電子檔案“四性”檢測要求及其實現(xiàn)方法

1　引言

電子檔案[1]是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，國家信息化建設(shè)的不斷推進，檔案管理工作進入了電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的新階段。電子檔案以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特征[2]，逐漸成為檔案的主體形式。但電子檔案具有易逝性、易變性、對元數(shù)據(jù)的依賴性、信息與特定載體的可分離性等特性[3]，隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，檔案部門的接收和長期保存工作面臨巨大挑戰(zhàn)，如何管理好電子檔案是新時期檔案工作需要直面的重要問題，而利用技術(shù)手段對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測是有效措施之一。

2“四性”的定義與意義

電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性和安全性，根據(jù)《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》中的定義，真實性指電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)；完整性指電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)；可用性指電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)；安全性指電子檔案的管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲可靠，未被破壞、未被非法訪問的性質(zhì)。

真實性不僅能反映社會各項活動的歷史原貌，而且是構(gòu)成電子檔案價值屬性的前提，是確保電子檔案具有行政有效性和法律憑證性的重要基礎(chǔ)；完整性是確保電子檔案憑證價值的重要保障；可用性是電子檔案存在和具有保存價值的基礎(chǔ)，如果電子檔案不能便捷使用，再有價值的檔案資料也會失去存在的實際意義；安全性是真實性、完整性和可用性的基礎(chǔ)，是維護電子檔案憑證價值、法律效力的保障[4]。

保證電子文件、電子檔案的“四性”是電子文件能夠成為電子檔案的前提，也是電子檔案能夠長期保存的關(guān)鍵要素。2009年發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》（兩辦廳字〔2009〕39號）首次提出了“四性”的概念，并且明確指出“電子文件歸檔時，應(yīng)當進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測”；2012年國家檔案局發(fā)布的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）指出在電子檔案移交和接收過程中要對電子檔案的“四性”進行檢測。為了規(guī)范電子檔案的“四性”檢測工作，國家檔案局正著手制定電子檔案“四性”檢測方面的標準規(guī)范，目前已發(fā)布了《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》。

圖1：歸檔環(huán)節(jié)的“四性”檢測內(nèi)容

圖2：移交接收環(huán)節(jié)的“四性”檢測內(nèi)容

圖3：長期保存環(huán)節(jié)的“四性”檢測內(nèi)容

由此可見，電子檔案“四性”檢測在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用，是保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的重要手段，也是確保電子檔案憑證價值、查考價值和保存價值的重要措施。

3“四性”檢測研究內(nèi)容

“四性”檢測研究應(yīng)以電子檔案的全生命周期管理過程為基礎(chǔ)，并從檢測環(huán)節(jié)、檢測對象和檢測內(nèi)容等方面入手。

3.1　檢測環(huán)節(jié)

根據(jù)文件生命周期理論[5]，電子文件從其形成到最終銷毀或永久保存，主要經(jīng)過電子文件創(chuàng)建、電子文件辦理、電子文件歸檔和電子檔案管理、移交進館（電子檔案接收與長期保存）四個階段，其中與檔案部門密切相關(guān)的就是電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長期保存三大環(huán)節(jié)。

一是電子文件歸檔環(huán)節(jié)。由于電子文件在歸檔過程中存在業(yè)務(wù)部門和檔案部門之間的權(quán)屬交接以及從電子文件到電子檔案的轉(zhuǎn)變，因此在此環(huán)節(jié)中需通過“四性”檢測手段對歸檔電子文件質(zhì)量進行嚴格把關(guān)，將符合歸檔要求的電子文件歸檔并統(tǒng)一管理，把不符合要求的電子文件退回業(yè)務(wù)部門重新進行整理。

二是電子檔案移交接收環(huán)節(jié)。立檔單位按照檔案館要求，將需要移交進館的電子檔案移交至檔案館進行長期保存。由于電子檔案從立檔單位檔案室移交至檔案館的過程中存在檔案權(quán)屬的轉(zhuǎn)移，且電子檔案在移交過程中必須符合檔案館接收的相關(guān)規(guī)定與要求。因此在電子檔案移交接收過程中，檔案室移交人員應(yīng)對移交的電子檔案進行“四性”檢測，檢測通過后方可正式移交；同樣，檔案館接收人員需對接收的電子檔案進行“四性”檢測，檢測通過后才能正式接收。

三是電子檔案長期保存環(huán)節(jié)。在電子檔案進入長期保存庫之前，需要對其“四性”進行全面檢測，嚴防不合要求的電子檔案進入長期保存庫。在電子檔案長期保存的過程中，由于技術(shù)更新?lián)Q代或存儲介質(zhì)損壞等原因，可能導(dǎo)致電子檔案損毀或無法讀取，因此需要設(shè)置檢測策略，對長期保存的電子檔案進行定期或者不定期的“四性”檢測，確保電子檔案長期可用。

綜上所述，“四性”檢測要與電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長期保存這三個環(huán)節(jié)密切結(jié)合，要與電子文件生命周期管理密切結(jié)合，確保電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全。

3.2　檢測對象

圖4：電子檔案“四性”檢測工具架構(gòu)圖

圖5：四性檢測工具檢測界面

從對檢測環(huán)節(jié)的分析研究可以看出，“四性”檢測的對象主要是三個環(huán)節(jié)中的信息包[6]，即電子文件歸檔環(huán)節(jié)的歸檔信息包（ASIP，Archiving Submission Information Package）、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)的移交信息包（TSIP，Transfer Submission Information Package）、電子檔案長期保存環(huán)節(jié)的保存信息包（AIP，Archival Information Package）。根據(jù)《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》中的定義，歸檔信息包指電子文件歸檔時立檔單位內(nèi)部業(yè)務(wù)部門向檔案部門提交的信息包，移交信息包指電子檔案移交時立檔單位向檔案館提交的信息包，保存信息包指按照長期保存要求形成的電子檔案信息包。

另外，從技術(shù)實現(xiàn)手段上看，由于信息包的技術(shù)表現(xiàn)形式既可能是離線數(shù)據(jù)包也可能是在線邏輯包，因此在“四性”檢測過程中，既要支持對離線數(shù)據(jù)包的檢測，也要支持通過數(shù)據(jù)庫或服務(wù)調(diào)用的方式對在線邏輯包的檢測。

3.3　檢測內(nèi)容

要確定“四性”檢測的具體檢測內(nèi)容，必須針對電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長期保存三個環(huán)節(jié)進行分析，制定真實性檢測、完整性檢測、可用性檢測和安全性檢測的具體檢測指標項，實現(xiàn)對電子檔案“四性”的全面檢測。

電子文件歸檔環(huán)節(jié)，“四性”檢測的具體內(nèi)容如圖1所示。真實性檢測內(nèi)容包括：（1）電子文件來源真實性檢測：通過檢測歸檔電子文件中的固化信息是否有效確認電子文件來源的真實性；（2）電子文件元數(shù)據(jù)真實性檢測：檢測歸檔電子文件元數(shù)據(jù)是否符合DA/T46-2009要求，包括數(shù)據(jù)類型、長度、格式、值域以及元數(shù)據(jù)項著錄是否合理等；（3）電子文件內(nèi)容真實性檢測：檢測電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)中包含的電子屬性信息與電子文件元數(shù)據(jù)中記錄的信息是否一致；（4）元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實性檢測：檢測電子文件元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)是否關(guān)聯(lián)，檢測元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲位置與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的實際存儲位置是否一致；（5）歸檔信息包真實性檢測：檢測電子文件歸檔信息包的信息組織結(jié)構(gòu)和內(nèi)容是否符合國家有關(guān)規(guī)定，檢測歸檔的信息包與業(yè)務(wù)部門發(fā)送的信息包是否一致。

完整性檢測的內(nèi)容包括：（1）電子文件數(shù)據(jù)總量檢測：檢測GB/T18894-2016表A.1《電子文件歸檔登記表》中登記的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)與實際歸檔的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)是否相符；（2）電子文件元數(shù)據(jù)完整性檢測：對照DA/T46-2009檢測元數(shù)據(jù)項是否齊全完整，具有連續(xù)編號的元數(shù)據(jù)項（比如歸檔號、件內(nèi)順序號等）是否有漏號現(xiàn)象，反映重要問題的歸檔電子文件是否包括主要修改過程和辦理情況記錄等；（3）電子文件內(nèi)容完整性檢測：檢測歸檔電子文件是否有對應(yīng)的內(nèi)容數(shù)據(jù)，內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全完整；（4）歸檔信息包完整性檢測：對照歸檔信息包的組織方式以及單位的歸檔范圍，逐項檢測信息包的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是否齊全完整。

可用性檢測內(nèi)容包括：（1）電子文件元數(shù)據(jù)可用性檢測：檢測電子文件元數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問；（2）電子文件內(nèi)容可用性檢測：檢測電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)是否可以被正常打開和瀏覽，內(nèi)容數(shù)據(jù)格式是否符合歸檔要求；（3）電子文件軟硬件環(huán)境檢測：檢測電子屬性元數(shù)據(jù)中記錄的軟硬件環(huán)境信息是否符合歸檔要求；（4）歸檔信息包可用性檢測：檢測歸檔信息包是否包含影響其可用性的因素，如使用非公開壓縮算法、加密等。

安全性檢測內(nèi)容包括：（1）歸檔信息包病毒檢測：檢測歸檔信息包是否包含惡意代碼；（2）歸檔載體安全性檢測：檢測載體內(nèi)是否含有非歸檔文件，通過外觀、讀取情況等判定載體是否安全可靠，檢測光盤是否符合DA/T38-2008的有關(guān)要求；（3）歸檔過程安全性檢測：檢測歸檔信息包在歸檔和保存過程中是否安全、可控。

電子檔案移交接收環(huán)節(jié)，“四性”檢測的具體內(nèi)容如圖2所示。電子檔案移交接收環(huán)節(jié)的“四性”檢測內(nèi)容與電子文件歸檔環(huán)節(jié)基本一致，不同的是在對移交信息包完整性的檢測過程中，需要對照《電子檔案移交與接收辦法》（檔辦發(fā)〔2012〕7號）的要求檢測移交信息包中的內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是否齊全完整。

電子檔案長期保存環(huán)節(jié)，“四性”檢測的具體內(nèi)容如圖3所示。電子檔案長期保存環(huán)節(jié)“四性”檢測內(nèi)容，相對于其他兩個環(huán)節(jié)最大的不同在于設(shè)置了檢測策略。在電子檔案長期保存過程中，需制定檢測策略進行定期和不定期的“四性”檢測，包括設(shè)置電子檔案的封裝格式、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式、存儲路徑、存儲方式、備份策略、各項檢測指標、檢測周期、長期保存格式、訪問授權(quán)策略和操作流程等。另外，對于采用EEP封裝包[7]方式進行長期保存的電子檔案，需要對EEP封裝包進行“四性”檢測；對于電子檔案長期保存所涉及的各類備份數(shù)據(jù)、保存載體也要分別進行檢測，以保證電子檔案的長期可用。

4“四性”檢測的實現(xiàn)方法

4.1　實現(xiàn)原理

基于對電子檔案“四性”檢測的研究成果，為切實提高電子檔案“四性”檢測的質(zhì)量和效率，我們通過融合各種技術(shù)設(shè)計，開發(fā)出一款功能強大、操作便捷的電子檔案“四性”檢測工具，完全能夠滿足電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長期保存環(huán)節(jié)對電子檔案“四性”檢測的要求。

電子檔案“四性”檢測工具的總體架構(gòu)如圖4所示。“四性”檢測工具總體上劃分為檢測工具和檢測引擎兩大模塊。檢測工具包括配置模塊和檢測模塊兩個子模塊，文件檢測引擎包括應(yīng)用程序接口和檢測策略的設(shè)置?！八男浴睓z測工具能夠以獨立工具軟件方式提供應(yīng)用，其內(nèi)核是檢測引擎，實際上是在工具軟件中嵌入“四性”檢測的功能，實現(xiàn)對電子檔案的“四性”檢測。檢測引擎基于Java虛擬機開發(fā)，具有跨平臺運行的特性，便于集成到檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中進行“四性”檢測的功能。

4.2　功能介紹

“四性”檢測工具提供檢測項的配置功能，可靈活地按照電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長期保存環(huán)節(jié)的檢測要求進行檢測項的配置。同時，“四性”檢測工具也支持直接導(dǎo)入已經(jīng)配置好的檢測方案。在具體操作中，用戶可根據(jù)檢測主體和保管環(huán)境的變化，通過配置檢測項，實現(xiàn)情境化、高效率的檢測功能?！八男浴睓z測工具的檢測界面操作十分便捷，在配置方案設(shè)置完成后，支持通過一鍵操作的模式實現(xiàn)電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交接收環(huán)節(jié)、電子檔案長期保存環(huán)節(jié)的“四性”檢測。同時檢測過程也非常直觀清晰，發(fā)現(xiàn)問題能及時進行預(yù)警和提示，并能在檢測完成后出具完整、詳細的檢測報告，如圖5所示。

5　總結(jié)與展望

本文從檢測環(huán)節(jié)、檢測對象、檢測內(nèi)容等方面對電子檔案“四性”檢測進行了深入的分析研究，并設(shè)計開發(fā)出“四性”檢測工具，為電子檔案“四性”檢測提供了技術(shù)保障。但目前國內(nèi)檔案界對于電子檔案“四性”檢測的研究才剛剛起步，《文書類電子檔案檢測一般要求》目前也還在修訂完善中，本文提出的觀點還存在很多不夠完善、不夠全面的地方。如，有關(guān)電子檔案來源檢測的指標可以作進一步深入研究，有關(guān)電子檔案安全性的檢測范圍還需進一步界定，等等。在今后的研究中，希望更多的學(xué)者能夠關(guān)注并參與進來，結(jié)合理論和實踐經(jīng)驗，對電子文件和電子檔案“四性”檢測要求及實現(xiàn)方法進行總結(jié)和完善，提出更清晰的思路與更合理的方法。

注釋與參考文獻：

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[4]李向前.論檔案工作中電子文件歸檔的“四性”保障[J].蘭臺世界:上半月,2008 (5):28-29.

[5]Erlandsson A, International Council on Archives. Committee on Electronic Records.Electronic records management: a literature review[M]. Paris.: International Council on Archives, 1997.

[6]ISO 14721-2012空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng)——開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)——參考模型.

[7]DA/T 48-200基于XML的電子文件封裝規(guī)范.