關(guān)于第二輪志書索引編制問(wèn)題的思考

俞富江

[摘 要]從志書的特點(diǎn)出發(fā) ，從讀者的需要出發(fā) ，設(shè)計(jì)和編制出科學(xué)實(shí)用的志書索引，是第二輪志書中應(yīng)解決的課題。本文試從二輪志書索引的形式、種類、篇幅、編排方式、編制方法進(jìn)行分析，強(qiáng)調(diào)編制索引的作用、原則，以及在索引編制中推廣的計(jì)算機(jī)技術(shù)，探討第二輪志書索引的編制問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]第二輪志書；索引；編制

索引是檢索志書文獻(xiàn)資料內(nèi)容存在形式的一種方法與手段，是第二輪修志倡導(dǎo)的一種新體裁，它跟目錄同樣具有檢索和查閱的功能，達(dá)到指引讀者以便捷的途徑，準(zhǔn)確、完整、快速地查閱到主觀所需要資料的目的。由于編制索引是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，首輪修志中大多志書沒(méi)有編制索引，影響了資料性工具書的實(shí)用價(jià)值，但也有一些志書認(rèn)真研究索引編制，成為首輪修志的一個(gè)開創(chuàng)性實(shí)踐。2008年9月，中國(guó)地方志指導(dǎo)小組下發(fā)的《地方志書質(zhì)量規(guī)定》中將索引列為地方志書體裁之一，要求“分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，名稱概念清楚，提煉的標(biāo)目符合主題原意，附綴正文頁(yè)碼準(zhǔn)確”。近年來(lái)，從各地出版的二輪志書情況來(lái)看，基本上都編制了索引，證明二輪志書索引編制已成為必然趨勢(shì)。然而，二輪志書索引的編制還有許多不規(guī)范的地方。如：全國(guó)尚未制定統(tǒng)一的索引編制規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，致使各地志書索引的質(zhì)量參差不齊，在一定程度上制約了索引的編制。本文試就索引的形式、種類和篇幅、編排方式、編制方法等，提出一些不成熟的看法，與志界同行共同探討。

一、索引形式和種類

首輪志書的檢索系統(tǒng)，最多的是目錄系統(tǒng)，只能說(shuō)明總體結(jié)構(gòu)，既不能充分說(shuō)明內(nèi)容的豐富程度，也不能說(shuō)明內(nèi)容之間的相互關(guān)系。因此，二輪志書除了編制好目錄以外，還應(yīng)該編制一套索引系統(tǒng)。志書是一種面向廣大群眾的綜合資料性工具書，和專業(yè)性書籍不同，編制索引的目的就是為方便人們查閱志書資料。從近年來(lái)已出版二輪志書的索引編制情況看，基本上可分為索引單卷本、總目（索引）單卷本、索引及編纂始末單卷本、卷前索引、卷末索引等形式。而索引種類大體有：條目索引、人名索引、地名索引、大事索引、機(jī)構(gòu)索引、事物索引、圖照索引、表格索引、文件文獻(xiàn)索引、主題索引、名優(yōu)特產(chǎn)索引、名勝文物索引、詩(shī)詞索引、民間故事索引、民間文學(xué)索引、歌謠索引、雜記索引、藝文志索引等等，最為常見的索引種類有：人名索引、地名索引、圖照索引、表格索引、大事索引等。

二、索引的篇幅和編排方式

志書索引的重要性在于為查用資料提供方便，如果一部幾百萬(wàn)字的志書，索引太簡(jiǎn)單，標(biāo)目數(shù)量過(guò)少，要查的內(nèi)容查不到，起不到方便檢索的作用。索引太細(xì)化，標(biāo)目數(shù)量過(guò)多，不僅會(huì)影響出版、攜用，而且查證起來(lái)也費(fèi)時(shí)費(fèi)力。索引篇幅的大小除了與確定采用索引的分類多少，選取標(biāo)引的寬嚴(yán)有關(guān)，還與編排方法（筆畫順序、拼音順序）有關(guān)。筆者認(rèn)為，索引只是志書檢索的一種方法和途徑，是輔助的手段和內(nèi)容，所占比例通常不超過(guò)占10%為宜，只要體現(xiàn)出其志書的主要內(nèi)容和精髓即可。第二輪志書索引的編排方式主要有：按部首筆畫、拼音字母順序、頁(yè)碼先后次序、四角號(hào)碼等。索引的編排從檢索方法上來(lái)說(shuō)，一般是單序的，即采用中文筆畫索引、漢語(yǔ)拼音索引，排列順序（一般是圖照和表格），或外文（一般為英文字母）索引之一種檢索，但也有多序排列以擴(kuò)大檢索途徑，如以音序排列，附筆畫檢字表，或以筆畫排列，附音序檢字表，還有數(shù)種方法并用的。

三、索引的編制方法

第二輪志書的體裁有“述、記、志、傳、圖、表、錄”等等，索引編排要立足于志書的體裁和篇目。編制索引最基本方法是先要將具有實(shí)質(zhì)意義內(nèi)容的信息作為主題詞（關(guān)鍵詞）提取出來(lái)。若標(biāo)題或內(nèi)容的主題詞已能夠準(zhǔn)確的揭示主題，則可按照原主題詞進(jìn)行標(biāo)引。從所標(biāo)引的內(nèi)容范圍來(lái)講，一般應(yīng)以專志、人物、大事等為主。其中，尤應(yīng)以各專志章節(jié)中的章、節(jié)、目甚至細(xì)目等內(nèi)容為主要標(biāo)引范圍。假若標(biāo)題或內(nèi)容的主題詞不能準(zhǔn)確概括主題內(nèi)容，應(yīng)選取最能反映該事物根本特征的關(guān)鍵詞對(duì)主題進(jìn)行釋義。釋義后的關(guān)鍵詞與原主題詞相比，雖然二者在字詞上已發(fā)生變化，但關(guān)鍵詞作為替代主題詞，在界定主題含義方面更準(zhǔn)確，范圍也更加概括?！皥D照索引”的編制要根據(jù)志書的具體情況而定，只有前置插頁(yè)的志書不必編制圖照索引，因?yàn)槠涫褂脙r(jià)值不大。內(nèi)文插圖或插頁(yè)多的志書應(yīng)該編制圖照索引，但編制時(shí)也要注意提取關(guān)鍵詞。

從索引的范圍、分類、編排、標(biāo)識(shí)以及檢索方法來(lái)看，尚無(wú)統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，但無(wú)論采取哪種方法編制索引，都必須遵循實(shí)用性、科學(xué)性、準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)便性原則。從實(shí)用性和簡(jiǎn)便性出發(fā)，二輪志書的索引最起碼應(yīng)有目與子目索引、人名索引、地名索引和表格索引。圖照索引、大事索引可根據(jù)志書內(nèi)容的實(shí)際情況確定。至于綜合索引，有條件的地區(qū)也可編制。在一部志書中，序言、凡例、編纂人員名錄、目錄、數(shù)據(jù)、注釋、編后記等不必編制索引。

四、索引編制需要重視的問(wèn)題

（一）必須明確編制索引的作用

清代章學(xué)誠(chéng)主張志書要經(jīng)世致用，當(dāng)今修志，李鐵映同志指出“修志的目的在于用志，不僅為當(dāng)代人用，也為后代人用?！倍F(xiàn)在讀者查閱志書往往只有按目逐頁(yè)地尋找。不要說(shuō)普通用戶，就是我們熟悉志書分類方法的方志工作者有時(shí)找材料也難免有“按目逐頁(yè)查找”的痛苦體驗(yàn)。然而，二輪志書編制索引就是要建立科學(xué)、便捷的檢索體系，方便讀者讀志用志，提高志書的信庫(kù)使用率，促進(jìn)志書的推廣運(yùn)用。編制索引的作用是彌補(bǔ)目錄檢索功能之不足。由于志書門類繁雜，且篇目設(shè)計(jì)是按類橫排，在檢索查找資料時(shí)目錄層次的局限性便表現(xiàn)出來(lái)了。通常，在志書目錄中只找到章節(jié)體的節(jié)和條目體的中類為止。而實(shí)際上，目、子目和小類才是志書的寫實(shí)部分，有價(jià)值的資料基本上在這些層次之中，對(duì)查閱的用戶才是最重要的。所以，編制二輪志書索引必須具備實(shí)用性和可操作性，使人們查閱時(shí)能夠快捷、準(zhǔn)確地找到所需資料。要讓志書的目錄與索引形成一個(gè)完整互補(bǔ)的檢索系統(tǒng)，引導(dǎo)人們?nèi)?zhǔn)確快速地掌握志書的內(nèi)容。這樣，編制二輪志書索引就會(huì)成為一項(xiàng)重要的、必不可少的內(nèi)容，它的作用就顯而易見。

（二）必須遵循編制索引的原則

目前，各地已出版的二輪志書基本上都編制了索引，證明志書索引編制已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。從二輪志書索引編制的情況看，從索引編制的范圍、分類、編排、標(biāo)識(shí)以及檢索方法，全國(guó)尚沒(méi)有一種統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。但無(wú)論采取哪種方法編制索引，都必須遵循以下原則：（一）實(shí)用性。為了推動(dòng)讀志用志活動(dòng)的開展，發(fā)揮志書的功能作用，索引所標(biāo)志的款目，應(yīng)根據(jù)該詞在文中是否具有實(shí)際意義和內(nèi)容信息價(jià)值，而決定是否給予標(biāo)引，以充分體現(xiàn)索引款目的實(shí)用價(jià)值。（二）準(zhǔn)確性。索引的分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，范圍要明確，同時(shí)在主題索引制作過(guò)程中名稱概念要清晰，要忠實(shí)體現(xiàn)原主題所表達(dá)的含義，不能引起歧義和誤解，更不能隨意曲解和歪曲。（三）便捷性。編制索引，是為讀者從志書中查找資料提供方便。因此，索引采用的信息符號(hào)要簡(jiǎn)潔明了，使用方便，索引所標(biāo)的款目必須直接指向主題，能揭示所標(biāo)內(nèi)容的具體位置，以確保用戶迅速地查找使用。（四）集中性。志書編制索引的內(nèi)容，對(duì)既具有實(shí)質(zhì)意義，又具有使用價(jià)值的重要信息，都要進(jìn)行標(biāo)引反映。同時(shí)，在索引制作過(guò)程中，即使采用不同的排列方式，相同的索引條目必須集中在一處反映，不能分散反映。對(duì)于性質(zhì)相近的相關(guān)內(nèi)容，必須建立參照系統(tǒng)，以明確相互關(guān)系，避免交叉重復(fù)，以利于全面集中反映信息內(nèi)容。

（三）必須掌握編制索引的計(jì)算機(jī)技術(shù)

編制索引是一件涉及全書的系統(tǒng)工程，索引編制者不僅要通曉索引編制技術(shù)，了解所編志書的專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)操作技能，及時(shí)有效地轉(zhuǎn)換索引數(shù)據(jù)，如對(duì)索引的排序就要使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)排序，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在索引編制工作中的巨大優(yōu)勢(shì)。以往手工制卡排序，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且由于個(gè)人對(duì)漢字的讀音習(xí)慣差異，會(huì)出現(xiàn)較多的排序錯(cuò)誤。手工編制既麻煩，又容易出錯(cuò)，還會(huì)延長(zhǎng)志書編纂出版周期，這是首輪修志沒(méi)有編制索引的一個(gè)重要原因。改用計(jì)算機(jī)自動(dòng)排序，不但提高了工作效率，而且出錯(cuò)率也很低，易于直觀地核查、校對(duì)。因此，二輪志書增加編制索引這一新體例，也是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和讀者需求所決定的。在編制過(guò)程中，要培養(yǎng)專業(yè)的索引編制人才，充分利用計(jì)算機(jī)輔助手段編制索引，從提取標(biāo)目（主題詞）、梳理規(guī)范標(biāo)目、標(biāo)注參照系統(tǒng)、頁(yè)碼、欄目、注明音序等排版程序全部實(shí)行計(jì)算機(jī)自動(dòng)排序。這不能不說(shuō)是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)給索引編制工作帶來(lái)的革命性變化，同時(shí)對(duì)索引編制人員也提出了更高的要求。

綜上所述，編制索引是信息時(shí)代對(duì)二輪志書提出的要求。如果沒(méi)有一種快捷、便利可供查閱檢索的索引，二輪志書的實(shí)用性就很難發(fā)揮。因此，一部?jī)?nèi)容豐富、編排科學(xué)、檢索方便的二輪志書，才是一部完整的、有實(shí)用價(jià)值的志書，三者互相聯(lián)系，缺一不可。

參考資料：

[1]李萬(wàn)輝：《對(duì)續(xù)志編制索引的思考》，《內(nèi)蒙古史志》2010年第5期；

[2]聊聊吾心：《編志百問(wèn)》，《鳳凰網(wǎng)》2011年9月14日。