探討流程優(yōu)化管理策略在醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理中的效果

余蔚旻

廈門市中醫(yī)院 設(shè)備科，福建 廈門361009

探討流程優(yōu)化管理策略在醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理中的效果

余蔚旻

廈門市中醫(yī)院 設(shè)備科，福建 廈門361009

目的探討流程優(yōu)化管理策略在醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理中的效果。方法我院設(shè)備科于2015 年1月～2015年12月采用流程優(yōu)化管理，回顧性分析2014年間設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題，比較流程優(yōu)化管理在提高設(shè)備儀器檔案管理中的作用。結(jié)果采用管理流程優(yōu)化后，我院設(shè)備儀器檔案管理水平明顯高于流程優(yōu)化前，檔案制度完善度流程優(yōu)化前為87%，優(yōu)化后為98%；檔案缺失或記錄不全流程優(yōu)化前為（15.3±1.5）%，優(yōu)化后為（7.8±0.6）%，兩者差異具有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。流程優(yōu)化后醫(yī)務(wù)人員的滿意度明顯高于優(yōu)化前，流程優(yōu)化前醫(yī)務(wù)人員滿意度為（82.9±6.4）%，優(yōu)化后滿意度為（94.3±5.2）%，兩者差異符合統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。結(jié)論流程化管理策略在醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理中效果顯著，有效提高管理水平，并且對規(guī)范設(shè)備儀器管理及采購流程起到有效的監(jiān)督作用。

醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；流程化管理；滿意度評價

引言

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使得醫(yī)療設(shè)備在臨床得到廣泛的應(yīng)用，依賴現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)是現(xiàn)代醫(yī)療工作的特點之一，如今醫(yī)用設(shè)備已成為醫(yī)院開展日常醫(yī)療、護(hù)理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，直接影響到醫(yī)療水平。設(shè)備儀器管理作為醫(yī)院管理的一部分，設(shè)備儀器檔案是設(shè)備儀器整個周期的原始資料，能夠充分反映醫(yī)院的管理水平[1]。然而，醫(yī)院目前的設(shè)備儀器檔案管理工作中存在有很多的問題[2]，比如：設(shè)備儀器檔案管理與日常管理工作脫節(jié)；歸檔制度沒有落實；傳統(tǒng)分類方案缺乏科學(xué)性及可操作性；人員檔案意識薄弱等。為進(jìn)一步探究流程優(yōu)化管理策略在醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理中的作用，現(xiàn)根據(jù)我院流程優(yōu)化前后的設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題及效果，報道如下。

1 材料和方法

1.1 一般資料

選取我院2014年1月～2015年12月期間設(shè)備科相關(guān)的儀器檔案材料進(jìn)行分析，2014年間采用傳統(tǒng)的管理方式，2015年間采用流程優(yōu)化管理策略，對每一科室的設(shè)備儀器檔案材料進(jìn)行分析。比較各科室進(jìn)行流程優(yōu)化管理策略前后的其他一般資料，無統(tǒng)計學(xué)意義（P＞0.05），故具有可比性。

1.2 方法

流程優(yōu)化管理策略前采用傳統(tǒng)的管理模式。在充分分析管理中存在的問題之后，采用流程優(yōu)化，對重點問題進(jìn)行整改，包括設(shè)備儀器檔案管理與日常管理工作脫節(jié)；歸檔制度沒有落實；傳統(tǒng)分類方案缺乏科學(xué)型及可操作性以及人員檔案醫(yī)師薄弱等[2]。針對這4個方面的問題進(jìn)行流程優(yōu)化管理策略進(jìn)行管理，

首先，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)。檔案管理人員是檔案管理的關(guān)鍵，加強(qiáng)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其專業(yè)認(rèn)知，端正其管理態(tài)度，提高其管理技能，是根本優(yōu)化檔案管理的措施之一。培訓(xùn)的重點在于檔案信息收集整理方面，將科技檔案納入重點強(qiáng)調(diào)對象，要讓管理人員認(rèn)識到設(shè)備檢修、維護(hù)等動態(tài)檔案是至關(guān)重要的，動態(tài)信息缺失的檔案都不是全面詳細(xì)綜合的檔案。同時為提高設(shè)備使用者、維護(hù)者的配合[3]，減少檔案管理人員在信息收集過程的障礙，須在全院加大檔案管理重要性的宣傳，樹立檔案管理意識。

其次，醫(yī)療科技化是未來的趨勢，醫(yī)療設(shè)備檔案管理在未來，人工的作用會越來越小，計算機(jī)的作用會越來越大。醫(yī)院必須要建立符合自我需要的檔案網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，不斷整合完善信息庫，最大程度地共享和利用檔案資源，對外交流共同提高。檔案整理的前提是信息收集，這需要各個部門的信息共享和聯(lián)通，是個體與整體的辯證統(tǒng)一關(guān)系[4]。檔案整理必須要全院人員參與，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，不再只是檔案管理人員的單打獨斗，建立健全專職兼職檔案管理體系，兼職人員和專職人員合理分工，職責(zé)劃分清晰明確[5-6]，共同致力于檔案高效管理。

再次，建立完善的檔案管理制度是核心，完善的制度引導(dǎo)合理的管理工作。檔案管理制度對醫(yī)療設(shè)備的檔案歸整做出了明確的條例說明，設(shè)備文件資料，以年限為標(biāo)準(zhǔn)歸檔，專業(yè)管理人員要了解檔案收集的內(nèi)容，并且不同設(shè)備儀器進(jìn)行歸類整理。

最后，醫(yī)院設(shè)備儀器多種多樣，儀器的多樣性導(dǎo)致檔案人員在歸檔設(shè)備儀器檔案的過程中，對于缺漏等問題難以發(fā)現(xiàn)及查詢。建議完善的檔案管理制度以及明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，不僅保證設(shè)備儀器檔案管理的完整性，同時也能夠?qū)τ跈n案材料進(jìn)行追蹤查對。具體操作方法可以通過邀請招標(biāo)、公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式以及設(shè)備儀器的價值，及時調(diào)整原件分?jǐn)?shù)等歸檔要求，實現(xiàn)設(shè)備儀器檔案材料的全程控制。

1.3 評價指標(biāo)

（1）記錄采用流程優(yōu)化管理策略前后管理效果，即設(shè)備儀器檔案缺失或記錄不全、檔案材料歸類及檔案制度完善度等，對比分析流程優(yōu)化管理策略前后的效果。

（2）記錄流程優(yōu)化前后醫(yī)務(wù)人員滿意度及工作效率評價結(jié)果，采用自行設(shè)計量表調(diào)查醫(yī)務(wù)人員的工作滿意度，通過業(yè)績考核評價醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行程優(yōu)化前后工作效率評價結(jié)果。

1.4 統(tǒng)計學(xué)方法

2 結(jié)果

根據(jù)流程優(yōu)化前后管理效果，可以發(fā)現(xiàn)流程優(yōu)化后管理水平明顯高于優(yōu)化管理前，差異符合統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。詳見表1。

表1 流程優(yōu)化前后管理效果的比較 (%)

根據(jù)流程優(yōu)化前后醫(yī)務(wù)人員對設(shè)備管理制度的滿意度調(diào)查結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)流程優(yōu)化后醫(yī)務(wù)人員的滿意度（94.3±7.2）%明顯高于優(yōu)化前（82.9±6.4）%，差異符合統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。詳見表2。

表2 流程優(yōu)化前后醫(yī)務(wù)人員滿意度及工作效率評價結(jié)果的比較 (%)

3 討論

（1）醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理制度不健全，其主要原因是檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，不受到重視，醫(yī)院未安排專門人員負(fù)責(zé)醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作，導(dǎo)致資料管理無條理，過于混亂，相關(guān)設(shè)備資料記錄不全，更新不及時，落實不到位等問題層出不窮[7-8]。即使有專門的檔案管理人員，大多檔案管理員缺乏專業(yè)的檔案管理認(rèn)知和培訓(xùn)，工作心態(tài)過于敷衍隨意。

（2）醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理與日常管理工作脫節(jié)，設(shè)備儀器檔案與設(shè)備儀器實體、臺賬分割，同時檔案資料沒有及時根據(jù)設(shè)備儀器進(jìn)行更新、升級等。此外在收集、整理、保存工作方面，文書檔案較于科技檔案更為容易，因此，文書檔案保存更為完善，科技檔案如醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行、檢修等非靜態(tài)流程檔案則嚴(yán)重缺失，這就造成在設(shè)備的維修時，相關(guān)設(shè)備檢修人員不能及時找到配件，維修效率大大降低；報廢時，對設(shè)備了解不全，設(shè)備的剩余價值就不能充分發(fā)揮。檔案管理工作落實不到位，設(shè)備管理漏洞百出[9-10]。

（3）人員檔案醫(yī)師薄弱，醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要設(shè)備使用者、管理者和維修者的通力合作，并非管理者的個體責(zé)任，只有三者聯(lián)動合作[11-12]，才有利于檔案信息收集，任何一方的缺失，都會影響整體，缺一不可。另外，由于設(shè)備管理人員頻繁的交接，檔案資料的不全就給了人鉆漏洞的機(jī)會，這就導(dǎo)致在資產(chǎn)盤點過程中資產(chǎn)賬目不實的現(xiàn)象的發(fā)生[13-14]，醫(yī)院財產(chǎn)極易遭受巨大的損失。

（4）傳統(tǒng)分類方案缺乏科學(xué)型及可操作性，醫(yī)院設(shè)備檔案大多都是紙質(zhì)保存，具有年久紙張損壞，字跡模糊不清的缺點，不利于設(shè)備維修和報廢的資料核對，并且手工收集、檢索耗時耗力，難以查找[15-16]。

綜上所述，醫(yī)院設(shè)備儀器檔案管理中采用流程優(yōu)化管理策略，能有效提高設(shè)備儀器檔案管理水平，對規(guī)范設(shè)備儀器管理及采購流程起到有效的監(jiān)督作用。醫(yī)院科技化是時代所趨，醫(yī)療設(shè)備在治療過程的作用越來越大，臨床醫(yī)療水平和質(zhì)量也與之聯(lián)系越來越密切。加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備儀器檔案工作的管理強(qiáng)度是醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)途徑，不僅從制度上不斷完善，也應(yīng)整合各類設(shè)備資源并不斷進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到提升設(shè)備管理和運(yùn)營水平的目的，最終醫(yī)療水平提升，為醫(yī)院建立良好的信譽(yù)，在市場化競爭下更有優(yōu)勢，利于長遠(yuǎn)的發(fā)展。

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本文編輯 王博潔

Explore the Effect of Process Optimization Management Strategy on Hospital Archive Management of Equipments and Instruments

YU Wei-min
Department of Equipment, Xiamen Hospital of Traditional Chinese Medicine, Xiamen Fujian 361009, China

ObjectiveTo explore the process effect in optimization management strategy on hospital archive management of equipments and instruments.MethodsOur equipment department managed equipment and instrument archives by optimized process in January 2015 to December 2015, and retrospectively analyzed the archive management problems encountered in 2014, then compared the effect of process optimization in improving archive management of equipments and instruments.ResultsAfter optimizing the management process, the archive management level of equipments and instruments in our hospital was significantly higher than the original process. The perfection degree of archive system was 87% before optimization, yet 98% after then; the archive loss or record incompletion before and after optimization was (15.3±1.5)% and (7.8±0.6)% respectively，so the difference was statistically significant (P＜0.05). The satisfaction of medical staffs was also higher than before, reflecting with (82.9±6.4)% in non-optimized process and (94.3±5.2)% in optimized process, thus the difference was statistically significant (P＜0.05).ConclusionApplying the process optimization management strategy on hospital archive management of equipments and instruments could effectively improve the related management level, and effectively supervise the normative management and procurement process of equipments and instruments.

medical equipment; archive management; process management; satisfaction evaluation

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.03.042

1674-1633(2017)03-0153-03

2016-11-07

2016-11-30

作者郵箱：yuweimin201702@sina.com