企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

李玲子

中國冶金地質(zhì)總局山東正元地質(zhì)勘查院 山東濟(jì)南 250014

企業(yè)檔案管理工作涉及企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的各項(xiàng)資料，對于企業(yè)管理來說十分重要。從目前情況分析，一些企業(yè)檔案管理水平還較為落后，受體制改革和社會發(fā)展速度過快的影響，其中存在較多的漏洞，嚴(yán)重的影響到了檔案管理效率。隨著信息技術(shù)在我國的不斷發(fā)展，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，要積極投入相應(yīng)的信息化技術(shù)與手段，通過對信息化模式的應(yīng)用，進(jìn)而對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中要拓寬管理渠道，增加多樣化的管理方式，對檔案收集、傳播以及儲藏工作進(jìn)行信息化改革，這樣能夠有效促進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化建設(shè)。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要組成部分，其隨著科學(xué)技術(shù)和管理體制改革而轉(zhuǎn)變，從現(xiàn)階段來看我國的檔案管理工作水平得到了極大的提高，這與計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用、市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。企業(yè)檔案是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動和企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等信息的真實(shí)記錄，是企業(yè)適應(yīng)復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境的信息保障。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)曾經(jīng)的輝煌業(yè)績更記錄著企業(yè)的發(fā)展過程，也是企業(yè)文化中不可缺少的部分，不僅關(guān)系著企業(yè)本身的建設(shè)，同時還能作為國家檔案的重要組成部分，因此，在企業(yè)建設(shè)之中完善的信息化管理手段能夠有效地保證檔案完整性，同時高質(zhì)量的信息化儲存能讓檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）創(chuàng)新檔案管理信息化技術(shù)

企業(yè)要積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，建立交互性、開放式的檔案服務(wù)平臺，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，并且以此為條件加快電子檔案管理系統(tǒng)的完善，提升相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息的輸出量及運(yùn)用效率，令檔案管理能夠有效為企業(yè)及社會的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。技術(shù)作為檔案信息化建設(shè)的主要動能，企業(yè)在執(zhí)行相應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)時，需要通過現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行支持，將紙質(zhì)檔案作為根本，創(chuàng)建相關(guān)的電子檔案信息管理制系統(tǒng)，完成電子檔案信息技術(shù)的有效運(yùn)用，并規(guī)范管理行為，以此加快信息資源的良好發(fā)展與運(yùn)用。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的電子文檔信息中心，所有用戶不但能夠自主上傳電子文檔，還應(yīng)當(dāng)在此平臺查閱和應(yīng)用資料。

（二）提高檔案管理安全水平

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，要注重檔案管理安全水平的提升，可以從以下幾個方面分析：第一，訪問控制機(jī)制，這是保證數(shù)字檔案信息安全最重要的策略之一，通過系統(tǒng)的訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，保證電子文件的安全；第二，識別和鑒別機(jī)制，主要是應(yīng)對來自網(wǎng)絡(luò)上的各種攻擊，識別就是分配給每個用戶一個ID來代表用戶和進(jìn)程，鑒別是根據(jù)用戶的私有信息來確定用戶的真實(shí)性，防止欺騙；第三，系統(tǒng)備份，系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)庫進(jìn)行完整備份、差額備份和日志備份，通過安全的備份策略，能夠在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)出錯后，快速完成數(shù)據(jù)恢復(fù)；第四，防火墻，這是一種保護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)性措施，可以作為阻止網(wǎng)絡(luò)中的黑客訪問某個機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)的屏障，進(jìn)而避免檔案信息的泄露。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案信息化人才

檔案信息化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理模式的革新，因此，對檔案管理人員的信息化素養(yǎng)要求很高，工作人員既要具備專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又要有信息化知識和技能。高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的根本保證。檔案信息化人才的結(jié)構(gòu)主要分為三個方面：第一，研究型人才，負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)等各種問題的研究，使用新的技術(shù)和工具開發(fā)出高效、適用、開放的檔案管理軟件和檔案數(shù)據(jù)庫；第二，管理型人才，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)各個部門，做好檔案信息化建設(shè)過程的維護(hù)，協(xié)調(diào)好開發(fā)人員與操作人員之間的溝通，負(fù)責(zé)對操作人員培訓(xùn)，管控檔案信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行；第三，操作型人才，負(fù)責(zé)建設(shè)完成后的檔案管理系統(tǒng)的終端操作，需要熟悉電腦操作，了解網(wǎng)絡(luò)知識和電腦維護(hù)常識。

總而言之，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。企業(yè)要積極使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起高效、便捷的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而提高企業(yè)檔案資源的整合、保存、管理、查找與共享利用的相關(guān)工作效率，促進(jìn)企業(yè)更好、更快的發(fā)展。

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