自動化辦公在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

一霞

自動化辦公早在上世紀(jì)80年代就興起于西方發(fā)達(dá)國家，當(dāng)時(shí)只有簡單的計(jì)算機(jī)文字及數(shù)據(jù)處理功能。如今隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的快速發(fā)展，自動化辦公系統(tǒng)已經(jīng)逐漸融入企業(yè)信息化管理體系中，成為一種優(yōu)秀的管理模式，它為企業(yè)的高效率管理及高水平?jīng)Q策提供了重要參考與技術(shù)支持，是企業(yè)必須建設(shè)并加以不斷完善的長期系統(tǒng)工程。

一、X公司采用自動化辦公系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)意義

X公司屬于國資平臺企業(yè)，日常業(yè)務(wù)中面臨大量的文件上傳下達(dá)、數(shù)據(jù)收集、業(yè)務(wù)。從過往實(shí)際的辦公業(yè)務(wù)狀況來看，X公司內(nèi)部的信息化管理是存在問題的，例如數(shù)據(jù)流通不暢，公告發(fā)布、會議及個(gè)人事務(wù)管理混亂等問題。所以基于X公司現(xiàn)有的辦公工作流程來設(shè)計(jì)一套系統(tǒng)以滿足他們所需要的網(wǎng)絡(luò)信息化、智能化、自動化需求，即自動化辦公系統(tǒng)。自動化辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)的現(xiàn)實(shí)意義主要包含以下五點(diǎn)：第一，要對X公司的辦公流程進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)劃，提升公司本身的信息化管理能力和業(yè)務(wù)綜合協(xié)調(diào)能力。換言之，自動化辦公系統(tǒng)必須貫穿于公司的各個(gè)部門，并形成各個(gè)部門之間的有效串聯(lián)，使信息發(fā)布等核心業(yè)務(wù)處理工作更加順暢。第二，要有效提升X公司的協(xié)同性與辦公效率，實(shí)現(xiàn)對不同部門辦公業(yè)務(wù)的完全統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，并避免工作中所存在的重復(fù)性、信息傳達(dá)不到位問題。第三，提高公司在管理方面的信息透明度與公開度，同時(shí)提升公司的公眾服務(wù)能力。X公司在傳統(tǒng)的會議通知、文件傳輸?shù)刃畔⒘魍ōh(huán)節(jié)一直以來辦公效率較低，所以設(shè)計(jì)該系統(tǒng)也是希望將信息的公開度與透明度進(jìn)一步提升，加速公司的信息化管理運(yùn)營效率，提升公眾服務(wù)能力及信任度。第四，希望通過自動化辦公系統(tǒng)的建立來提高X公司員工的業(yè)務(wù)水平，尤其是對系統(tǒng)的適應(yīng)應(yīng)用能力和計(jì)算操作能力。要將這些基本技能作為員工培訓(xùn)重點(diǎn)來做。通過對智能化系統(tǒng)的應(yīng)用來提高員工學(xué)習(xí)與工作的熱情，進(jìn)而循序漸進(jìn)的提升整體員工業(yè)務(wù)素質(zhì)。第五，目前市場上OA系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)成熟，但實(shí)際上它們的成本太高，而且存在維護(hù)不夠便利等問題，所以有必要在符合X公司的現(xiàn)實(shí)需求條件下，有針對性的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)該套系統(tǒng)。

二、X公司自動化信息管理及辦公系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)

根據(jù)X公司在企業(yè)信息化管理方面的現(xiàn)狀和現(xiàn)實(shí)需求，設(shè)計(jì)一套自動化辦公系統(tǒng)，下文將給出該系統(tǒng)的整體框架設(shè)計(jì)方案與各個(gè)功能模塊設(shè)計(jì)流程。

1.自動化辦公系統(tǒng)的整體框架設(shè)計(jì)。以X公司現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)與信息化管理現(xiàn)狀來看，新設(shè)計(jì)的自動化系統(tǒng)應(yīng)該滿足五方面需求：公告管理、公文管理、會議管理、個(gè)人事務(wù)管理以及系統(tǒng)管理。這五個(gè)功能模塊還下分若干子功能模塊。這五大功能模塊在系統(tǒng)中各司其職，其中公文管理模塊主要負(fù)責(zé)收發(fā)文管理與查詢；公告管理模塊主要負(fù)責(zé)對電子公告、企業(yè)知識信息、新聞進(jìn)行相關(guān)管理；會議模塊負(fù)責(zé)會議前后的各項(xiàng)事宜，例如收發(fā)會議文件、會議直播、會議展示信息處理等等；個(gè)人事務(wù)管理模塊主要負(fù)責(zé)日程安排與待辦、已辦事務(wù)相關(guān)管理，并同時(shí)負(fù)責(zé)通信管理信息錄入相關(guān)事宜；最后的系統(tǒng)模塊主要對公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行歸納總結(jié)，是綜合性管理模塊。文中主要分析了個(gè)人事務(wù)管理模塊的設(shè)計(jì)及應(yīng)用。

2.個(gè)人事務(wù)管理模塊的設(shè)計(jì)方案。個(gè)人事務(wù)管理模塊主要針對X公司內(nèi)部個(gè)人辦公事務(wù)的相關(guān)工作安排、日程、通訊等進(jìn)行細(xì)化管理，它是公司內(nèi)部最注重細(xì)節(jié)管理的工作環(huán)節(jié)之一。因此要設(shè)計(jì)個(gè)人事務(wù)管理模塊子系統(tǒng)，以提高自動化辦公效率及個(gè)人事務(wù)處理效率。從模塊設(shè)計(jì)角度來看，它主要涵蓋兩個(gè)子模塊：日程安排管理模塊以及待辦和已辦事務(wù)管理模塊。首先說日程安排管理模塊，它會輔助公司人員規(guī)劃每天的工作事務(wù)，并計(jì)算其與日程時(shí)間的合理結(jié)合，以作出有序安排。該模塊在設(shè)計(jì)過程中與其它功能模塊聯(lián)動，可以根據(jù)工作日程的實(shí)際變動狀況作出適當(dāng)調(diào)整，而且所有調(diào)整都基于按時(shí)完成任務(wù)的基礎(chǔ)上。所以說該模塊的設(shè)計(jì)非?？茖W(xué)合理，能夠有效提高公司的個(gè)人事務(wù)辦公效率。待辦已辦事務(wù)模塊的設(shè)計(jì)主要是為了管理日常公司事務(wù)，它擁有對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的待辦、已辦、修改、查詢與刪除等功能。系統(tǒng)主要分別設(shè)計(jì)了待辦與已辦操作窗口，并配合提醒功能。如果事務(wù)已經(jīng)辦理，系統(tǒng)就會將業(yè)務(wù)自動從待辦轉(zhuǎn)為已辦，并且為用戶整理待辦已辦相關(guān)事務(wù)分類。

三、X公司自動化信息管理及辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與測試

1.對個(gè)人事務(wù)管理模塊的實(shí)際應(yīng)用。如上文所述，個(gè)人事務(wù)管理模塊的設(shè)計(jì)主要圍繞日程安排與已辦待辦事務(wù)處理兩項(xiàng)功能展開。而在日常應(yīng)用過程中，它首先會在系統(tǒng)中為用戶自動創(chuàng)建一個(gè)日程對話框，其中包括了日程的具體執(zhí)行時(shí)間范圍，個(gè)人事務(wù)項(xiàng)目的相關(guān)屬性以及事務(wù)內(nèi)容。同時(shí)日程安排模塊也同時(shí)顯示兩類信息：工作日程與個(gè)人日程。兩類信息的輸入內(nèi)容、時(shí)間范圍、業(yè)務(wù)屬性方面有所不同，但日程創(chuàng)建流程是相同的。

2.對自動化辦公系統(tǒng)的測試。①測試目的。X公司為了提升自動化辦公系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性與應(yīng)用效率。對其進(jìn)行技術(shù)測試，確立基本標(biāo)準(zhǔn)，以滿足軟件應(yīng)用功能的現(xiàn)實(shí)需求。而通過對軟件進(jìn)行測試，還能實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的合理調(diào)試，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程，避免任何系統(tǒng)應(yīng)用錯(cuò)誤的出現(xiàn)。②測試流程。X公司對自動化辦公系統(tǒng)的測試分為兩層進(jìn)行，它們分別為服務(wù)器及客戶機(jī)，測試過程中將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與Web應(yīng)用服務(wù)器相連并部署在主服務(wù)器上，在基于數(shù)據(jù)庫的SQL server軟件，以Web應(yīng)用服務(wù)器為基礎(chǔ)測試環(huán)境，滿足系統(tǒng)的功能與性能測試目的。另外，X公司還應(yīng)用了模擬服務(wù)器、互聯(lián)網(wǎng)來為系統(tǒng)附加高負(fù)載測試環(huán)境，檢測系統(tǒng)應(yīng)用過程中的受壓能力，測試模擬客戶機(jī)上同時(shí)承載多客戶對主服務(wù)器請求情況下的實(shí)際壓力。③測試結(jié)果分析。

如表1，如果20個(gè)用戶同時(shí)利用自動化辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫查詢功能，他們的平均查詢時(shí)間就會少于2s，擁有極快的查詢速度，也能夠第一時(shí)間讀取系統(tǒng)數(shù)據(jù)。如果同時(shí)查詢用戶人數(shù)超過200人，查詢時(shí)間會有大幅度增加。所以說經(jīng)過測試可以證明該系統(tǒng)最多能夠同時(shí)承載200名用戶共同進(jìn)行查詢活動，這基本能夠滿足X公司的日常辦公需求，已經(jīng)達(dá)到了公司設(shè)計(jì)該系統(tǒng)的預(yù)期期望值。

四、總結(jié)

為了滿足X公司的企業(yè)信息化管理與自動化辦公需求，文章為其設(shè)計(jì)了自動化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了五項(xiàng)重要子模塊功能。經(jīng)過應(yīng)用及測試結(jié)果證明，該系統(tǒng)性能良好，運(yùn)行穩(wěn)定，基本滿足了X公司的日常辦公業(yè)務(wù)需求。

（作者單位：湖南省紡織科學(xué)研究院）