國家以及內(nèi)部秘密內(nèi)容，這就需要按照審慎性的原則進(jìn)行信息公開工作，要清楚審查機(jī)構(gòu)，將職責(zé)落實好，做好審查工作。在公文運轉(zhuǎn)程序、信息發(fā)布程序中需要堅持履行保密審查的程序，在事前以及事中階段做好審查工作，這樣做就是為了防止出現(xiàn)事后審查中的被動因素。加大督促檢查的力度，保證檔案公開是安全的。另外，還需要建立輿情收集和回應(yīng)機(jī)制，這樣農(nóng)機(jī)各部門可以更好地對熱點、難點的有關(guān)輿情進(jìn)行緊密的關(guān)注，可以及時地找出外界對農(nóng)機(jī)有關(guān)政策管理的態(tài)度，對那些誤解、謠言等進(jìn)行分析研判，可以利用多樣的方式及時做出回應(yīng)，如組織專家解讀、網(wǎng)上發(fā)布信息、召開新聞發(fā)布會等，將疑惑解開，澄清謠言，對于重要的輿情需要形成監(jiān)測報告。最后，需要對電子檔案的涉密情況以及開放程序制定等級，通過權(quán)限審核、身份認(rèn)證的方式，確保檔案信息的安全；還需要制定網(wǎng)絡(luò)分段等級，通過訪問控制手段對特定的網(wǎng)段服務(wù)進(jìn)行控制，這樣可以提高檔案的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性不言而喻，當(dāng)前需要認(rèn)識到其重要性，并采取有效的措施，提高檔案信息的安全性，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案資源的利用及開發(fā)，讓農(nóng)機(jī)檔案資源可以充分發(fā)揮出其作用。

［1］王盛.農(nóng)機(jī)監(jiān)理電子檔案在管理利用中安全問題的探討［J］.檔案天地，2015，(33).

［2］董桂建.諸城市狠抓五項建設(shè)促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理水平再提高［J］.山東農(nóng)機(jī)化，2016，(11).

宋紅春，主要研究方向：農(nóng)機(jī)化推廣。